Ошибки при проведении инвентаризации основных средств

Провести в конце года инвентаризацию — святой долг бухгалтера. И каким бы скучным ни казался этот процесс, никуда от него не денешься. Речь пойдет не только о том, как ее провести, но и о возможных инвентаризационных ошибках. В статье вы найдете их конкретный перечень. Вооружившись такой полезной информацией, вы оградите себя от нежелательных последствий ошибок.

Публикация

В процессе работы организация приобретает различное имущество, рассчитывается с поставщиками и покупателями, выдает и получает кредиты и займы. Все эти сведения отражаются на счетах бухгалтерского учета, формируя финансово-экономические показатели деятельности предприятия.

Достоверность этих показателей не вызывает сомнение, только если они подтверждаются фактическим наличием имущества и обязательств. Проверить, соответствуют ли они данным бухгалтерского учета, поможет инвентаризация.

Прямо в цель

Выявить фактическое наличие имущества, сопоставить полученные результаты с данными бухгалтерского учета, а в случае недостачи, излишков или порчи материальных ресурсов определить виновных лиц — таковы цели инвентаризации. Если при пересчете попадутся бракованные материальные ресурсы, потребуется сформировать обоснованные заключения и подготовить документы для их уценки и списания.

И это далеко не все цели инвентаризации. Вам придется также принять меры по взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности, списать в установленном порядке обязательства по истечении сроков давности и пр.

Порядок проведения инвентаризации определяется приказом об учетной политике и должен соответствовать требованиям приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее — Методические указания). Провести ее могут постоянно действующая, рабочая или разовая комиссии. При этом в инвентаризации обязательно должны участвовать материально ответственные лица.

«Отделаться» инвентаризацией только одного участка не удастся. Проверить придется все имущество организации, все виды финансовых обязательств. Имущество, которое не принадлежит организации, но числится в бухгалтерском учете, например на хранении, арендованное или полученное для переработки, — не исключение.

Итоги «переписи» оформляются документально. Чтобы отразить полученные результаты в учете, используйте типовые унифицированные формы первичной учетной документации. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Не удивляйтесь «древней» дате этого документа — он все еще действует. Если хотите, можете разработать собственные формы. Но помните: они должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (наименование документа, дату его составления и т. д.).

Но прежде чем говорить об оформлении результатов инвентаризации, разберемся, когда организация вправе, а когда обязана ее проводить.

Добровольно-принудительный режим

Инвентаризация может проводиться добровольно. Но есть случаи, когда провести ее просто необходимо. Перечислим их. Итак, инвентаризация обязательна:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, при преобразовании государственного или муниципального (унитарного) предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• если установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как видите, этот перечень достаточно обширный. Но есть организации, которые предпочитают не проводить инвентаризацию, когда это необходимо. Благо, их число не так велико (см. рисунок). Помните, что, хотя штраф за непроведенную инвентаризацию не установлен, отсутствие первичных документов об этом мероприятии все же образует состав налогового правонарушения по статье 120 Налогового кодекса.

Нет документов — плати штраф 5000 рублей. А если нет документов по проведенной годовой инвентаризации минимум за два года, то штраф составит 15 000 рублей.
И все же преобладающее большинство участников опроса высказались за инвентаризацию во всех необходимых случаях.

Несмотря на то что, например, материально ответственные лица в одних организациях меняются нечасто, а в других — каждый месяц, инвентаризация в конце года обязательна для всех. Чтобы вам лишний раз не изучать методичку, напомним об этапах, по которым она проводится.

Этап № 1. Готовим «почву»

Для начала руководитель организации должен издать приказ по форме ИНВ-22. В ней определяют содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, сроки представления документов в бухгалтерию, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.

Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо должно рассортировать все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, которая предшествует подсчету остатков материальных ценностей. Во-первых, она пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности, во-вторых, проверяет весы и мерную тару. Кроме того, материально ответственные лица представляют комиссии отчеты со всеми документами, подтверждающими движение ТМЦ и денежных средств.

Они дают также расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.

Если в учреждении материально ответственного лица нет, то им считается руководитель.

Этап № 2. Опись по факту

Затем описывается имущество и обязательства, т. е. проводится их вещественная и документальная проверка.

После того как проверено наличие материальных ценностей, составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах. Для каждого вида имущества заполняют свою форму такого документа — например, по результатам инвентаризации основных средств — ИНВ-1, нематериальных активов — ИНВ-1а, товарно-материальных ценностей — ИНВ-3 и т. д. (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Этап № 3. «Подобьем» результаты

Далее инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию. Здесь сравниваются данные учета и инвентаризации, а после составляется сличительная ведомость. Она оформляется только по тем активам, по которым выявлены отклонения от учетных данных (п. 4.1 Методических указаний). Например, если обнаружены излишки основных фондов, составляется сличительная ведомость ИНВ-18, а для товарно-материальных ценностей — ИНВ-19.

Когда будете составлять сличительные ведомости, учитывайте пересортицу товарно-материальных ценностей. Помните, что недопустимо учитывать товары одного сорта в составе другого. Не забывайте про суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы, и то, что потери списываются в пределах норм естественной убыли.

На ценности, которые не принадлежат организации, но числятся в бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, арендованы или получены для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам этих ценностей представляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.

Итоговые данные по всем видам имущества и обязательств заносятся в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Этап № 4. Документы — на подпись!

Ведомость подписывается главным бухгалтером и руководителем учреждения. Одновременно издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее пяти лет.

А самое каверзное в инвентаризации — ошибки. Ведь она может поднести сюрпризы не только в виде излишков и недостач имущества.

В таблице приведены возможные ошибки и их последствия. Надеемся, подготовленный материал поможет вам их не совершать. А на будущее помните — не ошибается тот, кто ничего не делает.

Таблица. Инвентаризационные ошибки и их последствия

Материалы по теме

Все материалы сюжета
«Инвентаризация»

Если ошибки, допущенные в ходе инвентаризации, приведут к искажению отчетности на 10% и более, администрацию могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 5 до 10 тыс. руб. Возможны и другие неприятные последствия.

Предлагаем ознакомиться с перечнем ошибок, которые чаще всего компании допускают в ходе годовой ревизии, чтобы их избежать или вовремя исправить. И конечно, даем ссылки на материалы системы КонсультантПлюс, где вы можете получить дополнительную информацию по вопросу или скачать образцы документов. Все материалы системы можно смотреть бесплатно, оформив пробный доступ.

См. также нашу статью «Инвентаризация в условиях коронавируса (рекомендации, образцы)».

В соответствии со статьей 247 Трудового кодекса РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Основным способом проверки соответствия фактического наличия имущества путем сопоставления с данными бухгалтерского учета признается в силу статьи Федерального закона «О бухгалтерском учете» инвентаризация имущества, порядок проведения которой определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания).

На чем чаще всего спотыкаются работодатели, доказывая в суде свои исковые требования о взыскании с работника суммы материального ущерба? Исходя из примеров судебной практики, можно сформировать перечень таких ошибок:

• отсутствие расписок проверяемых материально-ответственных о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы (нарушение пункта 2.4 Методических указаний);
• проведение инвентаризации в отсутствие проверяемого материально-ответственного лица (нарушение пункта 2.8 Методических указаний);
• неправильное исправление ошибок в описях (нарушение пункта 2.9 Методических указаний);
• отсутствие приказа о назначении инвентаризационной комиссии (нарушение пункта 2.3 Методических указаний);
• неоформление инвентаризационных и сличительных описей (нарушение пунктов 2.5, 2.9, 4.1 Методических указаний);
• отсутствие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и проверяемых материально ответственных лиц (нарушение пункта 2.10 Методических указаний); 
• отсутствие в конце описи расписки проверяемого материально ответственного лица, подтверждающей проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
• допуск в период инвентаризации посторонних лиц в помещение, где она проводится (нарушение пункта 2.12 Методических указаний);
• и иные ошибки.

Перечисленные ошибки – пожалуй, самые распространенные в процедуре инвентаризации. Но в практике встречаются и иные, менее популярные ошибки, на которые также стоит обратить внимание и учесть их, так сказать, на чужом опыте, не допустив их совершение на своем. Рассмотрим некоторые их них.

Нестандартная ошибка: не была проведена инвентаризация при приеме на работу материально-ответственного лица

Согласно пункту 1.5 Методических указаний проведение инвентаризаций обязательно в том числе при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел). Ошибка работодателя состоит в том, что при приеме на работу нового работника, на которого возлагается полная материальная ответственность, инвентаризация не проводилась. Подобная ошибка приводит к тому, что при последующем установлении недостачи работодателю не удается доказать период образования недостачи (образовалась ли она до приема нового работника или же уже при его работе), равно как и вину конкретно нового работника в недостаче.

Работодатель обратился в суд с иском к М. о взыскании недостачи, указав, что ответчица была принята на работу на должность продавца-кассира, с ней был заключен договор о материальной ответственности. В ходе исполнения ответчиком трудовых обязанностей в период с (…) по (…) образовалась недостача в размере (…) руб., которую М. признала, но не выплатила, а уволилась.

Суд при рассмотрении спора дал надлежащую оценку представленным истцом документам, в том числе: тетрадям учета поступления и продажи товара и поступившей от продажи товара выручки; актам ревизии по магазину, согласно которым выявлена недостача в размере (…) руб., за период с (…) по (…), и пришел к выводу, что представленные документы не могут быть признаны допустимыми доказательствами, поскольку не подтверждают передачу ответчице вверенных ей материальных ценностей в период ее трудовой деятельности и образование недостачи по вине последней.

Истец не представил суду и доказательств проведения инвентаризации товара на дату приема ответчика на работу, передачи (вручения) этого товара ответчику, передачи товара от одного продавца другому при смене на рабочем месте. Договоры о коллективной материальной ответственности с участием М. также не заключались. Принимая во внимание также, что работодателем не была проведена надлежащая проверка с целью установления размера недостачи, причин ее возникновения, при том, что судом установлены обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника, в том числе ненадлежащее ведение работодателем финансово-хозяйственной документации, суд пришел к правильным выводам об отказе в удовлетворении заявленного иска (решение Дзержинского районного суда г. Оренбурга от 29.01.2014; апелляционное определение Оренбургского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-1925/2014)1.

Вывод: чтобы в последующем не испытывать трудностей в доказывании своих требований к работнику о возмещении материального ущерба, следует изначально, то есть при приеме на работу нового материально-ответственного лица, четко исполнять требования законодательства РФ, в частности, провести инвентаризацию в соответствии с требованиями пункта 27 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний, как при смене материально-ответственных лиц.

Обратите внимание!

В пункте 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 года № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» разъяснено, что обязанность доказать наличие прямого действительного ущерба, размер причиненного ущерба при разрешении дела о возмещении ущерба работником возлагается на работодателя.

К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

Недоказанность одного из указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника.

При доказанности работодателем указанных выше обстоятельств работник должен доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.

Нестандартная ошибка: спорность факта ущерба и вины работника не может подтверждаться неправильно оформленным отчетом независимого аудитора

В случае спорности отчета ревизионной комиссии факт причинения ущерба руководителем предприятия может подтверждаться отчетом ревизионной комиссии и отчетом независимого аудитора. Указанные документы для признания их относимыми и допустимыми доказательствами должны быть надлежаще оформлены. В противном случае неправильно оформленный документ не может быть положен в основу доказательства правомерности требований работодателя о взыскании с работника суммы материального ущерба.

ТСЖ попыталось взыскать материальный ущерб с бывшего председателя правления. В качестве доказательств своих требований ТСЖ представило отчет независимого аудитора, в котором сделан вывод о необоснованном расходовании бывшим председателем денежных средств со счета ТСЖ. Суд же отчет не принял во внимание, поскольку достоверным и достаточным доказательством причинения ответчиком ущерба в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей (неосновательного расходования денежных средств, полученных работником в подотчет на хозяйственные нужды) данный акт не является. В обоснование своих выводов суд указал следующее. 

Суд проанализировал положения устава ТСЖ, согласно которым ревизионная комиссия (ревизор) проводит плановые ревизии финансово-хозяйственной деятельности товарищества не реже одного раза в год; представляет общему собранию заключение о смете доходов и расходов на соответствующий год товарищества и отчет о финансовой деятельности и размерах обязательных платежей и взносов; отчитывается перед общим собранием о своей деятельности. Исходя из последующих положений устава, деятельность ревизионной комиссии может оказаться недостаточной для нормального функционирования товарищества, в связи с чем, по решению руководящих органов ТСЖ (общего собрания, собрания правления), для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности товарищества может быть приглашен профессиональный аудитор. Вместе с тем представленный истцом отчет составлен некой Л.А. без указания занимаемой должности и учреждения, в котором ею осуществляется трудовая (гражданско-правовая) деятельность. Отчет не имеет ни углового штампа, ни печати. На обороте имеется отметка о том, что данный документ прошит и пронумерован 02.12.2013 Л.О., то есть спустя почти семь месяцев со дня составления отчета. 

Одновременно в суд был представлен отчет ревизионной комиссии ТСЖ, которой до обращения к аудитору была проведена проверка расходования денежных средств председателем правления за спорный период. По результатам данной проверки нарушений финансовой дисциплины не обнаружено, присвоение работником денежных средств не выявлено. При таких обстоятельствах у суда имелись основания считать указанный отчет аудитора недопустимым и недостаточным доказательством, бесспорно и достоверно не подтверждающим факт причинения ответчиком ущерба в заявленном истцом размере, а также сам размер ущерба (решение Первомайского районного суда г. Омска от 29.01.2014; апелляционное определение Омского областного суда от 07.05.2014 по делу № 33-2787/2014)2.

Вывод: отчет ревизионной комиссии предприятия для решения вопроса о взыскании материального ущерба с руководителя предприятия будет иметь приоритетное значение по сравнению с ненадлежаще оформленным отчетом независимого аудитора.

В обоих приведенных примерах из практики работодатель собрал весомую доказательную базу и самого факта ущерба, и его размера, и вины конкретного работника, и доказательства наличия причинно-следственной связи проступка работника и наступившего материального ущерба… Казалось бы, исходя из приведенных примеров, и предположить было нельзя, что при всей подготовленности работодателя к положительному для себя решению суда работодателю-истцу будет отказано во взыскании ущерба с его работников. Увы, но практика показала, что это реально.

В противоположной же ситуации, когда шансы на положительное решение невелики, работодателю удается выиграть спор. Как правило, речь идет о ситуациях, когда проверяемое материально-ответственное лицо оказывает всяческое сопротивление проведению инвентаризации, отказывается подписывать что-либо и заранее настроено оспаривать каждый шаг работодателя в процедуре привлечения его, как работника, к полной материальной ответственности.

Самое главное – надлежаще оформлять каждый шаг в процедуре привлечения работника к материальной ответственности

Даже если работник отказывается от подписи в том или ином документе – это не повод для дальнейшего признания результатов инвентаризации недействительными. А вот отсутствие соответствующего акта, составленного работниками работодателя, о фиксации факта такого отказа – уже, безусловно, повод для признания требований нормативных актов (как правило – Методических указаний) к порядку проведения инвентаризации невыполненными, а результатов инвентаризации – недействительными. В связи с изложенным не стоит опасаться «сопротивления» материально-ответственного лица. Нужно лишь внимательно и скрупулезно оформлять всю документацию, связанную с доказыванием факта и размера материального ущерба и привлечением работника к материальной ответственности.

Работодатель — ИП обратился в суд с иском к Г. о взыскании суммы материального ущерба, указав, что Г. состояла с ИП в трудовых отношениях в должности куратора розничной сети, трудовые обязанности выполняла в магазине. Ею по накладной № 14 получен ноутбук для передачи в магазин с целью дальнейшего использования в работе, по результатам инвентаризации выявлено отсутствие в магазине указанного ноутбука. Ответчица Г. пояснений не представила, от подписания инвентаризационной описи и сличительной ведомости отказалась, уволилась по собственному желанию, при увольнении ноутбук не вернула, чем истцу причинен ущерб. Работодатель представил суду доказательства передачи работнику по разовому документу материальных ценностей (в виде ноутбука), результаты инвентаризации. Суд пришел к выводу, что порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов, регламентированный Методическими указаниями, ИП был соблюден. Как следовало из актов, Г. отказалась ознакомиться с инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (составленной по результатам инвентаризации), и от ознакомления со сличительной ведомостью результатов инвентаризации. На основании представленных доказательств суд обоснованно пришел к выводу о наличии оснований для взыскания с Г. в пользу ИП суммы причиненного ущерба (решение Краснокамского городского Пермского края от 29.01.2014; определение Пермского краевого суда от 23.04.2014 по делу № 33-3515)3.

Вывод: если инвентаризация ценностей проведена правильно, а отказ материально-ответственного работника где-либо расписаться документально актирован, суд считает процедуру проведения проверки для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения, установленную статьей 247 Трудового кодекса РФ, соблюденной.

Подводя итог проанализированным примерам из практики, можно сделать следующие выводы:

• знать требования Методических рекомендаций для правильного оформления результатов инвентаризации недостаточно;
• для недопущения стандартных ошибок при фиксации этапов инвентаризации и привлечения работника к материальной ответственности достаточно изучения норм Трудового кодекса РФ в совокупности со специальной литературой, методическими материалами, а также обобщений судебной практики и разъяснений постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»;
• для исключения редких, но фатальных ошибок при доказывании факта материального ущерба и вины работника потребуется внимательное изучение примеров из широкой судебной практики. Конечно, это потребует времени и настойчивости. Однако результатом станет положительное решение суда для работодателя, а не неожиданный и потому обидный отказ в удовлетворении вполне правомерных, но недоказанных требований работодателя.

Как часто проводится инвентаризация основных средств на предприятии и для чего она нужна (детально) – вопросы, которые мы разберем в статье. Порядок этой процедуры строго регламентирован, от него нельзя отступать. Более того, если во время проверки будут выявлены неучтенные объекты, то это грозит штрафами и наказаниями со стороны проверяющих органов. Сам процесс – не такой простой, как кажется, ведь нужно его правильно оформить, выявить расхождения между фактическим и плановым количествами, зафиксировать эти перемены. Давайте разберем все детали по порядку.

Что это – инвентаризация основных средств (ОС) на предприятии

В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.

С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.

Во время описи определяют:

• есть ли фактически объекты, которые указаны на бумаге и в программе;
• насколько корректно присвоены инвентарные номера;
• правильно ли ведется бухгалтерский учет;
• объемы недостач/излишков.

Сроки, правила, периодичность проведения инвентаризации основных средств

По законодательству проводить проверку следует не реже, чем один раз в 3 года на предприятии. Библиотечные фонды пересчитывать и проверять придется не так часто – раз в пятилетний период. Это установлено на основании Методических Указаний.

Конкретные данные каждая компания определяет для себя самостоятельно. Обычно это делается перед началом годового отчета. Но согласно закону есть случаи, когда это следует проводить чаще:

• в результате чрезвычайной ситуации;
• если началась реорганизация или ликвидация;
• имущество собираются сдавать в аренду или полностью продавать;
• МОЛ или руководитель скоро поменяются;
• вскоре будет составляться годовая отчетность;
• были выявлены факты кражи, порчи собственности или злоупотребление полномочиями.

Стоит отметить, что если члены коллектива требуют, то такую сверку проводят и в случае, когда выбывает более половины всех участников договора.

По приказу владельца или директора организации это может происходить внезапно, в любой момент. Разделяют сплошную опись, когда пересчитывается все, что есть в компании, и выборочную, когда считают ОС в одном подразделении, филиале или даже кабинете.

Что такое инвентаризация основных средств

Это подсчет объектов, которые постоянно использоваться во время производства или для нужд администрации. Сюда могут относиться машины, оборудование, техника, в том числе вычислительная, разнообразный хозяйственный инвентарь, скот и растения.

Пересчет может быть натуральным – когда проверяющие сотрудники или органы ходят по фирме и проверяют реальное наличие активов. Еще один вариант – документальный, когда сверяют только по учетным регистрам.

Юридически все это оформляется в зависимости от того, какие подтверждающие бумаги были разработаны внутри предприятия и закреплены учетной политикой через распоряжение. Ведомость – это документ, который будет составляться в 2 одинаковых бланках, потому что один отправляется бухгалтеру, а второй остается у МОЛ.

Порядок и этапы корректного проведения инвентаризации всех объектов основных средств (фото к каждому шагу)

Как именно это будет проводиться – зависит от желания руководителя и составленного им приказа. Но главные действия будут повторяться каждый раз, хотя формально они нигде не закреплены.

Шаг 1: Как подготовиться

Сюда относят все, что происходит до начала самого пересчета. Среди обязательных процессов:

• составляется и подписывается распоряжение о необходимости проведения;
• назначаются члены комиссии, а также ее глава;
• определяются сроки, отведенные на процедуру;
• со всех материально ответственных лиц собираются расписки;
• подготавливаются инвентаризационные описи по форме №3.

Стоит отметить, что если мат. ответственных несколько, то для каждого отдельно составляется пакет документов под заполнение в зависимости от перечня объектов, которые за ним закреплены.

Шаг 2: проведение пересчета по факту

В этот период можно проводить инвентаризацию основных средств. Считают ОС, проверяют, есть ли они фактически, сверяют их инвентаризационные номера и характеристики, которые должны быть по бумагам. Все это можно найти в карточках материалов, оформленных по форме № ОС-6, также формируется опись по №ИНВ-1.

Шаг 3: сверяются данные с виртуальной информацией в бухучете

Проводится сверка полученных результатов переписи с теми, которые есть в программах. Для этого бухгалтерия готовит ведомость, которая открывается на дату проверки. Каждую строчку сравнивают отдельно, контролируют корректность заполнения, количество экземпляров и так далее.

Шаг 4: оформляются итоги

Если необходимо, то из бухгалтерского ПО удаляются неактуальные данные, вписываются новые факты. Если обнаружатся недостачи либо не будут указаны сведения о продаже или списании ОС, то составляются соответствующие документы. После этого будут инициированы проверки в отношении ответственных за сохранность предметов учета работников.

В зависимости от того, насколько окажется виновным сотрудник, ему выносится предупреждение или штраф. Его могут привлечь к административной ответственности или вынести дисциплинарное взыскание.

Важные нюансы для исправления ошибок:

• стоит провести ее до утверждения годовой отчетности;
• следует запись отметить в день окончания сверки либо 31 декабря в текущем году.

Второе правило относится к нарушениям, которые были выявлены в предыдущем периоде. Не забывайте, что уже закрытые отчеты править нельзя. Если что-то было найдено в настоящем месяце, то и исправлять это предстоит сейчас, а не тогда, когда была допущена погрешность.

Комиссия по инвентаризации основных средств

В задачи этих людей входит осмотр и проверка соответствия виртуальных остатков реальным. Они фиксируют в имеющуюся у них ведомость все различия, записывают инвентарные номера, следят за характеристиками.

Все актуальные документы они получают перед началом изучения. Кто будет входить в состав проверяющих, вписывается в ИВН-22. Материально ответственные лица должны поставить отметки , что они сдают все подотчетное.

Изучению и сверке подлежат не только бухгалтерские листы, но и:

• сведения, в соответствии с которыми можно определить права собственности на объекты;
• технические паспорта;
• наличие документации на природные ресурсы, которые принадлежат фирме.

Цель и причины проведения инвентаризации основных средств

Есть сразу несколько поводов выполнять подобное исследование складов и ОС:

• можно с достоверностью говорить о наличии или отсутствии определенных объектов на территории;
• становится просто сличить установленные фактически данные с теми, которые указаны в бухгалтерских регистрах;
• допускается исправить документ бухучета в соответствии с информацией, выявленной по факту.

Когда проверка проводится внепланово, то это происходит обычно из-за обнаруженного хищения, последствий ЧС или смены руководства.

Сейчас допускается не использовать бланки строгой отчетности, а разработать собственную учетную документацию. Главное – чтобы были все реквизиты и позиции. Если нет времени на разработку таких шаблонов, можно воспользоваться типовыми примерами в программе.

Важно, чтобы ПО полностью закрывало все задачи, которые возникают на предприятии. Если этого не происходит, то можно обратиться за помощью профиссионалов, например, в компанию «Клеверенс».

Так, эффективно провести проверку ОС предприятия можно с помощью программного продукта «Инвентаризация ОС».

Данное ПО позволяет использовать терминал сбора информации со встроенным считывателем штрихкода для проведения сверки основных средств компании.

На каждое ОС прикрепляется этикетка с уникальным штрихкодом, которую можно распечатать с помощью драйвера. Соответствующий стандартам, 100% считываемый штрихкод автоматически генерируется за счет ПО на основе инвентарного номера.

Софт позволяет выгрузить сведений о наличии того или иного материала по базе данных 1С, а затем использовать устройство, чтобы собрать штрихкоды реальных позиций ОС и остатков и последующей загрузки полученной реальной информации в «Инвентаризация ОС» или во «Ввод остатков ОС и НМА» и для получения отчетов по наличию и расхождениям.

Софт также поддерживает учет в разрезе по материально-ответственным лицам (МОЛ) и подразделениям.

Программа поддерживает одновременное существование множества записей на одном ТСД. Таким образом можно провести проверку в нескольких помещениях/отделах организации и затем получить в 1С сразу несколько результатов.

Необходимые документы по учету

Наиболее актуальные бумаги, без которых не может проводиться инвентаризация основных средств (ОС):

• опись – ИНВ-1 – здесь расписывается все, что сходится или отличается в фактических остатках от плановых, включая инвентарные номера и нарушение эксплуатационных особенностей;
• ИНВ-22 – приказ, который составляется перед началом переписи;
• ИНВ-18 – сличительная ведомость;
• ИНВ-23 – журнал, в котором должны отражаться все проводимые пересчеты.

Стоит помнить, ИНВ-18 необходимо составлять в 2 экземплярах, потому что один отдается МОЛ, а второй уходит в бухгалтерию.

В чем заключается документальное оформление учета инвентаризации необычных основных средств (ОС)

Есть несколько ситуаций, в которых действия будут слегка отличаться от привычных:

• если инвентарь находился в ремонте на момент проведения, то следует составить ИНВ-10, в которой будет отражаться общая стоимость вместе с затратами на исправление;
• для тех объектов, которые были сданы в аренду, придется составлять собственную документацию с подтверждением контрагента;
• отдельные бумаги нужны для тех материалов, которые далее в хозяйственной деятельности использоваться не могут, а восстановить их невозможно – их списывают с указанием причин.

Кроме того, если материал сменил назначение после ремонта, то важно ввести обновленные актуальные данные. Особенно это касается случаев, когда после такой реконструкции меняется балансовая стоимость, которую еще не отразили в бухучете.

Проводки для отображения описи ОС: пример

Ниже мы предлагаем образец того, как именно должно выглядеть списание, которые происходят по вине работников и в результате выхода из строя.

– таблица

Как провести инвентаризацию основных средств: составляем приказ

Каждая перепись начинается именно с этого документа, который готовит руководитель организации. Можно пользоваться формой ИНВ-22 или создать свой типовой шаблон для этих целей.

Необходимо указать определенные пункты:

• наименование предприятия;
• дата, в которую начнется и завершится процесс;
• кто будет председателем и членами комиссии;
• насколько комплексной будет проверка (выборочная или полная);
• по какой причине инициируется;
• в какой срок следует сдать документацию в бухгалтерию.

Оформленный приказ должен быть зарегистрирован в журнале ИНВ-23, а затем – вручен главному проверяющему.

До того как начинать, следует проверить, есть ли в наличии:

• техпаспорта на все объекты;
• карточки учета;
• документы в случае если ОС сдаются в аренду.

Как оформить ведомость

Как сделать инвентаризацию основных средств – пересчитать их и зафиксировать все отличающиеся параметры. Стоит помнить, что проведение необходимо не только для установления соответствия количества единиц фактически и по плану. Также сличаются и другие характеристики, которые должны совпадать с данными в карточке:

• работоспособность;
• инвентарные номера;
• для чего предназначается;
• как выглядит внешне, уровень амортизации;
• наличие/отсутствие дефектов.

Когда осматриваются здания, важно обратить внимание на:

• количество этажей;
• год строительства;
• материал, из которого было построено помещение;
• общая площадь и доля полезной из нее.

Если изучается природное месторождение, то интересуют его глубина и вероятная длина. У имеющихся растений и деревьев значение имеют возраст и их наличие на участке.

Для чего потребуется сличительная ведомость

Все это фиксируется на листе, сравнивается и утверждается. Все обнаруженные отклонения будут вписаны в бухучет. Это позволяет понять, насколько соответствует предприятие в отчетности тому, которое есть на самом деле. С актуальными данными можно работать и планировать дальнейшее развитие организации.

Как оформить акт по результатам

Мы разобрали, в каких случаях проводится инвентаризация основных средств. Важно определиться, в каких случаях составляется документ. Его оформляют, когда выявляется, что определенный объект не отвечает более требуемым характеристикам или не работает должным образом. В отдельных случаях производится списание, потому что материала нет из-за пересорта, хищений или порчи.

Нужно указать:

• МОЛ;
• состав комиссии, который выявил неточность;
• даты ведомостей, их номера, данные сличительной описи;
• когда была начата и завершена перепись.

К ней прикрепляются все бумаги, которые отражают расхождение бухучета и реальной картины.

Как оформить протокол, который составляется на заключительном заседании

После того как завершится инвентаризация и заполнятся все документы, собирается последний совет для подведения итогов. Руководителю приносят отчет о проделанной работе. Это не обязательный процесс, но протокол его ведения может стать реальным доказательством в суде, если будет подан иск о причинении ущерба предприятию.

В ходе встречи зачитываются все перемены, недостачи, излишки, слушаются пояснения МОЛ и мнения экспертов.

В заключении готовится документация, где вписывается:

• итоги выполненной процедуры;
• причины, по которым были указаны в бухучете неверные данные;
• заключения, которые приняла комиссия;
• предложения – как устранить все недостатки и исправить ошибки.

Подписывают его все присутствующие, затем его передают руководителю, чтобы он принял окончательное решение по всем неточностям и несоответствиям.

Основные ошибки во время инвентаризации

Есть несколько типичных нарушений, которые допускают многие компании:

• не составляется приказ о назначении комиссии;
• в УП не были прописаны сроки и порядок, в котором должна проходить опись;
• привлекли независимого аудитора, который сделал ошибки в отчетности;
• неправильно заполнялся приказ – ошибочные реквизиты, не те ФИО;
• на пересчете не было одного из проверяющих;
• все провели только на бумаге, фактические подсчеты не проводились;
• допущены нарушения при взвешивании, измерении и подобные;
• склад стал доступен всем желающим, появился риск пропаж;
• выбран новый МОЛ, но перед уходом старого не проводили перепись.

Итоги

Мы рассмотрели порядок проведения и организация инвентаризации основных средств (ОС), изучили последовательность его этапов и документальное оформление. С помощью пересчета становится возможным понять, какие активы корректно отражаются на счетах, а каких на самом деле нет. Мы советуем обязательно проводить своевременный контроль и оформлять проводки. Это важно для любого предприятия, так как без проверок невозможно определить фактическое наличие и недостачи объектов, а это может вылиться в проблемы, в том числе с налоговой службой.

Документы для скачивания:

ИНВ-22

Образец заполнения ИНВ-22

Образец заполнения ИНВ-1

Акт о результатах

Протокол инвентаризационной комиссии

Количество показов: 13290

3.1 Систематизация типичных ошибок и нарушений при проведении инвентаризации

Несмотря на то, что порядок проведения
инвентаризации достаточно подробно
регламентирован действующим
законодательством, на практике организации
очень часто допускают различные нарушения
при проведении инвентаризации.

Например, при документальной проверке
довольно часто можно обнаружить, что
документы, которыми оформляется
инвентаризация (инвентаризационные
описи, ведомости учета результатов
инвентаризации, протоколы заседаний
инвентаризационных комиссий), подписаны
лицами, которые не упоминаются в
соответствующих приказах. Как правило,
данная ситуация возникает при увольнении
члена комиссии и принятии на его должность
нового сотрудника. Так как состав
комиссии утверждается персонально,
подписание документов такими лицами
влечет за собой признание результатов
инвентаризации недействительными.⁴²

Или, например, инвентаризация не может
быть проведена, если отсутствуют
материально ответственные лица — их
присутствие при ее проведении обязательно.
Обнаружение факта оформления визирующей
надписи другим лицом влечет за собой
признание результатов инвентаризации
(например, выявление недостачи)
недействительными.

Анализируя основные упущения руководства,
стоит отметить несоблюдение требований
к ограничению доступа к инвентаризируемым
материальным ценностям и описям.
Инвентаризация имущества может
проводиться в течение нескольких дней.⁴³
В данном случае инвентаризационная
комиссия обязана по окончании рабочего
дня опечатать помещения, где хранятся
материальные ценности, и хранить описи
в опечатанном ящике (шкафу, сейфе) в
закрытом помещении, где проводится
инвентаризация. В действительности
бывает так, что помещения не опечатываются
и материально ответственное лицо имеет
свободный доступ в них, члены
инвентаризационной комиссии уносят
сличительные ведомости и описи с собой,
что противоречит требованиям нормативных
актов, регулирующих процедуру
инвентаризации, а сам процесс проведения
контрольных мероприятий носит формальный
характер. В этом случае нельзя с
уверенностью утверждать, что данные
бухгалтерского учета достоверны. Для
организации такие действия влекут
наложение штрафных санкций, как на нее,
так и на ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ
и ст. 15.11 КоАП РФ).

При инвентаризации объектов основных
средств, относящихся к недвижимому
имуществу, и не произведенных активов
должно проверяться также наличие
документов на право использования
организацией этих объектов. Если выявлены
объекты, не принятые на учет, а также
объекты, по которым в регистрах
бухгалтерского учета указаны неправильные
характеристики, комиссия должна включить
в опись правильные сведения и технические
показатели. Следует также обратить
внимание на оценку помещений и отражение
ее данных в бухгалтерском учете.

При инвентаризации неучтенные объекты
(излишки) должны оцениваться по рыночной
стоимости с учетом износа, который
определяется по действительному
техническому состоянию объекта. Сведения
об оценке и износе должны оформляться
соответствующим актом. Сведения о
рыночных ценах могут быть предоставлены
как органами статистики соответствующего
субъекта, так и органами исполнительной
власти.

На основные средства, непригодные к
эксплуатации и не подлежащие восстановлению,
инвентаризационная комиссия должна
составлять отдельную опись. В ней
указывается время ввода объекта в
эксплуатацию и причины, которые повлекли
его непригодность (порча, полный износ
и т.д.).

В отдельной описи комиссии следует
указать основные средства, находящиеся
на ответственном хранении и арендованные.
В ней дается ссылка на документы, по
которым эти объекты приняты к бюджетному
учету. Не допускается вносить в описи:
данные об остатках ценностей со слов
материально ответственных лиц или по
данным учета без проверки их фактического
наличия. Если инвентаризация носила
формальный характер и материальные
ценности были занесены в описи со слов
материально ответственного лица, то ее
результаты могут быть признаны
недействительными, что, вполне вероятно,
может засвидетельствовать материально
ответственное лицо в той же объяснительной,
например, по поводу выявленной недостачи.

Главные бухгалтеры бюджетных учреждений
должны относиться к вопросам оформления
документации по инвентаризации крайне
ответственно. От того, насколько грамотно
оформлена первичная документация,
насколько полно отражены все необходимые
параметры, зависят результаты
инвентаризации. В случае обнаружения
недостач и хищений результаты
инвентаризации являются законным
основанием для обращения в правоохранительные
и судебные органы. ⁴⁴

В ходе проведенной инвентаризации в
Межмуниципальном отделе МВД России
«Суксунский» не было выявлено излишков
и недостач, что свидетельствует о высоком
уровне организации бухгалтерского и
налогового учета, достоверности
бухгалтерского учета.

За годы существования бухгалтерской
службы в Межмуниципальном отделе МВД
России «Суксунский» был наработан
большой опыт в части организации
бухгалтерского и налогового учета в
бюджетном учреждении образования, а
также проведения обязательных
инвентаризаций. На основе внутренних
документов, а также анализа актов
инвентаризации за прошлые отчетные
периоды были формализованы наиболее
часто встречающиеся ошибки и нарушения
при проведении инвентаризации, которые
представлены в таблице 3 (приложение
11).

Таким образом, предлагается использовать
таблицу ошибок как вопросник для
самоконтроля в работе инвентаризационной
комиссии в целях предотвращения нарушений
при проведении инвентаризации.

Соседние файлы в предмете Экономика

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Когда организация обязана провести инвентаризацию

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не  все организации понимают важность мероприятия, превращая его в формальность. Однако только в ходе инвентаризации можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, cкорректировать учет и минимизировать налоговые риски.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Случаи, когда инвентаризация обязательна: 

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
•  других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства необходимо проверять раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). 

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить инвентаризацию. Для этого ему необходимо определить количество мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой инвентаризации (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что проверяют при инвентаризации

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств независимо от их местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

• нематериальные активы;
• основные средства;
• финансовые вложения;
• товарно-материальные ценности;
• незавершенное производство и расходы будущих периодов;
• деньги, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
• расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
• резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
• активы и обязательства компании.

Обратите внимание: проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет, например, арендованные основные средства, товары, полученные на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку, и пр.

Каков порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы: «Необязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».

Основные этапы инвентаризации:

1. Предварительная подготовка:

• издать приказ о проведении инвентаризации;
• сформировать инвентаризационную комиссию;
• определить сроки проведения и видов инвентаризуемого имущества;
• получить расписки от материально ответственных лиц и т.д.;
• распечатать инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

1. Проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
2. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
3. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе надо привести данные бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации, выявить виновных в неправильном учете имущества и привлечь их к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

1. Инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
2. Записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Что делать, если выявлены излишки имущества

Зачастую при инвентаризации выявляются лишние материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершенные во время прежних контрольных и учетных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов),  что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Пример 1. В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб. Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2. Организация в ходе проведения ежегодной инвентаризации выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 руб. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Необходимо установить и причины возникновения излишков, и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если выявленные материалы или товары неликвидны или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости выявленных излишков материально-производственных запасов и прочего имущества признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и п. 6 ст. 274 НК РФ).

Какова ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Но ФНС может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения. Сделать это за предыдущие периоды непросто, но ничего невозможного нет.