Ошибки при отгрузке товара со склада

Отгрузка товара со склада требует внимательности сотрудников и тщательной организации. Неисправленная своевременно ошибка потянет за собой другие. И в итоге можно получить пересорт, недостачу и претензии от покупателей и получателей груза. Как показывает практика крупных организаций, чем меньше ручного труда, тем ниже человеческий фактор.

Компания «ОПТиКо» занимается оптовой продажей продуктов питания: колбаса, сыры, молочная продукция, замороженная продукция, детское питание. Учёт товаров ведут в «1С: Управление торговлей 10.3». Складские операции уже автоматизированы при помощи «Склада 15» от «Клеверенс» и 4 терминалов сбора данных Honeywell ScanPal EDA50К. Но собранные в заказ коробки по-прежнему маркировали цветными стикерами, на которых от руки писали данные заказа.

Задачи

Одним из важных условий, которое позволит отгрузить продукцию со склада без накладок и сбоев, является упаковка, оформленная в соответствии с правилами упаковки и затаривания. Так как именно поставщик несёт ответственность за порчу товара из-за некачественной упаковки или отправку не по адресу из-за неверной маркировки заказа.

В сентябре 2021 года с нами связались представители «ОПТиКо». Все складские процессы у них уже были автоматизированы и помощью «Клеверенса» и терминалов. Но так как с отгрузками периодически случались казусы из-за потери стикеров, им требовалась доработка в Mobile SMARTS «Склад 15» — чтобы после сбора заказа можно было с ТСД сразу распечатать этикетку со всеми необходимыми данными.

Жегалин Валентин Романович, Cпециалист по подключению оборудования компании «Технологии Будущего»

Решение

Любая отгрузка сопровождается документацией в электронном виде или же на бумажных носителях. Но если все заказы упакованы в одинаковые коробки без внешних опознавательных знаков, то гарантии нет, что их не перепутают в процессе. Некоторые компании приклеивают на коробки или паллеты упаковочный лист, другие вручную маркером подписывают адрес и наименование заказчика. Способов на самом деле очень много. Нужно просто найти наиболее удобный именно для вас.

Чтобы избежать возможной пересортицы при отгрузке заказов и добавить так называемый дополнительный уровень контроля, нужно было настроить печать этикеток на принтер, подключённый к серверу Mobile SMARTS — сразу после завершения сборки заказа на ТСД.

Сейчас этикетка содержит следующую информацию для экспедитора:

• ФИО и телефон ответственного менеджера,
• зону доставки — клиент использует зонирование адресов доставок для оптимизации маршрутов доставки,
• наименование юридического лица,
• адрес доставки,
• дату доставки,
• дату сборки
• текущий номер коробки и общее количество коробок в заказе покупателя.

Также позднее мы добавили суммарный расчетный вес всех коробок.

Жегалин Валентин Романович, Cпециалист по подключению оборудования компании «Технологии Будущего»

Ход работ по выполнению доработки можно разделить на несколько этапов.

1. Подготовительный
   На этом этапе компаний «ОПТиКо» приобрела и установила принтер этикеток TSC TE210. Специалисты «Технологий будущего» настроили новое оборудование и подключили к его к Mobile SMARTS.

2. Доработка/настройка выгрузки необходимых данных
   Для выполнения задачи в интеграционной обработке добавили некоторые реквизиты товаров для выгрузки и реквизиты контрагентов. В бизнес-процессах в основной обработке добавили дату отгрузки, зону доставки, данные ответственного менеджера и адрес доставки. На стороне Mobile SMARTS в соответствующих справочниках добавили реквизиты-приёмщики.

3. Создание этикетки в Mobile SMARTS
   Здесь использовали стандартный механизм печати через сервер Mobile SMARTS: ТСД связывается с принтером через сервер печати.

4. Доработка кода Mobile SMARTS
   Для обеспечения возможности производить саму печать код в Mobile SMARTS был дополнен: при завершении работы с документом кладовщик вводит количество мест — коробок с продукцией, вошедшей в заказ -, которые в итоге были сформированы при сборке. Далее происходит сбор нужной информации для этикетки, и непосредственно печать этикетки.

На выполнение доработок ушло несколько рабочих дней, так как заказчику пришлось обменивать бракованный принтер, и в связи с тем, что система учёта компании «ОПТиКо» ранее уже была доработана под специфику работы склада.

Результаты

Какими бы хорошими ни были отношения между поставщиком и покупателем, при возврате неверно отгруженной или испорченной продукции бумажную волокиту никто не отменял: составить письмо на возврат, вернуть на склад продукцию — убытки несут обе стороны. Как в отношении времени, так и материальные. Лучший способ не потерять покупателя — минимизировать ошибки при сборке заказов и отгрузках.

Сейчас экспедиторам «ОПТиКо» не нужно бегать и выяснять, какая коробка под какой заказ оформлена. Цветные стикеры не валяются по складу. Всё максимально просто: собрали с терминалом заказ, отправляют на печать этикетку и оклеивают коробку. Сразу понятно для кого, когда упаковали, какого числа будет отгрузка. Пересорта нет. Время не теряют. И со сроками годности тоже всё отлично. Как результат — все коробки имеют этикетки со всей понятной экспедитору информацией.

Жегалин Валентин Романович, Cпециалист по подключению оборудования компании «Технологии Будущего»

Анализируем причины возникновения потерь на складе

Минимизировать издержки и потери – естественное желание собственника бизнеса. Когда речь идет о складских потерях, то в первую очередь стоит обратить внимание на те, которые связаны с товарами. Для планирования мер по сокращению непреднамеренных затрат сперва выявим и классифицируем источники потерь или порчи продукции в обороте.

Порча товаров при хранении/несоблюдение условий хранения:

• повреждения при погрузке/разгрузке товара;
• нарушение условий отбора и хранения товара;
• естественная убыль отдельных групп товаров: испарение, усушка и прочее;
• неправильная, некачественная маркировка, которая влечет за собой потерю товара и невозможность идентификации товара;
• возникновение пересортицы при неверной раскладке;
• потери из-за некорректного указания адресов, которые обнаруживаются только при инвентаризации;
• порча товаров при нарушении температурного режима, повышенной влажности, а также при повреждении товаров разными вредителями.>

Порча товаров со сроком годности

Если учет срока годности не ведется, то для отгрузки не всегда выбирается товар с минимальным сроком годности. Это влечет за собой то, что на складах накапливается просроченный товар, который необходимо списывать или утилизировать.

Потери из-за воровства

• во время упаковки/распаковки товаров;
• при доставке товара от поставщика к покупателю;
• при выезде за пределы склада и прочее.

Зависимость от персонала

Характерно для компаний, где отсутствует информативное или адресное хранение. Только кладовщик, который распределял товар по складу, знает, где его можно найти. В результате нет возможности оперативного поиска нужной позиции, а у руководства нет актуальных данных по остаткам на складах и инструмента контроля работы персонала.

Сокращаем потери: от организационных мер до комплексной автоматизации учета товарных запасов на складе

Потери на складе можно первоначально заложить в стоимость продукции либо минимизировать за счет проведения организационных мер или комплексной автоматизации.

Таблица 1 – Меры по исключению потерь и издержек на складе

Эффект для компании: почему комплексная автоматизация склада лучше ручного учета при сокращении потерь и издержек

Безусловно, комплексная автоматизация – это недешевый процесс. При этом далеко не все склады в ней остро нуждаются. Однако уже сейчас, на этапе развития своей деятельности, необходимо начать принимать меры по эффективной организации работы склада. Это позволит сформировать для себя понимание автоматизации: ее целей, задач и ожидаемого результата.

На рисунке проиллюстрировано преимущество автоматизированного учета товаров на складе перед ручным (в том числе, с помощью бумажных карточек или Excel-таблиц).

Рисунок 1 – Сравнение ручного и автоматизированного учета на складе

Основные ошибки при отгрузке товаров на склады маркетплейсов

Доставка продукции на склад маркетплейса – один из важнейших моментов сотрудничества с площадкой. Своевременное пополнение резерва на складах исключает задержки с поставками по заказам покупателей. У каждой торговой площадки есть собственная система работы со складами и партнерами.

Однако поставщики иногда сталкиваются с целым рядом проблем на данном этапе. Причиной затруднений с доставкой являются типичные ошибки, которые допускают ритейлеры из-за неправильной организации процесса подготовки и отгрузки товаров или незнания условий договора. Рассмотрим проблемные ситуации, которые возникают у поставщиков чаще всего.

Ошибка № 1 – Несоблюдение графика поставок

Склады маркетплейсов принимают товары от партнеров лишь в установленные дни и в строго определенное время. Если вы организуете доставку в другой день или позже указанного времени, груз не примут. Придется ждать следующего приемного дня. Это может негативно отразиться на работе с заказами, ведь не каждый клиент согласится ждать, когда есть возможность приобрести аналогичный товар у конкурента.

Ошибка № 2 – Неправильный анализ продаж

Отгрузка товаров на склады интернет-платформ должна производиться по мере уменьшения остатков. Для этого важно регулярно проводить анализ продаж и следить за количеством резерва. Недостаток, как и избыток продукции на складе, может стать причиной убытков из-за расходов на складскую аренду и потери клиентов в результате длительного ожидания заказов.

Ошибка № 3 – Нарушение требований к упаковке

Каждый маркетплейс предъявляет свой перечень требований к упаковке продукции, которая поступает на склад. У некоторых площадок есть определенные условия к упаковке товаров по категориям, другие — акцентируют внимание только на особенностях упаковки хрупких изделий, жидкостей и крупногабаритных товаров.

К стандартным требованиям можно отнести наличие индивидуальной упаковки, дополнительная защита хрупких грузов, сдача продукции в коробах или на паллетах в зависимости от габаритов и общего веса поставки. Коробки должны быть прочными и соответствовать установленным размерам. Они не должны быть вскрыты, деформированы, собраны из нескольких коробок.

Полный список требований торговой платформы поставщики могут найти на сайте маркетплейса, с которым сотрудничают. Если будет нарушен хотя бы один из пунктов требований, продукцию не примут на хранение.

Ошибка № 4 – Отсутствие маркировки или ее неправильное нанесение

При передаче груза сотрудникам склада обязательно проверяется наличие маркировки на товарах и на упаковке. При отсутствии маркировки товар вернут поставщику. Маркировка должна содержать следующие сведения:

• наименование продукции;
• указание страны и изготовителя;
• юридический адрес компании;
• дата выпуска;
• габариты продукции
• цвет;
• состав;
• знак ЕАС;
• срок гарантии.

Кроме того, обязательным условием является нанесение штрих-кода. Недостаток информации на маркировке также может стать причиной отказа в принятии груза на склад, поэтому перед отгрузкой нужно внимательно проверять наличие маркировки и ее соответствие требованиям маркетплейса.

Ошибка № 5 – Отсутствие или неправильное оформление сопроводительной документации

После того как количество и ассортимент продукции для отгрузки определен, нужно подготовить сопроводительные документы. Для передачи товара на склад маркетплейса, потребуется универсальный передаточный документ (УПД-2). Он составляется в системе электронного документооборота (ЭДО). На площадках можно найти подробную инструкцию по заполнению этого документа. Ошибки в данных, содержащихся в УПД-2, часто являются причиной отказа в принятии груза на склад.

В момент отгрузки нужно предоставить товарную накладную с перечнем товаров, указанием даты и времени отгрузки продукции.

Ошибка № 6 – Отсутствие пропуска или неточности в данных

Пропуск для водителя создается заранее в личном кабинете маркетплейса. В нем нужно точно указать данные, так как отсутствие даже одной буквы или цифры в номере машины станет причиной того, что вам не удастся сдать груз. Если вы работаете с транспортной компанией, то сведения для формирования пропуска надо предварительно уточнить у представителя перевозчика.

Ошибка № 7 – Несоответствие фактического количества коробов информации в документах

Иногда поставщик привозит товары на склад и в момент сдачи обнаруживает, что одного или нескольких коробов не хватает. Такая ситуация может произойти, если вы торопитесь с отгрузкой и не успеваете проверить и пересчитать все загруженные короба. Чтобы такого не случилось, лучше готовиться к отгрузке заранее.

Решение всех проблем – услуга Фулфилмент от компании СеллерМАРКЕТ

Сталкиваясь с различными препятствиями при отгрузке товаров на склады, ритейлеры испытывают массу неудобств. Особенно это касается тех поставщиков, которые сотрудничают с несколькими площадками, предъявляющими собственные требования к упаковке, оформлению документов и условиям доставки. У партнеров просто возникает путаница, а процесс поставок превращается в бесконечную полосу препятствий.

Компания СеллерМАРКЕТ предлагает своим клиентам новую услугу Фулфилмент, которая полностью избавляет от проблем с поставками на маркетплейсы. Воспользуйтесь предложением, и опытные сотрудники СеллерМАРКЕТ сделают всю работу за вас. С этой услугой вам не надо беспокоиться об упаковке, подготовке продукции, маркировке, оформлении документов и доставке продукции до склада торговой площадки.

Фулфилмент – это полный комплекс мероприятий по доставке и логистике. Вам не придется нанимать курьеров, упаковщиков, дополнительных сотрудников, арендовать склад. Фулфилмент освобождает предпринимателей от множества забот и дает гарантию своевременной доставки продукции на склад маркетплейса.

Еще одно преимущество, которое получают наши клиенты – снижение расходов. Стоимость услуги за единицу товара – от 50 рублей. Это значительно меньше, чем стоимость аренды склада, оплата работы сотрудников, покупка материалов для упаковки, издержки на транспортировку. Тем более, что в случае сотрудничества с СеллерМАРКЕТ, клиент получает гарантию принятия груза на склад маркетплейса.

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Оставьте контактные данные
и мы предложим Вам самые выгодные условия

Оставьте контактные данные
и мы предложим Вам самые выгодные условия

В соседней вкладке для вас создан аккаунт в бэк-офисе онлайн-кассы.

Ниже вы можете ознакомиться с преимуществами нашего продукта и сделать расчет стоимости

Чтобы успешно продавать на маркетплейсе, нужно учитывать специфику его работы и не допускать типичных ошибок, которые часто совершают ритейлеры. Огромное количество оплошностей связано с отгрузкой товара. Они тормозят бизнес и часто приводят к потерям: как временным, так и финансовым. Сегодня расскажем, какие ошибки при отгрузке на маркетплейсы встречаются чаще всего и как их избежать.

Что продавцы делают не так?

В список самых частых входят, как минимум, 8 ошибок, которые происходят на этапе подготовки и доставки товара на склады маркетплейса. Многие продавцы повторяют их с завидной регулярностью.

1. Игнорируют регламенты маркетплейса

Первая и самая распространенная оплошность – игнорирование установленных требований. У каждой платформы они свои. Причем все правила работы со складами и партнерами подробно расписаны в инструкциях на сайте.

Перед тем, как начинать сотрудничество, нужно всегда тщательно изучать их. Как ни странно, некоторые читают правила поверхностно или совсем опускают данный пункт. В итоге это приводит к многочисленным нарушениям, из-за которых товар не принимают при отгрузке. А пока необходимых позиций нет в наличии, рейтинг продавца существенно падает.

Требования каждой конкретной площадки можно найти в базе знаний или личном кабинете на сайте. В них прописаны правила относительно упаковки и маркировки различных категорий продукции, запрещенных предметов, особенностей выгрузки на складе, графиков поставок.

2. Нарушают сроки и график поставки

Еще одна нередкая проблемная ситуация – нарушение графика поставок. Практически все склады торговых платформ принимают товары в строго определенные дни и временные интервалы. Если доставить груз позже, чем нужно, его скорее всего просто не примут. В этом случае все, что остается продавцу – ожидать своей очереди в другие приемные дни.

Ожидание зачастую негативно сказывается на работе. Большинство покупателей маркетплейса не готовы ждать, пока нужная позиция появится у определенного продавца. Вероятнее они пойдут и купят аналогичный продукт у конкурентов.

Планировать поставки следует заранее с учетом нюансов работы конкретной платформы. Например, как показывает практика, склады «Озон» часто работают в режиме максимальной загруженности. Если не соблюдать план, особенно в предпраздничные дни, возможны существенные задержки.

Факт прибытия на территорию склада фиксируют в журнале. При этом стоит придерживаться назначенного временного окна. Разрешается приезжать за 1,5 часа, но не позже, чем за 40 минут до его начала. При опозданиях в отгрузке отказывают.

3. Не отслеживают аналитику продаж

На складе маркетплейса у продавца должно находиться оптимальное количество товара. Нельзя бросаться в крайности, когда в одном случае происходит затоваривание, в другом – дефицит. Избытки приводят к лишним складским расходам. Недостаток чреват потерей клиентов, которые уходят по причине долгого ожидания заказа.

Чтобы такого не происходило, нужно делать отгрузки регулярно, но по мере снижения товарных остатков. Поэтому стоит внимательно следить за объемами резервов и ситуацией по продажам.

Сервис аналитики 

Контролировать вопрос помогает аналитика. На основании ее данных прогнозируется потребительский спрос и поддерживается достаточное количество запасов. Изучать аналитику следует обязательно. На некоторых маркетплейсах есть внутренняя статистика по важным параметрам. Если этих данных не хватает для объективного анализа, можно подключать внешние сервисы. Например, MPStats, MoneyPlace.

Что делает подобное ПО:

• отслеживает положение товаров в рейтинге;
• показывает самые ходовые и убыточные позиции;
• ведет историю покупок;
• формирует отчетность;
• помогает прогнозировать спрос и планировать закупки.

4. Неправильно упаковывают товар

Упаковка – особенно сложный этап подготовки товара к отгрузке на склад маркетплейса.

В этом вопросе значение имеет каждая деталь:

• внешний вид – упаковка должна быть аккуратной, прочной, плотно закрываться (от случайного раскрытия ее защищают резинками, наклейками, дополнительными крепежами), сохранять товарный вид продукта;
• тип – короба, паллеты, стрейч-пленка и так далее в зависимости от категории продукции;
• размер – по длине, ширине и высоте относительно габаритов вложенного товара;
• дополнительные требования – обувь в специальных мешочках и с элементами для поглощения лишней влаги; жидкости в стеклянной таре с крышками нужно упаковывать в пузырчатую пленку и пакет с запаянными краями.

Правила упаковки продукции на Ozon 

Опять-таки, требования зависят от конкретной площадки. Самые строгие правила в этом плане на «Вайлдберриз». На «Озон» они чуть более простые и отличаются в разных схемах, когда товар продается с собственного склада и со склада маркетплейса. Перед подготовкой нужно внимательно изучить эти требования.

5. Не маркируют продукцию или неправильно наносят маркировку

При приемке любого груза сотрудники склада проверяют маркировку на продуктах и упаковке. Она должна не просто присутствовать, а еще и соответствовать правилам платформы.

Что нужно указывать:

• название товарной единицы;
• страну происхождения, производителя;
• адрес продавца;
• дату выпуска;
• размеры, цвет, состав;
• гарантии.

Обязательным правилом является наличие штрихкода в установленном формате. Уникальный читаемый код, совпадающий с данными спецификации, наносят на бирку. Он должен быть на каждом коробе и паллете. На «Вайлдбериз» дополнительно требуют вкладывать упаковочный лист с информацией об артикуле. Также на каждый товар нужно наклеить розничный ценник.

Пример правильной маркировки

Если маркировка отсутствует или не содержит нужные сведения, товар не примут. Причиной отказа также может стать нехватка каких-либо данных на маркировке.

К браку относят:

• отсутствие русскоязычной этикетки на внешней стороне упаковки, данных о дате изготовления, сроках годности;
• отсутствие сертификатов на отдельные категории (косметика, парфюмы, корм для животных, продукты питания);
• превышение установленных габаритов;
• наличие деформаций и поломок, как на самом изделии, так и на упаковке;
• нечитабельный код на этикетке;
• сторонние маркировки на упаковке;
• просрочки.

Во всех перечисленных случаях товар подлежит возврату.

6. Не прикладывают или неправильно оформляют сопроводительную документацию

Любой товар, поставляемый на маркетплейс, должен сопровождаться соответствующей документацией.

Для поставки на «Озон» нужно создавать универсальный передаточный документ в системе ЭДО. Его называют УПД-2. Это счет-фактура, которая оформляется на каждое транспортное средство и включает:

• акт приема/передачи продукции;
• накладную на отгрузку;
• товарную часть ТТН.

Специально для новых поставщиков на платформе есть детальная инструкция по заполнению этого документа. Также для удобства партнеров предусмотрены шаблоны заполнения.

Образец УПД 

Кроме УПД, нужен пропуск для водителя, разрешительные документы на использование бренда. Все файлы необходимо загружать в личный кабинет в формате Excel.

Главный документ при отгрузке на «Вайлдберриз» – ТТН. Приемка осуществляется строго по тем данным, которые указаны в транспортной накладной. Там нужно прописать точное количество товара в упаковках и все необходимые дополнительные сведения.

С повторными поставками здесь на порядок проще.

Для них будет достаточно:

• оформить заказ в личном кабинете на сайте;
• указать информацию об автомобиле, водителе;
• отметить склад, день поставки.

Отсутствие пропуска для водителя или какие-то неточности в данных могут стать причиной возврата товара. Это происходит даже из-за одной неправильной буквы или цифры в номере авто.

Перед въездом на контрольно-пропускной пункт камера всегда считывает номер ТС. Если он не совпадает с указанным в личном кабинете, автомобиль не пропустят на склад. Поэтому следует всегда перепроверять данные. Тем, кто сотрудничает с транспортными компаниями, лучше уточнять информацию, необходимую для пропуска, у перевозчика.

7. Не обращают внимания на требования к транспорту

Помимо требований к пропуску для водителя, есть еще и отдельные правила для автомобилей, поставляющих товар. В основном они касаются габаритов транспортного средства.

Пример требований к транспорту на Wildberries:

• ширина кузова – не менее 1,85 метров;
• минимальное расстояние от борта авто до земли – 1,1 метра.

Если на склад приедет автомобиль с меньшими габаритами, поставщику придется разгружать его собственными силами.

8. Допускают расхождения в количестве коробов

Это тоже довольно частое явление при отгрузке. По факту коробок оказывается меньше или больше, чем прописано в документации. Такое случается, когда продавец слишком торопится с подготовкой и самой отгрузкой и не успевает все проверить как следует. Спешить в данном случае лучше не стоит, иначе потом можно нарваться на еще большие задержки с поставками. Загруженные короба нужно несколько раз тщательно проверять и пересчитывать.

Правильная упаковка товаров при отгрузке 

Как упростить отгрузку товаров на маркетплейсы

Один из самых простых и очевидных способов – очень внимательно изучить инструкции выбранной платформы и старательно их выполнять. В таком случае риски ошибок и возврата товара минимальны. А значит, работа будет происходить в штатном режиме, не возникнут ситуации с отсутствием нужной продукции и связанные с ними недовольства покупателей.

Чтобы процесс шел быстрее и эффективнее, стоит разработать внутренние регламенты подготовки товара, назначить отдельных сотрудников, которые будут отвечать за упаковку, маркировку, подготовку документации, доставку.

Для примера процедура отгрузки на «Озон» происходит так:

1. Продавец изучает требования маркетплейса.
2. Регистрируется в системе, заключает договор.
3. Перед первой поставкой согласовывает график с отделом закупок, за ним закрепляют даты, время и склад.
4. Маркирует и упаковывает продукцию согласно требованиям.
5. Загружает в личный кабинет документы на отгрузку.
6. Оформляет сопроводительную документацию.
7. Отправляет транспортное средство с грузом на нужный склад.
8. Отгружает товар.

На «Вайлдберриз» инструкция включает восемь обязательных шагов:

1. Загрузка заказа с уникальным номером в разделе «Управление поставками».
2. Создание спецификации на товар (для новых единиц, размеров и цветов).
3. Назначение желаемой даты поставки на склад в плане.
4. Загрузка штрихкодов коробов.
5. Формирование и отправка ТРН в системе ЭДО.
6. Добавление фотографий и видео продукции.
7. Загрузка оригинальных логотипов бренда.
8. Заказ пропуска для разрешенных поставок.

Чтобы не испытывать никаких неудобств и трудностей, связанных с отгрузкой, можно поручить задачу одной из компаний, которые предоставляют услугу фулфилмента для маркетплейсов.

Особенно это актуально для продавцов, которые работают сразу на нескольких платформах одновременно. Каждая из них предъявляет свои требования к упаковке, документации и доставке. В таких условиях процесс отгрузки часто превращается в сплошную полосу препятствий.

Фулфилмент: классическая схема 

Фулфилмент освобождает продавца от множества проблем и обеспечивает своевременные поставки на склады маркетплейсов. Главное преимущество услуги, которая охватывает комплекс мероприятий по логистике – снижение затрат для предпринимателя.

При выборе подходящего фулфилмент-центра нужно обращать внимание на:

• опыт его работы;
• расположение и площадь складов;
• с какими маркетплейсами работает;
• набор услуг;
• тарифы;
• сроки доставки.

Наиболее популярные операторы в России – «СДЭК», DSS, B2CPL.

Заключение

Грамотная организация подготовки и отгрузки продукции на склад – один из самых важных и ответственных этапов в процессе сотрудничества с маркетплейсом. Обычно на данном этапе возникает рекордное количество проблемных ситуаций. Чтобы избежать их, нужно подходить к процедуре максимально серьезно: заранее изучать регламенты, правильно упаковывать и маркировать товар, прикладывать необходимые документы.

Если соблюдать все условия, приемка пройдет быстро и без проблем. Если допускать ошибки, рассмотренные в нашем материале, и другие оплошности – вы будете терять время, деньги и нервы.

Возможно вам также будет интересно:

Ошибки сотрудников всегда критически отражаются на работе склада. Эффективность снижается, что вызывает негативную реакцию клиентов. Большинство ошибок возникает из-за влияния “человеческого фактора”. Инструкции и технологии работы нередко нарушаются по причине того, что исполнители пытаются оптимизировать процессы под себя, не согласовав возможность оптимизации с руководством. Ошибки на складе зачастую возникают из-за низкого уровня автоматизации.

Сергей Мироненко, первый в мире эксперт по автоматизации

Робот-кладовщик отличается от сотрудника, выполняющего названную функцию, тем, что он не способен реагировать на окружающую среду. К примеру, если робот “наблюдает” хаос и абсолютный беспорядок на складе, у него не получится идентифицировать продукцию. Машина лишь умеет реализовывать чётко установленные алгоритмы действий. Человек, напротив, мыслит абстрактно. Для идентификации разбросанного по складу товара он может задействовать все органы чувств. Однако сотрудники нередко ошибаются.

Эффективнее всего работает то производство, где порядок: в процессах, оборудовании, товарах. Если все операции организованы чётко, работы выполняют привычные алгоритмы действий без ошибок. Именно поэтому их стоимость выше, чем стоимость ручного труда.

В любом проекте есть бизнес-процессы, без автоматизации которых — при условии применения лишь ручного труда — нельзя избежать ошибок.

Чтобы уменьшить число ошибок на складе, устанавливаются терминалы, которые обеспечивают сбор данных. Чтобы они работали эффективно, важно вывести производственную культуру на высокий уровень: подготовить персонал, выверить рабочие процессы и всегда планировать складскую деятельность. Каждому ресурсу, имеющему место на складе — техническим сооружениям, сотрудникам, продуктам, упаковке, — должно присваиваться обозначение, которое будет распознавать компьютер. Стратегию функционирования автоматически выстраивает WMS, система управления складом. Терминал сбора данных бесполезен, когда ресурсная составляющая склада не оцифрована, а процессы производства не налажены. Хаос нельзя автоматизировать!

Нарушение СМК

К возникновению управленческих ошибок приводит нарушение международного СМК. Менеджер должен грамотно организовать процесс. В чётко выстроенной системе управления эффективность деятельности на 80% зависит от руководства и на 20% — от подчинённых. Один топ-менеджер может курировать работу пяти исполнителей.

За нарушением ИСО 9001:2015 следуют грубейшие ошибки топ-менеджмента:

1. При принятии решения руководитель обращает внимание на чьи-то мнения, а не на объективные факторы.
2. Он старается исправить ситуацию, однако не видит и не анализирует причин, которые привели к ней.
3. Он делегирует задачи сотрудникам, не обладающим соответствующей квалификацией.

Топ-менеджер может допускать и другие ошибки. Одной из наиболее распространённых является нарушение порядка в процессе принятия решения, если алгоритм насчитывает не менее 20 действий. Например, руководитель поставил задачу, не уточнив у исполнителя, понял тот её или нет, не обеспечив нужные ресурсы и контроль исполнения.

Менеджер работает в условиях неопределённости и ограниченности ресурсов. Риск “оступиться” присутствует всегда. Чтобы свести количество ошибок к минимуму, рекомендуется придерживаться СМК 9001:2015. Также для руководителя важна оценка собственной эффективности. Она состоит из таких элементов:

1. Как много поставлено задач?
2. Как часто приходилось возвращаться к уже поставленным задачам.
3. Понимают ли руководителя подчинённые?

Ресурсная недостаточность

Нехватка ресурсов является типичной причиной ошибок. В этом отношении известно 2 теории. В СМК 9001:2015 сказано, что на первое место нужно ставить достижение результата, а экономию ресурсов — на второе. Теория повышения эффективности с самого начала приучает к экономии ресурсов. Руководители, которые следуют этому правилу, рискуют потерять эффективность.

Мы преодолеваем ошибки через улучшение бизнес-процессов

В Tablogix применяется алгоритм действий (action timing plan), отрабатываются предложения персонала, проводятся кружки качества, используются методики lean-менеджмента, а также способ анализа Парето. Развитие названных инструментов включается в зону ответственности Tablogix Center of Excellence (Центр передового опыта), объединяющего работников следующих отделов:

1. Управления качеством.
2. Проектный.
3. АСУ.
4. Складской аналитики.

Давайте рассмотрим названные инструменты подробнее.

GEMBA (Zero Tolerance Depot Walk)

Данную методику мы взяли у японцев. Чтобы понимать ситуацию, нужно прийти на “гемба”, площадку реализации процесса. Факты, полученные на этом месте, следует проанализировать и принять решение. Менеджер должен знать, на каком этапе работы создаётся добавочная стоимость. Обычно это производство, в нашем случае — склад. Именно в этом месте нужно контролировать рабочий процесс.

К примеру, вы заметили хаос в определённой зоне. Этот беспорядок рано или поздно повлечёт за собой снижение производительности в процессе комплектации заказа. Чтобы выявить “уязвимые” места, применяется Zero Tolerance, то есть фиксация замечаний. Руководитель делает фото в тех местах, где сотрудники ошибаются. Далее согласовываются мероприятия по устранению недоработок. Результат проверяется в конкретный день, определённый заранее. Чтобы устранить замечания, используется система 5S. О данной методике организации рабочего пространства читайте ниже.

Система 5S: как обеспечить бережливое производство?

Как создать оптимальные условия для реализации производственных алгоритмов и поддержания порядка? Важно усвоить 5 шагов, прохождение которых позволит сэкономить временной и энергетический ресурс:

1. Сортируем продукцию, выбрасываем ненужное.
2. Уделяем время самоорганизации. Для каждого товара и производственного инструмента находим свое место.
3. Соблюдаем чистоту, систематически делаем уборку.
4. Стандартизируем процессы.
5. Совершенствуем дисциплину, поддерживаем порядок.

Планируем действия

Следующий инструмент контроля — План действий (Action and Timing Plan). Это свободный, но последовательный алгоритм действий с конкретными ответственными и ресурсами, которые у них есть. В план входит достаточное количество деталей, чтобы достичь цели. За использованием названного инструмента стоят серьёзные организационные усилия со стороны руководства. Если топ-менеджер не готов придерживаться обозначенного алгоритма, этого не будут делать и подчинённые.

Улучшаем процессы и результаты

Разберёмся с Предложениями по улучшениям. Работник вносит предложение в форме структуры: предпосылки, непосредственно предложение, шаги по его реализации, планируемая выгода. Если цель реализована, то есть выгода получена, специалисту начисляются бонусы.

Существует такой инструмент, как Лист непрерывных улучшений. Это упрощённый вариант Предложений по улучшениям. Данный лист необходимо прикрепить на стенд. В соответствующих его полях сотрудники должны указывать, как реализовывать рабочие процессы лучше всего и уменьшать риски совершения ошибок. В свою очередь, менеджер обязан делать замечания по предложенному.

Если предложение получает оценку со знаком “+”, руководитель оставляет свои комментарии по поводу исполнения. Если оценка имеет знак “-”, последнее слово остаётся за менеджером следующего уровня, то есть финальное решение выносит он.

Контролируем качество

Кружок качества (Quality Team Circles) — инструмент, который впервые появился в Японии. Он призван обеспечивать доверие и взаимопонимание между представителями топ-менеджмента и подчинёнными, а также подпитывать интерес к рабочему процессу и получению конечных результатов. В кружках качества принимают участие специалисты всех уровней. Каждую неделю по пятницам, как правило, во второй половине дня рабочая группа организуется в комнате размышлений (think room) на полчаса. Сотрудники обсуждают результаты недели, которая подходит к концу, и выясняют, какие процессы можно улучшить. Задача супервизора — выслушать каждого и сделать соответствующие заметки. Следующая встреча планируется для того, чтобы выработать план действий.

Оцениванием данные и факты

Слышали ли вы о таком инструменте, как Шесть сигм (Six Sigma)? Концепцию разработал специалист компании Motorola в 1980-х. Это методика улучшения процессов, которая работает. В её основе — статистическая оценка исходной информации и следствий.

Здесь используется набор инструментов качества. Среди них следующие:

1. Статистическое управление БП на основании карт контроля.
2. FMEA-анализ.
3. Диаграммы Парето и Исикавы.

Применяем диаграммы

Метод 4-х диаграмм (QOS Methodology) базируется на следующих элементах:

1. Определите цель и будьте в тренде. Используйте соответствующую диаграмму и каждый месяц сверяйте результаты с KPI.
2. Проанализируйте проблемы по Парето. Эта диаграмма позволяет распределить энергетические ресурсы для эффективного решения проблем. С её помощью можно выявить ключевые причины просчётов. Ведь невозможно исправить ошибку, если не знать причин её возникновения. Диаграмма Парето показывает, какие просчёты вносят максимальный вклад в неблагоприятную тенденцию.
3. Постройте алгоритм корректирующих действий. Для каждой ошибки определите действия по её исправлению.
4. Обеспечьте контроль выполненных действий. Улучшения, которых вы достигли, соответствуют вашим ожиданиям? Если нет, вернитесь к п.1.

Анализ отказов. Метод 8D

Чтобы контролировать качество выпускаемой продукции, используется Анализ видов и последствий отказов.

Для поиска базовых причин ошибок, разработки решений с целью недопущения их повторения применяется Метод решения проблем 8D. Если клиенты не довольны качеством продукции или услуг, 8D служит первым и самым правильным шагом на пути к улучшению качественных характеристик.

Отчёт о корректирующих действиях

Ключевой целью отчёта является исследование проблемы через анализ базовых причин и нахождение соответствующих решений с целью предотвратить её повторение. Это своеобразная ответная реакция на проблему. Исправление ошибок — это сдерживание, а корректирующее действие — ключевая причина.

Бенчмаркинг

Бенчмаркинг нужен, чтобы предупредить множество ошибок, которые были допущены кем-то ранее. Рекомендуем посещать производства конкурентов и смежных предприятий, запоминать интересные идеи, возникающие в процессе работы, и конечно, реализовывать лучшие из них.

Предотвращаем ошибки с помощью коммуникации

Разместите наглядные инструкции для работы на информационных стендах. Там же транслируйте KPI и результаты работы. Делайте это через простые индикаторы, к примеру, весёлый или грустный смайл, зелёный или красный цвет. Отражение актуального статуса — отличная мотивация для сотрудников. Это поможет им сконцентрироваться на работе и совершать как можно меньше ошибок.

Больше статей и контента в наших социальных сетях и мессенджерах:
ВКонтакте: сообщество «Реальная автоматизация бизнеса»
Facebook: сообщество «Эксперты об автоматизации бизнеса»
Telegram: канал «Реальная автоматизация бизнеса»
Заказать консультацию эксперта по автоматизации можно на нашем сайте: www.aviant.ru
А еще у нас появился чат в Telegram, где вы сможете задать любой вопрос и получить ответ от специалистов по Б24 или 1С. И все это без регистраций и смс 🙂 Хотите пообщаться? Ждем вас здесь: Чат про Битрикс24 и 1С

Расхождения по количеству товара 

Предположим, что при поставке выяснилась недостача товара, обнаружились излишки. Как действовать, если товар подлежит прослеживаемости?

Мы будем исходить из того, что изначально товаросопроводительные документы, счета-фактуры (УПД) были оформлены согласно условиям сделки. 

Ситуация № 1. Недостача выявлена при приемке товара 

В случае обнаружения недопоставки до момента перехода прав на товар, если такая недостача не восполняется, сторонам следует зафиксировать этот факт документально (например, покупатель актирует недостачу при приемке товара). Затем поставщику надлежит сформировать корректировочный счет-фактуру (УКД), в котором будет отражено уменьшение количества отгруженного товара. 

Основанием для выставления корректировочного счета-фактуры является документ, подтверждающий согласование сторонами изменения стоимости отгруженных товаров из-за изменения их количества (п. 10 ст. 172 НК РФ). Далее с корректировочным счетом-фактурой производятся обычные учетные действия, что в итоге приводит к отражению в налоговых декларациях сторон по НДС верных данных, в том числе, и по реквизитам прослеживаемости товаров. 

Если недопоставка сопряжена не просто с ошибкой при отгрузке, а именно с недостачей товара у поставщика, ему надлежит прекратить прослеживаемость таких товаров, зафиксировав недостачу документом об инвентаризации и отразив ее в отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, за соответствующий квартал. 

Ситуация № 2. Недостача выявлена после приемки товара покупателем 

Если нехватка товара выявлена покупателем уже после того как он принял товары к учету, дальнейшее развитие ситуации будет зависеть от того ставит ли себе покупатель задачу доказывания недопоставки. 

Когда право собственности на товар перешло к покупателю, а документы при приемке были подписаны без претензий, у поставщика имеются все основания считать, что он передал эстафетную палочку прослеживаемости своему покупателю. 

Выявленная покупателем впоследствии недостача может рассматриваться как образовавшаяся уже у него. Тогда именно покупатель выведет товары из прослеживаемости, проведя инвентаризацию, задокументировав недостачу и отразив ее в своем отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. 

В случае, когда покупатель решит вести претензионную работу, до момента разрешения тем или иным образом конфликта с поставщиком, покупателю следует зафиксировать недостачу и отразить ее в отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. 

В дальнейшем, если поставщик признает факт недопоставки, ему надлежит сформировать корректировочный счет-фактуру (УКД), зарегистрировать его в своей книге покупок в периоде, когда он был выставлен. Это приведет к отражению соответствующих данных в налоговой декларации по НДС за текущий налоговый период, уточненную декларацию поставщику подавать не нужно (п. 1 ст. 169, п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ, п. п. 2, 12 Правил ведения книги покупок). 

Покупатель же, получив корректировочный счет-фактуру, регистрирует его в книге продаж в том налоговом периоде, на который приходится наиболее ранняя из следующих дат (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 14 Правил ведения книги продаж): 

— получения покупателем первичных документов на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров. В данном случае это некий документ по итогам спора с поставщиком, в котором он признал факт недопоставки, или решение суда;

— получения покупателем корректировочного счета-фактуры. 

Этим же периодом верные данные по прослеживаемости попадут в налоговую декларацию покупателя. Однако при этом ему нужно подать еще и корректировочный отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Тогда расхождений в системе не возникнет. 

Ситуация № 3. При приемке выявлены излишки товара 

Если покупатель не против их принять, то продавец по согласованию с покупателем увеличивает количество отгруженного товара, выставляя корректировочный счет-фактуру. Стороны фиксируют его в своих регистрах по НДС в общем порядке, т. е. за период, в котором были составлены документы, являющиеся основанием для выставления корректировочных счетов-фактур (п. 10 ст. 154, п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ). Это обеспечивает отражение в системе прослеживаемости верных данных без представления сторонами уточненных налоговых деклараций, а также специальных уведомлений, отчетов. 

Если покупатель отказался от лишнего товара, он возвращает его поставщику. Исходя из допущения, что документы были изначально оформлены сообразно условиям договора, корректировать их или отчетность сторон по НДС, по прослеживаемости в этом случае не требуется, поскольку восстановлен статус-кво. 

В случае, когда покупатель выявляет излишки товара, но не может связать их с конкретным поставщиком, партией товара, РНПТ, он приходует такой товар на основании документов об инвентаризации и, если этот товар прослеживаемый, подает уведомление об остатках, чтобы получить РНПТ и иметь возможность ввести товар в оборот. В отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, данные от таком товаре не включаются. Реквизиты прослеживаемости этого товара будут отражаться в системе обычным способом по мере его дальнейшего движения. 

Ситуация № 4. Недостача или излишек выявлены при экспортной или импортной операции 

Если с расхождениями стороны столкнутся в связи импортом товара или в связи экспортом в страну ЕАЭС, нужно принять во внимание следующее: 

1. если импорт осуществлен из страны, не входящей в ЕАЭС, для изменения количества товара, отраженного в декларации на товары, следует обращаться в таможенный орган. При положительном решении таможни число товаров с соответствующим РНПТ изменится. Если покупатель фиксирует недостачу или излишек импортного товара у себя на складе при инвентаризации, он заполняет:

— в случае недостачи – отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости,

— при выявлении излишков – уведомление об имеющихся остатках товаров, подлежащих прослеживаемости (с целью получения РНПТ); 

2.при ввозе товаров из страны ЕАЭС покупатель подает в налоговый орган уведомление о ввозе в течение пяти рабочих дней с даты принятия этих товаров на учет. Если к этому моменту расхождение уже выявлено и согласовано с поставщиком, в уведомлении нужно отразить фактическое количество товара. ФНС России присвоит этой партии РНПТ, выслав соответствующую квитанцию в ответ на уведомление. При выявлении расхождения, признанного поставщиком, в более поздний срок, необходимо представить корректировочное уведомление (не позднее следующего рабочего дня с даты обнаружения факта не отражения или неполноты отражения сведений). 

Если излишек был выявлен в дальнейшем по итогам инвентаризации у покупателя и затруднительно связать товар с конкретной поставкой и с конкретным РНПТ, необходимо отразить его выявление в уведомлении об остатках товаров, подлежащих прослеживаемости. Недостачу указанного товара, которую не удается документально связать именно с недопоставкой, отражают в отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, на основании документов об инвентаризации; 

3. если товар был вывезен в страну ЕАЭС, поставщик подает уведомление о перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, в течение пяти рабочих дней с даты отгрузки этого товара. Если впоследствии выясняется, что в уведомлении оказалось указано неверное количество товара из-за недопоставки или излишков, которые покупатель согласился принять, необходимо представить корректировочное уведомление – не позднее следующего рабочего дня с даты обнаружения неверных сведений. Если покупатель отказывается от излишка товаров, право собственности на них сохраняет продавец. Несмотря на то, что товары уехали в страну ЕАЭС, их возврат не связан с внешнеэкономической сделкой: российский продавец просто привозит обратно свой же товар. Такую операцию нет необходимости сопровождать корректировочным уведомлением о перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, – ведь в первоначальном уведомлении данные были указаны верно и затем фактическое положение дел было приведено в соответствие с документами. 

Возврат товара 

Отказ покупателя от товара полностью или в части может быть оформлен в зависимости от ситуации и воли сторон прекращением сделки, признанием ее недействительной, корректировкой отгрузки или новым договором купли-продажи (т. н. «обратным выкупом»). 

При прекращении сделки или признании ее незаключенной выставленный ранее счет-фактура (УПД) регистрируется в книге покупок (книге продаж, дополнительном листе книги покупок или книги продаж) стороны с отрицательными значениями. Благодаря таким исправлениям в декларациях сторон по НДС отражаются в итоге верные сведения о реквизитах прослеживаемости. 

Если возврат решили оформить новым договором, в котором стороны поменялись ролями, бывший покупатель оформляет счет-фактуру (УПД) с реквизитами прослеживаемости и обратный путь товара прослеживается в системе за счет отражении отгрузки в налоговых декларациях сторон. 

Если возврат решено оформить корректировочным счетом-фактурой (УКД), он в привычном налогоплательщикам порядке отражается в регистрах по НДС и налоговой декларации как покупателя, так и продавца, что в итоге также позволяет верно отразить реквизиты прослеживаемости в системе. Никаких дополнительных отчетов и уведомлений тут не требуется, если речь не идет о сделке с партнерами из ЕАЭС. 

Сложнее обстоит дело с возвратом поставщику товара, который был ввезен российским покупателем из страны ЕАЭС или, наоборот, товара, который российский поставщик отгрузил на территорию другой страны ЕАЭС. Дело в том, что на языке Протокола об уплате косвенных налогов к Договору о ЕАЭС (Приложение № 18) возвратом считается только возврат товаров ненадлежащего качества. Если импортный товар качественный, но покупатель все же от него отказался, возврат оформляется как экспорт им товара (п. 23 Протокола, Письмо Минфина от 31.03.2020 № 03-07-13/1/25489). Никаких разъяснений по этому вопросу пока не имеется. Но с учетом положений Договора о ЕАЭС верно будет поступить так: 

— при возврате некачественного товара покупателем с территории ЕАЭС обратно в Россию оформить корректировочное уведомление о перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории Российской Федерации на территорию другого государства – члена Евразийского экономического союза; 

— при возврате качественного товара покупателем с территории ЕАЭС в Россию оформляется импорт в РФ и уведомление о ввозе товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории другого государства – члена Евразийского экономического союза на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией. Это будет первичное уведомление и, несмотря на то, что товар уже был ранее в системе и имел РНПТ, партии будет присвоен новый РНПТ налоговым органом в ответ на данное Уведомление. Порядок заполнения Уведомления о ввозе (п. 3), приведенный в Письме ФНС России от 14.04.2021 № ЕА-4-15/5042@, предполагает, что в этом документе строка 12 (РНПТ) при первичном представлении не заполняется; 

— при возврате российским покупателем некачественного товара поставщику в страну ЕАЭС оформляется корректировочное уведомление о ввозе; 

— при возврате российским покупателем товара надлежащего качества поставщику в страну ЕАЭС оформляется экспорт и уведомление о перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории Российской Федерации на территорию другого государства — члена Евразийского экономического союза. 

Ошибка в счете-фактуре (УПД) 

Предположим, что при приемке товара (или позже) выяснилось, что в сопроводительных документах, счете-фактуре (УПД) допущены существенные ошибки, требующие исправления. Например, неверно указано количество товара, РНПТ, стоимость и т. д. 

Как следует поступить сторонам?

Покупателю нет нужды отказываться от приемки товара. Его следует оприходовать на основании имеющихся верно оформленных документов (возможно, на основании внутренних первичных учетных документов, скажем акта приемки) и первоначально принять к учету как неотфактурованную поставку. 

Покупатель оповещает поставщика об ошибке в документах. Перед последним стоит задача переделки документов с тем, чтобы их реквизиты, в том числе, связанные с прослеживаемостью, приобрели должные значения. 

Приобретенные запасы могут быть отпущены в переработку, объекты могут быть введены в эксплуатацию в качестве основных средств и использованы любым образом, который предполагает прекращение прослеживаемости. В том числе, ничто не мешает пустить товар в продажу в розницу, поскольку прослеживаемость прекращается в случае реализации товара физическим лицам для использования их в личных, семейных, домашних и иных целях, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, а также в случае реализации товара налогоплательщикам налога на профессиональный доход. 

Если купленные товары предполагается перепродавать другой организации или индивидуальному предпринимателю, учтите следующее. В счете-фактуре (УПД) приводятся реквизиты прослеживаемости: 

— регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости (РНПТ);

— количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости;

— количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости. 

Если покупатель уверен, что огрехи в документах, полученных от поставщика, не связаны с реквизитами прослеживаемости, отгрузить товар не возбраняется. Не забывайте: прослеживаемость основывается именно на документах. Если бы речь шла о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, их нельзя было бы ни принять, ни хранить, ни перевозить, ни продавать, если бы на них отсутствовал код маркировки (ст. 4 Соглашения о маркировке товаров средствами идентификации в Евразийском экономическом союзе). В этом принципиальное различие двух систем контроля. 

Если ошибки допущены именно или предположительно в реквизитах прослеживаемости, прямого запрета на отгрузку товара следующему в цепочке оборота товара покупателю также нет, но ввиду заведомых проблем при выставлении ему счета-фактуры (УПД) целесообразно отложить отгрузку до получения верно оформленных входящих документов. Ведь счет-фактура, как и УПД должны быть сформированы в течение 5 календарных дней с момента отгрузки, а значит, отгрузка на свой страх и риск в отсутствие верных реквизитов прослеживаемости будет происходить в условиях жесткого цейтнота. 

Что же делает продавец, пока покупатель принимает решение о дальнейших действиях с товаром?

Ему надлежит внести исправления в накладную (если необходимо) и выставить исправленный счет-фактуру (УПД). Согласно п. 7 правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, в новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение в строке 1 номера и даты первоначального счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений. А в строке 1а указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются с верными значениями. Это актуально и для показателей граф 11 – 13, где приводятся реквизиты прослеживаемости. 

После выставления/получения нового счета-фактуры (УПД): 

— продавец, если квартал еще не закрыт, аннулирует ранее сделанную запись в книге продаж, регистрируя первоначальный документ с отрицательными значениями, а новый – с положительными. Если изменения вносятся за предыдущий налоговый период, записи производятся в дополнительном листе книги продаж за налоговый период, в котором зарегистрирован счет-фактура (УПД) до внесения в него исправлений (п. п. 3, 11 Правил заполнения книги продаж, п. п. 3, 4 Правил заполнения дополнительного листа к книге продаж); 

— покупатель, если квартал еще не закрыт, аннулирует запись по первоначальному счету-фактуре (УПД) в книге покупок, внося его данные с отрицательными значениями, а затем с положительными значениями регистрирует данные исправленного документа. Если исправления вносятся за более ранний налоговый период, то записи производятся в дополнительном листе к книге покупок (п. п. 4, 9 Правил заполнения книги покупок, п. п. 3, 5 Правила заполнения дополнительного листа к книге покупок). 

В налоговых декларациях сторон по НДС отражаются верные данные. Если исправления были внесены после представления декларации за период, то подается уточненная налоговая декларация, где, в том числе, корректируются реквизиты прослеживаемости товаров. Это необходимо сделать и в том случае, когда у стороны сделки в результате исправления ошибки не произошло увеличения суммы налога к уплате, поскольку иначе в системе прослеживаемости останутся неверные данные. 

Заранее подготовьтесь к работе с прослеживаемыми товарами

В этом поможет компания Такском. Мы подберём для вас решения по электронному документообороту, благодаря которым вы без проблем сможете выставлять счета-фактуры по новым правилам, а также обмениваться другими электронными документами с контрагентами и сдавать отчётность в госорганы через интернет.