Типичные ошибки внутрифирменного планирования

Основные риски разработки бизнес-планов

Типичные ошибки при составлении бизнес-планов

Решения, позволяющие повысить качество бизнес-планов

С тем, что перед запуском нового бизнеса или реализацией крупного проекта в рамках существующего следует составить бизнес-план, согласны все собственники и менеджеры компаний. Однако на практике далеко не всем удается разработать качественный бизнес-план, который служил бы руководством к действию сотрудников компании. Чаще всего спрогнозированные результаты по мере реализации бизнес-плана начинают все сильнее отличаться от фактически достигнутых, и компания начинает планировать свою деятельность не согласно утвержденному бизнес-плану, а на основании итогов текущей деятельности.

Почти всегда такая ситуация возникает из-за того, что авторы бизнес-плана не учли все ключевые риски реализации плана, допустили типичные ошибки в расчетах и не использовали те решения, которые позволяют повысить качество прогнозов. Поговорим о том, как можно избежать всех этих проблем и сделать бизнес-план максимально достоверным.

Основные риски разработки бизнес-планов

Поскольку любой бизнес-план составляется на предстоящий период, то всегда есть вероятность того, что фактические результаты в процессе реализации плана из-за влияния различных внешних и внутренних факторов будут отличаться от спрогнозированных. В то же время, как показывает практика, часто эти отклонения закладываются уже на стадии разработки бизнес-плана и являются следствием недостаточной проработки его разделов и некачественной проверки достоверности информации, представленной в них.

Качественный бизнес-план должен состоять как минимум из десяти разделов, которые охватывают все значимые аспекты деятельности компании и в совокупности позволяют сделать вывод о реалистичности целей бизнес-плана (табл. 1).

И хотя раздел о рисках последний в бизнес-плане, он, безусловно, является очень важной его частью:

• во-первых, он содержит критический обобщенный анализ, подтверждающий корректность предыдущих разделов;

• во-вторых, содержит практические рекомендации для менеджмента компании по минимизации последствий в случае наступления негативных ситуаций;

• в-третьих, позволяет потенциальным заказчикам и инвесторам оценить качество проработки всех показателей бизнес-плана компании.

Риски, которые могут помешать компании достичь целей бизнес-плана, делятся на неконтролируемые (внешние) и контролируемые (внутренние).

Неконтролируемые риски возникают под влиянием внешних факторов, вероятность их реализации не зависит от действий менеджмента компании. Тем не менее последствия реализации таких рисков можно снизить с помощью финансовых и организационных методов (рис. 1).

На контролируемые риски компания может влиять в гораздо большей степени, поэтому в бизнес-плане следует отразить мероприятия по их минимизации более подробно.

Например, вероятность реализации производственных рисков можно снизить, если:

• контролировать материально-техническое оснащение, эффективно управлять амортизацией и своевременно заменять устаревшее оборудование;

• организовать оперативный контроль за ключевыми точками технологического процесса и оптимизировать производственные цепочки;

• контролировать качество продукции на всех этапах производства.

А чтобы минимизировать операционные риски:

• назначаем ответственных за функционирование бизнес-процессов на всех стадиях реализации бизнес-плана;

• по максимуму автоматизируем бизнес-процессы;

• контролируем выполнение сотрудниками внутренних инструкций и регламентов;

• постоянно обучаем, повышаем квалификацию ключевых специалистов и контролируем их деятельность.

Несмотря на большое количество рисков, которые могут влиять на выполнение бизнес-плана, они имеют характерные особенности и группируются по видам (рис. 2).

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ БИЗНЕС-ПЛАНОВ

Каждый конкретный бизнес-план имеет свою специфику и будет отличаться от других в силу отраслевой специфики компании, особенностей проекта, реализуемого в рамках бизнес-плана, организационной структуры и других факторов.

Тем не менее при разработке любого бизнес-плана часто допускаются однотипные ошибки. Рассмотрим эти ошибки и способы их устранения.

Цели проекта несоразмерны потенциалу компании.

В случае когда компания разрабатывает бизнес-план для амбициозного проекта развития, нередко показатели выручки, расходов и прибыли рассчитываются чисто математически, без привязки к ресурсным возможностям компании. А когда проект находится уже в стадии реализации, «неожиданно» выясняется, что для того чтобы достичь утвержденных показателей, необходим значительный объем инвестиций в инфраструктуру и оборотные средства, а у компании для этого нет ни собственной прибыли, ни возможности привлечь внешнее финансирование.

Еще одна ошибка, которую часто допускают при утверждении целей бизнес-плана, — игнорируют фактические возможности по увеличению объемов бизнеса: практически любая компания работает в условиях конкурентной борьбы и не может увеличить свою долю рынка сбыта за счет конкурентов в краткосрочной перспективе и без больших затрат на маркетинг и стимулирование сбыта.

Занижается требуемый объем инвестиций.

Одна из распространенных ошибок разработки бизнес-плана — недостаточная проработка объемов инвестиций в реализацию бизнес-плана.

Корпоративное планирование – один из ключевых процессов в компании, который осуществляется на основе набора определенных фактов или бизнес-драйверов. Они непосредственно влияют на «самочувствие» компании и могут быть как внутренними, так и внешними. При этом сами планы должны отвечать одному ключевому требованию – они должны сбываться. Это нужно для того, чтобы компания существовала как стабильный бизнес: ее деятельность должна быть предсказуемой как для инвесторов или владельцев, так и для сотрудников. Если организация публичная и присутствует на бирже, она должна сообщать рынку о том, каких показателей хочет достичь. А если она только готовится к выходу на IPO, то ее стабильность может существенно сказаться на успешности этого процесса.

Компании постоянно прогнозируют финансовые показатели своего бизнеса: выручку, затраты, доходность и т.д., занимаются кадровым планированием, планированием маркетинговых активностей, продаж, а также выплат бонусов сотрудникам. Часто прогноз ощутимо расходится с реальностью. Почему же так происходит?

Ошибка №1: планы составляются ради планов

В процессе планирования компании не учитывают текущие реалии рынка и собственные возможности, а видят лишь цель, которую и называют планом. Как правило, в начале планирования руководители задаются вопросом «Чего мы хотим достичь?», тогда, как правильнее ставить вопрос «Чего мы достигнем при определенных условиях?». На практике нужно детализировать вопросы с учетом конкретных показателей роста, например, «Может ли мы увеличить свою долю на рынке на 5% в следующем году, как того хотят акционеры?» или «Какова будет стоимость увеличения рыночной доли на 5%?». Планирование ради планирования, без учета возможностей бизнеса и «в отрыве» от остального мира в конечном итоге может повлиять на маржинальность компании, себестоимость продукции, увеличение доли заемного капитала или даже стоить работы нескольким топ-менеджерам. Бывает и так, что при корректно составленном среднесрочном и операционном прогнозе стратегические бизнес-цели определяются исходя из желаний топ-менеджмента, а не возможностей компании.

Так, в свое время BlackBerry не распознала конкурента в лице iPhone и не почувствовала угрозы со стороны азиатских смартфонов. Она продолжала планировать свою деятельность, сосредоточившись на high-end телефонах, которые уже тогда теряли популярность среди пользователей. Все это привело к тому, что в 2009 году цена акций BlackBerry упала до $50, хотя еще в 2007 они стоили $236.

Таким образом, важно понимать, что планирование – это процесс синхронизации желаемого и возможного. Прежде чем ставить цель, проведите полный аудит на рынке и в собственной компании: оцените собственные силы и возможности конкурентов, учитывайте факторы, которые имеют опосредованное влияние на бизнес (цены на нефть, курс валют и т. д.).

Процесс формирования целей и составления планов должен быть обоснованным. Он должен опираться на результаты оценки разных сценариев и анализа определенных бизнес-показателей. Используя метод сценарного планирования, руководство компании может смоделировать несколько вероятных сценариев развития по типу «а что, если…», исходя из внешних и внутренних предпосылок, чтобы быть готовым к тому или иному исходу. Пример грамотного сценарного планирования в свое время продемонстрировала компания Royal Dutch Shell. В начале 80-х годов она выдвинула гипотезу о возможном падении цен на нефть, тогда как аналитики прогнозировали их повышение до $80 за баррель. Все нефтяные компании планировали свое будущее, полагаясь исключительно на положительные прогнозы. Специалисты компании Royal Dutch Shell в процессе планирования учли возможное падение цен на энергоноситель вплоть до $25 и построили сразу три модели своего развития. Таким образом, корпорация подготовилась к негативному сценарию, что позволило ей выйти из энергетического кризиса с минимальными потерями. Поэтому важно иметь сразу несколько возможных планов в зависимости от развития ситуации как на рынке, так и внутри компании.

Чтобы грамотно построить план, на начальном этапе необходимо задать себе три вопроса:

• Как обстоят дела с бизнесом сегодня?
• Чего мы хотим достичь и в какие сроки?
• Как именно мы хотим этого достичь, и при каких условиях это станет возможно?

Ошибка №2: планы не актуализируются

Даже при правильно составленном плане, учитывающем несколько вероятных исходов, компания может не достигнуть запланированных целей, если вовремя не успеет их актуализировать. Причем эта ошибка может одинаково негативно сказаться как на небольших компаниях, так и на гигантах рынка. Планы, которые составлялись 2-3 года назад или даже в прошлом году, уже могут оказаться неактуальными. Причиной этого является высокая динамика рынка, когда те или иные бизнес-драйверы могут полностью изменить правила игры. В такой ситуации даже самый точный прогноз может не оправдаться.

Еще в прошлом году аналитики говорили о том, что прогнозы большинства компаний, в частности, по прибыли оказались завышенными. Важно постоянно актуализировать планы. Конечно, компания может иметь долгосрочный план на 1-2 года вперед, но его необходимо пересматривать минимум раз в месяц. К примеру, такой гигант как компания Amway, у которой в России больше 700 сотрудников, перешла на ежедневное планирование и каждодневную актуализацию планов.

На данном этапе трансформации бизнес-планирования руководители, как правило, сталкиваются с серьезной проблемой – если бизнес компании достаточно крупный и разветвленный, то регулярная актуализация планов превращается в сложный ресурсозатратный процесс. На рынке уже существуют специальные облачные корпоративные платформы, которые позволяют такой процесс значительно упростить и автоматизировать.

Ошибка №3: в процесс планирования вовлекается недостаточное количество сотрудников на местах

Планы в компаниях зачастую спускаются сверху вниз, и сотрудники на местах практически не участвуют в процессе планирования. Не нужно забывать, что планирование – это комплексный процесс, требующий вовлечения всех сотрудников, ответственных за принятие решений. Чем больше людей участвует в процессе планирования (даже стратегического), чем больше мнений компания услышит, тем точнее будет итоговый результат.

Бизнес-показатели в разных регионах одной страны могут значительно отличаться, как и вкусы, предпочтения потребителей и клиентов. Поэтому финансовое планирование или прогнозирование продаж только из головного офиса оказывается неэффективным.

Ошибка №4: недостаточное внимание к инструментам

Владение методологией планирования крайне важно, чтобы организовать процесс планирования на должном уровне. Однако часто прогнозы не сбываются именно потому, что неправильно выбраны инструменты для осуществления этого процесса. А это, в свою очередь, приводит к возникновению ошибок в расчетах, и, как следствие, к оперированию некорректными цифрами и к принятию неверных бизнес-решений.

Так, например, недавно в Wall Street Journal вышла статья, в которой говорилось о том, что финансовые департаменты американских компаний постепенно отказываются от использования электронных таблиц ввиду того, что они не приспособлены для коллективной работы и плохо интегрируются с современными ERP-системами. Хотя в 80-х годах электронные таблицы получили признание за новые бизнес-возможности, стоит учитывать, что они были разработаны в мире без интеграции данных, которая у нас есть сегодня.

Интегрированное корпоративное планирование – ключ к достижению целей. Итак, давайте разберемся, какие есть преимущества у интегрированного планирования:

1. Высокоэффективная система управления. Четкие роли, правильность принятия решений, порядок действий и материальный стимул вместе создают атмосферу, которая позволяет каждому сотруднику почувствовать себя частью единого бизнес-процесса на пути к достижению целей и задач компании.
2. Четкие цели и задачи. Конкретная цель задает курс интегрированного корпоративного планирования и определяет, что оно будет из себя представлять.
3. Организованный процесс. Когда процессы являются кросс-функциональными, и их целью является получение одного-единственного результата, вы смело можете сосредоточиться на достижении цели вместо поддержания всего процесса.
4. Привлечение талантов. Нанимайте талантливых людей, которые обладают навыками и компетенциями в области стратегического, финансового планирования и планирования цепочек поставок, которые так необходимы для осуществления интегрированного планирования. С квалифицированными и опытными сотрудниками вы сможете эффективно внедрять интегрированное планирование в компании.
5. Аналитика. Имея доступ к аналитике в режиме реального времени, вы сможете запускать сценарии «что-если», быстро реагировать на все изменения и регулирования рынка, а также принимать решения, основанные на бизнес-планировании. Благодаря этому вы сможете всегда оставаться проактивными и быть на шаг впереди остальных.
6. Мощные технологии. Благодаря мощным и гибким технологиям вы сможете организовать коллективную работу и привести в исполнение интегрированное бизнес-планирование.

Таким образом, приступая к бизнес-планированию помните, что грамотно выстроенное планирование – залог успешного бизнеса, благодаря которому компания сможет не только понять текущую ситуацию, но и сможет смело прогнозировать свое будущее.

Автор: Е. Велесевич

Источник: материалы сайта cfin.ru