Из статьи вы узнаете, какие ошибки допускают руководители при организации документооборота, к каким негативным последствиям это приводит, как предотвратить и исправить ошибки.
Ошибка 1.
Наличие участков работы, за риски на которых никто не отвечает
Представим себе обычное предприятие, в штате которого есть юристы, бухгалтеры, кадровики, технические специалисты. Когда возникает какая-либо неприятность, руководитель разводит руками и спрашивает: «Почему меня никто не предупредил?» Персонал задает встречный вопрос: «А кто должен был вас предупредить?» Ведь каждый выполнял обязанности согласно своей должностной инструкции (или трудовому договору) и отвечал ровно за то, за что должен был отвечать.
Ситуация 1
Недавно на семинаре мне задали следующий вопрос. В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В организации, где слушатель работал бухгалтером по расчету заработной платы, соблюсти данное требование законодательства не получалось: заявление на отпуск поступало в бухгалтерию слишком поздно, так как работник писал его за пару дней до ухода в отпуск. В результате оплата происходила в день, предшествующий началу отпуска. Бухгалтера интересовало, как их организация может обезопасить себя.
Отвечаю, что в данном случае никак. Что есть диспозитивные нормы законодательства (обязательства, которые они устанавливают, могут быть изменены по договоренности сторон, например, путем подписания дополнительного соглашения между работодателем и работником) и императивные (обязательства по ним скорректировать нельзя, даже если работник тем или иным образом выразит свое согласие на подобные изменения).
В статье 136 ТК РФ прописаны императивные нормы. Штрафы за несвоевременную выплату отпускных установлены ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Судебные решения по поводу наложения данных штрафов легко найти в свободном доступе (Постановление Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2016 № 4а-29/2016).
Такой ответ слушателя не устраивает, он просит найти решение его проблемы. Как выясняется, в организации есть график отпусков, однако довольно часто оплачиваемый отпуск предоставляют по заявлению сотрудника, которое его непосредственный начальник подписывает буквально за день до отпуска. Далее заявление подписывает руководитель предприятия, потом оно поступает в отдел кадров. Кадровики составляют приказ, который передают в бухгалтерию. Работники бухгалтерии возмущаются, что отдел кадров взял заявление, поступившее слишком поздно, а кадровики отвечают, что не могли не оформить приказ, так как на нем стояла подпись директора.
«Раз руководитель предприятия поставил подпись на таком приказе, значит, он принял на себя риски в данном случае. Вы не можете принимать за него решение. Ведь речь не идет об уклонении от уплаты налогов, где бухгалтер тоже может быть привлечен к ответственности. Почему вас это так волнует?» — спрашиваю я бухгалтера. «А вдруг он спросит, почему мы не предупредили его о рисках?» — задает он встречный вопрос.
Безусловно, очередной оплачиваемый отпуск должен оформляться в другом порядке. По общему правилу, работнику отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, и если что-то меняется в порядке его предоставления, то в график должны быть внесены соответствующие изменения. Поэтому если работник обращается к своему руководству и просит предоставить ему отпуск в заранее не согласованное время, то работодатель вправе отказать.
Проблема, которую поднял слушатель, была гораздо шире: кто должен в таком и аналогичных случаях предупреждать работодателя о рисках и подтверждать своей визой, что их нет? Юристы? Они зачастую даже не видят кадровых документов, занимаются договорами, судами и крупными проектами. Кадровики, к которым подобные и иные приказы поступают уже подписанными согласно порядку, установленному в организации? Бухгалтерия, в задачу которой входит оплата отпуска по приказу, а не разматывание клубка проблем, причины которых кроются на предыдущих этапах?
Рассмотренная ситуация — частный случай. На самом деле рисков, связанных с персоналом и кадровыми документами, может быть больше. На многих предприятиях отсутствует лицо, подтверждающее своей подписью безопасность совершения того или иного действия, связанного с персоналом. Риски предприятия, за оценку которых никто на практике не отвечает, не только кадровые. Если речь идет о строительстве, это могут быть юридическо-технические риски.
Если руководитель хочет, чтобы его предупреждали о рисках, он должен понимать, на каких участках они гипотетически могут возникнуть. Ему нужно знать, какой специалист компетентен и может предупредить о рисках. Нужно продумать систему оформления документов, чтобы этот специалист своей визой подтверждал отсутствие рисков по данной операции или писал сопроводительное письмо, обосновывающее, почему данные риски могут возникнуть.
Отсутствие кадровых рисков может подтверждать руководитель кадровой службы, который будет визировать приказ до того, как тот попадет на стол директору; технико-юридических — руководитель технической службы или юрист.
Если руководитель подписал документы, а потом отправил их компетентным специалистам для исполнения, то это означает, что риски на себя он уже принял и пенять потом на других лиц, что его не предупредили, он не может.
Ошибка 2.
Руководитель подписывает договор только при наличии визы юриста
Юрист не руководитель предприятия, чтобы решать, что подписывать, а что нет. И не служба безопасности, чтобы хватать руководителя за руки со словами: «Этого подписывать нельзя».
Ситуация 2
Работая в московском агентстве недвижимости, своей подписью я должна была подтверждать отсутствие гражданско-правовых и налоговых рисков. Мне принесли проект договора, согласно которому для нашего агентства поиск покупателей недвижимости осуществляла другая компания.
Интересуюсь у менеджера, какой объект (свой или чужой) мы продаем (хотя понимаю, что своих объектов нет и продавать в общем-то нечего) и почему наша фирма обратилась в стороннюю организацию, если в московском подразделении компании работает 300 человек, каждый из которых был бы рад выполнить подобную работу. Выясняется, что был заказчик, который хотел, чтобы часть работы по проекту выполнило одно агентство недвижимости, другую часть — другое. Все деньги, полагающиеся обоим агентствам, вначале перечислят нам, а потом мы перечислим второму агентству по тому договору, который мне принесли.
Спрашиваю, почему нельзя заключить договор, в котором фактические отношения будут соответствовать его тексту: один заказчик, два соисполнителя, четко прописанные действия каждого, права, обязанности, выплачиваемое вознаграждение (тем более непонятно, зачем нам принимать участие в расчетах между заказчиком и вторым агентством).
После моего вопроса у менеджера отдела маркетинга начинается истерика, смысл которой состоит в том, что так никак сделать нельзя, но почему, он рассказать не может. Объясняю, что завизировать такой договор не могу: налоговики могут счесть расходы необоснованными, так как для работы, выполнить которую может любой из 300 наших специалистов, мы зачем-то согласно договору привлекаем третьих лиц.
Истерика менеджера становится еще больше. Попытки объяснить, что я не руководитель организации и если последний захочет, то подпишет оное творение, не помогают. Получить внятное объяснение, почему нельзя должным образом оформить данный договор, мне так и не удалось.
Миссию юриста в процессе документооборота многие воспринимают несколько странно. Недавно на «Фейсбуке» я прочла мнение одного менеджера (привожу здесь, так как полагаю, что он выражает представление о юристах значительного количества людей): «Юрист в отличие от нас, менеджеров, не передовик… Написать правовое заключение, скомпилировав части законов, — много ума не надо! Юрист должен на любую мою хотелку менеджера придумать, как это сделать. А если делать так, как говорят юристы, можно вообще закрывать фирму и не работать».
Во-первых, внутренний юрист вообще не должен ничего придумывать. На юридическом факультете учат другому: оценивать договоры, разбираться в судебном процессе и т. д.
Конечно, есть специалисты, которые могут что-то придумать, но, как правило, это специалисты консалтинга очень высокой квалификации. Они специализируются именно на такой работе и берут за нее столько, что оплата мозговой деятельности подобного специалиста может стоить во много раз больше, чем барыши, которые гипотетически можно получить от реализации априори нецелесообразной прихоти менеджера, если таковые вообще будут (пишу как руководитель консалтинговой компании, занимающейся поиском нестандартных решений).
Во-вторых, юрист не может давать советы, что делать, так как внутренний юрист нужен прежде всего для того, чтобы объективно рассказать собственнику о рисках. Представим, что вашему юристу поступил конкретный договор. Некоторые риски он может устранить самостоятельно путем переговоров с уполномоченными лицами контрагента; некоторые — с помощью менеджера, который ведет данный проект и обсуждает условия работы с контрагентом.
Может случиться, что отдельные риски не будут устранены, так как юрист не вправе принимать решения за вашего контрагента, диктовать коммерческие условия менеджерам с обеих сторон. Тогда руководитель предприятия может сказать: «Да, условия рискованные, но мы на них пойдем, так как этот клиент нам очень нужен» или «Нет, пусть они принимают наши условия или сделки не будет». Чтобы принять решение, руководитель должен знать, какие риски не устранены после всех согласований. Эти риски юрист должен ему объективно описать.
Представьте себе, что стоит, как в сказке, столб и на нем написано: «Направо пойдешь — коня потеряешь, налево пойдешь — себя потеряешь». Вы же к столбу не станете предъявлять претензии за то, что он вам указывал, куда идти, тем более что куда идти, он и не говорил.
Что происходит на предприятиях? Очень часто пытаются переложить ответственность за риски предприятия с его руководителя на эксперта. Многие считают, что хороший юрист тот, который оперативно визирует все документы. Однако в большинстве случаев так поступают юристы, которые не видят рисков из-за низкой квалификации или потому, что им просто лень разбираться в том или ином вопросе. Нередко юрист не указывает риски в силу того, что не хочет конфликтовать с не очень умными людьми, пытаясь рассказать им, с какими неприятностями они могут столкнуться, если совершат те или иные действия.
Так и хочется сказать: «Уважаемые инфантильные руководители и менеджеры, если вы не можете воспринимать объективную оценку ситуации, сделайте факсовую подпись якобы существующего на вашем предприятии юриста, ставьте ее на каждый документ самостоятельно до того, как его подписать, если факт ее наличия вас успокаивает. Взрослые люди должны понимать, что не на каждом договоре будет поставлена виза. При ее отсутствии, зная риски, руководителю придется взять на себя ответственность и подписать договор или отказаться от него».
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 2, 2017.
Любой первичный документ отражает какой-либо факт хозяйственной жизни организации и подтверждает либо доходы, либо расходы. А значит, первичные документы напрямую влияют на формирование итоговых финансовых показателей работы организации и на налогооблагаемую базу при расчете налогов. Из-за неправильно оформленных первичных бухгалтерских документов компания может исказить финансовые показатели итоговой бухгалтерской и налоговой отчетности.
Именно по этой причине, необходимо внимательно относится к первичным документам и грамотно выстроить документооборот в организации. Также требуется используемые в организации формы документов закрепить учетной политикой, а новые формы утвердить приказом руководителя. Рассмотрим основные ошибки по работе с первичными документами, которые нужно найти вовремя и исправить.
Ошибка 1. Формы первичных документов не утверждены приказом руководителя и учетной политикой организации
В 2013 году было отменено обязательное применение форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Организация теперь вправе самостоятельно разрабатывать формы документов, применяемые в документообороте за исключением некоторых.
Разработанные самостоятельно формы документов могут быть выполнены на основе унифицированных с добавлением или удалением отдельных строк и колонок. Такие формы первичных документов утверждаются приказом руководителя и закрепляются Учетной политикой организации.
Обязательными для применения без права самостоятельно их изменять и дополнять остаются три формы первичных документов:
- по учету кассовых операций (п.4.1.,4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88);
- по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1);
- по учету услуг по перевозке грузов (Уставы и Кодексы соответствующих видов транспорта, Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Письма Минфина России от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014, от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36).
Отмечу, что для упрощения документооборота многие организации продолжают применять формы, которые содержатся в альбомах унифицированных форм.
Рекомендация: следите за тем, чтобы первичные учетные документы соответствовали формам, утвержденным Учетной политикой организации. Не забывайте утверждать новые формы первичных документов приказом руководителя, иначе у вас появляется риск признания расходов неподтвержденными документально. Кроме того, нарушение п.4 ПБУ 1/2008 ведет к административной ответственности руководителя (ст.15.11 КоАП РФ)
Ошибка 2. Документы оформляются без печати, подписей, указания должностей и документов, подтверждающих полномочия подписантов
На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен Документом. Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то на следующий день после его свершения. Основные требования к обязательным реквизитам при составлении документа содержатся в пункте 2 вышеуказанной статьи ФЗ № 402-ФЗ. Список является закрытым и не содержит упоминания о печати организации или ИП.
Печать
Применять или не применять печать для организаций, имеющих статус ООО или АО — это право, а не обязанность (п. 7 ст. 2 Федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 г.). Сведения о наличии или отсутствии печати должны быть закреплены в Уставе организации. ИП также вправе вести упрощенный бухгалтерский учет и не использовать печать в своей финансово-хозяйственной деятельности.
Ответственность за ведение учета и необходимые реквизиты составителей документа
В соответствии с п.3 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов по свершившимся фактам хозяйственной жизни.
В июле 2019 года федеральный закон N 247-ФЗ дополнил статью 9 «Первичные учетные документы» новым абзацем. Теперь письменные требования главного бухгалтера или иного должностного лица, на которое возложено ведение бухучета, либо лица, с которым заключен договор об оказании бухгалтерских услуг в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников организации.
Таким образом, главными и необходимыми в первичном учетном документе являются подписи, должности и расшифровки подписей тех лиц, которые составили документ.
Доверенность
В доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения, при отсутствии даты — такая доверенность ничтожна (п.1 ст. 186 ГК РФ). Доверенность без указания конкретного срока ее действия — действует в течение одного года со дня ее совершения. По нотариально заверенным доверенностям существует реестр, в котором публикуются сведения о доверенностях, отозванных или прекративших свое действие.
Рекомендации: налоговые инспекторы не принимают расходы по документам, оформленным с нарушением законодательства. Поэтому:
- Следите, чтобы первичные учетные документы организации содержали не только подписи лиц их составивших, но и должности и расшифровки подписей. Кроме этого, должны в наличии быть документы от контрагента, подтверждающие право этих лиц составлять и подписывать данные документы (это могут быть приказы или доверенности).
- Если контрагент не использует печать, то обязательно запросите заверенную копию его Устава, где этот пункт про неиспользование печати закреплен.
- Обратите внимание на даты в доверенностях или актах. Несуществующая дата, например, 31 сентября 2019 в акте или 99.01.2019 в доверенности подписанта приводят к ничтожности документа, а значит, расходы в таком случае документально не подтверждены и не могут быть учтены при налоговом учете.
Ошибка 3. Первичные документы составляются с нарушением положений договора
Любой хозяйствующий субъект для уменьшения налогооблагаемой базы по НДС и прибыли имеет право применять универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры»).
Кроме того, форма УПД носит рекомендательный характер и на основании письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322 ее можно дополнять. Однако, некоторые контрагенты отказываются до настоящего момента работать с УПД и предусматривают в договорах отдельными положениями счет-фактуру и акт.
Согласно ст.309 ГК РФ договорные обязательства должны исполняться в соответствии с условиями заключенного договора. Особенно, это касается взаимоотношений с государственными заказчиками.
Рекомендации: следите, чтобы первичные документы составлялись в соответствии с требованиями положений заключенных договоров во избежание спорных ситуаций с контрагентом.
Ошибка 4. По ТОРГ-12 или акту транспортные расходы принять нельзя
Часто на практике при получении товара по заключенным договорам поставки отдельной строкой выделены транспортные расходы. На основании п.1-3 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, утвержденного 259-ФЗ от 08.11.2007 г. перевозка груза подтверждается таким первичным документом, как транспортная накладная. Без транспортной накладной груз к перевозке не принимается. Форма транспортной накладной содержится в Приложении № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272.
Рекомендации: следите, чтобы в пакете первичных документов на поставку товаров при выделении в них транспортных расходов отдельной строкой обязательно была транспортная накладная. При ее отсутствии транспортные расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по прибыли и НДС не принимаются.
Ошибка 5. Юридические лица и ИП проводят кадастровые и инженерные работы без лицензии и СРО, монтажные и демонтажные работы по пожарной сигнализации без лицензии МЧС
Геодезические работы
Важным этапом строительства объекта являются геодезические работы. При заключении договора на данные виды работ во исполнение своей добросовестности для соблюдения требований ст. 54.1 НК РФ необходимо проверить своего контрагента на право осуществлять такой вид деятельности и запросить у него необходимую разрешительную документацию.
Проведение геодезических работ — лицензионный вид деятельности (ст.21 Гл. 5 Федерального Закона 431-ФЗ от 30.12.15 «О геодезии и картографии»). Согласно п.4 Положения о лицензировании геодезической и картографической деятельности, утвержденной Постановлением Правительства № 1099/28.10.99, этот вид работ могут осуществлять как юридические лица, так и ИП.
Исполнители геодезических работ должны иметь в собственности высокоточное специализированное поверенное оборудование для замеров, а также обладать соответствующем образованием. Поверку оборудования должны осуществлять аккредитованные специализированные центры.
Установка систем пожарной сигнализации
Если при проведении подрядных работ в техническом задании и смете предусмотрены работы по демонтажу и монтажу противопожарной сигнализации, то у контрагента на выполнение данного вида работ должна быть лицензия МЧС. Это также лицензируемый вид деятельности (Постановление Правительства РФ № 1225 от 30.12.2011 г.) Обязанность получить официальное разрешение на проведение этого вида работ также прописана в пп.15 п.1 ст. 12 Федерального закона 99-ФЗ от 04.05.2011 г. «О лицензировании отдельных видов деятельности».
Рекомендации: Следите за тем, чтобы в пакете документов при формировании досье на контрагента, с которым заключается договор на оказание лицензионных видов услуг, в реквизитной части договора указывались реквизиты лицензий и СРО, а также запрашивайте заверенные копии данных документов для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ.
При заверении копий документов проконтролируйте, чтобы обязательно была указана дата заверения, иначе заверенная копия документа юридически ничтожна. При отсутствии лицензий на данные виды деятельности у контрагентов или их приостановке у вас появляется серьезный риск непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ошибка 6. Работа спецтехники на объекте не оформлена первичными документами
Часто при проведении строительных работ в аренду берется необходимая строительная техника с экипажем. Согласно п.1 ст. 609 договор аренды, по которому одна из сторон является юридическим лицом, заключается в письменной форме независимо от срока и предмета аренды.
Если одной из сторон по договору аренды является ИП, который применяет упрощенную систему налогообложения, то бухгалтерский учет он может не вести и в таком случае возникают проблемы с первичными документами. Как быть в такой ситуации?
Учитывая, что договор заключается в письменной форме, то в договоре вы можете отдельными положениями предусмотреть необходимый для подтверждения расходов организации, пакет первичных документов.
Как правило, для такого вида расходов, это акт оказания услуг и копии путевых листов (форма типовая межотраслевая ЭСМ-2) или копии рапортов о работе спецтехники (форма типовая межотраслевая ЭСМ-3). Но поставщик услуг может использовать и иные формы первичных документов.
Если вы используете общую систему налогообложения, то для оптимизации своей налоговой базы лучше привлекать контрагентов-поставщиков услуг с аналогичной вашей системе налогообложения.
Рекомендации: следите, чтобы в пакете документов при формировании договора с контрагентом, с которым заключается договор на аренду спецтехники с экипажем, спецтехника, предусмотренная в договоре, и необходимые специалисты для этой работы, были у него в наличии, и это подтверждалось документально.
Для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ запросите копии ПТС и штатного расписания. При отсутствии в штате контрагента-поставщика необходимого специалиста и в собственности или аренде спецтехники — возрастают ваши риски непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (осн. п.1 ст. 252 НК РФ).
Ошибка 7. Внесение изменений в бухгалтерскую отчетность
С 1 января 2020 года обязательный экземпляр бухгалтерской отчетности будет представляться в электронном виде по ТКС в налоговый орган для размещения в специальном ресурсе ГИР БО (государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности), за который будет отвечать ФНС (такие изменения в закон о бухучете внес Федеральный закон от 28.11.2018 № 444-ФЗ).
В случае исправления ошибки в уже сданной бухгалтерской отчетности, исправленная бух.отчетность представляется в ИФНС в виде электронного документа по ТКС не позднее, чем через 10 рабочих дней со дня, следующего за днем внесения исправления, либо за днем утверждения годовой бухотчетности, если федеральными законами или учредительными документами фирмы предусмотрено утверждение бух.отчетности.
Рекомендации: не забывайте, при внесении изменений в бухгалтерскую отчетность, своевременно передать в ИФНС ее уточненные данные. Ответственность за нарушение правил бухучета предусмотрена ст.120 НК РФ и ст.15.6 КоАП РФ в виде денежных штрафов.
В данной статье перечислены основные проблемы документооборота предприятий среднего и малого бизнеса: использование контрафакта, отсутствие стандартов оформления документов, слабые сотрудники.
Чаще всего проблемы с документами и документооборотом возникают в компаниях, продающих услуги. Связано это со слабой формализацией рабочих процессов. В компаниях, продающих товары, дела обстоят несколько лучше: учёт товаров и использование 1С или подобных систем заставляет компании уделять время созданию информационной системы.
Часто нам приходится сталкиваться с проблемами получения исходной информации от наших Заказчиков. Просим дать нам логотип компании в электронном виде, а получаем напечатанную визитку. Прайсы, описание компании, реквизиты — всё это очень часто попадает к нам в печатном виде. Вторая проблема — неумение пользоваться электронной почтой, архивированием информации, флэш-картами и бесплатными в Томске интернет-сервисами.
Типовая ошибка №1. Использование контрафактного программного обеспечения
Сейчас по российскому законодательству директор компании отвечает за использование нелицензионного программного обеспечения. Если ваш сотрудник самостоятельно поставит контрафакт, то оштрафуют вас.
Правило № 1. В компании должен быть принят общий стандарт — список программ, которыми пользуются сотрудники. Это означает, что ваш сотрудник не может самостоятельно, без вашего ведома, установить «очень нужную и прикольную программку».
Правило №2. Все сотрудники должны пользоваться одинаковым набором программного обеспечения.
Для небольшой компании достаточно использовать небольшой набор платного (или бесплатного) программного обеспечения:
| # | Группы | Задача | Платное | Бесплатное |
| 1 | Операционная система | Для работы компьютера «в принципе» |
MS Windows | Linux, FreeBsd и т.д. |
| 2 | Приложения для основного документооборота |
Создание договоров, прайсов | MS Office | Sun OpenOffice.org |
| 3 | Приложение для отправки/получения электронной почты (e-mail) |
Обмен письмами с клиентами, поставщиками и партнёрами |
The Bat | Mozilla ThunderBird, MS Outlook Express* |
| 4 | Приложение для Интернета | Поиск информации. Использование бесплатной почты |
Mozilla FireFox, Internet Explorer* |
|
| 5 | Файловый менеджер | Удобная работа с файлами | Total Commander | Explorer*, FAR |
| 6 | Специализированное программное обеспечение для основного бизнес-процесса |
Например, программа для ведения Базы предложений Агентства недвижимости |
Отраслевое решение |
|
| 7 | Приложение для просмотра графических изображений |
Для просмотра буклетов компании (и фотографий с корпоративных вечеринок) |
ACDSee | Google Picasa, IfranView, Imagine, и т.д. |
| 8 | Приложения для обмена сообщениями в режиме онлайн |
Для общения с клиентами, партнёрами, поставщиками в режиме онлайн |
ICQ, Skype | |
| 9 | Приложение для печати документов | Печать документов | Программа от производителя принтера |
|
| 10 | Антивирус | Не пропустить вирусы извне | Kaspersky, E-Set NOD32, продукты Norton, Dr.Web и т.д. |
Clam Antivirus + ClamWin |
| 11 | Карта города | Приложение — справочник города | ДубльГис | ДубльГис |
Символом * помечены «условно бесплатные» программы, входящие в стандартный набор Microsoft Windows. Их цена входит в цену операционной системы.
Все остальные программы могут радовать ваших сотрудников, но к работе никакого отношения иметь не будут.
Типовая ошибка №2. Отсутствие единых шаблонов и базы документов
Часто шаблоны документов хранятся на разных компьютерах. Бывает так, что один и тот же договор существует в пяти разных вариациях и никто не знает, какой из вариантов верный.
Правило №1. Задать стандарт для обозначения папок и документов, например:
Поставщики
01 Типовые договоры
1 Договор-шаблон.doc
2 Акт-шаблон.doc
02 Заключенные договоры
Правило №2. Создать шаблоны документов и назначить одного ответственного за их изменения. Если в вашей компании нет сервера, на котором вы храните все документы, запишите все шаблоны на CD-диск.
Правило №3. Удалить на компьютерах все не относящиеся к работе старые документы.
Типовая ошибка №3. Привлечение на работу «по дружбе» системного администратора
Чаще всего на работу системным администратором приглашают знакомого или «знакомого знакомых». В обязанности этого сотрудника входят установка программного обеспечения, заправка картриджей принтера, настройка почты и куча мелких дел.
Системный администратор будет иметь доступ ко всем компьютерам вашей компании, т.е. к финансовым документам, базам данных и прочей информации. Проверить его работу вам будет крайне сложно. Быть уверенным в том, что вся информация поздним вечером (это любимое время для работы сисадминов) не скопирована на флэшку и не вынесена за пределы предприятия — невозможно.
Очень часто системный администратор в небольшой компании за неимением работы целый день проводит в Интернете, высокомерно посматривает на других сотрудников, побеспокоивших его «элементарным вопросом».
Правило №1. При приеме на постоянную работу подпишите с системным администратором контракт с подробным описанием понятия «Конфиденциальность» для вашей компании.
Правило №2. Если в вашей компании пара компьютеров и один принтер, вам не нужен системный администратор на целый день. Заключите договор на обслуживание со сторонней организацией.
Правило №3. Системный администратор вовсе не программист или дизайнер сайта компании. Программист и дизайнер — это другие должности и требуют совершенно других навыков.
Типовая ошибка №4. Отсутствие буклетов, визиток, прайсов в электронном виде
Что вы должны получить, если вы заказываете буклет или визитку в рекламное агентство? Чаще всего Клиенту отдают результат в непонятном для него графическом формате.
Правило №1. Исполнитель должен сохранить результат в нескольких вариантах: и в графическом, и в текстовом. Рассмотрим на примере создания буклета. В этом случае вы должны получить:
| # | Что содержит файл? | Формат | Пример названия файла |
| 1 | Окончательный текст буклета. Текст может править сотрудник |
Текстовый | Текст_буклета.doc |
| 2 | Буклет может изменять другой дизайнер | Графический | Буклет.cdr |
| 3 | Буклет можно печатать, но изменять нельзя |
Графический в кривых | Буклет_в_кривых.cdr |
| 4 | Шрифты, которые используются в этом буклете |
Специализированные файлы | OfficinaSansSerif.ttf |
Если для буклета были использованы фотографии, они должны быть записаны в отдельной папке и иметь внятные названия файлов.
Правило №2. Результат должен быть записан на CD/DVD-диск. К диску должна прилагаться инструкция с описанием файлов. Из этого описания ваш сотрудник должен понимать, как эти файлы использовать.
Приведенные выше рекомендации минимальны, но их выполнение помимо относительного порядка поможет вам не зависеть от «программистов».
15 Августа 2008
Юлия Хачатурян
Генеральный директор
NIKA, RISK PLAN
«Планово-экономический отдел» № 1, 2017
Ошибка № 1: Наличие участков работы, за риски на которых никто ответственности не несет.
Представим себе обычное предприятие. Там есть юристы, бухгалтеры, кадровики, технические специалисты… Но вот происходит какая-то неприятность, руководитель разводит руками и спрашивает: «А почему меня никто не предупредил о ней?» А у персонала предприятия возникает встречный вопрос: «А кто должен был вас предупредить?» Ведь каждый выполнял обязанности согласно своей должностной инструкции (или трудовому договору) и отвечал ровно за то, за что должен был отвечать… Рассмотрим конкретную ситуацию.
Ситуация 1
Недавно на семинаре мне задали следующий вопрос. В соответствии со ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В организации же, где слушатель работал бухгалтером по расчету заработной платы соблюсти данное требование законодательства не получалось: заявление на отпуск поступала в бухгалтерию слишком поздно, так как работник поздно писал заявление. В результате оплата происходила в день, предшествующий началу отпуска. Бухгалтера интересовало, как их организация может обезопасить себя. Отвечаю, что в данном случае никак. Что есть диспозитивные нормы законодательства (обязательства, которые они устанавливают, могут быть изменены по договоренности сторон, например, путем подписания дополнительного соглашения между работодателем и работником) и императивные (обязательства по которым скорректировать нельзя, даже если работник тем или иным образом выразит свое согласие на подобные изменения). Статья 136 ТК РФ относится к числу тех, в которой прописаны императивные нормы. Штрафы за несвоевременную выплату отпускных установлены ст. 5.27 КоАП РФ. Судебные решения по поводу наложения данных штрафов можно легко найти в свободном доступе (см. например, постановление Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2016 № 4а-29/16). Однако такой ответ слушательницу не устраивает, она хочет, чтобы все-таки нашли решение ее проблемы. Как выясняется, процедура предоставления отпуска в организации следующая: есть график отпусков, тем не менее, часто работникам предоставляют оплачиваемый отпуск просто по заявлению сотрудника, которое начальник его подразделения подписывает буквально за день до ухода в отпуск. Далее его подписывает руководитель предприятия, потом заявление поступает в отдел кадров и те делают приказ, который потом поступает в бухгалтерию. Последняя ругается на отдел кадров за то, что те взяли заявление, поступившее слишком поздно, а отдел кадров отвечает, что не мог не оформить приказ, так как на нем стояла подпись директора. «Раз руководитель предприятия поставил подпись на таком приказе – значит он принял на себя риски в данном случае. Вы не можете принимать за него решение. Речь же не идет об уклонении от уплаты налогов, где бухгалтер тоже может быть привлечен к ответственности. Почему вас это так волнует?» — спрашиваю я бухгалтера. «А вдруг он спросит, почему мы его не предупредили о рисках?», — задает она встречный вопрос.
На самом деле, безусловно, очередной оплачиваемый отпуск должен оформляться в другом порядке. Только в некоторых случаях он должен быть предоставлен по заявлению работника. По общему же правилу, работнику отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков и, если что-то меняется в порядке его предоставления – в график должны быть внесены соответствующие изменения. Поэтому если работник прибегает к своему руководству и просит ему предоставить отпуск в заранее не согласованное время – работодатель вправе ему отказать. Однако, по сути проблема, которую поднял слушатель, была гораздо шире: кто должен в таком и аналогичных случаях предупреждать работодателя о рисках и подтверждать своей визой, что их нет? Юристы? Они зачастую и не видят кадровых документов, а занимаются договорами, судами и крупными проектами. Кадровики, к которым подобные и иные приказы поступают уже подписанными (во всяком случае, согласно порядку, установленному в той организации)? Бухгалтерия, в задачу которой стоит оплата отпуска по приказу, а не разматывание клубка проблем, причины которых кроются на предыдущих этапах? Рассмотренная ситуация – частный случай. На самом деле рисков, связанных с персоналом и кадровыми документами, может быть гораздо больше. И на многих предприятиях отсутствует лицо, которое подтверждает своей подписью безопасность совершения того или иного действия, связанного с персоналом. Риски предприятия, за оценку которых никто на практике не отвечает, могут быть не только кадровыми. Например, если речь идет о строительстве, это могут быть юридическо-технические риски. Другой пример: к нам недавно однажды обращался клиент, который возмущался тем, что в связи с изменением некоторых условий работы с контрагентами у него выросла налоговая нагрузка, о чем бухгалтер его не предупредила. В общем, если руководитель хочет, чтобы его предупреждали о рисках, он должен знать свое предприятие, понимать, на каких участках они гипотетически могут возникнуть, понимать, какой специалист компетентен и может предупредить его о них и продумать систему оформления документов так, чтобы своей визой данный специалист подтверждал отсутствие рисков по данной операции или писал сопроводительное письмо, обосновывающее, почему данные риски могут возникнуть. Например, если это кадровые риски, подтверждать их отсутствие может руководитель кадровой службы, который будет визировать приказ до того, как тот попадет на стол директору; технико-юридические – руководитель технической службы или юрист и т.д. Если же руководитель вначале подписал документы – а потом отправил их компетентным специалистам для исполнения, это означает, что риски на себя он уже принял и пенять потом на других лиц, что его не предупредили, он не может.
Ошибка № 2 Руководитель подписывает договор только при наличии визы юриста
Юрист не руководитель предприятия, чтобы решать, что подписывать, а что нет. И не служба безопасности, чтобы хватать руководителя за руки со словами: «Этого подписывать нельзя».
Ситуация 2:
В моей практике была следующая ситуация. Я работала в западном агентстве недвижимости. Своей подписью я должна была подтвердить отсутствие не только гражданско-правовых, но и налоговых рисков. Мне принесли проект договора, согласно которому для нашего агентства осуществляло поиск покупателей недвижимости другая компания. Интересуюсь у менеджера какой объект (свой или чужой) мы продаем (хотя понимаю, что своих объектов нет и продавать в общем-то нечего) и почему мы обратились в стороннюю организацию, если в московском подразделении компании работает 300 человек, каждый из которых был бы рад выполнить подобную работу. Выясняется, что был заказчик, который хотел, чтобы часть работы по проекту выполнило одно агентство недвижимости, а другую часть – другое. Но все деньги, полагающиеся обоим агентствам, вначале перечислят нам, а потом мы перечислим второму агентству по тому договору, который мне принесли. Спрашиваю, а почему нельзя заключить договор, в котором фактические отношения будут соответствовать его тексту: один заказчик, два соисполнителя, четко прописанные действия каждого, права, обязанности, выплачиваемое вознаграждение (тем более не понятно, зачем нам принимать участие в расчетах между заказчиком и вторым агентством). После этого вопроса у менеджера отдела маркетинга начинается истерика, смысл которой состоит в том, что «вот так никак сделать нельзя, но почему он рассказать не может». Объясняю, что завизировать такой договор не могу, ибо налоговики могут счесть расходы необоснованными, так как для работы для выполнения которой у нас есть своих 300 специалистов, мы зачем-то, согласно договору, привлекаем третьих лиц… Истерика менеджера становится еще больше. Попытки объяснить ему, что я не руководитель организации и если последний захочет, то подпишет оное творение, не помогают. Во всяком случае хотя бы получит внятное объяснение, почему нельзя по-человечески оформить данный договор, что мне сделать не удалось…
На самом деле миссию юриста предприятия в процессе документооборота многие воспринимают несколько странно. Недавно на фейсбуке я прочла мнение одной барышни-менеджера (привожу здесь, ибо полагаю, что она выражает представление о юристе значительного количества людей). «Юрист в отличие от нас, менеджеров, не передовик….Написать правовое заключение, скомпилировав части законов – много ума не надо! Юрист должен на любую мою хотелку менеджера придумать, как это сделать. А если делать так, как говорят юристы, можно вообще закрывать фирму и не работать.» На самом деле, во-первых, внутренний юрист вообще не должен ничего придумывать. На юрфаке учат совсем другому: оценивать договоры, разбираться в судебном процессе и пр. Безусловно, есть специалисты, которые могут что-то придумать, но увы, как правило, это специалисты консалтинга, очень высокой квалификации специализирующиеся в большей степени именно на такой работе и берущие за свою работу столько, что оплата мозговой деятельности подобного специалиста может стоить во много раз больше, чем барыши, которые гипотетически можно получить от реализации априори нецелесообразной прихоти менеджера, если таковые вообще будут (пишу как руководитель консалтинговой компании, которая как раз и занимается поиском нестандартных решений).
Во-вторых, юрист не может давать советы, что делать, ибо, в-третьих, внутренний юрист нужен прежде всего нужен для того, чтобы объективно рассказать собственнику о рисках.
Представим себе, что на стол юриста поступил конкретный договор. Некоторые риски юрист может устранить самостоятельно, путем переговоров с уполномоченными лицами контрагента; некоторые – с помощью менеджера, который ведет данный проект и обсуждает условия работы с контрагентом.
Но может случиться так, что некоторые риски так и не будут устранены, ибо ваш юрист не может принимать решения за вашего контрагента, не может диктовать коммерческие условия менеджерам с обоих сторон и т.д.
Тогда руководитель предприятия может сказать: «Да, условия рискованные, но мы на них пойдем, так как этот клиент нам очень нужен» или «Нет, пусть они принимают наши условия, или сделки не будет».
Для того, чтобы принять решение руководитель должен знать, какие риски остались не устранены после всех согласований, которые юрист должен ему объективно описать.
Представьте себе, что стоит как в сказке столб… На нем написано: «Направо пойдешь – коня потеряешь…налево пойдешь – себя потеряешь и т.д.» Вы же к столбу не будете предъявлять претензии за то, что он вам указывал, куда идти, тем более, что куда идти, он вам и не говорил.
Что происходит на многих предприятиях? Попытка переложить свою ответственность за риски предприятия с его руководителя на эксперта. Многие считают, что хороший юрист, который оперативно визирует все документы (хотя рисков тот не видит или в силу низкой квалификации; или потому что ему просто лень разбираться в том или ином вопросе; или в силу того, что тот просто уже не указывает риски, т.к. ему не очень хочется конфликтовать с не очень умными людьми, пытаясь им же рассказать, какие неприятности могут их ждать после совершения ими того или иного действия. Юрист понимает, что руководитель его компании занимается самообманом, но уже не тратит свои силы на то, чтобы вытащить его из плена иллюзий).
Так и хочется сказать: «Уважаемые инфантильные руководители и менеджеры, если вы не можете воспринимать объективную оценку ситуации – сделайте факсовую подпись якобы существующего на вашем предприятии юриста, ставьте ее на каждый документ самостоятельно до того как его подписать, если факт ее наличия вас успокаивает. А если вы взрослые люди, поймите, что не на каждом договоре будет поставлена виза и при ее отсутствии, зная риски, вам придется взять на себя ответственность и его подписать или от него отказаться».
Ошибка 3. Вначале дело – потом документы
Несколько раз мне приходилось сталкиваться с тем, что вначале де-факто совершалась какая-то операция и только потом подписывались необходимые документы.
Пример 1.
Компания-генподрядчик нашла заказчика. Устно договорилась о договоре подряда. Начала согласовывать с заказчиком договор и одновременно наняла субподрядчиков, которые стали делать работу…. Заказчик старательно тянул резину с согласованием договора, а наш директор пил кучу успокоительных таблеток в день и, когда терпение заканчивалось, то заявлял: «Останавливайте работу», то опять направлял на объект подрядчиков…
Пример 2.
Агентство недвижимости оплатило топ-менеджером прогулку на теплоходе. Когда выяснилось, что оная сумма может быть заплачена только из чистой прибыли, руководство впало в состояние легкого транса и потребовало сделать так, чтобы хоть как-то можно было отнести оные суммы на затраты. Из этой затеи ничего не выходило, ибо замаскировать один договор под другой не получалось никак. Какой отсюда вывод? Вначале согласуйте проект договора, поймите, каковы последствия его реализации – потом начинайте совершать какие-то операции. Даже если это небольшая сумма и мелкая услуга – согласовать текст проекта договора в любом случае можно заранее.
Ошибка 4. Волокита при подписании договоров.
Ситуация 3.
Недавно мне на почту пришло письмо с предложением послушать лекцию про безопасность бизнеса. В конце письма было написано следующее. «Работаем по счетам. Согласовывать договоры на копеечную сумму (цена вопроса – 30.000 р. с участника) некогда, некому, да и не стоит оно того». Мне стало интересно, как много желающих захотят посетить подобное мероприятие, если в конце они прочтут такую фразу (как минимум, удивляло отношение к потенциальным клиентам). Однако, когда я написала статус на своей странице в соцсети, не указав при этом реальной фамилии лектора, приславшего мне спам, опознавшие его друзья и знакомые начали писать комментарии и возмущаться. Смысл их позиции состоял в следующем. На согласование договора уходит много времени и сил. Оплата времени, которое уходит на согласование договора с юристом, финансовым директором и прочими заинтересованными лицами стоит больше, чем сам договор.
На самом деле, волокита – безусловно, плохо. Хотя, честное слово, никогда в жизни не видела людей, которые бы занимались длительным согласованием договора на проведение открытого семинара.
Если семинар открытый, как правило, заказчики их подписывают без внесения правок, если корпоративный – могут высказать какие-то пожелания…. Тем не менее, должны быть установленные сроки и процедуры, дабы не затягивать данный процесс. Некоторые договоры (например, генерального строительного подряда) действительно нуждаются в подтверждении из безопасности и правильности ряда специалистов – юриста, сметчика, специалистов, занимающихся техническими вопросами, финансового директора и т.д. Если речь идет о большом производственном заказе, помимо подобных специалистов необходима еще и подпись главного инженера и т.д. По каким-то вопросам может понадобиться узнать компетентное мнение руководителей цехов, внутренних аудиторов и т.д. В общем, если цепочка длинная и каждое звено в данной цепочке будет держать проект договора у себя очень долго – то его подписания заказчик (подрядчик) может и не дождаться… Еще хуже – если после внесения правок одной из сторон согласования пойдут по второму кругу.
Как повлиять на ситуацию?
Во-первых, из процесса согласования должны быть выкинуты лишние звенья. Может быть какие-то специалисты лишние при согласовании не всех договоров, а договоров определенного вида или договоров на определенную сумму.
Во-вторых, естественно должны быть установлены сроки рассмотрения проекта договора для каждого звена, с которым проект должен быть согласован. При установлении сроков, во-первых, должна быть учтена сложность договора (см. Пример 2), во-вторых, лица, с которыми проект согласовывается, должны иметь достаточно свободного времени, чтобы эти сроки соблюдать (см. Пример 1). Если работы много – а времени мало – пострадает или качество работы или будет допущена волокита.
Приведу конкретный пример.
В одной компании, где мне пришлось работать юристом (а их в отделе было 7) работы было более, чем много. Договоры были сложные, проекты – еще сложнее и чтобы разобраться в той или иной ситуации, необходимо было копаться в ряде нюансов многих отраслей права. Однажды в отпуск решил уйти младший юрист и его работу (причем без доплаты) решили поручить мне. Младший юрист должен был рассматривать 4 договора в день, но суть его работы состояла в том, чтобы убедиться, что договор, который ему в бумажном виде принесли, соответствует одному из шести шаблонов, которые он помнил уже наизусть и что менеджер соответствующего отдела не вписал туда ту или иную норму, отличающуюся от шаблона…. Объяснить, что на выполнение своей работы (предполагающей наличие куда более высоких рисков) мне и без того времени не хватает и что взять, пусть и легкую работу помощника я себе не могу – было проблематично. В результате, когда менеджер приносил мне договор я спрашивала: «Это точно шаблон?» Менеджер кивал. «Точно-точно?» -менеджер начинал кивать еще активнее… «А там точно нет никаких фраз, которых в утвержденном шаблоне нет?» «Нет, — заявлял менеджер…. И клялся всем, чем только мог.» После трех минут таких пыток визу на проекте договора я ставила…. Ибо временной возможности сверять бумажный вариант с шаблонами просто не было… И только когда младший юрист вышел из двухнедельного отпуска, выяснилось, что я завизировала договоры, которые отличались от шаблонов и каждый менеджер-хитрец всунул в шаблон две-три фразы, о наличии которых его очень сильно просил клиент. Если вы хотите, чтобы проекты договоров рассматривались вовремя и при этом было обеспечено качество работы – у любого специалиста, участвующего в согласованиях, должно быть время на то, чтобы прочитать проект, оценить те риски за отсутствие которых он отвечает (налоговые, юридические, технические и пр.), должно быть время, чтобы он проверил сметы и т.д.
Пример 2. В одной компании, где я работала, была норма договоров, которые необходимо рассмотреть за один день – 5 штук. Откуда взялась эта цифра – было не понятно вообще. Некоторые договоры были шаблонными и, чтобы убедиться, что это именно тот шаблон – требовалось минут 10. Рассмотрение договоров на обучение сотрудников занимало минут 15. А вот на сложные договоры, наоборот, было нужно очень много времени. Для того, чтобы рассмотреть многостраничный договор на сумму в несколько миллионов о разработке правовой программы для компании иностранными контрагентами – необходимо разобраться и в технических вопросах, и понять, насколько правильно они отражены с позиции авторского права и понять, в чем различия между нашим авторским правом и правом другой стороны и не повлияют ли они каким-то образом на исполнение договора, и каковы налоговые последствия некоторых весьма специфических формулировок, которые явно надо переписывать и т.д., и т.п. В общем, по-хорошему, разбираться надо было дня полтора, при чем, чтобы при этом тебя никто ни на что другое не отвлекал. Но в регламенте на рассмотрение такого договора предусматривалось около полутора часов. Хорошо, что руководители некоторых подразделений были вменяемые и терпеливо ждали рассмотрения их договора (ибо все лишнее высвободившееся время тратилось на него). Тем не менее, по сути допускалась волокита, ведь договор, который должен был быть рассмотрен за один-два дня из-за наличия других текущих документов на рассмотрении отдавался зачастую в руки начальнику соответствующего отдела через неделю. Определяйте сроки так, чтобы они учитывали, что одна и та же работа имеет разный уровень сложности, а потому может требовать совершенно различное время для выполнения. Совокупность факторов, которые определяют время рассмотрения договора, например, необходимо обсуждать с самими юристами. Так, например, договор, отягощенный иностранным элементом всегда будет рассматриваться дольше, чем договор, где обе стороны российские; если юрист должен своей визой подтвердить отсутствие неблагоприятных налоговых последствий – на рассмотрение договора ему должно быть дано времени больше, чем если он своей визой подтверждает только гражданско-правовые риски; разработка договора естественно займет времени больше, чем рассмотрение готового, уже предложенного контрагентом и т.д., и т.п.
Ошибка 5 Отсутствие процедур и регламентов.
Безусловно, в организации должны быть регламенты организации документооборота, разработанные с участием компетентных специалистов. В регламенте должны быть отражены процедуры по оформлению различной документации и оценке рисков: оформления отпуска (со сроками предоставления документов); увольнения; приема на работу; оформления договоров; составления смет; приказов по личному составу и т.д. В таком случае, когда обязанности лиц, сроки предоставления документов и лица, ответственные за оценку рисков конкретного документа будут названы – скорее всего и не возникнет ситуация, когда рассмотрение документа будет затянуто по времени, а руководитель компании удивиться, что его кто-то не предупредил о рисках….
В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:
-
обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
-
интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
-
увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;
-
совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;
Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.
Основные принципы современного делопроизводства
Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:
-
на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
-
на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
-
на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
-
на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).
В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.
Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).
Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.
Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России надлюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации[1].
Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.
Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.
Метод «больших корзин» при определении сроков хранения документов
Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения.
При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Кстати, такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.
Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.
В России примеры использования подобного подхода хотя и редки, но есть. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, в ст. 150 для целой группы документов установлен один срок хранения – 5 лет, в графе «Вид документа» указано: «Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)». На практике это означает, что если законодательством или каким-либо локальным нормативным документом будет введена новая разновидность первичной бухгалтерской документации, она автоматически получает пятилетний срок хранения.
Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности
Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.
Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.
Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа.
Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъявляются более жесткие требования, чем к аналогичным бумажным документам, да и их «технические» особенности создают дополнительные сложности:
-
электронные документы легко модифицируются, легко копируются;
-
существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;
-
стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;
-
существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.
Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. . прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.
В этой связи представляет особый интерес совместный технический отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие специалисты из государственных ведомств, представители бизнеса и юристы.
Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:
-
разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;
-
управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;
-
использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.
Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.
Опыт также показывает, что для автоматизации массовых рассылок извещений и других подобных документов необходимо, по мере возможности, отказаться от использования подлинных подписей и печатей на таких документах. В этом плане интересен опыт Евросоюза, где соответствующие европейские директивы запрещают национальным правительствам требовать наличие личных подписей на электронных счетах и счетах-фактурах.
Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики». В настоящее время можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управления электронными документами.
Сегодня известны два основных метода организации хранения электронных документов (которые могут использоваться и в комбинации). Первый метод предусматривает хранение документов на съемных носителях, предпочтительно, на носителях однократной записи типа WORM (CD, DVD и т.п.). При использовании второго метода документы онлайн хранятся в системах электронного документооборота или электронных архивах (ЭА). В этом случае защита целостности и аутентичности обеспечивается средствами СЭД/ЭА.
За рубежом накоплен большой опыт использования государственного регулирования в целях обеспечения качества и совместимости программного обеспечения и аппаратных средств, закупаемых государственными органами как для внутреннего использования, так и для решения задач в рамках программы создания «электронного правительства». Особо следует отметить стандарты функциональных требований к СЭД (в США это DoD 5015.2, в Европе – MoReq2).
Оперативное использование электронных документов
К настоящему времени уже известен интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.
Понятие «электронного документа». Если ранее к электронным документам относили те документы, для создания, обработки, передачи и хранения которых использовались электрические, магнитные и т.д. технологии (например, факсы), то сегодня к электронным относят те документы, с которыми невозможно работать без помощи вычислительной техники. С этой точки зрения данные, закодированные при помощи двумерного штрих-кода, рассматриваются (при наличии необходимых реквизитов) как электронный документ на бумажном носителе.
Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:
-
документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;
-
записи в базе данных;
-
таблицы в базе данных;
-
формы ввода-вывода, связи и т.д.;
-
журналы аудита и т.п.;
-
база данных целиком;
-
создаваемые на основе базы данных выходные документы;
-
документация, описывающая базу данных;
-
программное обеспечение и документация к нему.
Принципы регистрации документов. В XX в. многие западные страны отказались от традиционного для нашей страны принципа строгой регистрации документов. Сегодня наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе (т.к. регистрация является естественной функциональной возможностью любой СЭД), с другой – отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.
Электронная почта. Электронная почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Эта технология стала ключевой для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах признаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.
Использование электронных подписей и иных средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте у нас рассматривается как панацея ото всех бед, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. Вместе с тем использование ЭЦП без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.
Стандарты в области делопроизводства и документооборота. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.
Стандарты рассматривают следующие вопросы:
-
требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);
-
требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;
-
требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;
-
требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;
-
требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;
-
инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.
Кратко- и среднесрочное хранение и уничтожение документов
Одним из направлений развития СЭД является дальнейшее расширение их возможностей организации хранения и уничтожения документов. Уже сегодня действующее российское законодательство устанавливает для некоторых видов электронных документов весьма длительные сроки хранения. Для исполнения этих требований СЭД должны иметь соответствующие функциональные возможности.
Все более востребованы системы, поддерживающие работу с различного рода досье, которые в большом количестве создаются и коммерческими, и государственными организациями. Это мировая тенденция (сегодня требования к ведению досье стали закладываться в новые версии государственных требований к системам электронного документооборота развитых стран мира).
Программа хранения и определения судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя:
-
сроки хранения документов,
-
действия с документами по истечении сроков хранения, такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям и т.д.
-
меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить уничтожение документов.
Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера нашей профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата.
[1] См., например, ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология – Практические правила управления информационной безопасностью».
(«Секретарь-референт» № ) #2017
Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Источник:
http://www.profiz.ru/sr/5_2008/problemy_sovr_deloproizv/#_ftnref1
- Какое значение вы придаете документообороту на предприятии?
- Какова роль документооборота как управленческого инструмента?
- Используются ли государственные делопроизводственные стандарты и методические разработки в сфере документоведения?
- Какую роль в оптимизации управления играет электронный документооборот?
- Какие критерии выбора систем электронного документооборота вы используете?
- Должен ли документооборот на предприятии в перспективе целиком стать безбумажным?
- Какие типичные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?
Какое значение вы придаете документообороту на предприятии?
Документооборот предприятия отображает движение элементов материальных, финансовых, информационных потоков, а также потоков кадров, работ и директив 1.
В условиях системной организации значение документооборота трудно переоценить.
- Во-первых, документооборот — это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;
- Во-вторых, документооборот — это учет и контроль результатов деятельности;
- В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;
- В-четвертых, — это средство для управления предприятием.
Вернуться в начало
Какова роль документооборота как управленческого инструмента?
Инфраструктурой управления предприятием являются информационные коммуникации и информационные технологии. Информационные технологии включают, наряду со средствами обработки данных, показателями и формами документов — порядок движения, оформления и обработки документов. Последние позиции относятся к документообороту.
Основой для принятия решений и последующих действий по их реализации является информация. Документы — это легитимные носители информации. Документы содержат в себе информацию, побуждающую к действию, а также информацию, обеспечивающую деятельность.
Информация, документы — это ресурсы для управления и функционирования.
Вернуться в начало
Используются ли государственные делопроизводственные стандарты и методические разработки в сфере документоведения?
Крупные предприятия и корпорации стремятся организовать документооборот по образу и подобию государственных учреждений. В этом случае используются государственные стандарты и принятые методики документоведения.
Для малых и средних компаний, в силу малочисленности персонала и неглубокой специализации, технологии, культивируемые в государственных предприятиях, весьма обременительны, хотя отдельные руководители, понимающие толк в управлении, считают, что затраты на поддержание документальной бюрократии оправдывают себя. Я присоединяюсь к этому мнению. Эффективно организованный документооборот сокращает время поиска информации для выработки решений, укорачивает функциональные циклы и в итоге оборачиваемость капитала. Однако переход на новую информационную культуру требует больших усилий и затрат.
Вернуться в начало
Какую роль в оптимизации управления играет электронный документооборот?
Я не применял бы в этом случае термин оптимизация, который заимствован из математики. Оптимальный вариант — значит лучший из всех допустимых. В управлении такого не бывает, поскольку решения принимаются при недостатке информации. Это означает, что мы не можем определить, какой вариант будет действительно оптимальным.
Я бы сформулировал вопрос следующим образом: Что дает электронный документооборот для повышения эффективности управления?
С моей точки зрения электронный документооборот любого поставщика, работающего на рынке более 10 лет, повышает управляемость и прозрачность предприятия.
Электронный документооборот обеспечивает скорость движения информации, эффективный контроль, учет и доступ к документам, а также большую конфиденциальность.
Вернуться в начало
Какие критерии выбора систем электронного документооборота вы используете?
Все зависит от финансовых возможностей предприятия и способности его воспринять революционизирующую технологию, а самое главное новую организационную культуру.
Большинство отечественных малых, а тем более больших корпораций, монополий, находящихся вне конкуренции, такими качествами не обладают. Однако, руководителям и больших, и малых предприятий приходится все же принимать решений по развитию документооборота и делопроизводства.
Для малых предприятий важным является возможность постепенного, помодульного внедрения функций и рабочих станций, по мере финансовых возможностей и вживления функциональностей новой технологии. Соответственно должно быть поэтапное внедрение модулей и функции электронного документооборота. Ни в коем случае нельзя поддаваться давлению поставщика приобрести «не менее установленного числа рабочих станций и функциональных модулей».
Другими факторами являются опыт и имя поставщика на рынке программных продуктов, а также логичность меню, простота интерфейсов и доступность для понимания инструктивных материалов.
Немаловажным фактором является способность электронного документооборота интегрироваться в действующую практику управления потоками работ.
Прежде всего надо четко понимать место документооборота на карте бизнес- процессов. Без этого возможности электронного документооборота не будут использованы в полной мере.
Вернуться в начало
Должен ли документооборот на предприятии в перспективе целиком стать безбумажным?
Хотелось бы. Хотя бы в части копий документов. Думаю, что лет через 10…
Вернуться в начало
Какие типичные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?
Документооборот — сам по себе, а бизнес-процессы — сами по себе.
- Документооборот не достаточно интегрирован в систему управления. Это означает, что документооборот не интегрирован в систему бизнес-процессов. При этом, например, директивы сами по себе, информационные потоки сами себе. Суть в том, что каждая директива для своего воплощения требует информационного обеспечения (нормативных документов, технологических описаний и т.п., образцов документов из прошлого опыта). Документооборот, как часть информационной системы управления, например, офисом выполняет ту же функцию, что и подготовка производства на машиностроительном заводе. Документооборот обслуживает основную деятельность.
- Нельзя подчинять функции делопроизводства функциональным руководителям начальнику АХО, руководителю IT подразделения, директору по финансам и т.п. Делопроизводство и управление документооборотом необходимо возложить на исполнительного директора, который должен быть первым заместителем руководителя предприятия. Функция делопроизводства входит в состав информационно-обеспечивающего комплекса, который включает:
- методологическое направление, возглавляемое квалифицированным системным аналитиком;
- информационно-техническое обеспечение (IT);
- координацию и регулирование движения информации, включая недокументированную (делопроизводство, архив);
- информационное обслуживание функционирования (экспертиза, кодирование, формирование базы знания, поиск, комплектование);
- информационную логистику (почтовые отправления, курьерские функции).
- Не желательно децентрализованное хранение документов (создание и ведение локальных архивов по функциональной принадлежности).
- Недопустимо децентрализованное управление движением документов.
- Отсутствие стратегии развития информационного обеспечения.
- Вред также наносят:
- несопряженность баз данных;
- отсутствие учета о состоянии и движении документов;
- неупорядоченность форм и реквизитов документов.
Вернуться в начало
1 Директива — управленческое решение в документированной форме: приказа, распоряжения, протокола, резолюции на документе, плана, программы, графика, документированного устного распоряжения.