Ошибка отправки поставщику подтверждение обратного акцепта

30 сентября на нашем сайте состоялся вебинар от оператора системы мониторинга движения лекарственных препаратов компании «ЦРПТ», на котором эксперт компании рассказал об общих подходах к решению нештатных ситуаций, возникающих при работе с ГИС МДЛП. К сожалению, из‑за ограниченного времени вебинара и большого количества участников, лектор не успел ответить на все заданные вопросы. Для тех, кто по каким‑либо причинам пропустил трансляцию, мы приводим ее краткий обзор и ответы на вопросы, заданные во время эфира.

Общие решения для нештатных ситуаций при работе с системой маркировки

По данным компании ЦРПТ, больше всего проблем у пользователей возникает в процессе выбытия лекарственных препаратов из оборота. Самый частый вопрос: «Если система недоступна, проводятся технические работ и т. д. — как быть?». Здесь стоит отметить основные моменты, что отпуск возможен двумя способами — продажа через ККТ (т. е. с оформлением чеков) и по регистраторам выбытия. Оба этих способа умеют «накапливать» в себе данные о выбытии и передавать их в систему при появлении соединения с ней.

В первом случае за передачу данных в систему отвечает оператор фискальных данных. Таким образом, при наличии каких‑либо задержек, вызванных теми или иными причинами, аптеки могут не переживать за ответственность, потому что агрегированная информация передается именно оператором.

При использовании регистратора выбытия, даже если ГИС МДЛП недоступна, можно просканировать препараты, и сформировать с помощью регистратора документы о выбытии лекарств из оборота. Они будут отправлены в «буфер», который будет передан в систему МДЛП, когда она станет доступна.

Кроме этого в системе ГИС МДЛП предусмотрен механизм «реестра ожидания», он работает в том случае, когда аптека собирается отпустить лекарственный препарат, однако информация о его приемке не поступила в систему из‑за регламентных работ. В этом случае ЛП можно отпускать, фискальный оператор передаст в систему данные о выбытии, а система, в свою очередь «увидит», что на этот ЛП нет информации, подтверждающей поставку на место деятельности, где был осуществлен отпуск. Тогда, для завершения цикла, информация о выбытии будет находиться в реестре ожидания до получения данных о приемке.

Таким образом, с помощью этого механизма можно отпускать лекарственные средства даже если на момент их приемки система МДЛП была недоступна. Максимальный период ожидания составляет две недели. В этот срок любые технические работы в системе МДЛП будут закончены. Обратите внимание, что механизм «реестра ожидания» работает только при обратном акцепте приемки ЛС.

Также в решении большинства проблемы могут помочь документы, доступные на сайте «Честный знак». В большинстве из них приведены примеры нештатных случаев, а также даны алгоритмы по правильной работе с системой, которые помогут самостоятельно найти и устранить причину возникших трудностей:

• Методические рекомендации по работе с маркированными лекарствами — инструкции по работе с системой;
• Паспорта процессов — описание всех действий при обращении лекарственных препаратов;
• Руководство пользователя ЛК субъекта обращения лекарственных препаратов — инструкция по заполнению информации в личном кабинете;
• Описание схем передачи данных (версия 1.35) — технические данные, необходимые для интеграции программного обеспечения. Эта информация может понадобиться при контакте с поставщиками программного обеспечения и общением со службой поддержки.

Кроме этого, на сайте есть раздел «Обучающий центр», где даны краткие, но подробные видео-инструкции по основным направлениям работы с системой ГИС МДЛП.

Еще одно средство разрешения нештатных ситуаций — обращение в службу поддержки по адресу [email protected] или телефону 8‑800‑222‑1523. При этом следует правильно формулировать свою проблему. Грамотное описание ситуации, с указанием всех подробностей и действий (время выполнения операции, предшествующие шаги, описание используемого оборудования, ПО и так далее) значительно сокращает время, требуемое на решение проблемы. Помните, что информация со стороны участников системы является приватной, это значит, что у сотрудников поддержки будет доступ только к тем данным, которые вы предоставите.

Ответы на вопросы

После теоретического вступления перейдем к практическим вопросам участников вебинара:

Как оформить возврат промаркированного товара, если выявлены недостатки после продажи?

Есть такая операция «Возврат в оборот» — ее описание можно найти в «Паспортах процесса». Стоит отметить, что возврат в оборот лекарственного препарата возможен только для последующего возврата поставщику, поскольку он (препарат) будет признан недоброкачественным.

Почему медицинским организациям запретили повторный ввод ЛС в оборот? Планируется ли возобновление данной операции?

Здесь нужно уточнить — повторный ввод после каких операций, и при каких условиях. Например, при выбытии ЛС в рамках стационара он должен быть доступен.

Как в реестре отправленных документов быстро найти необходимый документ?

В реестре есть функция фильтрации, где можно указать критерии поиска по идентификатору организации, ИНН, времени совершения операции и так далее.

Первый раз получили маркированный товар. Пришла товарная единица, содержащая 180 упаковок товара. Не считали код с коробки, а только с каждой упаковки. Коробку после этого выкинули. Теперь выпадает ошибка. Как ее исправить?

Самый быстрый путь решения этой проблемы — узнать, какой был акцепт передачи товара. Если акцепт прямой, то уточнить код SSCC (который был на коробке) у поставщика. И отправить документ подтверждения с этим кодом. Если акцепт обратный, то SSCC также можно узнать у поставщика, а в систему надо подавать документ 416.

Почему данные от поставщиков не приходят в МДЛП? Скопилось много накладных!

Попробуйте с данным вопросом обратиться к поставщику вашей товарно-учетной системы, возможно проблема кроется именно в ней. Также всегда проверяйте по какому акцепту вам поставляется товар — при обратном акцепте вам не должны приходить документы первыми.

Что делать если препарат продан (выбит чек ОФД), а в ГИС МДЛП не прошло выбытие?

Во-первых, нужно убедиться, что этот препарат не значится в реестре ожидания — т. е. нужно проверить, что вы осуществили и подтвердили его приемку. Во-вторых, как уже было сказано ранее, за передачу данных в систему через ККТ отвечает ОФД, а значит это может происходить не мгновенно. И в‑третьих, если проблема сохраняется, об этом можно написать в службу поддержки, указав все необходимые сведения.

Почему нет уведомлений о сбое сервиса и времени проводимых технических работ?

Уведомления о плановых работах ГИС МДЛП приходят на электронный адрес, который организация указала при регистрации. Кроме этого анонсы дублируются в социальных сетях и Telegram-канале.

Из-за ошибки учетной программы два препарата ушли с ошибкой — система их не восприняла. Теперь по учетной они ушли, а по системе остались в обороте, что делать?

Нужно обратиться к вендору учетной системы с вопросом — по какой причине произошла ошибка обработки данных и информация в систему не была передана, а после, совместно с ним, составить обращение в службу технической поддержки ГИС МДЛП. Обращение к поставщику товарно-учетной системы необходимо для заполнения технического описания проблемы, чтобы наши специалисты смогли ее решить.

В МДЛП был отправлен документ об успешном агрегировании. Через какое время агрегированные короба будут отображены в личном кабинете?

Если вы получили квитанцию об агрегировании, то это значит, что система уже обработала данный документ — и, если вы не проводили разеграгации, SGTIN и SSCC будут доступны в кабинете. Если этого не произошло — нужно написать в службу поддержки.

Как изменить идентификатор места деятельности поставщика?

Его нельзя изменить. Он выдается исходя из адреса, указанного в лицензии, выданной Росздравнадзором. Таким образом, при смене адреса места осуществления деятельности, код идентификатора может изменить только сам контрагент.

Если после приемки возникла ошибка обработки пакета, а препарат продан — что тогда?

Если он продан, то SGTIN будут в документах о выбытии. И при возникновении такой ситуации можно написать в службу поддержки и решить эту проблему, имея на руках фактуры приемки, где указан SGTIN этого препарата.

Как вывести препарат из оборота не через кассу и не через регистратора выбытия?

Никак. Это невозможно.

Многие организации по ошибке зарегистрировали лишние места деятельности. Теперь поставщики путаются. Как «почистить» свой список неактивных мест деятельности?

Для начала следует узнать, как вам удалось зарегистрировать ошибочные места деятельности. Для решения этого вопроса следует написать в службу поддержку, чтобы скорректировать список мест деятельности.

Если товар появился на остатке аптеки в «Честном знаке», значит ли это, что приходные операции проведены правильно?

Да, именно так.

С какого момента начинает свой отчет один рабочий день?

С момента приемки товара, зафиксированного в накладной.

Аптека получила от поставщика препарат с признаками маркировки, передала в систему информацию об этом. В ответ пришла ошибка «Попытка изменить состояние вложенного КИЗ». Поставщик предложил сделать возврат. Аптека может сделать возврат товара как немаркированного?

Такая ошибка возвращается, когда полученные аптекой SGTIN находятся в каком‑либо коробе — т. е. поставщик не разагрегировал транспортную упаковку. В первую очередь нужно просить поставщика найти их у себя на балансе, а потом сделать частичный или полный вывод из SSCC. После этого ошибка исчезнет и операция будет успешно завершена.

При приемке товара выяснилось, что товар в системе значится как «выпущенный в рамках пилотного проекта» — текущего владельца система не выдает. Как аптеке понять, что товаропроводящая цепочка соблюдена?

Если ЛС произведен до 1 июля (кроме препаратов ВЗН), то информация о нем может не передаваться в систему. Чтобы уточнить информацию по поводу соблюдения товаропроводящей цепи, нужно узнать у поставщика по какому акцепту он передавал вам ЛС. И отправить в систему МДЛП данные об успешной приемке. Если на этом ЛС будет ошибка «недопустимая операция для данного SGTIN», то не нужно пугаться — это нормально для ЛС, выпущенных в рамках проекта.

Аптека получает товар по обратному акцепту, сканирует каждую упаковку, поставщики не подтверждают по несколько дней или приходит «Ошибка состояния вложенного КИЗ», которую также не могут исправить по несколько дней. Какие сроки отводятся для устранения ошибок и подтверждения поставщику или производителю? Какие санкции их ждут за нарушения?

Это статья 6.34. Кодекса об Административных правонарушениях.

Аптечная сеть снабжает ФАП по договорам комиссии. Как отгружать ЛС с учетом соблюдения таких документов?

Отгрузку нужно осуществлять по обратному или прямому акцепту, а в типе документа указать «Договор комиссии». Если ФАП не имеет ККТ или регистраторов выбытия, то информацию в ГИС МДЛП должна передавать головная организация.

Аптека получила 4 упаковки с признаком маркировки. Передала данные в систему. На три упаковки пришло подтверждение, а на четвертую — ошибка. Поставщик говорит, что ошибка на стороне производителя. Что делать?

Этого не может быть. Потому что поставщик не мог принять препарат от производителя и не передать сведения об этом в ГИС МДЛП. Нужно решать такие вопросы с поставщиком. Для дополнительной помощи можно обратиться в службу поддержки.

Если проблема с ОФД и данные не переходят в ГИС МДЛП, но препараты уже проданы — является ли это нарушением?

Зависит от типа проблемы. Если не меняется статус в течение первых 10–20 минут, то это нормально, он поменяется позднее.

За сколько дней по закону поставщик должен подтвердить приемку товара?

За один рабочий день.

Программа не дает продать товар — от нас документы ушли в систему, но там не отобразились!

В первую очередь обратитесь к поставщику вашего программного обеспечения, а после, с их помощью, сформируйте запрос с указанием идентификаторов отправленных документов для нашей службы поддержки.

Проблема при акцептовании — поставщик не видит запросов аптеки и приходится перевыкладывать документы, хотя по МДЛП все уходит вовремя!

Опишите подробно эту ситуацию службе поддержки — какие документы уходят, какие поставщик требует вновь. Там проверят, приходят ли уведомления об этом, и решат этот вопрос.

Уронили флакон, разбили одну ампулу — как вывести из оборота данный товар?

Это 552 схема в паспорте процессов — «Списание ЛС или передача на уничтожение».

Если выявлен заводской брак, то как быть?

Есть такая схема в паспорте процессов «Возврат поставщику по причине брака». Можно воспользоваться ей.

Как принимать ЛП, если они пришли в транспортной упаковке и россыпью?

По частям — сначала упаковка, потом добавляете то, что пришло россыпью. Поставку можно оформлять несколькими документами.

При обращении в службу поддержки попросили предоставить открытый ключ в формате CER. Что это?

Для этого надо зайти в программу «КриптоПро», найти «Хранилище сертификатов» и сделать его экспорт. Подробное описание этого процесса есть в разделе «Обучающий центр» на сайте ЦРПТ.

Можно ли сделать автоматическую разагрегацию групповой упаковки, если кассир пытается сделать выбытие первичной упаковки?

Если вы уже приняли эти ЛС на баланс по SSCC и далее не делали разагрегацию группового кода, то вы можете так настроить свою товарно-учетную систему. Запрета на это нет.

Читайте больше полезного по маркировке лекарственных препаратов в специальной рубрике на нашем сайте.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

В связи с переходом ИС МДЛП на уведомительный режим в конфигурации 1С. Управление аптечной сетью реализован механизм приемки ЛП по обратному акцепту не требующий подтверждения от поставщика (схема 702). Подробнее о переходе на уведомительный режим можно узнать в Методических рекомендациях.

Рассмотрим механизм приемки ЛП по упрощенному порядку. Для этого перейдем в список уведомлений о приемке и создадим документ. Процесс создания уведомлений о приемке по обратному порядку описан в предыдущих инструкциях https://1capteka.ru/mdlp/

В уведомлении о приемке последовательно выполняем действия:

1.      Запросить информацию об упаковках;

2.      Загрузить информацию об упаковках;

3.      Выполнить проверку.

Первые два действия не являются обязательными и используются в основном для запроса состава транспортных упаковок. После выполнения проверки передаем данные в ИС МДЛП.

Согласно методическим рекомендациям в результате получения квитанции со статусом «Отклонено» субъект обращения вправе воспользоваться 702 схемой «Регистрация в ФГИС МДЛП сведений об оприходовании».
Для этого отмечаем к передаче упаковки со статусом «Отклонено ГИСМ» и нажимаем гиперссылку «Оприходуйте без подтверждения».

В протоколе обмена видим, что наше уведомление отправлено по 702 схеме.

После получения квитанции об успешном завершении операции статус уведомления сменится на «Закрыто», состояние подтверждения упаковок на «Подтверждено».

После завершения операции упаковки доступны для совершения дальнейших действий.
Так же воспользоваться схемой 702 можно без оформления схемы 416 .
Для оформления схемы 702 предусмотрено уведомление об оприходовании.

Создадим новое уведомление. На вкладке «Основное» выбираем вид операции «Поступлении», заполняем информацию о собственной организации и грузоотправителе.

На вкладке «Состав» указываем информацию о поступивших ЛП.

Если требуется, запрашиваем информацию об упаковках, после передаем данные в ИС МДЛП и загружаем квитанцию о фиксации. В результате обмена статус уведомления сменится на «Принято». В протоколе обмена можно посмотреть входящую квитанцию о завершении операции.

Маркировку на лекарственные средства ввели одной из первых. Экспериментальная кампания началась в 2017 году, а через три года, в 2020 году, данная процедура стала обязательной. С этих пор идентификаторы имеются практически на 100% медицинских средств, 70% маркировочных препаратов произведены в РФ и отображаются на сервисе Честный знак.рф. Процесс регистрации, заказ кодов, отгрузка и приемка, реализация и выбытие — каждый шаг регистрируется в ИС МДЛП или информационной системе движения лекарственных средств. При этом подтверждение приемки или акцепт является одним из важных составляющих цепочки движения фармпрепаратов. Это, по сути, ответ о принятии оферты. Акцепт может быть прямым и обратным. Разберемся во всем по порядку.

Чем отличаются прямой и обратный акцепт?

Регистрирование оборота лекарственных фармсредств в ФГИС МДЛП подразумевает подтверждение данных о совершении движения груза обеими сторонами, то есть продавцом и покупателем, но в прямом порядке или по обратной схеме.

При выборе прямого подтверждения сведений отправитель фиксирует свою работу об отгрузке лекарств в ФГИС МДЛП, а аптека ставит подтверждение информации, зарегистрированной поставщиком. По прямому акцепту схема работы между участниками оборота следующая:

• Сначала поставщик формирует заказ, потом отправляет информацию в систему, где перечисляется весь отгруженный товар. Идентификацией является маркировка, которая сформирована самим производителем. То есть в системе можно указывать не полный список вторичных упаковок ЛП, а только код или несколько кодов, в зависимости от объемов сформированного.
• Далее получателю придет уведомление об отгрузке товара. Коды маркировки копируются и направляются в систему, что свидетельствует о том, что аптека получила груз.
• После оценки прибывшего товара, аптечная организация должна провести сканирование кода упаковки лекарственных препаратов и сравнить их со списком, сформированным поставщиком. Это позволит также убедиться — отправленное соответствует тому, что заказывалось. В противном случае или при наличии других претензий, получатель может оформить возврат. Затем ответственное лицо подтверждает приемку.

Желательно процесс приемки лекарственных средств с проверкой кодов маркировки заранее прописать с поставщиком. Это нужно для того, чтобы у обеих сторон было юридическое право принять товар, а если при проверке обнаружились какие-то неточности, вернуть его. Таким образом прямой порядок акцептирования защитит от пересортицы и недостатка, так как по сути качество и количество товара проверяется два раза — отправителем и получателем.

При партнерстве с обратным акцептом, то есть обратным порядком передачи и регистрации сведений, сначала аптека заносит информацию о приемке товара на склад. Потом поставщик проводит подтверждение приема ЛП на склад аптеки. Во время выбора обратного акцепта процесс взаимодействия выглядит следующим образом:

• Поставщик может отправлять товар с лекарственными средствами только с товарно-транспортной накладной. При этом он не вносит в систему мониторинга какие-то данные по грузу.

• Получатель вносит нужные отметки в ИС МДЛП как только получает товар.
• Отправитель принимает уведомление о том, что получатель согласен с ТТН и список, как и сама фармацевтическая продукция, отклонений не имеют.

Оператор ЦРПТ советует при оприходовании фармпрепаратов сверять все поступающие КИЗы, используя 2D сканер. Данные рекомендации не зависят от того, используется прямое или обратное акцептирование.

Решение «БЭСТ-5. Аптека»

Применение «БЭСТ-5. Аптека» позволит Вам уже с первых дней деятельности осуществлять успешную работу с системой ФГИС МДЛП (Маркировка лекарств). Подробно о маркировке и сервисе Честный знак.рф узнайте в другом разделе нашего сайта — https://www.best5-apteka.ru/services/markirovka-lekarstvennykh-sredstv/.

Информацию по программному обеспечению предлагаем получить: 

• e-mail: sales@best5-apteka.ru;  

Заполните заявку на сайте, наши эксперты свяжутся с Вами в ближайшее время и обсудят все детали.

«БЭСТ-5. Аптека»: меняйтесь, чтобы побеждать!

Обратный акцепт. Приемка лекарственных препаратов

В данной статье описана схема приемки лекарственных препаратов по обратному акцептованию с помощью программного обеспечения Фармасофт.

Обратный акцепт — поставщик не проверял и не проводил через МДЛП лекарственные препараты, которые отгрузил. После принятия подтверждения и отправки данных о поступлении ЛП необходимо дождаться ответа от поставщика. На данном этапе поставщику приходит уведомление для проверки ЛП. После того, как поставщик согласится с уведомлением, ваши ЛП успешно загрузятся в МДЛП.

1. Необходимо перейти в раздел Приемка и создать новый документ (Рисунок 1).

Рисунок 1 — Главное окно системы ЕМИАС.СКУУ.Маркировка раздел Приемка.

2. В разделе документа Основное необходимо указать: операцию, организацию, место деятельности, склад, грузоотправителя, договор, адрес места деятельности, документ отгрузки, источник финансирования. (Рисунок 2)

Рисунок 2 – Уведомление о приемке ЛП раздел «Основное».

3. В разделе документа Состав нужно сканировать прибывшие ЛП.

В табличной части окна Товары будут отображаться вторичные упаковки ЛП.

В транспортных упаковках будут отображаться упаковки, в которых находятся вторичные упаковки с ЛП. (Рисунок 3)

Рисунок 3 – Уведомление о приемке ЛП раздел «Состав».

4. В столбце Основное необходимо сверить все данные и перейти к приемке ЛП.

Далее на вкладке Товары отсканировать упаковки ЛП, установить цену (Рисунок 4)

Рисунок 4 — Уведомление о приемке – состав – товары.

5. На вкладке Транспортные упаковки отсканировать транспортную упаковку, установить цену.

Для получения сведений о товарах из МДЛП, нажимать ссылку Начать обработку упаковок. (Рисунок 5)

Рисунок 5 Уведомление о приемке – состав – транспортные упаковки.

6. Для загрузки из МДЛП сведений о транспортной упаковке нажимать ссылку Запустить обработку упаковок (Рисунок 6)

Рисунок 6 – Форма обработки упаковок перед передачей.

Так как отсканирована транспортная упаковка, значит выполнение проверки мы уже прошли, и далее нужно нажать ссылку Передайте данные. (Рисунок 7)

Рисунок 7 – Уведомление о приемке ЛП – передайте данные или подтвердите получение.

8. В открывшемся окне Авторизация в ИС «Маркировка. МДЛП» выполнить следующее:

• Указать действительную УКЭП пользователя;
• Ввести пароль для закрытого ключа ЭЦП;
• Нажать кнопку Подписать.

9. После того, как все данные проверены, документ необходимо провести, чтобы товар появился на остатках организации/аптеки (Рисунок 8). После этого статус документа изменится на Принято в МДЛП.

Рисунок 8 – Окно проведения документа

10. Далее нажимаем на ссылку Протокол обмена (Рисунок 9) и кнопку Выполнить обмен (Рисунок 10);  

Рисунок 9 – Уведомление о приемке ЛП – протокол обмена

Рисунок 10 – Протокол обмена «Выполните обмен»

11. В протоколе обмена с МДЛП после выполнения обмена выйдет уведомление.

В случае Обратного акцепта выйдет —  о том, что поставщику пришла ваша приемка и ему ее нужно подтвердить.

В журнале Уведомления о приемке Лекарственных препаратов статус документа изменится на: Успешно завершено.

12. Можно получить квитанцию с ответом от МДЛП не заходя в протокол обмена. После отправки документа в МДЛП у вас появится строчка с .

После получения квитанции статус документа изменится на .

Значит дальнейших действий не требуется.