- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Ошибки при заполнении транспортной накладной
Ошибки при заполнении транспортной накладной
Подборка наиболее важных документов по запросу Ошибки при заполнении транспортной накладной (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Транспортная накладная:
- Грузоотправитель в транспортной накладной
- Грузополучатель в транспортной накладной
- Исправления в транспортной накладной
- Когда оформляется транспортная накладная
- Кто выписывает транспортную накладную
- Ещё…
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Ошибки при заполнении транспортной накладной
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как заполнить транспортную накладную
(КонсультантПлюс, 2022)В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении бумажной транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021, Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33):
Нормативные акты: Ошибки при заполнении транспортной накладной
Добрый день!
Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем:
Применимые нормы: п. 2 ст. 785 ГК РФ, п. 20 ст. 2, ч. 1, 2 ст. 8 Устава автомобильного транспорта
Форма транспортной накладной приведена в Приложении 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Обычно накладную выписывает грузоотправитель, но в ее оформлении участвуют также перевозчик и грузополучатель.
Каждому транспортному средству, перевозящему груз, должна соответствовать своя отдельная накладная (п. 12 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). Транспортная накладная составляется в бумажном виде, а с 1 января 2022 г. может быть составлена в форме электронного документа. При оформлении на бумажном носителе подготавливается три экземпляра (оригинала) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика (п. 10 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). Накладную подписывают грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик или их уполномоченные лица. Если сформирован электронный документ, используются усиленные квалифицированные электронные подписи (п. п. 6, 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
В рассматриваемой ситуации полагаем, что форма транспортной накладной установлена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом. Обычно грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель заполняют ее каждый в своей части. Транспортная накладная составляется на бумажном носителе (с 01.01.2022г. ее можно составить и в виде электронного документа.
Обоснование:
1. Общие правила заполнения транспортной накладной
Общих правил, которых должны придерживаться все лица, заполняющие накладную, немного.
Так, если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) накладной, в них могут быть поставлены прочерки. Необязательно заполнять те разделы, которые имеют отметку «(при необходимости)» (п. 2.9
Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105), п. 10 Правил перевозок груза автомобильным транспортом, Письмо
Минтранса России от 26.03.2021 N Д3/6976-ИС).
Заверять транспортную накладную печатью не надо. Это не предусмотрено ее формой.
Отсутствие печати в транспортной накладной налоговых рисков не влечет. Но и наличие печати ошибкой не будет.
В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9
Закона N 402-ФЗ, п. п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н, п. 11 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):
1) ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
2) вносят корректную запись;
3) делают оговорку «исправлено» и указывают дату исправления;
4) заверяют исправления подписями составивших ее лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
Изменение условий перевозки груза, произошедшее в пути, в том числе переадресовка груза, не является ошибкой. Такие изменения перевозчик (водитель) отмечает в разд. 12
или разд. 14
транспортной накладной (п. 30 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом).
2. Как грузоотправителю заполнять транспортную накладную
Грузоотправитель заполняет разд. 1
— 7, разд. 15, 16 (в своей части) и разд. 17
— в случае, если составляется акт о нарушении со стороны перевозчика или грузополучателя.
Транспортную накладную оформляйте в следующем порядке.
В верхней части накладной проставьте:
в ячейках «Дата» и «N»
— дату и номер накладной;
в ячейке
«Экземпляр N» — номер экземпляра накладной;
в ячейках «Дата» и «N»
— дату и номер заказа (заявки).
В разд. 1
«Грузоотправитель» транспортной накладной укажите:
-
фамилию, имя, отчество (при наличии), ИНН, адрес места жительства и номер телефона физлица-грузоотправителя;
-
полное наименование, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона организации-грузоотправителя.
Если по договору перевозки оплатить ее обязан экспедитор, то он является грузоотправителем. Соответственно, в разд. 1
укажите сведения об экспедиторе. Одновременно проставьте отметку «является экспедитором». В таком случае в разд. 1а
при необходимости отразите информацию из договора транспортной экспедиции о клиенте экспедитора (Письмо
Минтранса России от 26.03.2021 N Д3/6976-ИС).
Вы можете включить в транспортную накладную реквизиты, позволяющие отразить конкретные обстоятельства исполнения договора перевозки указанными в этом документе лицами (в частности, именование лиц, кроме грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, имеющих то или иное отношение к перемещению груза в рамках конкретного договора перевозки, — клиента, экспедитора, выступающего в роли грузоотправителя, и (или) лица, от которого забирается груз). Однако это не изменяет имеющиеся в отдельных случаях перевозок взаимоотношения сторон по договору транспортной экспедиции, не накладывает на эти стороны дополнительные обязанности и не освобождает их от использования документов, предусмотренных гл. 41
ГК РФ для оформления операций по заключению и исполнению договора транспортной экспедиции. Аналогично включение в форму транспортной накладной реквизитов, отражающих порядок исполнения обязательства грузоотправителя, например, указание лица, которое гасит его кредиторскую задолженность перед перевозчиком, напрямую не несет налоговых последствий (Письмо
ФНС России от 27.05.2021 N ЕА-4-26/7321@).
В разд. 2
«Грузополучатель» транспортной накладной укажите:
-
фамилию, имя, отчество (при наличии), ИНН, адрес места жительства и номер телефона грузополучателя — в случае доставки груза физическому лицу;
-
полное наименование, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона — в случае доставки груза организации.
В разд. 3
«Груз» можно указать как точную номенклатуру, так и обобщенное отгрузочное наименование всей партии груза.
Определите массу груза и впишите ее в специально выделенную в разд. 3
строку (ст. 12
Устава автомобильного транспорта, п. 75 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом).
Массу груза определяют взвешиванием (п. 54 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом):
Способ определения массы груза укажите в этой же строке. Обязанность приводить эту информацию предусмотрена ч. 3 ст. 12
Устава автомобильного транспорта, п. 55 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом.
Если груз штучный либо находится в таре или упаковке, укажите количество грузовых мест, массу нетто и брутто грузовых мест в килограммах, габаритные размеры в метрах, объем грузовых мест в кубических метрах (п. 53 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом).
В случае перевозки опасного груза приведите отгрузочное наименование и информацию о каждом опасном веществе, материале или изделии в соответствии с ДОПОГ.
Важно! За неуказание в транспортной накладной особых отметок или необходимых при перевозке груза мер предосторожности либо за искажение сведений о свойствах груза, в том числе о его массе, габаритах, состоянии и степени опасности, с грузоотправителя может быть в пользу перевозчика взыскан штраф в размере 20% провозной платы (ч. 3 ст. 35
Устава автомобильного транспорта).
Определите объявленную стоимость (ценность) груза и впишите ее в специально выделенную в разд. 3
строку. По нашему мнению, вопрос о том, нужно ли при этом учитывать НДС, необходимо решать в каждом конкретном случае исходя из того, повлечет ли неполучение этих сумм реальный ущерб (п. 14 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
Важно! Объявление ценности груза не допускается, если (п. 78 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):
— груз подлежит перевозке навалом, насыпью или наливом;
— груз опломбирован грузоотправителем;
— груз является скоропортящимся или опасным;
— по одной транспортной накладной перевозится часть груза.
В разд. 4
«Сопроводительные документы на груз» укажите:
-
перечень прилагаемых к накладной документов, предусмотренных санитарными, таможенными, карантинными и иными правилами в соответствии с законодательством РФ (для опасных грузов — предусмотренных ДОПОГ), либо регистрационные номера этих документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах;
-
перечень прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений, разрешений и иных документов, наличие которых установлено законодательством РФ, либо регистрационные номера документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах;
-
реквизиты прилагаемого к накладной документа, подтверждающего отгрузку товаров (наименование, номер, дата документа об отгрузке, наименование и ИНН продавца и покупателя).
В разд. 5
«Указания грузоотправителя» приведите:
-
тип, марку, грузоподъемность, вместимость и другие параметры транспортного средства, необходимые для перевозки груза;
-
указания, необходимые для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных и прочих требований, установленных законодательством РФ;
-
рекомендации о предельных сроках и температурном режиме перевозки, сведения о запорно-пломбировочных устройствах (в случае их предоставления), объявленную стоимость (ценность) груза, информацию о запрете на перегрузку груза.
В разд. 6
«Прием груза» впишите лицо, от которого забирается груз, адрес, по которому перевозчик должен принять груз к перевозке, а также дату и время, в которое он должен прибыть для получения груза.
При погрузке укажите:
-
фактические дату и время прибытия и убытия транспортного средства;
-
фактическое состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования;
-
массу груза, если договором перевозки обязанность указывать массу не возложена на перевозчика (п. 55 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом);
-
количество грузовых мест.
Сведения, приведенные в разд. 6
транспортной накладной, заверяются подписями лица, от которого забирается груз, а также (при необходимости) грузоотправителя. Укажите их должности и расшифруйте подписи. Грузоотправителю надо проконтролировать, чтобы водитель, забирающий груз, тоже поставил подпись с расшифровкой (п. 10 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
Не отражайте данные о лице, которому до погрузки передали груз по документам, если фактически его не перемещали (Письмо
Минтранса России от 26.03.2021 N Д3/6976-ИС).
3. Как перевозчику заполнять транспортную накладную
Перевозчик при рассмотрении заказа (заявки) по согласованию с грузоотправителем определяет условия перевозки груза и заполняет в транспортной накладной разд. 8
— 11, 13, 15 и 16 (в части перевозчика) (форма транспортной накладной). При погрузке перевозчик в своей части заполняет разд. 6, а при разгрузке — разд. 7
(тоже только в своей части). При необходимости перевозчик заполняет разд. 12
«Оговорки и замечания перевозчика», 14
«Переадресовка», 17 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков» (п. п. 28, 30 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
В разд. 6
«Прием груза» водитель перевозчика в присутствии работника грузоотправителя заверяет своей подписью информацию, которую указал в разд. 6 работник грузоотправителя при погрузке.
В разд. 7
«Сдача груза» водитель перевозчика в присутствии работника грузополучателя заверяет своей подписью информацию, указанную работником грузополучателя в разд. 7 при разгрузке.
В разд. 8
«Условия перевозки» указывают, в частности:
-
сроки, по истечении которых грузоотправитель и грузополучатель вправе считать груз утраченным;
-
форму уведомления о проведении экспертизы для определения размера фактической недостачи, повреждения (порчи) груза;
-
размер платы и предельный срок хранения груза в терминале перевозчика;
-
размер штрафа за невывоз груза по вине перевозчика, просрочку его доставки и порядок исчисления срока просрочки;
-
размер штрафа за непредъявление транспортных средств для перевозки груза, за их задержку (простой).
В случае отсутствия записей (наличия прочерков) в разд. 8
«Условия перевозки» или отдельных его строках к перевозке груза применяются условия, предусмотренные Уставом
автомобильного транспорта (п. 13 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
В разд. 9
«Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению» необходимо указать дату принятия заказа (заявки), фамилию, имя, отчество (при наличии), должность лица, принявшего заказ (заявку) к исполнению, и заверить эти данные подписью.
В разд. 10
«Перевозчик» укажите:
-
фамилию, имя, отчество (при наличии), ИНН, адрес места жительства, номер телефона — если перевозчиком является ИП;
-
наименование, адрес места нахождения, ИНН, номер телефона — если перевозчиком является организация;
-
фамилию, имя, отчество (при наличии), ИНН водителя (водителей) и данные о средствах связи с ним (при наличии).
В разд. 11
«Транспортное средство» приводят сведения о транспортном средстве, выделенном для перевозки груза, а также тип владения им.
Раздел 12
«Оговорки и замечания перевозчика» заполняется, если есть замечания к фактическому состоянию груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования при приеме и сдаче груза или изменились условия перевозки при движении (выгрузке) (п. 28 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
В разд. 13
«Прочие условия» при необходимости указывают информацию о номере, дате и сроке действия специального разрешения, а также о маршруте перевозки опасных грузов или перевозки груза тяжеловесным и (или) крупногабаритным транспортным средством.
Раздел 14
«Переадресовка» заполняется водителем в случае изменения в пути следования адреса доставки груза.
В разд. 15
«Подписи сторон» документ должен подписать перевозчик (уполномоченное лицо) (п. 10 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
В разд. 16
«Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы (при необходимости)» указываются:
-
стоимость услуг перевозчика, порядок расчета провозной платы;
-
размер провозной платы (указывается после окончания перевозки);
-
расходы перевозчика и предъявляемые грузоотправителю платежи за проезд по платным автомобильным дорогам, перевозку опасных грузов и грузов, перевозимых тяжеловесным или крупногабаритным транспортом (с учетом оплаты при получении специального разрешения), расходы на уплату таможенных пошлин и сборов, выполнение погрузочно-разгрузочных работ, а также выполнение работ по промывке и дезинфекции транспортных средств;
-
прочие расходы перевозчика;
-
сумма НДС, включенная в провозную плату (п. 4 ст. 168
НК РФ); -
полное наименование, адрес и банковские реквизиты организации-плательщика (если эти данные не были заполнены грузоотправителем);
-
полное наименование организации (перевозчика), ИНН, адрес;
-
должность, подпись, расшифровка подписи лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны перевозчика.
Раздел 17
«Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков» заполняйте в случае, если составляется акт о нарушении со стороны грузоотправителя или грузополучателя. Сделайте в нем отметку о составлении акта, кратко опишите нарушение, укажите размер штрафа (п. 88 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). Отметку о составлении акта делает должностное лицо, уполномоченное на составление таких актов (п. 83 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
4. Как грузополучателю заполнять транспортную накладную
Грузополучатель в присутствии перевозчика (водителя) заполняет в накладной разд. 7
«Сдача груза», в котором отмечает (п. 70 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):
-
фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, дату и время убытия;
-
состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования;
-
массу груза. Определять ее нужно тем же способом, что и при сдаче груза перевозчику (ч. 7 ст. 15
Устава автомобильного транспорта); -
количество грузовых мест.
Массу, состояние груза, количество грузовых мест можно не проверять, если груз доставлен в исправных крытых транспортных средствах (контейнерах) и имеются исправные пломбы грузоотправителей (ч. 8 ст. 15
Устава автомобильного транспорта). Есть случаи, когда проверки при выдаче груза обязательны (ч. 9, 10 ст. 15
Устава автомобильного транспорта).
Если, например, масса груза при разгрузке не проверяется, то в строке «(масса груза)» можно указать «Без проверки».
Сведения, приведенные в разд. 7
транспортной накладной, заверяются подписями грузополучателя (с указанием должности), водителя, сдавшего груз, а также (при необходимости) перевозчика. Укажите их должности (кроме водителя) и расшифруйте подписи.
В случае составления акта о нарушении грузоотправителем или перевозчиком условий перевозки груза грузополучатель заполняет в накладной разд. 17
«Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». В нем нужно сделать отметку о составлении акта, кратко описать нарушение и указать размер штрафа (п. 88 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). Отметку о составлении акта делает должностное лицо, уполномоченное на составление таких актов (п. 83 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
Подборка:
1. Форма: Транспортная накладная (для организации перевозок различных видов грузов автомобильным транспортом) (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}
2. <Письмо> Минтранса России от 26.03.2021 N Д3/6976-ИС <О заполнении формы транспортной накладной, установленной приложением N 4 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200> {КонсультантПлюс}
3. Готовое решение: Как заполнить транспортную накладную (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}
Скачать подборку документов
07.06.2021
Исправления в транспортной накладной
Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет — закажите его. Это бесплатно!
(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)
В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н, п. 11 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):
- ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать
- вносят корректную запись
- делают оговорку «исправлено» и указывают дату исправления
- заверяют исправления подписями составивших ее лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
Пример исправления ошибки в транспортной накладной
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как заполнить транспортную накладную (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}
Новый бланк транспортной накладной применяют с 1 января 2021 года. Оформлять его должны все три стороны сделки по перевозке товаров: отправитель, перевозчик и получатель, а иногда еще и экспедитор. Расскажем, что изменилось в бланке и как его заполнять.
Что нового в транспортной накладной в 2021
Обновленную накладную применяют с начала 2021 года. Она утверждена постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200, бланк есть в Приложении № 4. В нем появились новые графы.
- Раздел 1 «Грузоотправитель». Появилась отметка, что отправитель груза — экспедитор: ставьте галочку, если экспедитор платит за доставку груза согласно договору и значит имеет статус отправителя. А еще добавился раздел 1а для сведений о заказчике доставки — их вносят при необходимости.
- Раздел 3 «Груз». Указывают стоимость груза и входные данные товарных накладных, счетов-фактур, договора, которые относятся к грузу.
- Раздел 6 «Прием груза». Вписывают данные о лице, которое передает груз перевозчику.
- Раздел 11 «Транспортное средство». Сюда вносят данные о машине и код, который характеризует тип владения автомобилем: «1» — авто в собственности, «2» — арендованное автосредство; «3» — в лизинге.
В течение 2021 года накладную составляют в бумажном виде, а с начала 2022 года появится формат электронного документа, ожидается его утверждение от ФНС, Минтранса и Минцифры.
Когда заполняют транспортную накладную
С помощью транспортной накладной оформляют перевозки товаров на автотранспорте по РФ. Это первичный документ, который подтверждает расходы на доставку груза, в нем же оговариваются условия доставки.
Если водитель везет на своем авто груз, он обязан иметь при себе транспортную накладную и предъявлять ее по требованию сотрудникам Госавтоинспекции. Если накладной на груз у водителя нет, он рискует получить штраф 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
Накладная нужна в двух случаях:
- если продавец доставляет товар на собственном транспорте (кроме тех случаев, когда стоимость доставки включена в цену товара и это отражено в договоре);
- если товар от продавца покупателю доставляет сторонняя компания.
Накладную не оформляют в таких ситуациях:
- если товар доставляет поставщик, но доставка включена в стоимость товара;
- если покупатель забирает груз на собственной машине, тогда расходы на перевозку он подтверждает зарплатной ведомостью, путевым листом или другим документом.
Кто отвечает за оформление документа
Транспортную накладную оформляет заказчик перевозки — грузоотправитель или экспедитор. Но вообще, стороны при составлении договора перевозки могут решить, кому поручить оформление накладной, это может быть и перевозчик. А если груз перевозят для личных или семейных нужд, то составить бумагу тоже может перевозчик.
Сколько экземпляров нужно
В заполнении бумаг участвуют три стороны: отправитель груза, перевозчик и получатель. Каждый из них вносит свои сведения на своем этапе работы. Поэтому бумажные ТН составляют в трех экземплярах, чтобы у каждой стороны был свой оригинал. Каждый из них должны подписать все стороны. Изначально, при отправке груза, накладная заполняется не полностью, сведения в некоторые разделы добавляются в процессе доставки и при передаче груза в конце доставки.
Еще один нюанс: если партия груза не вошла в одну машину, а распределилась по 2 и более машинам, на каждое авто нужно составить отдельный документ в трех экземплярах. Водитель каждой машины будет заполнять часть данных в своих бланках. Но если один автомобиль везет несколько заказов, на них можно составить единый документ.
Как заполняют транспортную накладную
Есть требования к накладной, которые делают ее действительной (основаны на Правилах перевозок груза автотранспортом, Письме Минтранса РФ от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС).
Для подтверждения расходов указывают дату, сведения обо всех сторонах, стоимость перевозки. В разделах 6, 7, 15, 16 указывают должности ответственных лиц, имена и подписи.
В накладной не обязательно ставить печать, но если поставите — это ни на что не повлияет.
Если строка не заполняется из-за отсутствия сведений, в ней ставят прочерк. Можно не заполнять разделы с пометкой «при необходимости».
Накладную можно начать заполнять ручкой с синими или черными чернилами, а еще с помощью компьютера и распечатать экземпляр для грузоотправителя с уже заполненными полями. Далее можно продолжить заполнять документ ручкой.
Как грузоотправитель заполняет транспортную накладную
Отправлять груз могут поставщик, покупатель или экспедитор. Иногда покупатель становится и отправителем, и получателем груза.
Шапка: вносится день заполнения, номер ТН и экземпляра, указывается день доставки и номер заявки на доставку.
Раздел 1. Имя заказчика или название организации, контакты и другие данные. Если экспедитор платит за доставку, он считается грузоотправителем, тогда ставит галочку в соответствующем поле.
Раздел 2. Заполняется по аналогии с Разделом 1, но с указанием сведений о грузополучателе.
Раздел 3. Раздел обширный, в него вносят сведения о грузе: название груза, число грузовых мест, масса, размеры, опасные вещества, если есть, стоимость. Данные об объявленной ценности берут из товарной накладной или УПД.
Раздел 4. Здесь приводят реквизиты отгрузочных документов, которые прилагаются к накладной, чтобы избежать сомнений налоговой в реальности сделки.
Раздел 5. Здесь пишут сроки доставки, температурный режим и другие требования при обращении с грузом. А еще вносят сведения об автомобиле, который будет везти груз.
Раздел 6. Сюда вписывают сведения о лице, которое передает груз перевозчику, адрес, день и время погрузки. Затем добавляют фактические данные по итогам погрузки, описывают. Фиксируют состояние груза, вес, число грузомест. Причастные к погрузке ставят свои подписи под разделом.
Раздел 7. Сюда вносят адрес, дату и время доставки.
Раздел 15 и раздел 16. Здесь нужны должность, имя и подпись.
Как перевозчик заполняет накладную
Раздел 6 и раздел 7. Подписывает водитель перевозчика.
Раздел 8. Сюда перевозчик вписывает плату за хранение на складе, штраф за задержку вывоза и пр.
Раздел 9. Здесь указывают дату заказа, имя, должность принявшего заказ и его подпись. В течение трех дней после этой даты перевозчик должен рассмотреть заявку.
Раздел 10. Указывают имена и контакты перевозчика и его водителя.
Раздел 11. Данные о машине и тип владения: в собственности, в аренде или лизинге.
Раздел 12. Раздел для комментариев.
Раздел 13. Номер, дата и период действия разрешения на транспортировку, сведения о маршруте — если везем опасные или крупногабаритные грузы, режим работы водителя.
Раздел 14. Если меняется адрес доставки, водитель вносит сюда новый.
Раздел 15. Нужна подпись.
Раздел 16. Стоимость услуги доставки, провозную плату и метод расчета, расходы на перевозку, НДС. Также сюда вписывают название, адрес и банковские реквизиты сторон, ставят подписи ответственных лиц.
Как грузополучатель заполняет накладную
Раздел 7. Получатель принимает груз, осматривает его и затем в присутствии перевозчика вносит следующие данные в бумаги:
- день и время прибытия машины для выгрузки товара, день и время отъезда пустой машины;
- состояние груза, упаковки, пломб и пр.; если груз прибыл в запечатанном контейнере с пломбами, состояние можно не проверять, а если пломбы сорваны, придется открыть контейнер и описать состояние и число товаров;
- вес груза — способ взвешивания должен быть тот же, что и при отправке;
- число грузовых мест.
Раздел 17. Если у любой из сторон возникают претензии к провозу или состоянию груза, сюда вписывают замечания. Если замечания обширные, то составляют акт с перечислением претензий, а в 17 раздел вносят только номер акта и поясняют, что замечания приведены в нем.
Как исправить ошибку в транспортной накладной
Если допустили ошибку при заполнении документа, не нужно все переписывать. Можно сделать исправление прямо в бумажном бланке:
- зачеркните одной чертой текст с ошибкой, но так чтобы его можно было прочитать;
- внесите правильную запись рядом;
- сделайте пометку «Исправлено» и проставьте дату исправления;
- подпишите правку, расшифруйте подпись.
Не нужно закрашивать текст с ошибкой с помощью белил или заштриховывать его полностью — это может стать основанием для претензии от контролирующих органов.
Что значит накладная для бухгалтерского учета
ФНС предупреждает, что транспортная накладная подтверждает расходы на доставку в бухгалтерском и налоговом учете, только при условии, что раздел 16 о стоимости услуг и порядке расчета заполнен верно. Если раздел пуст или в нем есть ошибки, то понадобится другой учетный документ (письмо ФНС от 19.04.21 № СД-4-2/5238@ и от 20.02.21 № СД-3-3/1280@).
Минфин считает, что транспортная накладная для подтверждения договора о доставке необходима. Но суды считают, что из-за отсутствия накладной нельзя признать договор перевозки недействительным — просто нужны другие доказательства. ФНС учла мнение Верховного суда и нормы ст. 252 НК РФ и решила, что при отсутствии транспортной накладной или при неверном заполнении организация или ИП могут представить другие документы, которые косвенно подтверждают расходы. Это могут быть договоры, счета-фактуры, платежки, товарные накладные.
Чтобы упростить учет и работу с первичными документами, подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия. В системе легко вести бухгалтерский и налоговый учет, обмениваться документами, рассчитывать налоги и зарплату, автоматически формировать отчетность и отправлять ее через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать систему 14 дней.
Как известно, при налоговой проверке специалисты ФНС уделяют немало внимания товарно-транспортным накладным (ТТН). Это вполне логично, ведь при отсутствии или неправильном оформлении этого документа инспекторы могут не признать расходы и отказать в вычете НДС. Что же чаще всего становится поводом для возникновения вопросов по оформлению ТТН у налоговиков? Об этом вы сможете узнать из нашей статьи.
Товарно-транспортная накладная — унифицированная форма 1-Т, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Этот первичный документ подтверждает факт заключения договора перевозки и служит основанием для расчета между его сторонами. Кроме того, ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей: на ее основании отправитель груза списывает товар, а получатель принимает его к учету. Налоговая служба придерживается мнения, что любые перевозки грузов, помимо случаев, когда покупатель забирает товар самостоятельно, необходимо сопровождать составлением ТТН. Чтобы сделать это правильно, стоит обратить внимание на самые распространенные претензии специалистов ФНС к рассматриваемому первичному документу.
Содержание
- Несоответствие номенклатуры товаров в ТТН и других документах
- Незаполнение либо неполное заполнение транспортного раздела ТТН
- Указание в ТТН незарегистрированного либо неподходящего транспорта
- Указанный в ТТН пункт разгрузки вызывает сомнения
- Перевозчик отрицает знакомство с грузополучателем
Несоответствие номенклатуры товаров в ТТН и других документах
Самое очевидное нарушение, которое обязательно привлечет внимание проверяющих — перечень товаров в ТТН не соответствует тому, что указано в договоре на перевозку, а также прочих товаросопроводительных и транспортных документах. По мнению специалистов ФНС, это может говорить о фиктивном характере сделки. Позицию налоговиков поддерживают и арбитражные суды (постановление ФАС Уральского округа от 11.04.13 №Ф09-1788/13). Во избежание подобных подозрений следует следить за тем, чтобы номенклатура товаров в договоре, ТТН, счете-фактуре и товарной накладной была полностью идентична.
Незаполнение либо неполное заполнение транспортного раздела ТТН
Рассматриваемый документ состоит из двух разделов. В первом из них, товарном, указываются характеристики перевозимых товарно-материальных ценностей, а именно количество, масса, цена, упаковка и прочие данные. По поводу заполнения этого раздела обычно вопросов не возникает.
А вот второму разделу, транспортному, на практике уделяют внимания не все организации. Порой эта часть документа остается полностью или частично незаполненной, несмотря на то, что правила требуют заполнять и ее. Здесь указываются различные сведения о доставке товара: марка и номер автомобиля, имя водителя, номер его удостоверения и другая информация.
На пустоту этого раздела инспекторы непременно обратят внимание и могут счесть сделку фиктивной со всеми вытекающими последствиями. Как показывает судебная практика, в этом вопросе арбитры в основном поддерживают мнение налоговой службы (постановление АС Западно-Сибирского округа от 19.01.15 №А27-4455/2014, постановление АС Западно-Сибирского округа от 20.05.15 №А70-6399/2014).
Указание в ТТН незарегистрированного либо неподходящего транспорта
Еще одна группа нарушений, которые могут кончиться для организации штрафами и доначислениями налогов, связана с характеристиками указанных в ТТН автомобилей. Сюда можно отнести транспорт:
- незарегистрированный в ГИБДД;
- принадлежащий не компании-перевозчику, а другим лицам;
- неподходящий для транспортировки указанного груза.
Первые два факта выясняются при запросе в Госавтоинспекцию, к чему проверяющие могут прибегнуть в целях подтверждения достоверности данных. При выявлении такой информации у инспекторов будут веские причины подозревать фиктивность сделки, не принять расходы и отказать в вычете по НДС. И суд, как показывает практика, скорее всего, встанет на сторону ФНС (постановление АС Западно-Сибирского округа от 07.04.15 №А75-8836/2012). Избежать такой ситуации несложно, если заранее затребовать у транспортной компании копии всех документов на автомобиль, а после составления ТТН сверить эти данные.
Что касается непригодности транспортного средства для перевозки указанного в ТТН товара, то тут инспекторы оценивают физические характеристики того и другого. Иначе говоря, они определяют, мог ли конкретный автомобиль доставить данное количество груза. Если у проверяющих возникают какие-либо сомнения, то они могут заподозрить налогоплательщика в недобросовестности и отказать в принятии расходов по сделке. Тот факт, что она носила реальный характер, придется доказывать в суде, и тут все зависит от конкретных обстоятельств. В судебной практике есть дела, в которых арбитры поддерживали как позицию ФНС, так и налогоплательщиков.
В частности, одной из Ставропольских компаний удалось доказать, что их водитель на легковом автомобиле смог развести товар по нескольким ТТН всего за один рейс. Арбитр принял во внимание, что транспортное средство эксплуатировалось с прицепом, и поддержал позицию компании (постановление АС Северо-Кавказского округа от 09.02.15 №А63-7198/2013). А в другом случае тот же самый арбитражный суд встал на сторону инспекторов ФНС, которые утверждали, что задокументированный в ТТН объемный груз невозможно перевезти на указанных там же легковых машинах. Справедливости ради отметим, что в этом случае несоответствие транспорта перевозимому грузу стало одним из признаков фиктивности сделки наряду с отсутствием у компании штата, расчетного счета и другими (постановление АС Северо-Кавказского округа от 20.04.15 №А63-7807/2014).
Указанный в ТТН пункт разгрузки вызывает сомнения
С точки зрения реальности сделки имеет не последнее значение и то, где был товар разгружен. А именно: есть ли по указанному адресу складское помещение, подходит ли оно для принятия указанного количества товара, связывают ли налогоплательщика с местом выгрузки какие-либо хозяйственные отношения. Все это инспекторы могут узнать в ходе проверки, сделав запросы в соответствующие организации. Если выявится спорная информация, у инспекторов могут возникнуть подозрения, что перевозка состоялась только «на бумаге».
В арбитражной практике по этому поводу есть решения как в пользу налоговой службы, так и в пользу компаний (предпринимателей). При наличии других признаков недобросовестности налогоплательщика — например, непредоставлении отчетности в ФНС, отсутствии имущества и прочих — суд может расценить сомнительное место разгрузки, как показатель фиктивности сделки (постановление АС Северо-Кавказского округа от 11.06.15 №А25-841/2014). Но есть и противоположные исходы, например, постановление АС Северо-Западного округа от 28.07.15 №А52-3102/2014.
Перевозчик отрицает знакомство с грузополучателем
Если какие-либо параметры ТТН вызывают сомнения проверяющих, они, как было сказано выше, заподозрят, что сделка была фиктивной. Чтобы удостовериться в обратном, инспекторы могут обратиться за информацией к перевозчику. Тот должен подтвердить факт доставки товара в адрес проверяемого налогоплательщика, иначе убедить ФНС в реальности сделки последнему не удастся. И тогда придется платить доначисленные налоги и штрафы либо отстаивать свою правоту в суде.
Арбитры по подобным делам выносят разные решения в зависимости от показаний представителей перевозчика. Если, например, водитель, указанный в ТТН, не может вспомнить каких-то деталей, вплоть до поставщика товара, но в целом факт доставки груза не отрицает, то у грузополучателя есть шансы побороться за свою позицию. В судебной практике решения в пользу налогоплательщика в делах подобного рода есть, например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 09.02.15 №А63-7198/2013. Однако при отрицании перевозчиком факта доставки в адрес компании она практически полностью теряет шансы доказать, что сделка была реальной, особенно если против этого найдутся дополнительные аргументы (постановление АС Северо-Кавказского округа от 06.06.15 №А32-43413/2013).
-
Для чего нужна транспортная накладная
-
Кем выписывается накладная
-
Порядок заполнения накладной
-
Изменения в накладной
-
Способы оформления накладной
-
Исправление ошибок в бумажной ТРН
-
Заключение
Сэкономьте время и деньги
Полный функционал бухгалтерского обслуживания в «Моё дело» — первые 3 дня бесплатно!
Подробнее
Для чего нужна транспортная накладная
ТРН — что это за документ? Он необходим для подтверждения факта оказания транспортных услуг. Им оформляются все автомобильные грузоперевозки в РФ. Она нужна при отправке груза продавцом:
- силами транспортной компании;
- с привлечением услуг экспедитора;
- собственным транспортом — если транспортные услуги выделены отдельно, а не включены в стоимость товара.
В документе содержатся условия транспортировки и общая информация о грузе, его отправителе и получателе. Его заполнение и применение регулируются Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утверждённых постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 №2200.
ТРН может служить первичным бухгалтерским документом при полностью заполненном 12 разделе. При отсутствии, утере или порче ТРН подтвердить транспортные расходы можно другой первичкой — актами, счетами-фактурами, договорами, и т.д.(постановление Пленума ВС РФ от 26.06.2018 №26).
Если груз доставляется транспортом покупателя (грузополучателя), заполнять транспортную накладную не нужно. В этом случае груз считается переданным получателю без фактической перевозки, поэтому для его доставки в конечный пункт достаточно путевого листа.
Транспортная накладная оформляется с привязкой к конкретному автомобилю. На один груз можно выписать несколько ТРН — в зависимости от партий товара. Одну ТРН на несколько машин заполнят нельзя.
Кем выписывается накладная
Устоявшаяся практика предполагает, что обычно этот документ выписывается грузоотправителем. А им может выступать любая сторона сделки. Например, покупатель заказал доставку транспортной компании и поэтому он формирует ТРН. Условия оформления и ответственных можно заранее закрепить в договоре поставки.
ТРН составляется:
- в трёх экземплярах-оригиналах, по одному для каждого из участников — продавца, покупателя и транспортной компании. Если продавец использует свой транспорт — тогда достаточно двух;
- в четырёх экземплярах-оригиналах, если грузоотправитель использует ТРН в качестве первичного документа подтверждения расходов.
Все накладные должны быть идентичными, разночтения и различия в заполненных бланках недопустимы. Все подписи должны быть с расшифровками. Заполнять бланк имеет право только уполномоченное на это лицо.
С 2021 году оформлять ТРН могут и экспедиторы.
Порядок заполнения накладной
Бланк накладной содержит 12 разделов. Начать заполнять транспортную накладную необходимо с указания даты, номера заказа и номера экземпляра (от 1 до 4). Некоторые из разделов (4,5,9,11,12) нужно оформлять только при необходимости. Распишем по порядку все разделы ТРН:
- сведения о грузоотправителе (наименование организации, адрес компании, фамилия и контактные данные ответственного за отправку груза лица), отметка о том, что грузоотправитель является экспедитором (если нужна), и указание заказчика перевозки (при наличии такого);
- информация о грузополучателе (адрес, ИНН, наименование, контакты, для физических лиц требуются паспортные данные) и месте доставки груза;
- описание груза (указывается вид груза, его вес (брутто или нетто), размеры, используемая упаковка, состояние, маркировка (для товаров с обязательной маркировкой), сведения об опасности, стоимость и документы, подтверждающие отправку);
- сопроводительные документы (счёт-фактуры, товарные накладные, инструкции и т.д.), если они предусмотрены;
- указания, уточняющие условия перевозки груза (температурный режим, срок хранения, санитарные требования, запрет перегрузки товара на другой транспорт);
- подробная информация о перевозчике, выполняющем доставку груза (адрес, реквизиты организации) и водителе, управляющем транспортным средством;
- сведения о транспортном средстве (номер, марка, вместимость и другие важные для грузоперевозки факты);
- сведения о принятом к перевозке грузе (подробная информация о месте загрузки, весе, состоянии товара, качестве упаковки, лице, ответственном за загрузку, времени погрузки, информация заверяется подписями водителя и ответственного за погрузку лица);
- переадресовка, если в момент следования груза сменился пункт выгрузки;
- сведения о выдаче груза (дата и время, вес, состояние, пометки) с подписями принявшего его лица и водителя;
- пометки всех участников грузоперевозки о существенных событиях и факторах (используются при возникновении споров или применении штрафных санкций в отношении сторон)
- стоимость перевозки в рублях — без НДС, ставка налога и стоимость с НДС. Этот раздел используется при необходимости оформления ТРН в качестве первичного документа.
Ставить печати на ТРН не нужно, но их наличие не будет нарушением. Документ должен быть заверен подписями всех участвующих в сделке сторон.
В качестве примера покажем заполненный образец транспортной накладной:
Транспортная накладная: образец заполнения (1)
Транспортная накладная: образец заполнения (2)
Транспортная накладная: образец заполнения (3)
Транспортная накладная: образец заполнения (4)
- Грузоотправитель заполняет шапку ТРН, номер, дату, а также разделы 1,2,3,4,5,8. В разделе 12 указываются реквизиты должностного лица. Если перевозчиком выступает он сам, то тогда 6 раздел будет за ним.
- Перевозчик оформляет разделы 6,7,12. Ставит ФИО водителя и его подпись в разделах 8 и 10. Если произошло переадресовка груза, перевозчик заполняет ещё и раздел 9.
- Грузополучатель заполняет раздел 10 в присутствии перевозчика.
- 11 раздел может заполнить любая сторона при обнаруженных нарушениях в перевозке.
Изменения в накладной
- Представленная форма транспортной накладной не предполагает внесение последующих изменений. Можно только зафиксировать существенные события в разделе 11 или внести фактические данные по выдаче груза в разделе 10.
- Изменить во время транспортировки в ТРН можно лишь конечный пункт назначения. Для этого в документе есть специальный раздел 9. В нём пишется новый адрес доставки и сведения о грузополучателе. Первый адрес автоматически становится недействительным.
- Изменение других условий доставки, например, ответственности сторон за порчу груза, оформляется отдельным документом — дополнительным соглашением к договору поставки.
Способы оформления накладной
Транспортные накладные разрешено выписывать тремя различными способами:
- заполнить печатную форму от руки;
- заполнить бланк в бухгалтерской программе и распечатать;
- оформить электронную транспортную накладную.
Цифровой бланк ТРН имеет статус полноценного документа, который вполне может заменяет привычный бумажный вариант. Для этого нужно чтобы все стороны сделки имели квалифицированные ЭЦП.
С 2022 года начался запуск в работу государственной информационной системы (ГИС) электронных перевозочных документов. С 1 января 2023 года переход на неё станет обязательным. Все грузоотправители, перевозчики и грузополучатели будут обязаны зарегистрироваться в ГИС через аккредитованного Минтрансом РФ оператора ЭДО. Весь обмен информацией о перевозке будет происходить в режиме онлайн, без потери времени на распечатку документов.
Исправление ошибок в бумажной ТРН
Если при заполнении транспортной накладной допущена ошибка в момент погрузки, транспортировки или выгрузки товара, её нужно исправить. Для этого необходимо:
- аккуратно (одной линией) зачеркнуть неверную запись;
- в свободном месте внести верные данные;
- подтвердить достоверность исправления, следует под ним указать фамилию исправившего запись лица и заверить всё подписью.
Пример исправления ошибки в ТРН
Если ошибка допущена в момент формирования накладной (до загрузки товара), следует просто подготовить новый документ, исключив допущенные ранее неточности. При изменении условий доставки (и о них стало известно после отправки груза), штрафных санкций или иных подобных нюансов, рекомендуется заключить дополнительное соглашение к договору, не меняя транспортной накладной.
Заключение
Мы разобрались, для чего нужна транспортная накладная. Она используется для подтверждения факта осуществления перевозок и закрепляют условия транспортировки грузов. Они формируются в привязке к конкретном транспортному средству и могут разделяться в зависимости от партионного учёта груза.
Заполнение транспортной накладной не должно вызывать сложностей. Для удобства пользователей в бланке предусмотрены пояснения по каждой заполняемой строке. ТРН выписывает грузоотправитель, присваивает ей номер и дату. Нужно делать 3 или 4 оригинала документа.
Перевозчик и грузополучатель вписывают данные по факту приёмки и сдачи груза. При заполнении раздела 12 грузоотправитель может использовать ТРН в качестве первичного бухгалтерского документа.
Больше никакой волокиты с документами!
Заберём всю операционку на себя.
Оставить заявку