Все материалы сюжета
«Инвентаризация»
Если ошибки, допущенные в ходе инвентаризации, приведут к искажению отчетности на 10% и более, администрацию могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 5 до 10 тыс. руб. Возможны и другие неприятные последствия.
Предлагаем ознакомиться с перечнем ошибок, которые чаще всего компании допускают в ходе годовой ревизии, чтобы их избежать или вовремя исправить. И конечно, даем ссылки на материалы системы КонсультантПлюс, где вы можете получить дополнительную информацию по вопросу или скачать образцы документов. Все материалы системы можно смотреть бесплатно, оформив пробный доступ.
|
Документ / Процедура |
В чем ошибаются |
Ссылка на материал КонсультантПлюс |
|
Приказ об инвентаризации |
Не указаны или не заполнены обязательные реквизиты: даты начала и окончания инвентаризации, состав комиссии, перечень проверяемых имущества и обязательств, порядок инвентаризации |
Образец приказа об инвентаризации |
|
Неправильный состав комиссии: включены лица, которых в ней быть не должно, например, МОЛ, или нет тех, кто должен входить в комиссию |
Кто может и кто должен входить в состав инвентаризационной комиссии |
|
|
Сроки в приказе не соответствуют масштабу инвентаризации. Часто бывает, что фронт работ большой, а период инвентаризации пара дней. Это укажет на то, что ревизия была формальной, и даст повод усомниться в результатах |
В какие сроки проводят инвентаризацию |
|
|
Действия до начала инвентаризации |
От МОЛ не получены приходно-расходные документы и расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на проверяемое имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны |
Образец расписки материально ответственного лица перед началом инвентаризации |
|
Начало инвентаризации |
На инвентаризации отсутствует член комиссии или МОЛ. Отсутствие члена инвентаризационной комиссии является основанием для признания ее результатов недействительными. Такие же последствия грозят, если член комиссии распишется на документах, но затем выяснится, что присутствовать на ревизии он не мог физически (например, болел, был в командировке и т. п.). Если кто-то из комиссии не пришел, и оперативная замена по приказу руководителя невозможна, инвентаризацию следует отложить, приостановить. Отсутствие МОЛ может повлечь не только недействительность результатов, но и сложности с взысканием ущерба, если обнаружится недостача. В таких случаях инвентаризация также откладывается. Исключением является случай, когда присутствие МОЛ невозможно в течение длительного периода времени (в том числе по болезни) или МОЛ уклоняется от участия в инвентаризации |
Как провести инвентаризацию без МОЛ |
|
Собственно инвентаризация |
Здесь ошибки могут быть самыми разными, всё зависит от участка (вида имущества или обязательств), который проверяется, например:
|
Вам в помощь Путеводитель по годовой бухотчетности, раздел «Инвентаризация» |
|
Оформление итоговых документов |
При инвентаризации последовательно оформляются:
При формировании этих документов следует не только соблюдать правила их оформления (проставлять прочерки и все обязательные записи, подводить итоги и пр.), но и обращать внимание на хронологию издания документов и временные промежутки, приходящиеся на каждый этап, фиксируемый соответствующим документом. Даже если время не отпечатывается на бумажном носителе, хронологию легко отследить в вашем ПО. Нестыковки или нереальность временных затрат могут повлечь претензии к результатам инвентаризации от контролеров, аудиторов и пр. |
Подборка форм по инвентаризации |
См. также нашу статью «Инвентаризация в условиях коронавируса (рекомендации, образцы)».
Возможные ошибки при инвентаризации и их последствия
На чтение 4 мин Просмотров 971 Опубликовано 09.08.2021
От ошибок не застрахован никто и не ошибается тот, кто ничего не делает. Поэтому с целью предотвращения возможных негативных последствий признания результатов инвентаризации недействительной рассмотрим ошибки, которые могут возникнуть при ее проведении.
Содержание
- Таблица возможных ошибок и последствий
- Непроведение инвентаризации
- Неотражение, несвоевременное отражение в учете результатов инвентаризации
- Ошибки полноты проводимой инвентаризации
- Ошибки оформления документов в ходе инвентаризации
- Процедурные ошибки
Таблица возможных ошибок и последствий
| № | Ошибка | Содержание | Пункт Методических указаний* | Последствия (ссылка на нормативный документ) |
| 1 |
Непроведение инвентаризации |
Обязанность подтверждения годовой отчетности данными инвентаризации закреплена за всеми хозяйствующими субъектами. При непроведении инвентаризации контролирующие органы, имея доказательную базу, могут сделать вывод о недостоверности отчетности (ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г.). | 1.3., 1.5. | ст. 120 НК РФ, 15.11 КоАП РФ. |
| 2 |
Неотражение, несвоевременное отражение в учете результатов инвентаризации |
Расхождения подлежат отражению в учете в том же месяце, итоги годовой инвентаризации — в бухгалтерских отчетах соответствующего года (п. 4 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г.). Итог, как и в п. 1 недостоверность отчетности. | 5.5. | |
| 3 |
Ошибки полноты проводимой инвентаризации |
|||
| 3.1. | Не проведена инвентаризация кредиторской задолженности | Инвентаризация кредиторской задолженности позволяет выявить долги, невозможные к взысканию – по которым истек срок исковой давности, либо кредитор исключен из ЕГРЮЛ. Если данные суммы не были найдены и отражены в доходах отчетного периода, то результатом становится занижение налоговой базы, а значит доначисление налогов, штрафы и пени. | 3.44.-3.48. | п. 1 ст. 122 НК РФ |
| 3.2. | Не проведена инвентаризация дебиторской задолженности | По аналогии с предыдущим пунктом, инвентаризация дебиторской задолженности позволяет выяснить действительный размер данной статьи актива, отследить сроки исковой давности и в итоге сформировать резерв по сомнительным долгам. При пропуске данного блока инвентаризации есть риск несвоевременного списания долгов, завышения налоговой базы и переплаты налогов. Инвентаризация дебиторской задолженности является обязательным условием для формирования резервов по сомнительным долгам и отражения их в расходах. Итог – занижение налоговой базы, доначисление налога, штрафы и пени. Пропуск срока исковой давности также может стать фатальным в претензионно-исковой работе. | 3.44.-3.48. | п. 1 ст. 122 НК РФ,
п. 2 ст. 199 ГК РФ |
| 3.3. | Не проведена инвентаризация резервов | Проведение инвентаризации резервов предстоящих расходов на оплату отпусков и резервов по сомнительным долгам обязательно при пересмотре резервов на следующий налоговый период. Таким образом, ошибки в расчетах резерва могут стать причиной занижения налоговой базы, доначисления налогов, штрафов и пени. | 3.49.-3.55. | п.1 ст. 122 НК РФ |
| 4 |
Ошибки оформления документов в ходе инвентаризации |
|||
| 4.1. | В приказе о проведении инвентаризации утверждены не все необходимые данные: срок проверки, состав комиссии | Отсутствие вышеупомянутых данных влечет за собой недействительность проведенной инвентаризации | 2.1., 2.3. | ст. 120 НК РФ,
15.11 КоАП РФ. |
| 4.2. | Ошибки и исправления в описи не заверены надлежащим образом | Незаверенные исправления могут быть признаны недействительными. | 2.9. | |
| 4.3. | В описях не подведены итоги на каждой странице, есть незаполненные строки | Риск дополнения данных заинтересованными лицами. Итог — недостоверность отчетности. | 2.9. | |
| 5 |
Процедурные ошибки |
|||
| 5.1. | Инвентаризация проведена в отсутствие материально-ответственного лица | При выявлении недостачи у виновного лица есть все основания оспорить сей факт и избежать наказания. | 2.8. | ст. 120 НК РФ,
15.11 КоАП РФ. |
| 5.2. | На начало инвентаризации у материально-ответственного лица не получена расписка о том, что все документы движения проверяемых ценностей сданы в бухгалтерию | Есть вероятность получить неправильные данные и необходимость повторного проведения инвентаризации. В случае недостач материально-ответственное лицо имеет основания оспорить свою вину. | 2.4. | |
| 5.3. | Посторонние лица имели доступ в помещения, в которых проводилась инвентаризация | Есть риск хищений материальных ценностей, а также подлога документов, занесения в них неверных данных заинтересованными лицами. Итог – признание инвентаризации недействительной и недостоверность отчетности | 2.12. | |
| 5.4. | Во время инвентаризации отсутствовал один или несколько членов комиссии | Результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными. Этих последствий можно избежать, если приказом руководителя утвердить замещающих лиц. Либо в момент утверждения комиссии на начальном этапе предусмотреть все варианты замен на случай болезни, отпуска, командировки и других непредвиденных обстоятельств | 2.3. |
*— Методические указания по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина № 49 от 13.06.95г.
Таким образом, знание основных правил проведения инвентаризации застрахует от ошибок, которые могут возникнуть на практике, позволит ускорить данный процесс и использовать данный инструмент контроля на практике, дисциплинируя работников организации и повышая качество учетной информации.
Автор материала:
Светлана Дьякова
Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки
Когда организация обязана провести инвентаризацию
Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность мероприятия, превращая его в формальность. Однако только в ходе инвентаризации можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, cкорректировать учет и минимизировать налоговые риски.
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Случаи, когда инвентаризация обязательна:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- других случаях, предусмотренных законодательством.
Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.
Основные средства необходимо проверять раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить инвентаризацию. Для этого ему необходимо определить количество мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой инвентаризации (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).
Что проверяют при инвентаризации
Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств независимо от их местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по подразделениям.
В обязательном порядке необходимо проверить:
Как заботать с запасами
Учет запасов согласно ФСБУ и требования к инвентаризации
Программа курса
- нематериальные активы;
- основные средства;
- финансовые вложения;
- товарно-материальные ценности;
- незавершенное производство и расходы будущих периодов;
- деньги, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
- расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
- резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
- активы и обязательства компании.
Обратите внимание: проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет, например, арендованные основные средства, товары, полученные на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку, и пр.
Каков порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).
Комментирует Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы: «Необязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».
Основные этапы инвентаризации:
- Предварительная подготовка:
- издать приказ о проведении инвентаризации;
- сформировать инвентаризационную комиссию;
- определить сроки проведения и видов инвентаризуемого имущества;
- получить расписки от материально ответственных лиц и т.д.;
- распечатать инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.
Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
- Проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
- Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
- Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе надо привести данные бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации, выявить виновных в неправильном учете имущества и привлечь их к административной ответственности.
Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:
- Инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
- Записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.
Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.
Что делать, если выявлены излишки имущества
Зачастую при инвентаризации выявляются лишние материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершенные во время прежних контрольных и учетных мероприятий.
В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».
Пример 1. В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб. Бухгалтер делает следующую проводку:
Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов
Пример 2. Организация в ходе проведения ежегодной инвентаризации выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 руб. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:
Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов
Необходимо установить и причины возникновения излишков, и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
Как заботать с запасами
Учет запасов согласно ФСБУ и требования к инвентаризации
Программа курса
Если выявленные материалы или товары неликвидны или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.
В налоговом же учете доход в виде стоимости выявленных излишков материально-производственных запасов и прочего имущества признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и п. 6 ст. 274 НК РФ).
Какова ответственность за непроведение инвентаризации
Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Но ФНС может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения. Сделать это за предыдущие периоды непросто, но ничего невозможного нет.
|
Ошибка |
Как должно быть |
|---|---|
|
Нарушен порядок проведения инвентаризации |
|
|
Не утверждены порядок проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии и сроки проведения инвентаризации |
Приказ нужно составить по форме № ИНВ-22. Его можно дополнить необходимыми реквизитами |
|
Не получены расписки от материально ответственных лиц о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию |
До начала инвентаризации материально ответственные лица дают расписки в инвентаризационных описях по формам №№ ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-16 и в акте по форме № ИНВ-15. Имущество, которое поступит или будет отпущено во время инвентаризации, заносится в отдельные описи (п. 3.18, 3.19 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) |
|
Открыт доступ посторонних лиц к помещениям, в которых проводится инвентаризация |
По правилам перед уходом комиссия опечатывает помещения, где хранятся материальные ценности. В обеденный перерыв, ночное время требуется хранить описи в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (п. 2.12 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). В приказе о назначении инвентаризации нужно указать ответственных лиц, в сейфе у которых будут храниться инвентаризационные описи (кассир, главный бухгалтер или руководитель) |
|
Отсутствуют некоторые из членов комиссии (болезнь, отпуск, командировка) |
На время отсутствия одного из членов комиссии инвентаризация приостанавливается. Либо его можно заменить другим сотрудником, зафиксировав это в приказе руководителя. Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии будет являться основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) |
|
Не проводится инвентаризация дебиторской задолженности |
Для обоснования списания безнадежных долгов организация должна проводить инвентаризацию дебиторской задолженности (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, письмо УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630) Результаты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами отражаются в акте по форме № ИНВ-17 |
|
Неправильно оформлены результаты инвентаризации |
|
|
Несвоевременно отражены результаты инвентаризации |
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация завершена. Если инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты отражаются в бухгалтерской отчетности за год (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) |
|
Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре |
Инвентаризационные описи составляются не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). По имуществу, которое находится на ответственном хранении, в аренде, составляются отдельные описи (п. 2.11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Их лучше составить в трех экземплярах, чтобы передать один из них собственнику имущества. Форму такой описи можно утвердить самостоятельно, взяв за основу форму № ИНВ-1 |
|
В описи есть ошибки и исправления, которые не подписаны и не заверены членами комиссии |
Чтобы внести исправления, нужно во всех экземплярах описей зачеркнуть неправильную запись и поставить над ней правильные данные. Исправления заверяются подписями всех членов комиссии и лиц, ответственных за сохранность имущества, по которому делаются исправления (п. 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) |
|
В описи не подведены итоги по каждой странице, есть незаполненные строки |
На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и их общий итог в натуральных показателях. Незаполненные строки прочеркивают (п. 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) |
|
На последней странице описи отсутствует подпись материально ответственного лица об отсутствии претензий к комиссии и приеме имущества на ответственное хранение |
В конце описи по формам №№ ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-16 должна быть расписка материально ответственного лица в том, что проверка проводилась в его присутствии, у него нет претензий к комиссии и он принял на хранение имущество, указанное в описи (п. 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) |