Ошибки при открытии кафе

Алексей Гаврилов

Аналитик бизнес-процессов и эксперт по автоматизации в заведениях общественного питания. Консультант в ресторанном бизнесе с опытом более 11 лет. Тренинг-менеджер по обучению и развитию персонала в сегменте HoReCa. Основатель event-проекта ProBarMGN

@gavralexey

Главное правило при открытии бизнеса в ресторанной сфере — никогда не рассчитывайте на прибыль в первые месяцы работы. Большинство заведений в первое время работает «в ноль», и это уже хорошо. Готовьтесь к тому, что средний период окупаемости — от трёх лет.

Минимальная маржинальность для ресторанного бизнеса составляет 300%. Меньше этого зарабатывать нет смысла: одна часть уйдёт на продукты, вторая — на остальные траты, и лишь последняя треть будет чистой прибылью.

Теперь важный момент по выручке. Главное, что влияет на её величину, это качество: продуктов, обслуживания, атмосферы. Очень важно создавать качественную атмосферу в заведении. Для этого нужно определиться с целевой аудиторией проекта и работать прежде всего на неё.

Дальше мы поговорим про основные ошибки при открытии кафе, которые допускают начинающие рестораторы. Но сначала я дам несколько рекомендаций, которые помогут снизить расходы бизнеса.

1. Обратиться за помощью к опытным коллегам.

Для этого нужно найти грамотных рестораторов, технологов, шеф-поваров и попросить у них помощи. Можно попробовать поискать их на HeadHunter. Или ещё лайфхак — сходить в своё любимое заведение, наладить там контакты с шеф-поваром или технологом и предложить помочь вам с открытием. Да, вы потратите на это деньги, но вам настроят меню, наладят закупку продуктов и только затем передадут бразды правления.

2. Договариваться с поставщиками.

Поставщики понимают, что новое заведение — потенциальный источник дохода, поэтому в их интересах поддержать вас, и они действительно часто так делают. Поэтому смело просите о скидках при закупках, берите бесплатные образцы продукции на дегустацию.

У поставщиков часто есть свой мерч. Вы можете договориться использовать их фартуки, салфетки, текстиль — часть расходов уже снизится.

Кроме того, можно договориться об эксклюзивах: в обмен на хорошую скидку от поставщика вы подаёте в заведении мороженое или сидр только этого бренда. Так поступают многие кафе и рестораны.

3. Арендовать помещение у госорганов.

Обычно помещение для открытия рестораторы ищут на сервисах типа «Авито». Но здесь тоже можно сэкономить: попробуйте обратиться в муниципалитет своего района или города, они часто продают или сдают в аренду пустые помещения по привлекательной цене. Да, возможно, вы чуть больше потратитесь на ремонт или уборку в таком помещении, но стоить оно в итоге будет гораздо дешевле.

4. Автоматизировать бизнес.

Изучите рынок систем автоматизации и выберите подходящую. Это поможет вам видеть все показатели бизнеса в одном месте и принимать решения на основании аналитики по всем расходам и продажам. Например, можно следить, какие блюда продаются лучше всего, а какие заказывают редко.

И тут я бы посоветовал выбирать облачные решения. Приведу пример, почему они удобнее.
Работаю с одним кафе, у которого серверная программа автоматизации. Чтобы посмотреть движение товаров, мне нужно приехать в само заведение, сесть за компьютер бухгалтера и вручную выгрузить данные в Excel. Только после этого я могу приступить к их анализу. Естественно, это неудобно и занимает уйму времени.

А одно из преимуществ облачных систем — нет привязки к месту. Можно работать из любой точки мира и получать информацию от нескольких заведений на один компьютер.

Одна из самых частых ошибок при открытии кафе, которые совершают начинающие предприниматели — открывают проекты без достаточных инвестиций и не представляют, сколько на самом деле им предстоит потратить. И тут неожиданно появляются статьи расходов, о которых не подумали заранее.

Рекомендация. Чтобы ничего не упустить и лучше контролировать работу заведения, составьте бизнес-план: максимально заложите все расходы на открытие, а затем умножьте получившееся число на два.

Какие это могут быть расходы:

• Сервисные договоры. Очень часто забывают о договорах с пожарной охраной, на вывоз мусора, стирку текстиля (униформы сотрудников и скатертей для гостей). Всё это стоит денег, поэтому их нужно учесть в расходах.
• Форма для сотрудников. Многие думают так: «Сейчас знакомая швея сошьёт нам фартуки по 1000 рублей, и отлично». А потом удивляются, когда эти фартуки или рубашки расходятся после второй стирки.

Экономить тут не получиться. Фартуки должны быть водоотталкивающими (такие стоят от 5−7 тысяч рублей на каждого сотрудника), рубашки — износостойкими и выдерживать многочисленные стирки.

• Зарплата. Большинство надеются открыться, быстро получить выручку (и чистую прибыль!) и с неё выплатить зарплату. Это так не работает — выручку заведению никто не гарантирует. Поэтому сформируйте бюджет так, чтобы ближайшие полгода после открытия у вас были деньги, чтобы платить сотрудникам.
• Аренда. Здесь то же самое — вы должны быть уверены, что, независимо от выручки, вас не выгонят из помещения. Как этого избежать, мы рассказали в статье «Как заключить договор аренды, чтобы не потерять деньги».
• Расходные материалы. Салфетки, трубочки, чистящие и дезинфицирующие средства, маски — всё это стоит денег и регулярно заканчивается.
• Продукты. Это основная статья расходов в ресторанном бизнесе. Кроме того, продукты могут портиться, персонал может их воровать. Чтобы этого не происходило, с самого начала важно правильно наладить их учёт.

Лучший выход — его автоматизация. Ведя учёт «на коленке», высока вероятность постоянно терять деньги. Но учитывайте, что некоторый процент на недостачи закладывать всё же нужно (примерно 5–7% считается нормой для общепита).

Здесь всё зависит от нескольких факторов.

• В небольших городах с населением до 500 тысяч не так важно, где будет располагаться кафе или ресторан. Люди всё равно о нём узнают и будут приезжать, лишь бы был WiFi и парковка. С городами-миллионниками ситуация сложнее — вам нужно будет учесть транспортную доступность.
• Продумайте своё соседство. Если открываете ресторан или кафе в жилом доме, работать сможете только до 23 часов. Заведениям с живой музыкой необходимо подумать о звукоизоляции.
• Если у вас небольшой средний чек, вы работаете на поток или делаете небольшую наценку — обязательно подбирайте место с хорошей проходимостью, это будет ключевой фактор.

Подробнее про выбор локации вы можете почитать в бесплатном курсе для рестораторов «FoodStarter». В нём отдельный раздел посвящён тому, как подобрать подходящее место для заведения.

Бывает так, что кто-то из друзей или родственников уже пробовал себя в ресторанном бизнесе и хочет помочь советом. Но проблема в том, что эти советы будут разношёрстные, высказаться захочет каждый. Мама предложит добавить в меню борщ, любимая девушка — роллы, а лучший друг попросит готовить рульку. В итоге получится неразбериха в меню.

Я советую выбрать определённую аудиторию и готовить для нее. Вы изучите их вкусы, привычки, предпочтения и сможете лучше обслужить таких гостей.

Однажды я работал бар-менеджером и устроил к себе на работу двоюродного брата. В итоге я потом очень долго краснел за него. Не повторяйте такую ошибку. На правах друга такие сотрудники могут безответственно относиться к своим обязанностям: хамить гостям, разобщать команду, работать кое-как. Вы рискуете потерять гостей и выручку.

Нанимайте персонал, который не связан с вами лично. Так будет проще общаться и работать. Чтобы сотрудники не прекращали показывать хорошие результаты, придумайте систему мотивации.

Рекомендация. Можно положенную всем сотрудникам месячную премию делить по усердию: тем, кто хорошо потрудился, платить из денег, которые уже не получит его менее расторопный коллега. Кроме этого, обязательно продумайте неденежную систему мотивации: скидки в фитнес-центры, ежегодный корпоратив в уютном отеле. Зачастую такие вещи воодушевляют сотрудников гораздо больше денежного вознаграждения.

Лучше так не делать: гости обязательно почувствуют подмену. Первые несколько раз они могут не заметить, что качество еды ухудшилось, но рано или поздно это станет понятно, и есть риск потерять постоянных посетителей.

Если у вас есть рекомендация шеф-повара или технолога по закупке продуктов, обязательно её придерживайтесь — это напрямую влияет на вкус готовых блюд и впечатление от заведения.

При создании меню стоит учитывать разные факторы. Для туристических городов, например, хорошо работает система, при которой повар с утра выезжает на закупку и в зависимости от наличия свежих продуктов придумывает меню на день. Но в средней полосе, больших городах такой вариант уже не сработает.

Чем больше в меню позиций, тем больше продуктов вам придётся закупать. Кроме того, понадобятся большие площади и мощности для хранения всех ингредиентов.

Моя главная рекомендация: сделать основное меню с небольшим количеством постоянных блюд и сезонное меню, в котором можно экспериментировать с позициями. Используйте такие блюда, ингредиенты в которых пересекаются, а остальное дополняйте сезонными предложениями.

Отслеживайте прибыльные и убыточные позиции в меню.

Если видите, что какие-то блюда хорошо заказывают, несмотря на наценку, есть смысл создать из них отдельное меню и научить команду предлагать его гостям в первую очередь.

Не забывайте убирать позиции, которые не продаются. Да, у вас может быть один постоянный гость, который без ума именно от вашего зеленого смузи на миндальном молоке. Но если больше его никто не заказывает, смело вычеркивайте напиток из списка.

Обращайте внимание, за чем идут к вам в заведение. Куда-то идут за музыкой и танцами, а еда и напитки там второстепенны. В таком месте не очень часто будут заказывать фантастически сложный десерт, поэтому на него имеет смысл сделать наценку побольше.

И наоборот: в проходном месте, где вы моментально готовите сэндвичи, лучше сделать наценку поменьше, так вы получите больше прибыли из-за количества дешевых блюд.

Как только вы определились с организацией рабочего пространства в заведении, переделать его будет очень трудно. Поэтому продумайте всё заранее.

Если повару приходится наматывать километры от разделочного стола до холодильника, уже к середине смены он устанет и работать будет медленнее. То же самое касается бара. Когда от скорости готовки и подачи зависит выручка, сделайте так, чтобы всё необходимое было у бармена под рукой.

Многие считают, что в начале работы заведения CRM не нужна, объясняя это так: «Вот наберу постоянную базу и тогда уже начну раздавать скидки и купоны». Это неверный подход.

На открытие к вам придёт много людей, а затем поток спадёт. И вы уже на старте должны успеть собрать контакты. Так у вас будет готовая клиентская база, по которой можно настроить рассылку акций или скидок.

Ещё лучше, если вы разработаете собственное мобильное приложение. Но тогда важно приучать гостей пользоваться им, чтобы повысить вовлечённость.

В Quick Resto можно смотреть отчёты о продаваемости блюд. Допустим, вы видите, что маффины почти никто не покупает, но не хотите их списывать. Тогда продавайте их с тем, что берут охотнее всего, например, с капучино. Запустите акцию «маффин + капучино по специальной цене».

Важно: обязательно рассказывайте об акции как можно большему числу посетителей, чтобы от неё получить максимальный эффект.

Мастхэв для любого заведения — бонусная система по типу кешбэка. За потраченные деньги гости копят бонусы, а потом могут использовать их при оплате. Так вы сделаете своих посетителей постоянными гостями: кто захочет идти к конкуренту, если у него уже накоплены бонусы на бесплатный десерт.

Когда мне было около 20 лет, я организовала свое первое значимое мероприятие — мамин юбилей в Горках-2 с большим шатром на улице и выступлением Дмитрия Маликова. 

Ивент-индустрия и ресторанный бизнес привлекали меня с юности. Так в 2011 году я оказалась в Ginza Project на должности помощника одного из четырех московских партнеров проекта. Следующим карьерным шагом стала позиция управляющей. Deputy CEO должен иметь представления обо всех аспектах работы, в том числе знать азы бухгалтерии, дизайна и юриспруденции. 

Моему желанию открыть собственный ресторан способствовало одно личное обстоятельство: за восемь лет я перенесла несколько процедур ЭКО (экстракорпоральное оплодотворение). Я была готова к материнству и хотела иметь «собственного ребенка» и в бизнесе.

В какой-то момент моей работы в Ginza Project ко мне пришло понимание, что я хочу и могу заниматься не только операционной частью, но и сама создавать ресторанные концепции и принимать финансовые решения. Через три года после ухода из Ginza Project и долгожданного материнства я открыла свой первый ресторан — The Y на Малой Пироговской, это был 2018 год. 

Во время его строительства ко мне обратился один из бывших партнеров Ginza Project Алексей Губкин, и уже вдвоем мы открыли второе заведение — «Полет» на Ходынском бульваре. И, наконец, третий ресторан «От и До» на Черемушкинском рынке начал принимать посетителей, по иронии судьбы, в феврале 2020 года. В марте мне, как и большинству коллег по ресторанному бизнесу, пришлось закрыть заведения из-за пандемии. 

Что отличает собственника от менеджера

Лишь небольшой процент управленцев стремится открыть собственный бизнес. В 2016 году в Москве работало 60 ресторанов Ginza Project. Из всех топ-менеджеров столичной сети лишь пару человек решили уйти в свободное плавание. 

Ключевое различие между собственником и наемным работником заключается в том, что первый берет на себя риски: финансовые и управленческие. Следовать обозначенному собственником плану, выполнять KPI — это одно, а вот нести личную ответственность за свои или инвесторские средства, а также ставить на кон свою репутацию — совсем другое. 

Второе важное различие между двумя позициями: предприниматель должен досконально понимать рынок и свое дело от А до Я. Какая концепция ресторана будет интересна гостям, как выстраивать бюджетирование, какой должен быть средний чек, каких людей нанимать на ту или иную позицию, где заказывать духовку для кухни — да, бизнесмен делегирует эти задачи своим сотрудникам, но при этом должен разбираться в них, чтобы контролировать процесс. 

Например, у меня нет бухгалтерского образования, я не умею сводить балансы или правильно общаться с налоговой. Но мне пришлось обучиться хотя бы базовому финансовому учету, чтобы понимать, куда уходят деньги и как лучше спланировать бюджет. 

Для меня важно транслировать своим сотрудникам важность внимания к деталям и, как бы заезженно это ни звучало, тимбилдинга. Поэтому раз в год, ближе к январским праздникам, на один день весь персонал ресторана меняется ролями: например, управляющий становится официантом, финансовый директор — хостес, а я продаю десерты на кассе. 

Это делается для того, чтобы каждый получил возможность посмотреть на работу своих коллег под другим углом, а также поднять командный дух и в целом уровень уважения в команде — ведь важна работа каждого сотрудника, от уборщицы до креативного директора. Конечно, отношения в коллективе выстраиваются по принципу иерархии, но любой из моих менеджеров может вымыть тарелку или поухаживать за гостем. 

Однажды мы не успевали подготовить ресторан к открытию — были проблемы с подрядчиками — и я вместе со своим управляющим помогали мыть полы и красить стены. Руководитель должен показывать своим примером, как важно быть внимательным к деталям и ответственным за каждый этап работы, в том числе когда речь идет о чистоте.  

Какие ошибки совершают предприниматели

Когда вчерашний наемный сотрудник открывает свой первый ресторан, то он непременно допускает ряд ошибок. У каждого они будут свои: кто-то столкнется с недобросовестными подрядчики, кто-то просчитается с местом открытия. 

Поэтому важным качеством предпринимателя в любой индустрии является умение не бросать дело и не терять веру в себя даже после допущенных промахов. Важно сделать работу над ошибками и идти дальше. Когда я открывала свои заведения — причем не только самое первое — то на своих оплошностях выучила следующие уроки. 

Ошибка № 1: не проверять всех подрядчиков

Теперь я лично приезжаю на производство, которое будет поставлять мебель в мой ресторан, и знакомлюсь с его управляющим. Без подобной дотошности к деталям нельзя подписывать контракт. 

Однажды я работала с подрядчиком, который должен был сделать декоративный свет в одном из заведений. Мы внесли предоплату около 3 млн рублей. В течение нескольких месяцев нам присылали фотографии проекта в стадии подготовки и кормили обещаниями. В какой-то момент подрядчик просто пропал. Мы начали судиться, но в результате нам так и не удалось вернуть потраченные деньги ни через судебных приставов, ни через прокуратуру.

Ошибка №2: не проговаривать все детали с инвесторами

Инвесторами одного из моих заведений выступали предприниматели, далекие от ресторанного бизнеса. Моя ошибка заключалась в том, что я открыла место, недополучив в самом начале несколько миллионов рублей от оговоренной суммы. 

В итоге заведение осталось без бюджета на рекламу и на маркетинг, без которых его нельзя было вывести на желаемую прибыль. Минуса как такового никогда не было, но и денег на дальнейшее развитие не было тоже. В результате отношения с инвесторами были испорчены, а ресторан после пандемии так и не открылся. 

Ошибка №3: не проверять юридический статус объекта

В ресторанном бизнесе важно знать все юридические нюансы помещения, в том числе его соответствие санитарно-эпидемиологическим требованиям для общепита, а также условия аренды площади. 

При открытии ресторана «От и До» дирекция Черемушкинского рынка убедила нас, что никаких проблем с получением разрешения на открытие летней веранды не будет. В итоге после подписания договора мы получили площадь в два раза меньше обещанной, так как на территории планируемой веранды располагались канализационные люки, а доступ к ним должен быть беспрепятственно открыт для городских служб. 

Советы начинающим рестораторам

1. Промахи — это неотделимая часть бизнеса, особенно на первых этапах. «Не ошибается только тот, кто ничего не делает». Но чтобы снизить потери — временные и финансовые — проверяйте своих подрядчиков и не верьте на слово партнерам. Все договоренности должны быть прописаны в контракте. 
2. Чтобы открыть свой ресторан, вам следует досконально разбираться в индустрии: начиная от глобального видения рынка и заканчивая понимаем того, где и какую посуду заказывать в ваше заведение. К сожалению, непонимание даже, казалось бы, незначительных деталей может привести к тому, что вы потеряете деньги либо по неосторожности, либо же у вас их начнут подворовывать более смышленые партнеры или сотрудники. 
3. Честно ответьте на вопрос: действительно ли вам нужен собственный бизнес? Может, вы блестяще справляетесь с ролью управляющего, и вам комфортно и интересно работать с понятными KPI без личных рисков? Но если вы понимаете, что без предпринимательского азарта и в рамках корпоративной культуры вам душно, то тогда, конечно, стоит попробовать.

Фото на обложке: Andrey Bayda/shutterstock.com

Не каждый предприниматель любит рассказывать о своих провалах. Хотя такие кейсы для тех, кто идет по его следам, важны: они смогут обойти чужие грабли и запустить новое заведение общепита без единого промаха. r_keeper собрал опыт российских рестораторов и их основные ошибки на старте: креативные названия, которые не оценили гости, премиум-цены в «спальниках» и неудачно составленные меню. 

Неправильная локация

«Ищите не место под концепцию, а концепцию под место». Что к этому совету знаменитого московского ресторатора стоило прислушаться, Алексей Тэн, совладелец пиццерии Bolla в Петербурге, понял слишком поздно. В его случае помещение на Садовой улице «внесло большой вклад в историю неуспеха»: точку закрыли, а основатели потеряли 14 млн рублей на неудачном эксперименте.

Локация определяет все: тип заведения, меню, даже аудиторию. «Нужно оценивать, что находится рядом: жилые дома, школы, промзоны, бизнес-центры. Если рядом у вас только промзоны или производства, офисы, то вы можете рассчитывать на одну аудиторию. Если жилые дома — на другую», — рассказывал r_keeper Николай Кузнецов, основатель московских баров «Синдикат» и Old School Bar. Влияет местоположение и на цены. Евгений Вилков, открывший мини-кафе в спальном районе, вспоминает, что стоимость его круассанов вызывала удивление у гостей, которые привыкли к дешевой выпечке из соседнего «Ашана». «Продавать круассаны по 100 рублей если и нужно в жилом районе, то не в таком», — говорит он.

Ошибку при выборе локации сложно исправить. Никита Клеопа, владелец сети пиццерий «День Пиццы» в Воронеже и Старом Осколе, был уверен, что нашел идеальное место: у дороги, рядом много жилых домов. Однако по соседству не оказалось точек притяжения, и о заведении попросту никто не узнал. Следующие помещения он выбирал в местах скопления людей — самым прибыльным стал филиал на фудкорте гипермаркета «Окей».

«При выборе места важно заранее понимать свою аудиторию, ее уровень дохода, планируемый формат. Если открыть заведение «не там», то туда просто не придут нужные клиенты или их будет недостаточно, чтобы проект приносил прибыль. Да, существуют локации, куда легко впишется практически любая концепция, но это довольно редкие случаи». Хенрик Винтер, сооснователь ресторанного холдинга Tigrus, в интервью порталу biz360

Несбалансированное меню

От грамотно составленного меню зависит окупаемость — это верно и для небольшой закусочной на скорую руку, и для заведения высокой кухни. Эксперт Ирина Рубачева, анализируя причины закрытия ресторана Edge на Верхней Радищевской улице в Москве, замечает, что в авторском меню акцент делали на вине и мясе на гриле. Такое сочетание оказалось неудачным: к разному вину нужны разные закуски — рыба, фрукты, сыры, десерты, а не только мясо. Кроме того, наблюдался явный диссонанс между меню и скандинавским стилем интерьера — он предполагает совершенно иную кухню.

Данил Герасимиди, владелец строительного бюро Gastronorma, приводит в пример вегетарианский безалкогольный ресторан на 200 посадочных мест, который владельцы хотели открыть на берегу Финского залива в Ленинградской области. Однако проект был заморожен: основатели поняли, что большие компании, обеспечивающие полную посадку, не поедут за город, чтобы поесть без мяса и алкоголя, пусть даже с отличным видом на море.

Ошибки в меню допускают и монопродуктовые заведения. Дмитрий Шахов в своей «Шницельной № 2» в Калининграде сделал ставку на телячьи отбивные. Оказалось, что это еда на «попробовать», за которой люди не возвращаются. За все время работы у кафе на фудкорте появился только один «постоянник», но и тот в конце концов пожаловался, что набрал лишний вес, и перешел на другие блюда. В итоге, чтобы не закрыться, компании пришлось спешно вводить новые позиции.

Экономика «на глазок»

Точные финансовые расчеты — основа любого бизнеса. Но не всем начинающим предпринимателям они по силам.

«Готовить мы умели, а считать нет, — вспоминает владелец сургутского кафе Gusto Алексей Гулякин о том, как пытался открыть ресторан. — ​​Мы не знали себестоимость блюд вплоть до копейки, аналитиков у нас не было, иногда уходили в минус. Согласились на высокую цену аренды, имели непомерные затраты на персонал…» В итоге заведение пришлось закрыть.

«Предприниматель должен досконально понимать свое дело от А до Я: как выстраивать бюджетирование, какой должен быть средний чек и так далее. Например, мне пришлось обучиться хотя бы базовому финансовому учету, чтобы понимать, куда уходят деньги и как лучше спланировать бюджет». Кира Байбакова, экс-управляющая в Ginza Project, в колонке на RB.RU

«Если все считать на коленках, то бизнесу хана», — соглашается Арам Мнацаканов, основатель ресторанной группы в Москве, Санкт-Петербурге и Берлине. Со своими управляющими он отслеживает более 400 показателей: число гостей, средний чек, популярность и маржинальность блюд, оборачиваемость столов.

Неудачный нейминг

Как корабль назовешь, так он и поплывет — этот принцип работает и в общепите: своя «Яхта „Беда“», как у капитана Врунгеля из старого мультфильма, есть почти у каждого ресторатора.

Глеб Марач, исполнительный директор группы компаний «354», вспоминает, как для лапшичной на фудкорте в Теплом Стане он с коллегами придумал яркий и креативный бренд «Лапшара». На практике гости не захотели идти в место, название которого ассоциируется с обзывательством. Когда его поменяли, выручка выросла вдвое.

Евгений Непомилуев, основатель ресторанной компании People for People и совладелец сети Plov Project, назвал свой паназиатский ресторан в Тюмени в честь популярных суши «Филадельфия», но в оригинальном написании — Fееladelfia, от английского feel — чувствовать. Название «не считывалось», а гости признавались, что просто не понимают вложенного в бренд смысла.

Нейминг в общепите нередко строится на провокации: красноярская сеть доставки суши «Ёбидаёби», екатеринбургский бар «Мамявхлам». У такого подхода есть успешные кейсы, но с ним надо быть осторожнее — шутки на грани работают не для всякой целевой аудитории.

Беспорядочный подбор персонала

«Команда — главный актив моего бизнеса», — подобный тезис часто можно услышать от предпринимателей. Но на деле бывает иначе: рестораторы-новички уделяют мало внимания коллективу на старте — приходится исправлять ошибки на ходу.

Так, Сергей Душков, много лет проработавший шеф-поваром в столичных ресторанах, при запуске своего гастропаба Open Wine & Table слишком увлекся гастрономическим творчеством, а набирать персонал начал только за неделю до открытия. Он делал это в спешке — без тестов, ориентируясь только на резюме и рекомендации. В результате скоро ему пришлось уволить больше половины сотрудников и самому встать на кухню.

У Алексей Тэна из пиццерии Bolla похожий опыт: за неполный год работы он сменил трех управляющих, двух шеф-поваров, дважды — всю команду.

«В ресторанном бизнесе мало просто нанять сотрудников — необходимо вести непрерывную работу по их обучению и мотивации. Важно, чтобы сотрудники разделяли миссию и ценности проекта, были единомышленниками. Опыт показывает, что если не развивать сотрудника, он просто будет машинально отрабатывать свои часы. И это заметно отразится на сервисе, качестве блюд и атмосфере ресторана в целом». Хенрик Винтер, сооснователь ресторанного холдинга Tigrus, в интервью порталу biz360

Нечеткие договоренности с арендодателем

Арендодатель — важный партнер ресторатора, условия сотрудничества с которым надо четко прописать на старте. Иначе могут быть неприятные сюрпризы.

Ресторатора Киру Байбакову, например, при открытии заведения «От и До» на Черемушкинском рынке убедили, что проблем с летней верандой не будет. Однако по факту оказалось, что на территории, запланированной под террасу, находятся канализационные люки, к которым должен быть беспрепятственный доступ. В итоге площадь веранды оказалась в два раза меньше оговоренной, а договор уже был подписан.

У Никиты Клеопы во время пандемии возникли проблемы с трафиком в одной из его пиццерий «День Пиццы». Арендодатель согласился пойти навстречу и снизить ставку на 50%. Однако договоренности не зафиксировали на бумаге, и после выхода из локдауна собственник неожиданно потребовал «невыплаченную» половину.

«Чтобы не попасть в ловушку арендодателей, стоит закрепить условия на весь срок действия договора и проконсультироваться с опытным ресторатором. Что делает новичок? Отдает договор в юридическую компанию. Для них визуально документ нормальный, они не понимают особенностей. Договор с арендодателем может проверить только грамотный ресторатор, а не юрист». Сергей Миронов, владелец сети «Мясо & Рыба», вице-президент Федерации рестораторов и отельеров России, в интервью Forbes

Отсутствие автоматизации

Системы автоматизации кафе и ресторанов упрощают многие бизнес-процессы и позволяют сосредоточиться на продукте и сервисе. На старте, когда ресурсов и опыта не так много, это особенно ценно.

В сети пиццерий «День Пиццы» при запуске второго заведения столкнулись с ощутимым ростом жалоб и обращений гостей. Никто не контролировал их обработку, письма зависали без ответа, а посетители были недовольны и уходили к конкурентам. В итоге в компании внедрили систему автоматизации, и теперь ни одно обращение не остается без ответа, а гости чувствуют, что к их мнению прислушиваются.

Сервис должен быть адаптирован к российским реалиями, чтобы помогать, а не мешать ресторатору. Поэтому Ginza Project, например, для открытия ресторана Jamie’s Italian пришлось совместить зарубежную IT-систему, чтобы соблюсти условия договора, и r_k Store House, который учитывает требования российского законодательства.

Об основных ошибках при открытии новых заведений общественного питания рассказывают эксперты компании U-Tech («Уникальные Технологии»), которая занимается комплексной реализацией открытий в сегменте HoReCa, для определения основных ошибок на этапе start-up.

Профессиональные рестораторы, как правило, имеют свою команду, которая занимается вопросами развития и открытия заведений «с нуля». Прекрасным примером этому служит Аркадий Новиков, опыт и успех которого мы можем наблюдать как в России, так и за ее пределами.

У профессиональной и опытной команды есть четкое понимание этапности реализации проекта, всех подводных камней, а также бюджета на запуск и раскрутку заведения. Начинающие же предприниматели в области HoReCa, для которых по разным причинам не оптимально содержать профессиональную команду развития, очень часто допускают ошибки при открытии, которые негативно сказываются на инвестиционном бюджете и сроках реализации.

1 ВЫБОР ПОМЕЩЕНИЯ И АРЕНДНЫЕ КАНИКУЛЫ

Очень часто непрофессиональный подход к выбору помещения приводит к плачевным результатам в уже открытом заведении, что серьезно отражается на выручках и рекламном бюджете для привлечения целевого посетителя. Очень важно обращать внимание на локацию помещения, наличие и количество целевой аудитории вокруг.

Ответьте себе на вопрос: как целевая аудитория узнает о вашем заведении? Какие маркетинговые мероприятия придется проделать, чтобы вывести заведение на «проектную мощность». Иногда мы встречаемся со случаями, когда открывают одно заведение напротив другого, которое принципиально ничем не отличается от уже существующего. Это, как правило, приводит к ценовой борьбе, в которой проигрывают все. Следовательно, мы рекомендуем обязательно проводить анализ конкурентного окружения.

Сарафанное радио: как сделать так, чтобы о ресторане говорили?

Как правило, предприниматели, открывающие свои первые заведения, при выборе помещения забывают про инженерные коммуникации: количество выделенных киловатт, возможность установки отдельной вытяжки для кухонного оборудования, системы кондиционирования воздуха и т.д.

Были в нашей практике и такие случаи, когда к нам обращались уже после подписания договора аренды. Выяснялось, что планируемый бюджет на открытие сильно увеличивался из-за необходимости подведения к помещению дополнительных мощностей или выведения технологической вытяжки на крышу здания. Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно обязательно запрашивать данную информацию у инженерной службы арендодателя и учитывать эти пункты в договоре аренды.  

Относительно арендных каникул, как правило, не учитывается полный цикл реализации (проектирование, согласования, изготовление мебели, строительные работы и т.д.), а при неправильно подготовленном графике открытия рестораторы начинают платить аренду еще в строящемся заведении, что негативно отражается на инвестиционном бюджете.

2 РАЗРАБОТКА КОНЦЕПЦИИ И ДИЗАЙНА

При разработке концепции и дизайна многие начинающие рестораторы отталкиваются от своих вкусовых предпочтений и забывают про своего посетителя. Важно учитывать, что в заведении будете отдыхать не только вы и ваши друзья, но и другие посетители, которые и станут приносить основной доход. Создание атмосферы в будущем заведении — очень сложная и ответственная задача, которую лучше всего доверить профессионалам, так как ошибка на этом этапе может привести к негативным последствиям в будущем.

Ресторан как хобби или ресторан как бизнес?

3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТОВ

Перед началом строительных работ необходимо подготовить полный комплект проектной документации: ТХ, АР, КР, ВК, ОВиК, ЭОМ, ПС и т.д. Об этом знает любой профессиональный ресторатор, но данным правилом пренебрегают начинающие рестораторы.

Это приводит к увеличению сроков, бюджетов, а главное — от этого страдает конечный результат. В итоге можно получить заведение, в котором жарко, пахнет кухней, постоянно что-то выключается, течет или ломается.

Также нужно учитывать, что при открытии заведения в street retail можно столкнуться с дополнительными согласованиями изменения фасадов в Москомархитектуре. В случае корректировок каких-либо конструкций здания может потребоваться дополнительное согласование с автором проекта. При изменении планировок БТИ потребуется дополнительное пересогласование.

А при открытии заведения в торговом или бизнес-центре необходимо будет согласовать всю документацию с администрацией и службой эксплуатации, что часто не по силам начинающим рестораторам.

На начальном этапе проектирования начинающие предприниматели пренебрегают определением бюджета на открытие или не считают нужным озвучить его для проектировщика. Тем самым проектирование проводится по устному техническому заданию заказчика, который не всегда может точно определить итоговую стоимость реализации.

Поэтому зачастую по факту расчета сметы и коммерческих предложений заказчик и проектировщик вынуждены корректировать проект с целью снижения затрат, что приводит к увеличению срока этапа проектирования. В данном случае мы рекомендуем определять для проектировщика предельный бюджет на реализацию, а профессиональный проектировщик в свою очередь постарается уложиться в него.

4 СТРОИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ, МЕБЕЛЬ, ОБОРУДОВАНИЕ

Пожалуй, самая распространенная ошибка — это начало работ без наличия проектной документации с попытками самостоятельно координировать несколько подрядных организаций: общестроительные работы, вентиляция и кондиционирование, пожарная сигнализация, витрины, вывески, мебель, техническое оборудование и т.д.

Такой работой профессионально может заниматься человек с большим опытом в открытии новых заведений, а у новичков часто возникает много проблем в координации, что задерживает работу подрядчиков и часто приводит к удорожанию сметы и большому количеству дополнительных работ.

Часто встречающаяся ошибка — это чрезмерная экономия на:

• Строительных работах. Предприниматели нанимают «дикую бригаду» или людей без опыта работы в строительстве ресторанов. Нередки случаи, когда такие компании не доводят до конца все работы и бросают объект недоделанным. Частая ошибка при выборе подрядной организации — по итоговой цене в смете. Получая смету от недобросовестных компаний, предприниматели часто обращают внимание только на итоговую сумму, не вдаваясь в содержание, объемы, наличие всех статей затрат и т.д. При подписании договора подряда с такой сметой в итоге получается огромное количество дополнительных работ, которые в разы превышают первоначально подписанную смету.
• Мебели. Покупка торгового оборудования и мебели низкого качества часто приводит к необходимости его замены через небольшой промежуток времени. Это касается обшивки мягкой мебели с использованием некоммерческой обивки, столов, стульев и т.д.
• Технологическом оборудовании. Для сокращения бюджета предприниматели часто склоняются к использованию более бюджетного оборудования. При этом они не учитывают, что его поломки обойдутся им недешево. По факту, когда оборудование начинает ломаться в действующем заведении, стоимость его ремонта может оказаться существенно затратной статьей, не считая потерь, связанных с испорченными продуктами, если это касается холодильного оборудования.

На некоторых объектах встречаются ситуации, когда заказчик произвольно вносит корректировки в проектную документацию во время завершения строительных работ (перенос перегородок, перемещение проемов, перенос розеток, светильников и т.д.). Это, как правило, приводит к значительному увеличению сроков реализации и увеличению бюджета строительных работ.

Нашим клиентам мы рекомендуем проделывать данную работу на стадии проектирования и подготовки 3D визуализации, так как на этом этапе любые корректировки делаются за считанные часы, а корректировки по факту проделанных строительных работ могут занять не один день. Если же корректировки касаются инженерных систем, то корректировки могут привести к переделке и пересогласованию проектной документации.

5 СЕРВИСНОЕ И ПОСТГАРАНТИЙНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

Многие не придают значения правильной эксплуатации и сервисному обслуживанию технологического оборудования, вентиляции, системе кондиционирования и т.д.. это приводит к поломкам дорогостоящих агрегатов и дальнейшему ремонту. Рестораторы, не уделяющие этому должного внимания, пытаясь сэкономить на обслуживании оборудовании, как правило, платят гораздо больше за ремонт и замену агрегатов.

чтобы избежать дополнительных затрат на ремонт оборудования, мы рекомендуем заключать договор на сервисное обслуживание со специализированной организацией. При этом вы получаете как минимум профессиональное обучение по эксплуатации для вашего персонала, а также ежемесячное обслуживание всех агрегатов, что сводит к минимуму непредвиденные поломки и остановку производства. 

Чтобы этих ошибок избежать, специалисты компании U-Tech рекомендуют начинающим рестораторам обращаться к профессионалам рынка, занимающимся комплексной реализацией проекта: готовых взять на себя ответственность за проектирование, строительство, оснащение мебелью и технологическим оборудованием, а также за последующее сервисное обслуживание. Это позволит избежать многих потерь и сильно упростит работу заказчику, позволив ему сконцентрироваться на его основной деятельности. А профессиональным рестораторам можно посоветовать оптимизировать свои операционные расходы и большинство функций, связанных с открытием новых заведений, передав дела одной компании, которая будет отвечать за комплексный результат, а не только за какую-то свою часть.

Расскажу историю большой глупости.

Однажды в молодости я открыл что-то типа кофейни-пекарни…в кредит. Ну последнее и было самой большой ошибкой.

Это было в 2017 году. Решили мы открыть кофейню. Все лето искали помещение, никак не могли нормальное найти. Где-то попадались мошенники, где-то ужасные места, явно не для общепита.

В итоге, видимо, я морально устал искать, и начал думать не логично.

Открытие

В сентябре нашли помещение за 25000!!! рублей. Тогда у меня уже почти закончились деньги. Но, почему-то я так уверен был в этой идее, что легко понабрал кредитов (несколько кредиток). Тем более такая копеечная аренда.

Что было за помещение

На достаточно проходимой улице в жилом районе, но нужно было зайти в помещение и пройти по коридору вбок. Арендодатель разрешил повесить вывеску на фасад прямо перед дверью, это обнадеживало. При этом, там был водопровод, вытяжка, а так же туалет в общем коридоре.

В общем решили открыть там пекарню с допеканием замороженных круассанов, кофе и сэндвичами.

В коридоре сделали такие указатели:

Потратили на открытие

Итого вышло примерно 450 тысяч рублей, что по-сути совсем не дорого.

Ассортимент и цены

Для кофе купили недорогую кофемашину Nespresso. Цена кофе — около 100 р.

Выпечку закупали в делифранс и допекали в печи. Продавали примерно за 100 р.

Сендвичи и пирожки тоже готовые у какого-то поставщика. Около 150 р. за штуку продавали.

Молоко, хозы и т.д. в Metro.

Круассаны у Делифранс хорошие, но дорогие в закупке.

В общем получился такой магазинчик:

Что было дальше

Вроде начинали работать более менее нормально. В первый день выручка была 3000р. Далее они чуть-чуть росли, в один день была даже 7000р. Но потом начали снижаться.

Я начал немного паниковать. Думали, может переоборудовать и продавать пиццу на доставку отсюда. Но в итоге не хватило моральных сил. Я осознавал, что даже работая тут без сотрудников, мы будем получать минус.

Списания на порчу были огромные, ведь каждое утро нужно заново сделать витрину свежую. Закупочные цены большие. Даже работая небольшой плюс, эту точку нельзя было удержать, ведь нужно было платить по кредитам и жить на что-то.

В общем, я считаю, что заведение можно было спасти, но человеческое безрассудство дало верх над логикой.

Ошибки при открытии кафе

Итог:

Еле расплатился с этими кредитами под огромные проценты.

Ну и вот последний итог:

Есть вопросы? Пишите мне:

Канал и чатик (новый, пустой, туда свои статьи с VC и другие, пишу).

Пишу статьи о том, что интересно, рекламу в статьи добавляю крайне редко. Интересуюсь IT, но бизнес-проекты делаю не в IT (ресторанный бизнес, торговля на маркетплейсах/inst, полиграфия).

Эта статья будет интересна людям, которые хотят открыть бизнес, но ничего в этом не понимают. Я постаралась выделить свои ключевые ошибки и моменты, на которые важно обратить внимание на старте. Опытным предпринимателям эта информация покажется очевидной. Но я надеюсь, что моя история провала поможет кому-то не наступить на те же грабли.

С чего все началось

Оформление документов

Как ни странно, эта процедура была самой легкой и быстрой. Ну, кроме оформления санитарной книжки. Регистрация ИП и кафе прошла без взяток и палок в колеса со стороны государства.

Поиск помещения

Помещение для кафе я искала недолго. Увидела на дверях подходящего по размерам здания слово «Аренда» и сняла его. Оно находилось в самом центре города, в проходном месте. Цена была дорогой даже для такого расположения – около 400 $ за чуть меньше 15 кв. м. Но я верила в идею, поэтому никаких сомнений в том, что стоимость отобью и заработаю намного больше, не возникло.

Сейчас я понимаю, что стоило найти помещение в 2 раза дешевле и не обязательно в самом центре. Возможно, это позволило бы кафе просуществовать дольше.

Что стоит учесть при выборе помещения:

• Уточните у арендодателя наличие системы пожарной безопасности. Подключать ее в чужом помещении за большие деньги (цены меняются, но это всегда было и будет очень дорого) нет смысла. А если системы нет, хорошо подумайте, готовы ли вы пребывать в постоянном напряжении и ожидании, не нагрянет ли сегодня проверка.
• Хорошо продумайте систему вентиляции, установите вытяжку в зоне готовки. Ее размер нужно рассчитывать относительно площади помещения. Неприятные запахи в заведении, даже если это еда на вынос, не вызывают желания вернуться снова.
• Если есть дополнительная территория на улице, используйте каждый метр для удобства посетителей. Люди любят перекусить летом на свежем воздухе.
• Важно соблюсти баланс между высоким трафиком людей и комфортной, не слишком шумной локацией, где можно отдохнуть. Учитывайте это, снимая помещение.

Самое приятное для меня в этом деле – продумывание и создание интерьера. Стиль – смесь лофта и «Властелина колец». Это выражалось в атрибутике. Потолок мы покрасили в черный цвет, натянули джутовую веревку, собрали мебель из поддонов.

Дизайн – не супер, конечно, но тогда мне нравилось

Расчет цен на продукцию

Здесь я тоже совершила все возможные ошибки. Я посчитала расход на продукты (без аренды, коммуналки и остального), прикинула, сколько люди среднего достатка будут готовы заплатить за быстрый перекус, и так сформировала цену. Сейчас вспоминаю это с ужасом.

Цена должна была быть минимум в 2 раза выше. Самое дорогое – не мясо, а масло. Оно составляло половину себестоимости блюда.

Проблемы на старте бизнеса: где подстелить соломки, открывая свое дело

Именно поэтому я была единственным человеком в городе, который его использовал, вместо самого дешевого маргарина. По крайней мере, так было в сфере фастфуда. Еще я готовила с сыром. Почти все остальные кафе в городе использовали сырный продукт.

Рассчитывая себестоимость товара, нужно учесть все статьи расходов: продукты, аренду помещения, плату за электричество, зарплаты, налоги. Конкуренты устанавливают коридор цен. Но важно понять, кто действительно ваш прямой конкурент, а на кого равняться не стоит.

Если у товара уникальные характеристики или свойства, он выходит за рамки этого коридора. В этом случае вы можете установить более высокую цену. И тут важно вспомнить про ЦА. Насколько им нужен этот товар, как много люди готовы заплатить за него, зная его особенности.

Найм работников

Сначала я все делала сама: от закупки продуктов на рынке, перевозки мебели до мытья полов в конце дня. Я работала с 9:00 до 21:00 часа без выходных целый месяц, пока не поняла, что долго так не протяну. Поэтому я начала искать помощницу. Первое, что сделала – поспрашивала у знакомых, не ищут ли они работу.

Так в кафе появилась студентка Катя. Она работала полдня, в основном во второй половине, после пар. Со временем понадобился еще один помощник. Так появилась Оля – тоже студентка, которая любила готовить. Но, как оказалось, делать это для себя, в комфортной обстановке, и готовить на время, точно взвешивая все ингредиенты – это разные вещи. Оля не справлялась, стрессовала. К тому же, ей не хватало доброжелательности к гостям, которая так необходима в этой сфере. Она никому не хамила, конечно, но была слишком серьезной. Катя в этом смысле была намного приятнее.

В ее смену приходили не только поесть, но и поболтать. Коммуникабельность и харизматичность обслуживающего персонала – важные черты.

Маркетинг, вернее, его отсутствие

Если в финансовом плане я могла хотя бы посчитать выручку в конце дня, то в маркетинге я была полнейшим нулем.

По советам «опытных» (знакомые из местного маркетингового агентства) было сделано несколько глупостей:

• накопительные карточки с печатями и десятый кофе бесплатно. Тогда все так делали, мы не стали исключением.
• одна акция на улице с раздачей тестовой продукции зевакам. Наняла 2 ведущих, они полдня зазывали покупателей и в перерывах включали какую-то тошнотную клубную музыку. Потом оказалось, что они все это время еще и подкреплялись коньяком. Клиентов было 2 типа: школьники («А можно еще вафли вот с этой начинкой бесплатно?») и мамочки с колясками, так как рядом был парк. Одна из них съела чуть ли не половину и на замечание работницы о том, что это на пробу, просто хихикнула ей в лицо и взяла добавку. Не помню, сколько потратила на акцию, но увеличения потока клиентов после нее не заметила.
• соцсети. Я сотрудничала с девушкой-кондитером. Она готовила дома сладкие десерты, выпечку, а я продавала. Так как раньше она работала в SMM-агентстве, то предложила создать страницу кафе в соцсетях и вести ее безвозмездно. Но продвижением это, к сожалению, не было. Просто несколько корявых фото, пару фраз к ним и все. 114 подписчиков- друзей, 11 постов за 10 дней. И никакой стратегии, контент-плана, историй, таргета, блогеров и всего, что должно быть в SMM здорового человека.

Из этого рождается вывод: если делегируете кому-то маркетинговые задачи – проверьте, точно ли они справятся. Иногда лучше заплатить больше, но не потерять время.

Сейчас я бы намного больше внимания уделяла продвижению. Основной акцент делала бы на создание вирусного контента в социальных сетях. Важно не делать как все, искать интересные идеи, подходящие под каждую платформу. Внедряла бы толковую, действительно захватывающую геймификацию. Так как кафе тематическое, легко было бы генерировать крутые идеи.

Вот такие жуткие фото. Хотя десерты безумно вкусные

Короче, маркетинга не было вообще. Это огромная ошибка.

По сути, я создала кафе для себя, а не для клиентов. Это было место, где мне нравится интерьер, где была качественная еда, где мне лично комфортно. Но я не думала о бизнес-процессах. Это фундаментальная причина провала.

Итоги

Примерно 3 месяца кафе работало в убыток: -300 $ каждый месяц. Половину расходов я все-таки покрывала, остальное давал муж из своей зарплаты. Я поняла, что дело не движется. Было несколько вариантов, которые бы помогли бизнесу выжить. Нужно было искать другое помещение, а переезд и новые расходы на повторное создание интерьера меня не вдохновляли. Или повышать цены, чтобы хотя бы выходить в ноль. Но ноль – это не доход. Последний вариант – по-тихому заменить рецептуру на самые дешевые ингредиенты: сыр – на сырный продукт, масло – на маргарин. Но идти на сделку с совестью я не хотела.

Поэтому я поплакала несколько дней и закрыла кафе, решив, что пора остановиться, чтобы не потратить еще больше. В целом я потеряла около 4 000 $. Но вся купленная мебель и оборудование пригодились потом дома.

Сейчас я о содеянном не жалею, это был большой опыт.

Что я бы посоветовала юной версии себя:

• Четко определи позиционирование и детально опиши свою целевую аудиторию. В моем небольшом городе реальной ЦА было человека 3, которые приходили практически каждый день именно ради идеи здорового фастфуда (ну и ради соуса). Нужно четко понимать, кто ты как бизнес, о чем ты и для кого. Если ты осознаешь, что в твоем городе нет необходимого количества потребителей продукта, может, ну его?..

• Не ленись написать бизнес-план. Это не просто сложное слово, которое придумали строгие дяденьки. Это действительно важно. И тем более важно, если ты в бизнесе новичок и все как-то непонятно, столько нюансов, все в голове мешается.

• Сделай правильный финансовый расчет. Цель бизнеса – прибыль. Не эмоциональное удовлетворение, творческая реализация и т. п. Каждый шаг, каждая мелочь должны быть учтены в финансовом расчете.

• Не делай все сама. Это невозможно. Нанимай квалифицированных работников хотя бы на главные позиции. В начале это невыгодно и дорого, но в итоге так будет лучше. Когда есть команда, ты, как владелец, имеешь больше времени на решение глобальных задач, на развитие.

• Не работай с друзьями или родственниками. Я слышала разные истории: кто-то против такого сотрудничества, кто-то говорит, что все зависит от людей. Я на своем опыте убедилась, что лучше искать сотрудников за пределами круга друзей и знакомых.

• Не игнорируй маркетинг и продвижение. Я не представляю, какая сейчас сфера может развиваться без маркетинга. Слишком много всего вокруг: ресторанов, магазинов и т. п. Даже если заведение хорошее, о нем просто забываешь, если само не мелькнет в ленте.

Как я убил свой бизнес за 3 месяца: 7 вредных советов от основателя рекламного агентства

Резюмируя, отмечу, что не нужно бояться делать что-то новое. Но важно при этом подходить к делу с умом, учитывать все нюансы.