Отзыв на кандидата ошибка

Забыть дать кандидату обратную связь — одна из самых распространенных ошибок в индустрии рекрутинга, чаще всего это даже не считается ошибкой. На самом деле многие работодатели просто надеются, что их кандидаты «поймут суть», когда они ничего не услышат через несколько недель (или месяцев) после собеседования, но знаете что?

Молчаливый отказ оставляет кандидатов в одиночестве строить свои предположения о том, почему они получили отказ, что может показаться не таким уж плохим, пока вы не подумаете о дополнительных последствиях. Отсутствие обратной связи с кандидатом говорит гораздо больше, чем простой отказ, это говорит: «мы не ценим ваше время» или «мы не ценим наших поклонников«.

Пройдя через процесс поиска, подачи заявки и прохождения собеседования, само собой разумеется, что для закрытия книги, а не только сделки, необходима определенная форма обратной связи с кандидатом. Те, кто не прошел собеседование, заслуживают признания за то время, которое они потратили на подготовку своего сопроводительного письма и резюме. Почему? Потому что ваши кандидаты — это ваши поклонники, а ваши поклонники способствуют процветанию вашего бизнеса.

Итак, чтобы никто из нас больше никогда не совершал этой ужасной ошибки, мы рассмотрим самые простые и полезные способы успешного предоставления обратной связи кандидатам. Помните, даже если ваш кандидат полностью провалился на собеседовании, это не повод не отправить ему письмо с отказом, в конце концов, кто знает, кого они знают? Немного обычной вежливости может завести далеко!

Успешные отзывы кандидатов:

Во-первых, время имеет решающее значение. После подачи заявки на вакансию большинство кандидатов ждут ответа примерно 3-4 недели, прежде чем потерять веру в ответ. Поэтому, если вы считаете, что рассмотрение заявок может занять больше времени, укажите это в объявлении о вакансии. Не помешает добавить небольшое примечание следующего содержания:

Пожалуйста, обратите внимание: В связи с большим количеством заявок нам может потребоваться несколько недель, чтобы ответить вам. Спасибо за ваше терпение.

Просто, верно? Таким образом, вы даете себе небольшую свободу действий для обработки заявок, не наживая при этом врагов. Если случится так, что вы совсем завалены заявлениями, отправьте дополнительное письмо, чтобы успокоить расшатанные нервы. Опять же, оно не должно быть сложным, просто попробуйте написать что-то вроде:

В связи с большим интересом к этой вакансии обработка вашего заявления займет немного больше времени. Мы еще раз благодарим вас за проявленный интерес к компании и ценим ваше терпение.

Если в конечном итоге вы все-таки ответите кандидатам, эти два простых шага проложат путь к нескольким неделям беззаботной обработки заявок, что подводит нас к следующему шагу…

Первичные отказы:

На каждого безупречного кандидата найдется несколько других, которые просто не соответствуют требованиям, будь то орфографическая ошибка или несовпадение дат работы. По той или иной причине после первого тура обработки у вас окажется внушительная куча отказов.

Вы можете просто выбросить их в мусорную корзину, а можете составить вежливое письмо, в котором любезно, но твердо сообщите этим кандидатам, что они не соответствуют требованиям. В целях вежливости и создания бренда работодателя мы выберем последнее:

Dear Beatles,

Спасибо за ваше заявление на вакансию Rock Band. Нам жаль говорить, что на данный момент мы не будем рассматривать ваше заявление дальше, но мы ценим ваше время и интерес к Decca Records и желаем вам всего наилучшего в будущем.

С уважением,

Тони Михан из Decca Records

С уважением, Тони Михан.Кстати, не стесняйтесь копировать и вставлять это, только не забудьте изменить имена если, конечно, вы не обращаетесь к The Beatles как Тони Михан из Decca Records.

На следующем этапе обычно отсеиваются те кандидаты, которых вы хотите пригласить на финальное собеседование это может быть телефонное интервью, задание или анкета. В любом случае это будет связано с более активным участием кандидатов, занявших второе место, и в этом случае неплохо было бы включить немного больше информации о том, почему их не пригласили на финальное собеседование.

Посмотрим еще раз на The Beatles, которые, для тех из вас, кто не знает, были отвергнуты Decca Records в 1961 году, потому что ;гитарные группы были на излете«.

Дорогие Beatles,

Спасибо за вашу заявку на участие в Rock Band. К сожалению, мы выбрали другую группу, которая, по нашему мнению, больше подходит Decca Records и этой роли по звучанию.

Мы с сожалением должны сказать, что на данный момент мы не будем рассматривать вашу заявку. Однако мы ценим то время, которое вы вложили в Decca Records, и желаем вам всего наилучшего в будущем.

Kind regards,

Tony Meehan at Decca Records

Улавливаете суть? Несколько слов могут сыграть решающую роль! Ваши кандидаты знают, в каком положении они находятся, а также в 10 раз меньше шансов, что они будут говорить о вас плохо друзьям, родственникам или остальному миру через Glassdoor.com. Бывает и так, что вы разрываетесь между кандидатами и оказываетесь в незавидном положении, выбирая между несколькими отличными претендентами. Естественно, только один в конечном итоге пройдет через это.

Так как же нам поступить, чтобы не подвести остальных?

Ну, во-первых, вы можете послать им один из приведенных выше примеров, это поможет. Однако, как уже говорилось, стоит отдать кандидатам то, что они вложили. Они могут не подходить для этой роли, но это не значит, что они не подходят для следующей. Поэтому воспользуйтесь возможностью и подберите отличного кандидата на будущую должность.

Чтобы дать понять кандидатам, что они отлично поработали и что вы с удовольствием оставите их у себя, попробуйте добавить предложение следующего содержания:

Мы были чрезвычайно впечатлены вашими навыками и работой и, с вашего разрешения, оставим вас в нашем кадровом резерве на будущие должности.

Помимо того, что вы сохраните отличного кандидата, немного лести значительно смягчит удар.

Сколько можно переборщить?

Когда речь заходит об отзывах кандидатов, конечно, существует тонкая грань между тем, что говорить уместно, а что нет. Некоторые утверждают, что предоставление конкретных деталей поможет соискателям улучшить свои заявления и результаты собеседования. С другой стороны, не каждому понравится, когда ему говорят, что его стиль одежды слишком небрежен, или что он не выглядит достаточно энергичным, или что его характер не подходит коллективу…

Конструктивная критика рискует показаться откровенной критикой, поэтому работодателям зачастую проще придерживаться проверенных и испытанных линий. Однако это не означает, что вы должны полностью исключить такой вариант.

Фокус в том, чтобы отзывы кандидатов были фактическими. Например, вы можете включить результаты тестов или привести примеры навыков, требующих развития. Возможно, у вашего кандидата просто нет достаточного опыта работы? Это нормально, если вы сообщите им об этом. Никто не может спорить с неопровержимыми фактами, к тому же дополнительная обратная связь не только поможет вашему кандидату понять причину отказа, но и поможет ему улучшить свою игру.

В чем истинный секрет успешной обратной связи с кандидатами?

В конце концов, секрет не только в том, чтобы давать кандидатам обратную связь в первую очередь, но и в том, чтобы относиться к кандидатам так же, как вы относитесь к любому своему ценному клиенту.

Правда, не все кандидаты уйдут радостными, получив отказ, но вы, по крайней мере, сможете уберечь свою компанию от позора на Glassdoor и, возможно, приобретете пару отличных будущих кандидатов!

У вас есть еще какие-нибудь советы? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Ранее мы рассказывали, какие вопросы задать собеседнику на интервью, чтобы расположить его к общению и получить честные ответы. Но полагаться только на слова кандидата не стоит: есть вероятность, что он приукрасит свои умения или что-то скроет. Лучше потратить немного времени и собрать рекомендации, чтобы избежать ошибки найма.

Мы поговорили с руководителем направления IT/Product агентства Benchmark Executive Екатериной Селезневой. Екатерина рассказала, чем работодателю полезны рекомендации, к кому обращаться с вопросами и как выстроить беседу, чтобы собрать больше информации.

О чем мы расскажем

⭐ Зачем собирать рекомендации

⭐ Когда можно обойтись без рекомендаций

⭐ К кому обращаться за рекомендациями

⭐ Как собирать рекомендаций

⭐ Что делать, если рекомендации различаются

⭐ Типичные ошибки при сборе рекомендаций

⭐ Главное о рекомендациях

Зачем работодателю собирать рекомендации

Рекомендации позволяют узнать человека со стороны: как он работал в команде, выстраивал взаимоотношения с коллегами и решал рабочие задачи. Такой подход помогает убедиться, что кандидат говорил правду на интервью, и избежать неприятных последствий. Например, когда собеседник утверждает, что у него есть необходимый опыт, а по факту — нет.

Благодаря рекомендациям можно узнать то, о чем кандидат не упомянул, например о ссоре с руководством или нарушениях трудовой дисциплины. Я слышала о случаях, когда кандидату отказывали в трудоустройстве, потому что с прошлого места работы его уволили за разглашение коммерческой тайны. Такой тайной могут быть контакты клиентов, суммы доходов или уникальная рецептура продукта. 

Рекомендации помогают выяснить подобную информацию о кандидате до того, как его примут на работу.

В сборе рекомендаций участвуют три стороны:

1. Рекрутер или другой представитель работодателя, который собирает рекомендации.
2. Кандидат — тот, кто претендует на должность и может предоставить контакты людей, которые готовы про него рассказать.
3. Рекомендатель — человек, который дает информацию о кандидате.

Когда можно обойтись без рекомендаций

Работодатель может использовать другой способ проверки знаний, опыта и навыков. Например, запросить у кандидата портфолио с работами или дать тестовое задание. Такими методами часто проверяют людей, которые «работают руками»: редакторов, дизайнеров и разработчиков.

Например, для разработчиков часто устраивают «лайвкодинг» — когда кандидату дают задачу, а он решает ее в присутствии технического специалиста со стороны работодателя.

Некоторые работодатели собирают рекомендации просто потому, что так принято. Но есть случаи, когда проверить умения кандидата на практике важнее, чем получить рекомендации.

К сбору рекомендаций прибегают, когда кандидата сложно проверить иным способом, например, если он претендует на руководящую должность. В этом случае важнее не то, как человек пишет код или статью, а как он управляет командой и ставит сотрудникам задачи.

К кому обращаться за рекомендациями

Рекрутер может пообщаться с любым человеком, которого посоветует кандидат. Главное — убедиться, что собеседник настроен общаться. 

Будет лучше, если кандидат даст несколько контактов: например, экс-руководителя, кого-то из бывших подчиненных и коллег. Это позволит собрать более достоверную обратную связь — нельзя полагаться на мнение одного человека, ведь оно может быть предвзятым.

Одного рекомендателя недостаточно, чтобы собрать разностороннее мнение о работе кандидата. Лучше получить информацию хотя бы от двух-трех человек.

Желательно, чтобы кандидат заранее предупредил рекомендателя о том, что ему могут звонить и задавать вопросы. Тогда рекомендатель будет готов к беседе — выше вероятность, что он поделится информацией.

Если кандидат еще не разговаривал со своим работодателем об уходе, то можно попросить у него контакты с предыдущей работы. Принцип тот же: пригодится номер бывшего руководителя, коллеги или подчиненного.

Как проходит сбор рекомендаций

Сбор контактов

Сначала рекрутер спрашивает у кандидата контакты людей, которые могут дать на него рекомендацию.

Если у кандидата нет контактов, можно связаться с отделом кадров прошлого работодателя и уточнить, с кем можно поговорить. Главное — заранее предупредить кандидата, кому вы планируете позвонить, чтобы получить информацию.

Обычно кандидаты делятся контактами. Если человек не хочет, чтобы ему звонили на работу, нужно уточнить причину. Возможно, он никому не говорил, что подумывает об уходе, это секрет. Если же объективной причины нет, стоит задуматься, не скрывает ли кандидат какую-то информацию.

Подготовка вопросов

Чтобы не забыть спросить о чем-то важном, рекрутер заранее составляет вопросы для рекомендателя.

О чем можно спросить:

• Какие задачи выполнял сотрудник?
• Как общался внутри коллектива?
• Как справлялся с задачами?
• Какие у него сильные и слабые стороны?
• Бывали ли конфликты внутри коллектива с этим сотрудником?
• Хотели бы снова работать с этим человеком, если бы появилась такая возможность?

Универсального списка вопросов нет, они различаются в зависимости от должности рекомендателя. Например, руководитель кандидата может лучше оценить, как он выполнял рабочие задачи, а коллега — как выстраивал общение с командой.

Общение с рекомендателем

Лучше заранее уточнить у кандидата, как лучше связаться с рекомендателем. Все индивидуально: одному человеку можно позвонить, а другой настроен общаться только в мессенджерах или по электронной почте.

Перед звонком стоит сначала написать: объяснить, кто вы и с какой целью обращаетесь, а также уточнить, когда и каким образом собеседнику будет удобно пообщаться. Важно помнить, что рекомендатель не обязан давать комментарии, поэтому выстраивать общение стоит с уважением к его времени.

При звонке нужно еще раз представиться и напомнить, откуда вы и почему звоните. Так собеседник сможет вас вспомнить, если к моменту разговора уже забыл о содержании письма.

Некоторые рекомендатели не дают отзывы по телефону, а просят направлять официальный запрос. Тогда нужно составить письмо и отправить по почте — обычной или электронной. Запрос составляется в свободной форме, главное — указать, от кого письмо, кому адресовано и на какого человека нужна рекомендация.

Например, официальный запрос на рекомендацию может выглядеть так:

Что делать, если рекомендации различаются

Бывают случаи, когда один человек отзывается о кандидате положительно, а другой — отрицательно. Тогда нужно поговорить с кандидатом: сообщить, что вы получили негативный отзыв, и уточнить, почему это произошло.

Негативный отзыв — не приговор, но повод поговорить с кандидатом и выяснить, почему о нем так говорят.

По ответу кандидата можно делать выводы, стоит ли обращать внимание на негативный отзыв. Если сомневаетесь, лучше поговорить с кем-то еще, кто может знать об этом конфликте, например с бывшим коллегой кандидата. Это позволит глубже исследовать спорную ситуацию и понять, на чьей стороне правда.  

Типичные ошибки при сборе рекомендаций

Собирать рекомендации без предупреждения

Рекрутеру лучше сообщить кандидату о своих планах. Если умолчать о сборе рекомендаций, можно случайно подставить человека перед его работодателем. Например, если кандидат еще никому не говорил о том, что планирует поменять работу.

Звонить рекомендателям без предупреждения

Перед тем как звонить рекомендателю, советую написать ему сообщение и уточнить, когда он сможет пообщаться. Врываться в жизнь человека без предупреждения не стоит: собеседник может быть занят и не ждать звонка — тогда полезного разговора не получится.

Задавать нерабочие вопросы

Не стоит задавать личные вопросы о кандидате. Со стороны это выглядит так, как будто рекрутер пришел собирать сплетни. Рекомендатель может передать кандидату, что потенциальный работодатель очень интересовался его личной жизнью и задавал бестактные вопросы. Не исключено, что после этого тема трудоустройства отпадет сама собой.

Кроме того, кандидат может рассказать об этом инциденте знакомым или оставить негативный отзыв в интернете — тогда репутация работодателя будет под угрозой.

Главное о рекомендациях

1. Рекомендации помогают подтвердить слова кандидата и убедиться, что у него есть тот опыт, о котором он говорил.
2. Рекомендации — это инструмент, а не обязанность. Если навыки кандидата можно проверить с помощью портфолио или тестового задания, то собирать рекомендации необязательно.
3. Лучше запрашивать рекомендации как минимум у двух человек. По одному отзыву сложно объективно судить о кандидате.
4. Рекомендации собирают так: сначала уточняют контакты у кандидата, затем готовят вопросы и связываются с рекомендателем.
5. Если отзывы о кандидате различаются, стоит уточнить у него, почему возникла такая ситуация.
6. Частые ошибки начинающих рекрутеров:

• не ставить кандидата в известность о сборе рекомендаций;
• звонить рекомендателям без предупреждения;
• задавать вопросы, которые не касаются работы.

После удачного интервью велик соблазн скинуть команде в мессенджер резюме с текстом «Огонь! Надо брать!». Но даже если у вас на руках кандидат с релевантным опытом, то такое сообщение может остаться без должного внимания, не говоря уже о скорости назначения интервью. Все дело в том, что нанимающий менеджер не всегда видит ценность в кандидате. Придать «вес» резюме может сопроводительное письмо после встречи с кандидатом.

Если процесс подбора в компании выстроены, то HR-менеджер может вносить информацию об итогах собеседовании в CRM или писать фоллоу-ап по итогам встречи с кандидатом руководителю и следующим членам команды, которые будут рассматривать резюме. Сопроводительное письмо о кандидате — это шанс убедить внутреннего или внешнего заказчика пригласить на собеседование специалиста. 

Команда рекрутингового агентства DigitalHR делится возможной структурой такого письма с примерами.

Причина поиска работы

Вопрос, с которого часто начинается телефонное интервью: «Почему рассматриваете новые предложения?». Он позволяет в хронологическом порядке изложить историю общения с кандидатом. 

Пишите правду, даже если кандидат готов рассматривать предложение из-за того, что не сложились отношения с руководителем или командой. В конце концов, если кандидат честно в этом признался и не высказывал негатива по отношению к прошлому месту работу, это не причина для отказа.

«Максим ушёл из московской компании XXXX в феврале этого года. Компания занимается развитием собственных технических продуктов. По процессам и задачам всё устраивало, их было достаточно много и разнотипного характера, с учётом работы над несколькими продуктами. Но кандидат принял решение о возвращении в Санкт-Петербург, т.к. в Москве было не так комфортно жить и работать».

Почему заинтересовала вакансия

Мотивация отклика кандидата на вакансию всегда интересна, особенно на высококонкурентном рынке, где специалисты не испытывают нужды в предложениях. Конечно, идеальный вариант, когда кандидат наслышан о компании и давно хочет c ней работать, но чаще всего бывает, что он просто открыт к разным предложениям и рассматривает переход в более сильную команду. 

«У Андрея есть большое желание к профессиональному развитию и ему понравилось работать в небольшой продуктовой команде, поэтому понравилась вакансия. Знаком практически со всем стеком технологий на нашем проекте». 

Почему вы считаете, что кандидат подходит на позицию

Это шанс заинтересовать нанимающего менеджера в кандидате. Возможность рассказать про соответствие корпоративной культуре, известность на рынке или идеях, которые кандидат предложил прямо на собеседовании. Или, допустим, кандидат не имеет точь-в-точь релевантного опыта, но вы считаете, что с ним нужно пообщаться и знаете, как это аргументировать.

Вот пример из работы над вакансией аккаунт-менеджера, которая требовала опыт работы с рынком США. При прочих технических соответствиях у кандидата такого опыта не было, зато был смежный:

«Не было прямого опыта работы с рынком США, но клиенты в большинстве своем были международные. Так как задачи были стратегического формата, общение с глобальными офисами проходило на ежедневной основе». 

Рассказ про продукты/проекты/технологии, с которыми работал кандидат

Далеко не всегда в резюме подробно отражено, чем кандидат занимался: могут отсутствовать ссылки на компании или отдельные проекты, о каких-то продуктах нельзя распространять информацию извне или специалист счел какие-то вещи неинтересными для упоминания в резюме — причины могут быть разными. 

«5 лет работал в контент-провайдере XXX. Начинал с инженера и занимался администрированием серверов, после чего перешёл в отдел разработки, где было две команды PHP и Ruby программистов, к последней из которых присоединился. Главный сайт был написан на Ruby on Rails, делали несколько микросервисов также на Ruby. 

 Знаком со всем стеком технологий, работал с Elasticsearch и Sphinx, RabbitMQ и Gearman, Sidekiq использовали на некоторых проектах, занимался разработкой gem’а для кэширования в Redis и был опыт работы с React».

Иерархия в компании: работал в команде или самостоятельно, кто ставил или кому ставил задачи

Этот пункт важен не только для руководящих позиций, чтобы посмотреть с какой командой может справиться тимлид, но и для линейных, чтобы понимать, насколько вы совпадаете с потенциальным сотрудником по формату работы.

«В команде разработки было шесть Ruby on Rails разработчиков, несколько Python разработчиков, один JS разработчик и технический директор, который занимался распределением задач. Большинство сотрудников работало из разных городов, контроль отработанного времени был через Hubstaff». 

На что кандидат обращает внимание при выборе нового проекта

Кандидат в конце интервью может сказать, что рассматривает стабильный проект и не готов идти работать в стартап, потому что у него ипотека. А может при первой же возможности спросить про зарплату и компенсацию фитнеса. Согласитесь, что в этих двух случаях разница очевидна. Кого-то наоборот интересует драйв и возможность получить нестандартный для рынка опыт, поэтому он преимущественно рассматривает стартапы. 

Грустно будет только в том случае, если кандидата прежде всего заинтересует игровая приставка в офисе, а не сфера работы компании или стек технологий.

«Зарплатные ожидания — от 110 тыс. рублей на руки, рассматривает работу в офисе в Санкт-Петербурге. Всегда была интересна игровая сфера, давно следит за блогом сооснователя XXX. Готов выполнить тестовое задание и пройти техническое собеседование».

На что обратить внимание

Этот пункт не имеет четких рекомендаций, сюда можно добавить все, на что действительно стоит обратить внимание: могли возникнуть спорные моменты в общении, что-то могло смутить или, наоборот, приятно удивить. 

В этом же пункте можно написать про офферы, которые есть у кандидата или про время, которое он может заложить для общения с компанией.

«У кандидата большой интерес к аналитике, Data Science, рекламный рынок стал уже родным. Считает, что плюсы программирования в том, что можно углубиться не только в технологии, но и в отрасль компании и узнать как работают эксперты в области экономики, рекламы и т.д. У кандидата есть профессиональная электронная библиотека с 7 гб литературы, ежедневно уделяет около 2-3 часов на чтение в пути до работы. Смотрит YouTube-канал про Python у Тимофея Хирьянова и курсы Coursera».

Желаем удачного рекрутинга!