Справочные материалы Типичные ошибки в языке деловых бумаг
Лексические ошибки
1. Неправильное
использование слов-терминов.
Например: Доставленные
заготовки зубчатых колес не имеют
маркировки и свидетелей
(из делового письма).
Термин образцы-свидетели
используется узким кругом специалистов,
поэтому текст не был понят получателем
документа.
2. Неоправданное
употребление иностранных слов. Например:
Срок выполнения задания может быть
пролонгирован
(продлен).
Нет смысла
использовать иностранное слово, если
есть русский термин, обозначающий данное
понятие. Употребление иностранной
лексики должно быть обусловлено
требованием необходимости, уместности
и точности словоупотребления.
3. Употребление
архаизмов.
К числу слов и
оборотов, исторически свойственных
деловой письменной речи, но в настоящее
время ощущаемых как архаичные следует
отнести: при
сём (при
этом); на
предмет
(для); каковой
(который); отношение
(письмо); в
настоящем..
(в этом…); вышепоименованный
(указанный выше) и т.п.
4. Плеоназм и
тавтология. Плеоназм (от греч. pleonasmas
– избыток, чрезмерность) – один из видов
многословия; проявляется в употреблении
в речи близких по смыслу и потому
логически излишних слов.
Например:
Израсходовано 150 рублей денежных
средств.
Тавтология (от
греч. tauto
– то же самое, logos
– слово) – один из видов многословия;
заключается в повторении однокоренных
слов или одинаковых морфем. Например:
Следует
учитывать следующие
факторы.
5. Неразличение
паронимов, например: Командировочный
прибыл в указанное время.
Слово командировочный
(образованное от существительного
командировка)
употребляется как прилагательное и
существительное, используется в
литературном языке по отношению к
неодушевленным «предметам» –
документам, денежным средствам,
полагающимся лицам, отправляемым в
командировку: командировочное
удостоверение, получить командировочные.
Слово командированный
(образованное от глагола командировать)
имеет значение ‘находящийся в командировке’
и, в отличие от слова командировочный,
употребляется только по отношению к
людям. Например: Я поселился в маленьком
доме для командированных.
6. Ошибки в
употреблении синонимов. Например:
Высылаем в ответ на Ваше требование от
12.05.95.
В данном случае в
официально-деловом стиле преимущественно
употребляется синонимичное слово
запрос,
а не требование.
Грамматические ошибки
1. Ошибки в управлении
(то есть в постановке зависимого слова
не в той падежной форме, которую требует
управляющее слово). Например: следует
писать –
согласно,
благодаря, вопреки
(чему?) соответствующему
положению
(а не
положения).
Запомните:
руководитель,
начальник (чего?)
отдела,
центра; заведующий
(чем?) отделом,
кафедрой.
2. Ошибки при
употреблении полной и краткой форм
прилагательных. Например: Изменение
графика отпусков работников отдела
нежелательное (нежелательно).
В официально-деловой
речи краткие формы имен прилагательных
в качестве сказуемого более употребительны,
чем полные. Полные формы в подобных
фразах воспринимаются как разговорные
и даже просторечные.
3. Ошибки при
употреблении количественных имен
числительных. Например: Депутат
встретился с шестьюстами шестьдесят
шестью рабочими завода
(Правильно: шестьюдесятью).
Несклонение или
неполное склонение сложных и составных
числительных является нарушением
общелитературной нормы.
4. Нарушение правила
употребления деепричастных оборотов.
Стандартные фразы
многих документов начинаются с
деепричастных оборотов, например:
Учитывая…;
Считая…; Принимая во внимание…;
Руководствуясь…
и т.п.
Составители деловых
бумаг часто допускают ошибки, не учитывая,
что оба действия, называемые как
глаголом-сказуемым, так и деепричастием,
в предложении должны относиться к одному
и тому же субъекту (к одному и тому же
подлежащему). Например: Проработав
два месяца, у него возникли осложнения
с начальником цеха.
Правильный вариант: Проработав
два месяца, он испортил отношения с
начальником.
5. Неправильное
использование предлогов.
В деловой речи
широко распространены как производные,
так и непроизводные предлоги, например:
согласно
постановлению…,
вопреки
решению…, по
отношению
к…, в течение
указанного
срока…, вопрос о
доверии (кадрах), по
решению (суда)… и т.п.
Ошибки возникают
в случае:
-
неправильного
выбора предлога: Рабочие опоздали, и
через
них машина простаивала (вместо,
из-за них); -
неправильного
выбора падежа: Согласно постановления
правительства… (вместо Согласно
постановлению
правительства…); -
злоупотребления
предлогами (употребления их там, где
не нужно, например: Директор завода
отметил о
важности
поставленной проблемы. Правильно:
отметил
важность…
6. Ошибки, связанные
с неправильным порядком слов в предложении.
Например: Для определения фонда оплаты
в конце года
уточняются расценки на продукцию.
В письменной речи
информационная роль порядка слов
возрастает к концу предложения, поэтому
в данной фразе непонятно: расценки
уточняются в конце года
или расценки
уточняются для определения фонда оплаты.
По-видимому, это предложение должно
быть составлено так: Для
определения фонда оплаты расценки за
продукцию уточняются в конце года.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Областное государственное автономное
образовательное учреждение среднего профессионального образования «Борисовский
агромеханический техникум»
Зенина Е.Н.
КОМПЛЕКТ ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ
по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»
Борисовка, 2015
Зенина Е.Н.
Комплект тестовых заданий для подготовки студентов профессиональных учебных
заведений среднего профессионального образования по дисциплине
«Документационное обеспечение управления» для специальности 080114 «Экономик аи
бухгалтерский учет» – п. Борисовка, 2015
Комплект тестовых заданий
разработан в соответствии с Федеральным государственным стандартом, примерной
учебной программы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Комплект
тестовых заданий позволит студентам расширить знания по дисциплине и подготовиться
к экзамену.
Содержание
Тема:
Исходные понятия делопроизводства
Тема:
Общие нормы и правила оформления документов
Тема:Организационно-распорядительная
документация: понятие, классификация, состав и оформление реквизитов, бланки
документов
Тема:
Язык и стиль служебной документации. Типичные ошибки.
Тема:
Виды и оформление организационно-распорядительной документации
Тема:
Документация по трудовым отношениям
Тема:
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
Тема:
Документы по снабжению и сбыту
Тема:
Докуметооборот и формы его организации
Тема:
Компьютеризация делопроизводства
Введение
Сборник
заданий включает в себя тесты по дисциплине «Документационное обеспечение
управления» составленные в соответствии с Государственным образовательным
стандартом, примерной учебной программы по дисциплине «Документационное
обеспечение управления» для специальности 080114 «Экономик аи бухгалтерский
учет».
Тесты
по дисциплине«Документационное обеспечение управления» позволяют проверить
качество знаний студентов по 10 темам программы.
Тестовые
задания по дисциплине «Документационное обеспечение управления» могут быть
использованы для проведения текущего, итогового контроля знаний студентов по специальности
080110 «Экономика и бухгалтерский учет».
Тема: «Исходные понятия
делопроизводства»
1.Делопроизводство
– это…
а)
система составления и хранения документов;
б) запись информации на различных носителях по установленным
правилам;
в) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами.
2.
Понятие «документирование» — это…
а) запись информации и оформление
документа;
б) запись информации на различных носителях по установленным
правилам;
в) хранение документа.
3.Документооборот – это…
а)
условное обозначение, присваемое документу в процессе учета и исполнения;
б) движение документов в организации с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправления адресату;
в) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами.
4.
Оригинал документа – это …
а)
первоначальный экземпляр документа;
б) экземпляр документа, являющийся исходным материалом ;
в) все ответы верны.
5.Законы РФ делятся на:
а)
Указы президента и постановления Правительства РФ;
б)
Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти
в)
все ответы верны.
6.
Копия – это …
а)
идентичное, воспроизведение подлинника, остающаяся в делах предприятия,
как правило, не заверяется подписью должностного лица;
б)
идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника;
в)
нет верного ответа.
7.Рационально
организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым
правилам и требованиям и применяемый в опредленной области деятельности,
называют…
а)
стандартизацией;
б)
унифицированной системой документации;
в)
классификатором управленческой документации.
8.
Реквизит документа – это…
а)
обязательный элемент оформления официального документа;
б) пометка, указывающая на особый характер;
в) условное обозначение, присваемое документу в процессе
учета (регистрации) и исполнения.
9.
Стандарты организаций в России могут разрабатываться и применяться
организациями в следующих случаях:
а)
для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ,
ГОСТ Р, ГОСТ, международных, национальных стандартов зарубежных стран,
стандартов научно технических, инженерных обществ и других общественных
объединений,СТП других организаций, а также на создаваемые на данном
предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы);
б)
регистрации форм документов, упорядочения информационных потоков в
народном хозяйстве, сокращеня количества применяемых форм, рациональной
организации контроля за применением унифицированных форм документов;
в)
нет верного ответа.
10.
Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико-экономической и
социальной информации, в том числе правила их разработки и применения,
представляют собой …
а)
межнациональную систему стандартизации;
б)
национальную систему стандартизации;
в)
систему стандартизации.
Тема: «Общие нормы и правила
оформления документов»
1.Гост
9327-60* устанавливает три ряда потребительских форматов:
а) А2,
А3,А4;
б) А,
В, С;
в) D,F,А.
2.
Исходным форматов является:
а) формат
А0, площадь которого равна 1 м2 с габаритными размерами 842Х1189
мм.;
б) формат
А0, площадь которого равна 2м2 с габаритными размерами 842Х1189 мм.;
в)
формат А4, площадь которого равна 1,5м2 с габаритными размерами
842Х1189 мм.
3.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, согласно ГОСТ
Р 6.30 должен иметь поля не мнее. мм:
а)
10 – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 — нижнее;
б) 25 – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 — нижнее;
в) 20 – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 — нижнее.
4. При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы…
а) должны
быть пронумированы;
б) нумеровка
не обязательна;
в) пронумировывается
все страницы, кроме титульного листа.
5.
Номер страницы наносится на…
а)
верхнем поле листа посередине;
б) нижнем
поле листа посередине;
в) верхнем
или нижнем поле листа в правом углу.
6.
Сколько способов написания дат применяются?
а)
два: цифровой и словесно-цифровой;
б) три:
цифровой, словесно-цифровой и автоматизированный;
в) два:
ручным способом и машинным.
7.
В документах допускаются сокращения:
а) только
общепринятые сокращения слов;
б) общепринятые
сокращения, а также сокращения оговоренные нормативными документами;
в) нет
верного ответа.
8.
При написании многозначных чисел производится их группировка справа налево по …
а) две
цифры;
б) три
цифры;
в) четыре
цифры.
9.
Таблица – это…
а)
перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке;
б) официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;
в) форма документа, в котором текстовые или цифровые сведения размещены
по графам.
10.Комбинацию
из знаков тире и кавычек (-«-) для замены повторяющихся слов применять…
а) допускается;
б) не
допускается;
в) допускается
при заполнении таблиц.
Тема:
«Организационно-распорядительная документация: понятие, классификация,
состав и оформление реквизитов, бланки документов»
1.
Как расшифровывается аббревиатура ОРД?
а) Областной распорядительный департамент;
б) Организационно-распорядительные документы;
в) Организационно-распорядительный департамент.
2.ОРД
классифицируются на три группы:
а)
организационно-правовая документация, распорядительная дркументация и
информационно-справочная документация;
б) оперативно
– информационная документация, справочно-информационная документация,
распорядиетльная документация;
в) нет
верного ответа.
3.Общероссийский
классификатор (ОКУД) в число ОРД, включает документы по личному составу:
а)
заявления, личные карточки;
б) приказы (распоряжения) о приеме на работу;
в) все ответы верны.
4.Состав
реквизитов ОРД делитсяна:
а) общие
и средние ;
б) постоянные и пременные;
в) распорядительные и информационные.
5.
Бланк документа — …
а)
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать;
б) официальный документ, отправляемый из учреждения;
в) стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами,
содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.
6.
Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены
следующие виды бланков:
а)
общий, бланк письма, бланк конкретного вида документа;
б) стандартный,
бланк таблицы, бланк конкретного вида документа;
в) нет
верного ответа.
7.
Ограничительные отметки представляют собой:
а)
отрезки прямой линии, уголки, крестики;
б) отрезки
прямой линии, уголки;
в) нет
верного ответа.
8.
Гербовые бланки документов, т.е. бланки с воспоизведением Государственного
герба РФ и гербом субъектов РФ, является…
а) графической
продукцией, подлежащей учету;
б) полиграфической продукцией, подлежащей учету;
в) государственной продукцией, подлежащей учету.
9.Составление
документа складывается из:
а)
подготовки соответствующего бланка;
б) нанесения на бланк необходимых реквизитов;
в) все ответы верны.
10.
Основные требования к шрифтам сводится к тому, чтобы они были:
а)
соответствующие ГОСТ Р 6.30, ГОСТ и правилам стандартизации ;
б) соответствующие ГОСТ;
в) хорошо читаемыми.
Тема:
« Язык и стиль служебной документации. Типичные ошибки»
1.В
официально-деловом стиле речи выделяются подстили:
а)
законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный;
б)
статистический, технический, дипломатический и др;
в)
все ответы верны.
2.
При подготовке текста служебного документа должны соблюдаться следующие
основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота
информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования,
нейтральность тона изложения, использование средств логической, а не
эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов. Такой стиль изложения
называют
а)
формально-логическим
б) официально-деловым;
в) нет
верного ответа.
3.Способ
формализации состава информации, содержащейся в ней – это…
а) распоряжение;
б) композиция документа;
в) реквизит постоянный.
4.
Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:
а)
законодательными и нормативными актами;
б)
локальными актами и уставом организации;
в)
нет верного ответа.
5.
Составители деловой документации зачастую допускают массу ошибок. Их можно
подразделить на виды:
а)
структурные, синтаксические, лексические, стилистические, морфологические,
технические;
б)
структурные, синтаксические, стилистические, морфологические, технические
технический, дипломатические;
в)
синтаксические, лексические, технические.
6.
Вновь созданный документ …
а)
не должен дублировать другой, унифицированный документ;
б)
должен дублировать другой, унифицированный документ;
в)
должен дублировать другой, унифицированный документ, заверенный подписью
должностного лица.
7.
Найдите ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении, выберите
правильно составленное предложение.
а)
«Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию»;
б)
«Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года»;
в)
нет верного ответа.
8.Найдите
ошибки нарушения специфики употребления деепричастных оборотов. Выберите
правильно составленное предложение.
а)
«При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные
результаты»;
б)
«Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты»;
в)
нет верного ответа.
9.
Найдите неправильное использование предлогов. Выберите правильно составленное
предложение.
а)
«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем»;
б)
«Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем»;
в)
все ответы верны.
10.Частичное
совпадение значения слов, образующих словосочетание (например, памятный сувенир
(сувенир-подарок на память), называется …
а)
тавтологией;
б)
плеоназмом»;
в)
паронимом.
Тема: «Виды и оформление
организационно-распорядительной документации»
1.
Организационно-правовые документы определяют:
а)
учетную политику предприятия, порядок работы;
б)
статус предприятия, порядок их работы;
в)
организационную и управленческую деятельность.
2.
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности
организаций, предприятий, фирм — …
а)
функция формирования системы и процессов управления;
б)
функция организации системы и процессов управления;
в)
функция систематизации системы и процессов управления.
3.
Устав – это…
а)
юридически оформленный перечень документов;
б)
правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, фирмы;
в)
правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач,
стоящих перед организацией.
4.
Штатное расписание – это…
а)
правовой акт, устанавливающий штатный состав и численность организации в
соответствии с ее Уставом (Положением);
б)
правовой акт, издаваемый руководителем, устанавливающий штатный состав и численность
организации в соответствии с ее Уставом (Положением);
в)
юридически оформленный правовой акт, издаваемый руководителем, устанавливающий
штатный состав и численность организации в соответствии с ее Уставом
(Положением).
5.Штатное
расписание подготавливается по унифицированной форме…
а)
Т-2;
б)
Т-3;
в) Т-4.
6.
Правовой акт, определяющий порядок образования, правовой статус, права,
обязанности, организацию работы организации, структурного подразделения – это…
а)
стандарт;
б)
положение;
в) инструкция.
7.
Правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные,
научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб и отдельных
должностных лиц – это…
а)
инструкция;
б)
положение;
в) регламент.
8.
Должностная инструкция – это…
а)
нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации
деятельности организационно-правового положения работника, его обязанностей,
прав, ответственности и обеспечения условий его эффективной работы;
б)
Правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные,
научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб и отдельных
должностных лиц;
в) принятый в учреждении
порядок создания, оформления и исполнения документов.
9. Правовой акт, принимаемый
коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в
целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности, называется…
а)
решением;
б)
приказом;
в) постановлением.
10. Документ, содержащий запись хода
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях,
конференциях, деловых встречах – это…
а)
указание;
б)
протокол;
в) распоряжение.
Тема: «Документация по трудовым
отношениям»
1. В результате прохождения процедуры
отбора принятия на работу граждане подают …
а)
резюме;
б)
письменное заявление;
в) анкету.
2.
Заявление о приеме на работу составляется …
а)
автоматизированным способом;
б)
ручным способом;
в) все
ответы верны.
3.
В заявление о приеме на работу указываются следующие данные:
а)
адресат, автор, место проживания, наименование вида документа, текст с
указанием должности;
б)
адресат, автор, место проживания, наименование вида документа, текст с
указанием должности, подпись заявителя, дата составления;
в)
нет верного ответа.
4.Основной
формой реализации права на труд является заключение…
а)
договора;
б)
трудового договора;
в) контракта.
5.
Основные требования к содержанию договора — …
а)
его соответствие существующему трудовому законодательству;
б)
его соответствие существующему трудовому законодательству и локальным актам
организации;
в) его соответствие ТК РФ.
6.
Приказ о приеме работника на работу имеет унифицированную форму — …
а)
Т-1;
б)
Т-2;
в) Т-3.
7.
Личная карточка является основным учетным документом работника и имеет
унифицированную форму — …
а)
Т-1;
б)
Т-2;
в) Т-3.
8.
Характеристика – это…
а)
официальный документ, который выдает администрация предприятия своему
сотруднику при решении целого ряда вопросов;
б)
официальные анкетные данные;
в) оценка моральных и деловых качеств.
9.Документ,
который автор составляет самостоятельно – это…
а)
автобиография;
б)
резюме;
в) анкета.
10.Основынм
документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника,
называется …
а)
трудовая книжка;
б)
личная карточка;
в) трудовой договор.
Тема: «Бухгалтерская и финансово-расчетная
документация»
1.Основными
задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
а)
формирование полной и достоверной информации;
б)
обеспечение контроля и своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной
деятельности;
в) все ответы верны.
2.Основанием
для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах
бухгалтерского учета являются…
а)
первичные документы;
б)
авансовые отчеты;
в) устав организации.
3.
При составлении документов …
а)
допускаются помарки;
б)
не допускаются помарки;
в) допускаются помарки, за исключением
банковских документов.
4.
Документы, составленные с нарушением установленных правил…
а)
не принимаются к учету;
б)
не имеют юридической силы;
в) отправляются на доработку.
5.
Документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными
денежными средствами организации, называются…
а)
денежными;
б)
материальными;
в) расчетными.
6.
Документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции,
называются…
а)
разовые;
б)
накопительные;
в) едино разовые.
7.
По объему содержания учетные регистры делятся на …
а)
две группы – синтетические и аналитические;
б)
три группы – синтетические, аналитические и комбинированные;
в)
четыре группы — синтетические, аналитические, комбинированные и сводные.
8.По
форме графления регистры бывают:
а)
линейные и шахматные;
б)
простые и переменные;
в)
горизонтальные и вертикальные.
9.
Различают следующие способы исправления ошибок в учетных регистрах:
а)
корректурный, «красное сторно», дополнительных записей;
б)хронологический,
систематический и комбинированный;
в)
все ответы верны.
10.
Распоряжение организации банку о выдаче с его расчетного счета суммы наличных
денежных средств, указанных в чеке, называется…
а)
денежный чек;
б)
расчетный чек;
в)
кассовый чек.
Тема: «Документы по снабжению и сбыту»
1.Соглашение
двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских
прав и обязанностей, называется…
а)
договор;
б)
акт приема передачи;
в)
инструкция.
2.Договор
считается заключенным, когда между сторонами…
а)
нет претензий;
б)
достигнуто соглашение по всем пунктам;
в) не существует разногласий.
3.Для
приобретения товаров стороны вступают в отношения по поставке продукции
организацией – поставщиком организации-потребителю. Эти отношения оформляются…
а)
договором сбыта;
б)
договором поставки;
в) договором купли-продажи.
4.Протокол
разногласий к договору составляется в …
а)
одном экземпляре;
б)
двух экземплярах;
в) трех экземплярах.
5.Доверенность
– это…
а)
документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего
доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами;
б)
документ, определяющий статус пользователя;
в)
правовой акт, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего
доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами ;
6.Реквизиты
официальной доверенности:
а)
название вида документа, полное наименование организации, выдавшей
доверенность, и его адрес, номер, дата выдачи доверенности, срок действия,
должность, ФИО лица, которому доверяется получить ценности, денежные средства;
б)
название вида документа, полное наименование организации, выдавшей доверенность,
номер, дата выдачи доверенности, должность, ФИО лица, которому доверяется
получить ценности, денежные средства;
в) нет верного ответа.
7.
Документ, которым оформляют прием и отправку груза, перемещение или отпуск
материальных ценностей, называется…
а)
накладная;
б)
счет-фактура;
в)
наряд.
8.
Документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками,
об учете выработки и расчете причитающейся зарплаты…
а)
накладная;
б)
счет-фактура;
в)
наряд.
9.Требование о добровольном устранении нарушения законодательства – это…
а)
приказ;
б)
исковое заявление;
в)
претензия.
10. Требование к компетентному органу о защите нарушенного права
организации…
а)
претензия;
б)
исковое заявление;
в)
сопроводительное письмо.
Тема: «Документооборот и формы его
организации»
1.Документооборот
– это…
а)
условное обозначение, присваемое документу в процессе учета и исполнения;
б) движение документов в организации с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправления адресату;
в) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами.
2.
Централизованная форма организации работы с документами применяется на…
а) предприятиях
с малым документооборотом;
б) предприятиях с крупным документооборотом;
в) все ответы верны.
3.Форма
работы с документами, при которой все операции выполняются в структурных
подразделения предприятия, называется…
а)
централизованной;
б)
децентрализованной;
в)
нецентрализованной.
4.
Перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной
организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического
статуса и этапов документирования, называется…
а)
ведомость;
б)
табель форм документов;
в)
табель.
5.
Как называется формы документов, включенные в табель, и закрепляющие результаты
проведенной унификации состава и форм документов организации?
а)
ведомость документов;
б)
альбом форм документов;
в)
книга учета документов.
6.Под
организационной, финансово-экономической, научно-технической и иной
используемой в организации информации, обладающей реальной или потенциальной
ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих
законных оснований для свободного ознакомления с нею, понимается…
а)
коммерческая тайна;
б)
локальный акт;
в)
договор
купли-продажи.
7.Работа
по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях
организуется…
а)
секретарем-референтом;
б)
руководителем канцелярии;
в)
делопроизводителем.
8.Индекс
– это…
а)
условное обозначение, присваемое документу в процессе учета и исполнения;
б)
цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации,
наносимое на его обложку;
в)
нет верного ответа.
9.
Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течении…
а)
недели;
б)
дня;
в)
трех дней.
10.Фиксация
факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и
даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных
формах, называется …
а)
номенклатурой дел;
б)
контролем исполнения документов;
в)
регистрацией служебных документов.
Тема: «Компьютеризация
делопроизводства»
1.В
соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие
группы:
а)
средства для составления документов; копировальная и множительная техника;
средства обработки информации;
б)
средства хранения, поиска и передачи документов;техника управленческой связи;
в)
все ответы верны.
2.Оргтехника
– это
а)
технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве;
б)
технические средства, используемые в управлении;
в)
технические средства, используемые в делопроизводстве.
3.Технические
средства, используемые для составления документов, классифицируют по …
а)
способу создания документов;
б)
по субъекту;
в)
по объекту.
4.
Рукописным способом зачастую набрасывают …
а)
первый вариант будущего документа;
б)
заявления, автобиографии, расписки, некоторые финансовые документы;
в)
все ответы верны.
5.
Рукописным способом заполняют трафаретные документы:
а)
анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т.п.
б)
анкеты, табели учета рабочего времени, трудовые договора, чеки;
в)
нет верного ответа.
6.
Доступный и экономичный способ создания различного вида документов это…
а)
пишущая машинка;
б)
ПК;
в)
диктофонная техника.
7.
Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию
и обработке огромного потока документов в организациях стали
а)
ПК;
б)
пишущие машинки;
в)
диктофонная техника.
8.Наибольшей
популярностью в настоящее время пользуются ПК фирмы …
а)
IBM
и DEC;
б)
Apple;
в)
все ответы верны.
9. На практике используется множество программ для
редактирования текстов. Эти программы называют …
а)
текстовыми редакторами;
б)
текстовыми процессорами;
в)
все ответы верны.
10.Под
телекоммуникациями понимают …
а)сети
компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым
территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом;
б)
сети компьютеров, не объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым
территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом;
в)
нет верного ответа.
Ответы
к тестам
Тема:
Исходные понятия делопроизводства
1.в
2.б
3.б
4.в
5.в
6.б
7.б
8.а
9.а
10.б
Тема:
Общие нормы и правила оформления документов
1.б
2.а
3.в
4.а
5.а
6.а
7.б
8.б
9.в
10.б
Тема:Организационно-распорядительная
документация: понятие, классификация, состав и оформление реквизитов, бланки
документов
1.б
2.а
3.в
4.б
5.в
6.а
7.а
8.б
9.в
10.в
Тема:
Язык и стиль служебной документации. Типичные ошибки.
1.в
2.а
3.б
4.в
5.а
6.а
7.б
8.а
9.в
10.б
Тема:
Виды и оформление организационно-распорядительной документации
1.б
2.а
3.б
4.а
5.б
6.б
7.а
8.а
9.а
10.б
Тема:
Документация по трудовым отношениям
1.б
2.б
3.б
4.б
5.а
6.а
7.б
8.а
9.а
10.а
Тема:
Бухгалтерская и финансово-расчетная документация
1.в
2.а
3.б
4.б
5.а
6.а
7.б
8.а
9.а
10.а
Тема:
Документы по снабжению и сбыту
1.а
2.б
3.б
4.в
5.а
6.а
7.а
8.в
9.в
10.б
Тема:
Документооборот и формы его организации
1.б
2.б
3.б
4.б
5.б
6.а
7.а
8.а
9.в
10.в
Тема:
Компьютеризация делопроизводства
1.в
2.а
3.а
4.в
5.а
6.а
7.а
8.в
9.в
10.а
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ.
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Контрольная работа по дисциплине
«Основы стилистики и
литературного редактирования»
На тему: «Деловое письмо»
Студента 2 курса заочной формы обучения, группа ДОУ (5)-2
Специальность «Документоведение и документационное
обеспечение управления»
С О Д Е Р Ж А Н И Е
Введение — 3
История делового письма — 3
Классификация деловых писем — 4
Виды деловых писем — 6
1. Виды некоммерческих деловых писем — 6
2. Виды коммерческих деловых писем — 7
3. Электронные письма — 7
Правила оформления и структура деловых писем — 8
Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции — 9
Заключение — 11
Список литературы — 12
В в е д е н и е
С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.
Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумы-ваемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.
Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространен-ных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкрет-ных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.
История делового письма
Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник».
Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные на Западе уже в 7 в., а в России – с первой трети 16 столетия (в частности, «форму-лярники» московской митрополичьей кафедры) – описания реквизитов докумен-та, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для пис-цов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью форму-лярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников – «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.
Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некото-рые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата.
Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть чет-ким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса.
Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом.
Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом.
В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.
Классификация деловых писем
Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникаю-щих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо — всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:
— письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содер-жать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
— письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентирован-ные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.
По тематическому признаку проводится условное различение между дело-вой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая офор-мляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой коррес-понденции.
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.
По композиционным особенностям деловые письма делятся на одно-аспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проб-лему, вопрос, а многоаспектное — несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения, предложения.
Виды деловых писем
Виды некоммерческих деловых писем
Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.
Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.
Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается полу-чить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.
Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприя-тия.
Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.
2. Виды коммерческих деловых писем
Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.
Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на ко-торых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.
Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выража-ется согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.
Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.
Рекламация содержит:
— основания для предъявления претензий;
— доказательства произошедшего ущерба;
— конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.
Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необ-ходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.
В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмот-рению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.
3. Электронные письма
Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяю-щий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправи-теля, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение.
Правила оформления и структура деловых писем
Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:
1. Область заголовка.
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:
— предлог о + сущ. в предложном падеже: «О поставке автомобилей»;
— по вопросу о + сущ. в предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;
— касательно+сущ. в родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п.
2. Собственно текст письма.
Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.
— Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
— Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начи-нающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
— Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие стра-ницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
— Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
— Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.
3. Область подписи.
Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.
Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции
К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.
Структурные ошибки.
Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
Синтаксические ошибки.
— Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.
— Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.
— Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.
Морфологические ошибки.
— Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
Лексические ошибки.
— Неправильное использование слов и терминов.
— Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
— Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.
— Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.
Стилистические помехи.
— Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.
Технические помехи.
К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.
З а к л ю ч е н и е
Составление текста делового письма — всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было — регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.
Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.
Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.
Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции — задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.
Список литературы
— Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.
— Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. За-горская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с.
— Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высш. шк., 1982. – 259 с.
— Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997. – 176 с.
— Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит: ЮНИТИ, 1994. – 231 с.