Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ — образец его оформления вы можете скачать в нашей статье. Оно не является обязательным документом, но может избавить лицо, не сдающее этот отчет из-за отсутствия данных, от возможных нежелательных последствий.
Когда понадобятся пояснения к 6-НДФЛ
Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ желательно подавать в ситуации, когда у работодателя нет оснований для представления этого отчета. А не представлять расчет можно при отсутствии работников, которым на протяжении соответствующего отчетного периода (квартал, полугодие, 9 месяцев, год) производились выплаты доходов.
НК РФ (п. 2 ст. 230) прямо закрепляет обязанность подачи формы 6-НДФЛ за работодателем, исчисляющим и удерживающим налог на доходы физлиц. Поэтому отсутствие данных для заполнения этой формы автоматически снимает обязательность ее представления. Однако об этом обстоятельстве во избежание недоразумений лучше проинформировать налоговые органы, поскольку получить такую информацию им больше негде.
ВНИМАНИЕ! С отчетности за 2021 года форма 6-НДФЛ обновлена. Если вам нужно заполнить отчет за 2022 год, воспользуйтесь образцом от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Если по данным ИФНС выплаты доходов могли иметь место, то для работодателя появится не только риск привлечения к ответственности за непредставление отчета 6-НДФЛ (п. 1.2 ст. 126 НК РФ), но и опасность блокирования расчетного счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
Подробнее о санкциях, связанных с 6-НДФЛ, читайте в материале «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ».
При этом отсутствие данных для включения в отчет может быть вполне обоснованным для лиц:
- не начавших деятельности;
- прекративших деятельность в году, предшествующем отчетному;
- осуществляющих сезонные работы, приходящиеся на середину отчетного года.
Но в каждом конкретном случае лучше совершить упреждающие действия (сдать нулевую отчетность или дать письменные пояснения по сложившейся ситуации), чем создавать ту неопределенность, которая вызовет вопросы у налоговой и может привести к нежелательной ее реакции.
Подача отчета с нулевыми показателями, от принятия которого ИФНС отказаться не вправе (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928), может оказаться полезной в случае, когда существует вероятность возникновения необходимости представления за этот период уточненной отчетности, содержащей данные по выплате дохода. Представленный в срок нулевой отчет можно будет просто уточнить, и это даст возможность избежать штрафа за непредставление отчетности, который неизбежно возникнет, если подачи отчета по сроку не было, а отчет с данными по доходу позже установленного срока будет подан как первичный.
Какие санкции будут применены за несвоевременную сдачу отчета, а также за нарушение способа подачи отчета, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Как оформляется пояснительная записка к 6-НДФЛ
Пояснительную записку оформляют на бланке письма работодателя, содержащем основные сведения о нем:
- наименование;
- ИНН;
- адрес;
- телефоны.
Письмо адресуется соответствующему налоговому органу, регистрируется с присвоением исходящего номера и даты, подписывается руководителем работодателя и заверяется печатью (если от нее не отказались).
В текстовой части письма в произвольной форме излагаются обстоятельства, в силу которых обязанность представления отчета 6-НДФЛ за указанный отчетный период у работодателя отсутствует.
Вариант образца пояснения по 6-НДФЛ можно увидеть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец
Подать такое письмо в ИФНС можно любым доступным способом:
- по ТКС, предварительно отсканировав его;
- через почту (лучше с описью вложения и уведомлением о вручении), оставив себе копию письма;
- лично, принеся с собой 2 экземпляра документа с тем, чтобы на втором получить отметку о его принятии.
Если в течение налогового периода была хотя бы одна выплата доходов физлицам, отчет до конца года не будет нулевым. Проверьте правильно ли вы заполнили расчет с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Пояснительную записку, содержащую информацию о причинах непредставления отчетности по форме 6-НДФЛ, рекомендуется подавать в ИФНС при отсутствии основания для подачи такого отчета. Это поможет избежать лишних вопросов со стороны налоговой и избавит от возможных недоразумений.
Добавить в «Нужное»
Налоговые агенты обязаны ежеквартально представлять Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ (утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). У налоговой инспекции по результатам камеральной проверки формы 6-НДФЛ могут возникнуть вопросы, ответы на которые должен дать налоговый агент. Как написать пояснение в налоговую по 6-НДФЛ, расскажем в нашем материале.
Пояснение по нулевому отчету
Мы рассказывали в отдельной консультации, что нулевой Расчет 6-НДФЛ в налоговую инспекцию не сдается. Однако налоговая может попросить объяснить причину непредставления формы 6-НДФЛ. Мы приводили пример пояснения в налоговую в связи с непредставлением Расчета.
Пояснение по ошибочному отчету
Налоговый агент может получить от своей инспекции требование представить пояснения или внести исправления в форму 6-НДФЛ в связи с выявленными ошибками, противоречиями или несоответствиями. Если налоговый агент обнаружил, что в сданном Расчете действительно содержатся ошибки, в течение 5 рабочих дней он должен сдать уточненный Расчет (п. 3 ст. 88 НК РФ). Дополнительные пояснения в налоговую инспекцию при этом представлять не обязательно.
Пояснение по другим причинам
Возможна ситуация, что форма 6-НДФЛ составлена без ошибок, но по результатам камеральной налоговой проверки инспекция выявила какие-либо несоответствия. К примеру, в соответствии с Контрольными соотношениями для проверки формы 6-НДФЛ сумма удержанного налога (строка 070 Расчета), уменьшенная на сумму налога, возвращенную налоговым агентом (строка 090 Расчета), не должна быть больше суммы уплаченного налога, отраженного в Карточке расчетов с бюджетом налогового агента. Иначе налоговая инспекция посчитает, что удержанный НДФЛ был не полностью уплачен в бюджет.
Но возможна ситуация, когда налоговый агент, к примеру, в платежном поручении неверно указал ОКТМО и автоматическая проверка своевременности уплаты налога налоговым агентом выявила недоимку. В этом случае пояснение в налоговую инспекцию может выглядеть следующим образом:
|
Общество с ограниченной ответственностью «Мосавиаторг» Исх. № 17н/16 от 23.04.2019 В ИФНС № 3 по г.Москве В ответ на Ваше требование от 17.04.2019 № 1189 поясняем. При перечислении НДФЛ 06.12.2018 ООО «Мосавиаторг» (далее – Организация) в платежном поручении от 06.12.2018 № 964 неверно указало наименование получателя и ОКТМО. Правильные наименование получателя и ОКТМО следующие: УФК по г. Москве (ИФНС № 3 по г. Москве), ИНН 7703037470, КПП 770301001, ОКТМО 45380000. 23.04.2019 Организация подала заявление на уточнение платежа (п. 7 ст. 45 НК РФ). Произведенный платеж должен быть учтен в Карточке расчетов с бюджетом налогового агента. В связи с изложенным, внесение исправлений в Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за 2018 год не требуется. Генеральный директор ____________ Фетюкович М.Ф. Приложение: |
|---|
Более полную информацию по теме вы можете найти в
КонсультантПлюс
.
Бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Когда представление корректировок по НДФЛ — это обязанность, а когда — право? Нужно ли подавать уточненки при перерасчете отпускных, а также тогда, когда ошибки не влияют на сумму налога? В чем выгода добровольных уточненок? И что делать, если ошибку надо исправить в справке?
Содержание
- Когда нужно представить уточненку по 6-НДФЛ
- Когда уточнение можно не представлять
- Зачем корректировать 6-НДФЛ добровольно
-
Что включать в уточненку
по 6-НДФЛ и как ее заполнить - Как исправить ошибку в Приложении 1 к 6-НДФЛ
Любая ошибка в 6-НДФЛ рассматривается налоговиками как недостоверные сведения. В том числе, когда в Приложении 1 обнаружены неточности и искажения следующей информации:
- персональных данных физлиц (в фамилии, имени, отчестве, ИНН, дате рождения, серии и номере паспорта);
- кодах доходов и вычетов;
- данных об уведомлении (код, номер, дата выдачи);
- суммовых показателях.
За каждый документ, который содержит недостоверные сведения, налоговый агент может быть оштрафован на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ; письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515). Если недостоверные сведения приведут к занижению суммы НДФЛ, подлежащей уплате в бюджет, компания также будет привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ.
Напомним, ошибки в 6-НДФЛ выявляются в ходе камеральных или выездных проверок либо вне их рамок (ст. 88 и 101 НК РФ). Срок камеральной проверки — три месяца с даты представления расчета.
Налоговый агент обязан подать уточненный расчет 6-НДФЛ, если не включил в первичный какие-то сведения или допустил в нем ошибки.
Уточненная 6-НДФЛ представляется по форме, действовавшей в период, за который вносятся исправления (п. 5 ст. 81 НК РФ). Если уточняются сведения за отчетные периоды с 2021 года, то расчет представляется по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@.
В отличие от других налоговых деклараций, уточненный расчет представляется не только при занижении подлежащих уплате в бюджет сумм НДФЛ, но и при их завышении (письма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@, от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 7).
Помимо арифметических и технических ошибок, которые могут возникнуть в расчете, сведения о доходах и налогах требуют корректировки, например, в следующих ситуациях:
- если в расчете за I квартал не отражена зарплата, начисленная за март, но выплаченная после того, как был представлен расчет (письмо ФНС РФ от 25.11. 2021 № БС-4-11/16428@);
- если НДФЛ, который удержан с зарплаты за декабрь 2021 года, выплаченной в январе 2022 года, не попал в строку 160 раздела 2 и в раздел 1 расчета за I квартал 2022 года (письмо ФНС от 11.02. 2022 № БС-3-11/1230@);
- в случае перерасчета дохода за предыдущие периоды (от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 8, от 27.01.2017 № БС-4-11/1373@, п. 2).
Если ошибки в расчете не влияют на сумму НДФЛ, подача уточненных расчетов до того, как ошибку обнаружат налоговики, обычно позволяет избежать штрафа за представление недостоверных сведений.
Налоговики разрешают не представлять уточненный расчет, например, в следующих ситуациях.
Налоговый статус физлица изменился с нерезидента на резидента или наоборот в IV квартале. Перерасчет НДФЛ в этом случае будет отражен в расчете по форме 6-НДФЛ за год. Представлять уточненные расчеты за I квартал, полугодие, 9 месяцев не требуется.
Работник поздно подал документы по вычету. Если работник утратил право на стандартный вычет или получил право на имущественный вычет с начала года, а документы представил только в середине года, то перерасчет НДФЛ следует отразить в расчете за тот период, в котором работник принес подтверждающие документы. Подавать уточненку за предыдущие отчетные периоды не нужно (письмо ФНС РФ от 12.04.2017 № БС-4-11/6925, письмо УФНС РФ по г. Москве от 03.07.2017 № 13-11/099595).
НДФЛ с зарплаты за декабрь отражен в расчете за 1 квартал следующего года. Например, если удержанный налог с заработной платы за декабрь 2020 года, выданной 31.12.2020, отражен в разделе 1 расчета за 1 квартал 2021 года, так как срок перечисления пришелся на январь 2021. Поскольку в этой ситуации не возникло ни завышения, ни занижения НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, представлять уточненный расчет ни за 1 квартал 2021 ни за 2020 год не требуется (письмо ФНС РФ от 12.04. 2021 № БС-4-11/4935@).
Запомнить!
Если по итогам года обнаружена ошибка в разделе 2 расчета за I квартал, нужно представить уточненку за I квартал, за полугодие и за 9 месяцев, поскольку раздел 2 составляется нарастающим итогом (п. 4.1 Порядка заполнения).
Если же ошибка была допущена на титульном листе или в разделе 1 расчета за I квартал, то уточнять расчёты за полугодие и за 9 месяцев не нужно, поскольку раздел 1 формируется поквартально.
Если ошибки не связаны с суммами НДФЛ, то представлять уточненный расчет до того, как от инспекции получено соответствующее требование, — это право, а не обязанность. Воспользоваться этим правом стоит, потому что в такой ситуации добровольная уточненка исключает штраф за представление недостоверных сведений в расчете (п. 2 ст. 126.1 НК РФ, письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
Несколько сложнее обстоит дело с освобождением от штрафа по ст. 123 НК РФ — за несвоевременное перечисление НДФЛ в бюджет. Эта ошибка проявляется в 6-НДФЛ при неверном заполнении строки 021 раздела 1. Если такое нарушение найдет ИФНС, организацию ждет сразу два штрафа: по ст. 123 и по ст. 126.1 НК РФ. Самостоятельное обнаружение ошибки и представление уточняющего расчета, как уже отмечалось, спасает от штрафа по ст. 126.1 НК РФ. А что же со вторым штрафом?
Положения п. 4 и 6 ст. 81 НК РФ содержат правило, позволяющее избежать штрафа по ст. 123 НК РФ. Но для этого перед тем, как представить уточненный расчет, нужно заплатить налог и пени. А значит, если обнаружены ошибки в заполнении строки 021 расчета, не затронувшие сумму НДФЛ, прежде чем подавать корректировку, надо проверить, перечислен ли уже налог и соответствующие пени. И если нет, то сначала рассчитаться с бюджетом, а потом уже сдавать новый 6-НДФЛ. Если же налог и пени были уплачены задолго до корректировки, не лишним будет подготовить сопроводительное письмо с указанием на эти факты и приложением копий платежных документов.
Право на освобождение от штрафа за несвоевременное перечисление НДФЛ имеют и те организации, которые ошибок в 6-НДФЛ не допустили. Для этого достаточно уплатить НДФЛ и пени до того, как ошибку найдёт ФНС. Такой вывод сделан КС РФ (Постановление от 06.02.2018 № 6-П).
Отчетность по НДФЛ в 2023 году: памятка от налоговиков
Читать памятку
Как говорится в п. 6 ст. 81 НК РФ, уточненный 6-НДФЛ должен содержать данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых обнаружены факты неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению суммы налога. Но, как мы помним, агенты обязаны подавать уточненки по 6-НДФЛ и в ситуации, когда сумма налога завышена. А добровольная корректировка и вовсе может быть не связана с суммами НДФЛ. Как формировать уточненки в таких случаях?
Порядок заполнения расчета не содержит положений, которые конкретизируют порядок заполнения корректировки по 6-НДФЛ. Получается, что формально у налогового агента, допустившего такие ошибки, нет права представить в составе уточненки данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых допущены ошибки. Нужно представлять расчёт целиком. С другой стороны, тут можно применить положения п. 7 ст. 3 НК РФ о том, что любые неустранимые неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогового агента. Это значит, что организации вправе руководствоваться порядком представления уточненного расчета, установленным п. 6 ст. 81 НК РФ, как единственным четко описанным в законодательстве.
Соответственно, уточненный расчёт, содержащий исправленные данные в отношении тех налогоплательщиков, по которым обнаружены неточности, нельзя признать составленным неверно. Но тут нужно учитывать один важный нюанс: данные должны заполняться полностью, то есть отражаться и в разделе 2, и в соответствующих блоках раздела 1. Ведь п. 6 ст. 81 НК РФ не говорит о том, что в уточненном расчете представляется только та информация, которая была неверно указана в первоначальном. При этом в строке «Номер корректировки» титульного листа проставляется значение отличное от нуля, то есть «1—», «2—» и т.д.
Чтобы уточнить недостоверные сведения в справке о доходах и суммах налога физлица (приложение 1), нужно в состав корректирующего годового расчета включить корректирующие или аннулирующие справки только в отношении физических лиц, данные которых уточняются (письмо ФНС от 30.11.2021 № БС-4-11/16703@).
Как исправить ошибки в КПП или ОКТМО в 6-НДФЛ
Если ошибка допущена в КПП или ОКТМО, нужно представить два расчёта: уточненный и первичный.
В уточненном расчете указываются:
- номер корректировки «1—»;
- КПП и ОКТМО, которые были указаны в первоначальном расчете, то есть ошибочные значения;
- нулевые показатели во всех разделах расчёта (плюс аннулирующие справки, если расчет годовой).
В первичном расчете необходимо проставить:
- номер корректировки «0—»;
- правильные значения КПП и ОКТМО;
- показатели из первоначального расчёта (плюс приложение 1, если расчёт за год).
Даже если первичный расчет с правильными КПП и ОКТМО будет представлен позже установленного срока, налоговые органы не будут привлекать организацию к ответственности на основании п. 1.2 ст. 126 НК РФ (письма ФНС от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772, от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@).
Как исправить 6-НДФЛ при перерасчете отпускных
Уточненный расчет должен быть представлен, если при перерасчете отпускных их сумма уменьшается.
В разделе 2 уточненного расчета за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных (строки 110, 112, 140). При этом сумма удержанного НДФЛ не корректируется (строка 160 не исправляется), что дает основание для зачета или возврата излишне удержанного налога.
Если отпускные доплачиваются, уточненка не подается. В разделе 2 расчета того отчетного периода, в котором произведена доплата, отражаются итоговые суммы с учетом доплаты отпускных и доудержанного при этом НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940).
Как заполнить 6-НДФЛ при перерасчете НДФЛ с материальной выгоды
Согласно п. 90 статьи 217 НК РФ (ред. от 26.03.2022 № 67-ФЗ), доходы в виде материальной выгоды, полученные в 2021–2023 годах, освобождены от НДФЛ. Излишне удержанные в 2021 году из таких доходов суммы налога подлежат возврату по письменному заявлению налогоплательщика в соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ.
Если в расчетах 6-НДФЛ за 2021 год были отражены суммы доходов, полученных сотрудниками в виде материальной выгоды, и НДФЛ с этих сумм, то нужно подать корректировку 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие, девять месяцев 2021 года и за 2021 год (письмо ФНС РФ от 28.03.2022 N БС-4-11/3695@).
Корректировке подлежат строки 110 и 140 раздела 2 по ставке 35 %. А в годовой уточненный расчет нужно включить корректирующие или аннулирующие (если других доходов не было) справки о доходах и суммах налога физических лиц (приложение № 1) в отношении только тех работников, данные которых уточняются (письмо ФНС РФ от 06.04.2022 года № БС-4-11/4160@). В справках корректировке подлежат доходы в виде материальной выгоды по кодам доходов 2610, 2630, 2640 и 2641.
Начиная с налогового периода 2021 год вместо формы 2-НДФЛ представляется «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая является Приложением 1 к расчету 6-НДФЛ. Чтобы уточнить недостоверные сведения в Приложении 1 ранее представленного расчета за год, в состав корректирующего расчета надо включить корректирующую или аннулирующую справку.
В заголовке уточненной справки указывается (п.п. 5.2, 5.3 Порядка заполнения):
- в поле «Номер справки» — номер ранее представленной первичной справки;
- в поле «Номер корректировки сведений»:
- при представлении корректирующей справки, взамен ранее представленной указывается соответствующий номер корректировки (например, «01», «02» и так далее);
- при подаче аннулирующей справки, взамен ранее представленной проставляются цифры «99».
Уточнять необходимо только ту справку, в которой была допущена ошибка, направлять весь комплект справок за год не нужно.
Корректирующая справка
При подаче корректирующей справки ошибочные сведения заменяются в базе ФНС на верные. При этом заполняются все разделы справки и Приложение к ней (Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода), а не только те поля, в которых были допущены ошибки.
Количество корректировок справки практически не ограничено. Номер корректировки может принимать значения от «01» до «98».
Аннулирующая справка
Аннулирующая справка полностью отменяет первоначальную и представляется, если первичная справка была подана ошибочно, например, по месту нахождения головной организации, в то время как зарплата работнику выплачивалась в обособленном подразделении, с которым у него заключен трудовой договор.
В аннулирующей справке необходимо заполнить только заголовок и раздел 1. Разделы 2, 3, 4 и Приложение к справке заполнять не нужно. Аннулирующая справка может быть представлена только один раз и только с номером корректировки «99».
-
Когда требуется предоставление пояснений по 6-НДФЛ
-
Как оформлять пояснительное письмо
-
Образец пояснения в налоговую по 6-НДФЛ
-
При ошибочном отчёте
-
При расхождениях 6-НДФЛ и РСВ
-
Сроки сдачи и штрафы
Когда требуется предоставление пояснений по 6-НДФЛ
Подача формы 6-НДФЛ является частью обязательной квартальной отчётности для организаций и ИП. Однако бывают ситуации, когда такой порядок нарушается в силу различных причин, и налоговая может запросить дополнительные пояснения. В этой статье рассмотрены самые распространённые из подобных ситуаций.
В форме 6-НДФЛ указывается информация по доходам физических лиц, занятых в конкретной организации или ИП. Согласно п. 2 статьи 230 НК РФ, этот бланк подаётся налоговыми агентами, то есть работодателями, уплачивающими налог в бюджет за своих сотрудников, удержанный с их заработка.
Налоговые органы, в свою очередь, могут запросить пояснение по 6-НДФЛ, если агент по их мнению каким-то образом нарушил порядок предоставления отчётности. К подобным случаям относят:
- Отсутствие деятельности организации
- Отправка ошибочного отчёта
- Выявление расхождений между 6-НДФЛ и РСВ
Именно эти случаи будут рассмотрены в статье далее. Помимо них, налоговая инспекция может направить требование о предоставлении пояснений по 6-НДФЛ при непредоставлении отчётности или несовпадении данных с другими формами бухгалтерского учёта, например, отчётом о движении денежных средств.
В общем же практика показывает, что во избежание неприятных инцидентов лучше уведомить налоговую заранее при возникновении внештатных ситуаций по сдаче отчётности.
Всегда надёжнее подстраховаться: ИФНС получает сведения о трудоустроенных лицах только от работодателей и взять им их больше негде. Если же информация имеет двоякий характер, то есть вероятность, что она будет истолкована не в вашу пользу.
Заполнение 6-НДФЛ быстро и без ошибок в онлайн-сервисе «Моё дело»
Сервис напомнит о сроках сдачи, учтёт все нюансы заполнения, сформирует, проверит и отправит отчётность
Получить бесплатный доступ
Как оформлять пояснительное письмо
Пояснительное письмо следует составить на стандартном бланке организации с указанием её основных данных, таких как:
- Наименование
- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
- Адрес
- Контакты
- Дата
Кроме того, записка должна быть зарегистрирована с присвоением исходящего номера и даты, а в качестве адресата указан конкретный филиал налогового органа или его руководитель. Также генеральный директор обязан поставить подпись и заверить письмо печатью при её наличии.
В теле письма указываются события, послужившие причиной той или иной ситуации. Описывать их стоит ёмко и точно в произвольной форме так, чтобы у инспекторов не осталось вопросов после изучения пояснения.
Доставить пояснительное письмо можно как лично либо курьером, так и по почте. Также разрешается отправка в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
Образец пояснения в налоговую по 6-НДФЛ
Единого образца для пояснений в налоговую не существует. Для каждого случая общими будут только сведения об организации и формат заполнения данных адресата. Пояснения же будут отличаться в зависимости от причин обращения в налоговую.
При отсутствии деятельности организации
Согласно закону, форма 6-НДФЛ содержит сведения о работниках, если налоговым агентом был удержан подоходный налог с их дохода. Соответственно, при отсутствии таких сотрудников работодатель не обязан отчитываться по ним в ИФНС. По сути, можно сказать, что предприятие не ведёт деятельность, так как отсутствуют трудовые отношения.
Однако, инспекция не может быть информирована о каждом предприятии и факте отсутствия деятельности и расценит непредоставление отчёта как нарушение согласно п. 1.2 статьи 126 НК РФ. Кроме того, если у налоговой будут подозрения о сокрытии фактов оплаты труда, то работодатель рискует получить блокировку расчётного счёта.
Именно поэтому стоит действовать на упреждение, то есть направить пояснение с описанием причины непредоставления формы 6-НДФЛ за отчётный период.
Стоит помнить, что в подобном случае разрешается сдача нулевой отчётности – инспекторы будут обязаны её принять.
Образец пояснения в налоговую при отсутствии деятельности
Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»
И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.
Получить доступ
При ошибочном отчёте
После сдачи формы 6-НДФЛ в налоговой происходит её проверка в автоматическом режиме. В первую очередь обращают внимание на сумму удержанного налога и уплаченного налога (они должны совпадать), а также дату уплаты в бюджет.
При выявлении расхождений инспекция направляет требование о предоставлении пояснений по 6-НДФЛ. Компанию ожидают санкции только если в ИФНС ошибки найдут раньше.
Если же организация самостоятельно обнаружила ошибки уже после сдачи документации, то ей необходимо подать уточнённый расчёт в течение 5 дней согласно п.3 статьи 88 НК РФ. При этом дополнительное пояснение не обязательно.
Подобные несоответствия могут иметь самый разный характер: как неумышленные, так и намеренные, от неправильных реквизитов или КБК до неверных вычислений.
Таким образом, подавать пояснение при ошибочном отчёте нужно только после получения сообщения с требованием от налоговой.
Образец пояснения в налоговую при ошибочном отчёте
При расхождениях 6-НДФЛ и РСВ
При сдаче отчёта в инспекции сверяют налоговую базу для расчёта страховых взносов в бланке РСВ с базой в 6-НДФЛ. Если сумма доходов будет отличаться от базы, указанной в РСВ, то налоговая отправит требование предоставить пояснительное письмо по 6-НДФЛ.
Наличие расхождений не обязательно означает ошибочность заполнения. Нестыковки могут появляться из-за различных порядков внесения данных в отчёты.
Образец пояснения в налоговую при расхождениях 6-НДФЛ и РСВ
Сроки сдачи и штрафы
Отчёт по форме 6-НДФЛ необходимо направлять в ИФНС по месту учёта организации или ИП за каждый квартал календарного года не позднее последнего числа следующего месяца. Годовую отчётность – не позднее 1 марта года, следующего за истёкшим налоговым периодом. При этом возможен перенос даты сдачи на следующий рабочий день, если она выпадала на выходной или праздничный.
Согласно п.2 статьи 230 НК РФ, при численности штата до 10 человек расчёт можно составить в бумажном виде. Если количество сотрудников превышает 10 человек, то отчёт направляется электронно посредством ТКС. За нарушение этого порядка предусмотрен штраф в 200 рублей.
Кроме того, санкции назначаются при:
- Непредоставлении документации в установленный срок (штраф – 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления этого штрафа)
- Непредоставлении корректирующего отчёта или пояснения в назначенный срок (штраф – 5000 рублей). При повторном нарушении – 20 000 рублей
- Предоставлении недостоверных сведений (штраф – 500 рублей за каждый отчёт по прошествии 5 дней в случае отсутствия уточняющего расчёта)
Боитесь допустить ошибку в 6-НДФЛ?
Сформируйте отчёт онлайн в сервисе «Моё дело»
Создать бесплатно