СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами
Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.
«ДЕЛО» — система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Надежное и безотказное решение.
Наш YouTube канал
Преимущества
|
Договорной документооборот |
Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами.
|
Мобильность и удаленная работа |
Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.
|
Юридически значимый документооборот |
Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.
|
Постановка задач и контроль исполнения |
Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.
|
Электронный архив, долговременное хранение документов |
Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов — бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.
|
Отчеты и аналитика |
Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.
|
Соответствие российским и международным стандартам |
СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.
|
Автоматизация закупочной деятельности |
Подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках. Контроль сроков согласования и подготовки документов.
|
Управление заседаниями/совещаниями |
СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.
|
Управление проектами/портфелями проектов |
Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.
Узнать стоимость
Функциональные возможности
Систему «ДЕЛО» уже используют:
Банк России
КБ «Москоммерцбанк»
ОАО «Ленинградская управляющая электросетевая компания» (ОАО «ЛОЭСК»)
ЗАО «ТВЭЛ-СТРОЙ»
АО «Главное Управление Обустройства Войск»
АО «Газстройпроект»
ПАО «Росгосстрах»
Международный аэропорт «Уфа»
ОАО «Белвнешэкономбанк»
ОАО Енисейское речное пароходство
ООО «Газпром флот»
Национальный расчетный депозитарий
Все клиенты
Отзывы
|
Отзыв АО «Водоканал» (Якутск) о внедрении СЭД «ДЕЛО» |
«В результате внедрения существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс».
И.о. Генерального директора Кырджагасов А.А.
|
Отзыв Алтайского краевого Законодательного Собрания |
«Внедрение СЭД позволило упростить и автоматизировать такие рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания и т.д.
В ближайшей перспективе при помощи дополнительных средств системы («Сервер электронного взаимодействия»), рассматривает возможность перехода на электронный обмен документами с Правительством Алтайского края через Единую систему электронного документооборота, что значительно упростит работу с корреспонденцией…»
Руководитель проекта И.В. Казанцева
|
Отзыв «Майминской районной больницы» о внедрении СЭД «ДЕЛО» |
«Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих поручений Главного врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД…»
И.о. главного врача Е.А.Сараева
Все отзывы
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Акция
Переход на отечественную АИС МФЦ
Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ
^
Демонстрационная версия системы «ДЕЛО»
Обзор СЭД «ДЕЛО»
Лидирующие позиции
Система «ДЕЛО» – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. Она эффективно используется как в государственных, так и в коммерческих организациях, распределенных холдинговых и ведомственных структурах.
Система «Дело» предназначена для управления электронными и бумажными документами, контроля за их прохождением и исполнением в структурных подразделениях любой организации. Разработанная на основании существующих законодательных и нормативно-методических требований в области управления документами, норм и стандартов документооборота российской и международной нормативной базы, система «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.
Техническая завершенность решения, простота и удобство интерфейса, готовность к работе в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), системе оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ), легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика) делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для пользователей.
СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что система уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.
Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.
«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.
В настоящее время «ДЕЛО» используют более 6000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 500 000. Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».
Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.
Функциональные возможности
Данный программный продукт предназначен для управления любыми типами документов предприятий и организаций различного профиля. В частности система «ДЕЛО» позволяет:
1. Организовать как четкое ведение всей внутренней документации предприятия, так и переписки со сторонними организациями (приказы, распоряжения, служебные записки, переписка с подрядчиками и заказчиками, претензионная переписка и т.п.)
2. Автоматизировать ведение договорного делопроизводства (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планировать и контролировать работу сотрудников по договорным документам.
3. Обеспечить контроль исполнения поручений руководства (устные поручения, поручения с планерок, протоколы совещаний и т.п.), проводить анализ исполнительской дисциплины.
4. Выполнять оперативное электронное согласование документов (документы на оплату, отгрузку, внутренние заявки и т.п.), проводить разработку договоров, приказов и других документов в электронном виде.
5. Для организаций, работающих с гражданами, система дает возможность наладить прием и обработку обращений граждан, включая аналитику по и контроль сроков исполнения решений по обращениям. Данные возможности, направленные на повышение качества оказания публичных гос. услуг и услуг населению, особенно важны государственным и муниципальным организациям, предприятиям сферы ЖКХ и социального обеспечения.
6. Экономить более 30% непродуктивно используемого рабочего времени руководителей и сотрудников, за счет облегчения поиска документов и информации.
7. Следить за движением и возвратом копий/оригиналов документов, исключить утерю важных документов и информации.
Эффект от внедрения
В отличие от большинства корпоративных IT-систем, эффект от внедрения СЭД очевиден. В процессе внедрения вы получаете:
- Тактические преимущества (сокращение затрат и экономию ресурсов по многим позициям).
- Стратегические преимущества (долговременный стратегический эффект – совершенствование системы управления, бизнес-процессов, а в результате – существенную положительную динамику в характеристиках эффективности деятельности организации).
I. Тактические преимущества: экономим деньги и ресурсы
СЭД позволяет сэкономить средства и ресурсы за счет:
- высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов в результате внедрения;
- уменьшения затрат на копирование – бумагу, копировальную технику, расходные материалы;
- сокращения затрат на доставку бумажных документов благодаря внедрению системы;
- экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие – высвобождение времени на продуктивную деятельность.
В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов — от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению СЭД определены следующие преимущества автоматизации документооборота:
- после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
- стоимость архивного хранения электронных документов после внедрения на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.
Экономия времени на различные операции:
20 % – поиск и ожидание поступления документов;
20 % – согласование и утверждение документов;
10% – передача документов между подразделениями;
10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.
Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД в результате внедрения – более 60%.
II. Стратегические преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов
К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:
Повышение качества работы с информацией за счет:
- сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;
- увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;
- повышения уровня информационной безопасности.
Увеличение эффективности работы компании за счет:
- улучшения исполнительской дисциплины;
- повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);
- внедрения эффективных механизмов совместной работы в СЭД;
- гибкого управления человеческими ресурсами.
Таким образом, преимущества внедрения систем электронного документооборота – не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД. В результате внедрения вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов (исполнителей), служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования СЭД станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.
Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:
- Уменьшаются затраты после внедрения системы электронного документооборота.
- Внедрение повышает качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.
- Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.
- Увеличивается скорость реагирования на запрос благодаря функционалу СЭД.
- СЭД дает возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.
- Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды в СЭД.
- Внедрение системы увеличивает скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.
- Изменение корпоративной культуры – внедрение системы электронного документооборота приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
- СЭД улучшает моральный климат и степень удовлетворенности сотрудников своим трудом.
- Более быстрое и качественное принятие решений благодаря СЭД.
- Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.
- Повышение привлекательности для инвестиций.
- Облегчение внедрения системы управления качеством.
- и многое другое.
Качественный документооборот предприятия: решаемые задачи
-
Канцелярия – регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка электронной подписи; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.
-
Подготовка исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту).
-
Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.
-
Контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений;
-
Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;
-
Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до подписания документа.
-
Мобильный кабинет — универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)
-
Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
-
Оповещения и уведомления – рассылка информационных сообщений и напоминаний по различным событиям системы; настройка необходимых для сотрудников оповещений и уведомлений.
-
Сканирование, в том числе поточное – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.
-
Создание отчетов – подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.
-
Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.
-
Электронная подпись (ЭП) – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).
-
Юридически значимый документооборот предприятия – решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись (ЭП) равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.
-
Протоколы – просмотр всех действий, совершенных в системе.
-
Интеграция – описанная структура системы; наличие API.
электронной подписи
для СЭД ДЕЛО
Руководство Администратора
Техническая поддержка info@SystemAdministrators.ru
1.Общее описание
Модуль EdsVisualization предназначен для создания визуализированных файлов документов в системе электронного документооборота «Дело». Поставляется «как есть», разрешается использование на территории РФ без изменения кода. Разработчики модуля не гарантируют работу модуля и других систем без заключения контрактов на техническую поддержку.
Взаимодействие модуля и СЭД «ДЕЛО» происходит средствами API СЭД «ДЕЛО».
Модуль производит периодический запрос к базе данных СЭД «ДЕЛО». Сервер СЭД «ДЕЛО» используется тот, который указан в файле Office.ini клиента. Имя пользователя и пароль задается в файле конфигурации модуля EdsVisualization.
Если в файле конфигурации задана дата создания документов, то используется определенная дата. По умолчанию, в файле конфигурации дата не задана, поэтому используется интервал сегодня минус 5 дней (интервал также задается в файле конфигурации). Таким образом производится первичный отбор исходящих регистрационных карточек (далее — РК) по дате создания РК (не путать с датой регистрации РК).
Производится отбор только тех РК, у которых в дополнительном реквизите EdsRequired (задается в файле конфигурации), установлена галочка.
Среди найденных РК производится поиск тех карточек, среди которых есть файл(-ы) с определенной последовательностью символов в названии. По умолчанию, это «EDS_». Параметр также задается в файле-описании.
Далее система открывает каждую РК, имитирует открытие файлов «EDS_… .doc» и «EDS_… .docx», указывает дату регистрации документа, номер регистрации документа, номер сертификата, срок действия, владельца. В модуле производится работа с закладками в шаблоне .docx. Это необходимо для того, чтобы указать черный цвет для редактируемых данных вместо светло-серого. После того, как модуль обработал файл .doc(x), он сохраняется в формат .pdf и прикрепляется к РК.
В модуле есть возможность автоматического перезапуска (до 5 попыток). Это сделано для того, чтобы исключить остановку модуля после разрывов связи между клиентом и сервером. При этом производится оповещение администратора по электронной почте. В файле конфигурации задается адрес SMTP-сервера, ящик отправителя и ящик получателя (администратора). В текущей версии модуля, не предусмотрена авторизация при подключении к SMTP.
2.Требования к установке
Модуль может быть запущен как на сервере приложений СЭД «ДЕЛО», на сервере СУБД СЭД «ДЕЛО» или на компьютере, где установлен клиент СЭД «ДЕЛО». Для установки модуля нужно развернуть содержимое архива в папку EdsVisualization. Для запуска используется приложение EdsVisualization.exe (не требует установки).
На компьютере, где запускается модуль, должны быть установлены следующие компоненты:
- СЭД «ДЕЛО» версии 15.7
- Microsoft office 20102013
- .Net Framework 4
- Крипто Про 3.64.0
3.Файл конфигурации
Файл конфигурации Config.xml находится в той же папке, что и приложение. Параметры файла:Логин СЭД ДЕЛОПароль СЭД ДЕЛОEdsRequiredEDS_5
SMTP сервера для оповещений (без авторизации) —>
192.168.1.1info@SystemAdministrators.rudelo@SystemAdministrators.ru
4.Трассировка
Если при работе приложения, возникла непредвиденная ошибка, в папке с приложением будет создан лог-файл с описанием проблемы. Обработка регистрационных карточек в штатном режиме описывается в папке Log. В этой папке создаются файлы с описанием работы модуля.
Содержание
- Дистрибутивы «ДЕЛО»
- Системные требования к версии «ДЕЛО» 20.2
- Процесс установки временной версии системы состоит из следующих этапов:
- Образ установочного диска системы «ДЕЛО» версии 20.2
- Документация на систему «ДЕЛО» версии 20.2*
- Мобильные приложения
- Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами
- Для органов власти и государственных структур
- Для крупных компаний и международных корпораций
- Для малого и среднего бизнеса
- Для электронного архива
- Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами
- Для органов власти и государственных структур
- Для крупных компаний и международных корпораций
- Для малого и среднего бизнеса
- Для электронного архива
- СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами
- Ключевые особенности
- Преимущества
- Функциональные возможности
- Систему «ДЕЛО» уже используют:
- Отзывы
- Функциональные возможности
- Управление документами и информацией
- Регистрация документов
- Применение электронной подписи
- Сервер проверки электронной подписи
- Юридически значимый документооборот
- Защита от несанкционированного доступа
- Сканирование
- Поточное сканирование
- Опция «Партионная почта»
- Взаимодействие в компании
- Создание и управление бизнес-процессами (Workflow)
- Автоматизация процесса согласования документов
- Контроль исполнения заданий и поручений
- Интеграция с IT системами
- Оповещение пользователей
- Стандартные отчеты
- Удаленная работа
- Web-интерфейс
Дистрибутивы «ДЕЛО»
Временная версия полностью аналогична рабочей по своим функциональным возможностям. Срок ее использования ограничивается 3 месяцами.
В состав дистрибутива включена система КАРМА, версия 56.0.219.
ВНИМАНИЕ! Для работы с системой ДЕЛО версии 20.2 рекомендуется использовать систему КАРМА версии не ниже 56.0.219.
Системные требования к версии «ДЕЛО» 20.2
Система «ДЕЛО» предназначена для работы со следующими СУБД: MS SQL Server 2012 SP4, MS SQL Server 2014 SP3, MS SQL Server 2016 SP2, MS SQL Server 2019, Oracle 11g release 11.2.0.4 (и выше), Oracle 12c release 12.1.0.1 (и выше), Postgres Pro 12 (12.4 и выше), PostgreSQL 11 / 12 / 13.
Серверная часть системы «ДЕЛО» может быть установлена на следующие ОС: Windows 2012 R2 Server, Windows 2016 Server, Windows 2019 Server.
Набор компонент сервера и обязаельных пакетов, которые должны быть установлены, приведены в руководстве администратора, раздел 1.1.4 «Требования к серверной части» (см. ниже).
Клиентская часть системы «ДЕЛО» работает под управлением: Windows 7, Windows 8.1, Windows 10, Альт Рабочая станция 8.1 (только Дело Веб), Astra Linux Common Edition (Орёл) 2.12 (только Дело Веб).
Более подробно о системных требованиях Вы можете прочитать в Руководстве администратора по соответствующей версии «ДЕЛО» (см. ниже).
Процесс установки временной версии системы состоит из следующих этапов:
Предполагается, что на сервере уже установлена соответствующая СУБД (Oracle или MS SQL Server), а на рабочих станциях – клиентская часть СУБД (независимо от вида СУБД).
Документация по текущей версии включена в комплект установки
Образ установочного диска системы «ДЕЛО» версии 20.2
Документация на систему «ДЕЛО» версии 20.2*
Мобильные приложения
Для обеспечения взаимодействия с мобильными приложениями (EOSmobile) необходимо дополнительно установить Сервер мобильных решений (СМР) и сервис интеграции СМР и ДЕЛО.
Необходимые дистрибутивы размещены в разделе Корпоративные мобильные приложения.
Начальник группы телемаркетинга
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Переход на отечественную АИС МФЦ
Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ
«Амнистия» по техподдержке
Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015
Источник
Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами
Многофункциональное приложение для решения основных задач Бизнеса
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Система автоматизации документооборота и бизнес-процессов
*** Самые популярные решения
Для органов власти и государственных структур
Система электронного документооборота «Дело»
Для крупных компаний и международных корпораций
Система документооборота «Тезис»
Для малого и среднего бизнеса
Система управления заданиями и документами «Ведок»
Для электронного архива
Подсистема «Архивное Дело»
*** Система автоматизации подбирается индивидуально, в соответствии с требованиями и нуждами заказчика. Данные решения являются стандартными, и представлены здесь исключительно как пример.
Источник
Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами
Многофункциональное приложение для решения основных задач Бизнеса
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Система автоматизации документооборота и бизнес-процессов
*** Самые популярные решения
Для органов власти и государственных структур
Система электронного документооборота «Дело»
Для крупных компаний и международных корпораций
Система документооборота «Тезис»
Для малого и среднего бизнеса
Система управления заданиями и документами «Ведок»
Для электронного архива
Подсистема «Архивное Дело»
*** Система автоматизации подбирается индивидуально, в соответствии с требованиями и нуждами заказчика. Данные решения являются стандартными, и представлены здесь исключительно как пример.
Источник
СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами
Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.
Ключевые особенности
 |
Интеллектуальная обработка текстов – извлечение данных, поиск по синонимам. |
 |
Автоматическая классификация и маршрутизация поступающих документов. |
 |
Проведение видеоконференций с фиксацией материалов в «ДЕЛО». |
 |
Готовность к использованию совместно с продуктами ведущих отечественных разработчиков («МойОфис», Postgres Professional и др.). |
 |
Поддержка работы с электронными оригиналами документов на всех этапах. |
Преимущества
Все необходимое для работы с документами на всех этапах «жизненного цикла» – от сканирования до передачи на архивное хранение.
Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами.
Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.
Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.
Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.
Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.
СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.
Подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках. Контроль сроков согласования и подготовки документов.
СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.
Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.
Функциональные возможности
Систему «ДЕЛО» уже используют:
АО КБ «ДельтаКредитБанк»
ОАО «Ленинградская управляющая электросетевая компания» (ОАО «ЛОЭСК»)
Международный аэропорт «Уфа»
ОАО Енисейское речное пароходство
Национальный расчетный депозитарий
Отзывы
| |
Отзыв АО «Водоканал» (Якутск) о внедрении СЭД «ДЕЛО» |
«В результате внедрения существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс».
И.о. Генерального директора Кырджагасов А.А.
| |
Отзыв Алтайского краевого Законодательного Собрания |
«Внедрение СЭД позволило упростить и автоматизировать такие рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания и т.д.
В ближайшей перспективе при помощи дополнительных средств системы («Сервер электронного взаимодействия»), рассматривает возможность перехода на электронный обмен документами с Правительством Алтайского края через Единую систему электронного документооборота, что значительно упростит работу с корреспонденцией. »
Руководитель проекта И.В. Казанцева
| |
Отзыв «Майминской районной больницы» о внедрении СЭД «ДЕЛО» |
«Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих поручений Главного врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД. »
И.о. главного врача Е.А.Сараева
Начальник группы телемаркетинга
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Переход на отечественную АИС МФЦ
Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ
«Амнистия» по техподдержке
Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015
Источник
Функциональные возможности
Применение электронной подписи
Сервер проверки электронной подписи
Юридически значимый документооборот
Защита от несанкционированного доступа
Создание и управление бизнес-процессами (Workflow)
Автоматизация процесса согласования документов
Контроль исполнения заданий и поручений
Интеграция с IT системами
EOS Desktop Service
Сервер Электронного Взаимодействия
Опция «Модуль локального системного технолога»
Быстрый поиск документов
Поиск по штрих-коду
Электронный архив документов
Управление документами и информацией
СЭД «ДЕЛО» позволяет структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами.
Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения.
Таким образом, СЭД «ДЕЛО» становится основным инструментом эффективного взаимодействия сотрудников различных подразделений, в том числе территориально распределенных. Web-доступ и мобильные приложения позволяют сотрудникам быть непривязанными к рабочему месту в офисе и решать любые вопросы удаленно.
Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа и конфиденциальность документов, хранящихся в СЭД. Система позволяет гибко настраивать доступ сотрудников ко всем зарегистрированным документам точно в соответствии с их должностными обязанностями и полномочиями (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа и т.д.). Помимо картотечного принципа доступа к регистрационным карточкам и документам, реализована возможность ограничить доступ к РК только фигурантами данной карточки (автор, исполнитель поручений, контролер поручений, адресат или получатель РК). Такой принцип доступа называется персонифицированным.
Возможность протоколирования всех действий пользователей в СЭД позволяет быстро восстановить историю работы с документом и его изменений. Это важно при проведении внутренних проверок и для восстановления хронологии событий. Система протоколирования также учитывает (в случае наличия у одного пользователя прав работы за другого) от своего ли имени были сделаны те или иные изменения или от имени обладателя права работы за пользователя.
Регистрация документов
Регистрации документа в системе
Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов (входящие, исходящие, внутренние, договоры, обращения граждан и др.), на основании которой образуется регистрационно-контрольная карточка (РК).
РК содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов. Реквизиты сгруппированы по блокам или вкладкам (при работе через Web-доступ). В зависимости от настроек, часть реквизитов может заполняться автоматически а также быть обязательной для заполнения. Без заполненных обязательных реквизитов система не позволит сохранить изменения в РК.
Пример: При регистрации РК присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, либо на основании заданных шаблонов.
В зависимости от специфики компании в регистрационную карту могут быть добавлены дополнительные реквизитные поля, содержащие необходимую дополнительную информацию по документу, к карточке могут быть прикреплены электронные файлы документов, любого объема и формата.
При регистрации документов в системе предусмотрены средства предотвращения повторной регистрации, возможность автоматизированной и ручной связки с ранее зарегистрированными документами, что позволяет облегчить поиск документов по конкретной тематике, запросу.
Применение электронной подписи
Электронная подпись (ЭП) – необходимое условие для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания.
В СЭД «ДЕЛО» ЭП может применяться при согласовании, визировании и подписании документов. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.
Средства криптографической защиты информации, входящие в состав системы, обеспечивают надежное шифрование данных. Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа (прочтения, искажения либо подмены).
Сервер проверки электронной подписи
Решение позволяет проверять корректность используемых электронных подписей в СЭД.
Юридически значимый документооборот
Решение позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно).
Защита от несанкционированного доступа
Решение позволяет обеспечить защиту хранимой информации от несанкционированного доступа или кражи.
Сканирование
Опция позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО».
Сканируемый документ может быть преобразован в текстовый формат, а затем прикреплен к регистрационной карточке.
Поточное сканирование
Опция «Партионная почта»
Современные технологии почтовой пересылки предусматривают возможность отслеживать отправления с помощью уникального идентификатора. Благодаря использованию этого уникального идентификатора, единой системы учета и контроля, существует возможность мониторинга почтового отправления через Интернет.
Опция «Партионная почта» СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям. А также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту.
Взаимодействие в компании
Создание и управление бизнес-процессами (Workflow)
Создание маршрутов движения при работе с документами.
Для улучшения взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов и повышения эффективности работы организации в системе «ДЕЛО» реализована опция «Управление процессами», позволяющая создавать маршруты движения при работе с документами.
Пример: В системе создается определенный маршрут движения документов в зависимости от их группы/вида или необходимых действий по данному документу (согласование/визирование, ознакомление и т.д.). Маршруты могут быть как произвольными, так и строго регламентированными на основании принятых правил.
В состав опции «Управление процессами» входит библиотека стандартных операций, позволяющих автоматически выполнять практически любые действия над объектами системы «ДЕЛО», и стандартные процессы согласования.
Наличие стандартных процессов позволит пользователям начать работу с подсистемой сразу после установки и минимального конфигурирования. Если стандартные процессы не будут удовлетворять нужды организации, клиент самостоятельно (или с привлечением специалистов ЭОС) может реализовать произвольный процесс.
Автоматизация процесса согласования документов
В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.
Любой управленческий документ (письмо, приказ, договор и т.д.) до его подписания и регистрации проходит стадию проекта. В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.
Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование (визирование) и утверждение, регистрация документа, созданного на основе проекта.
Чтобы запустить проект документа на согласование, в системе должна быть создана регистрационная карточка особого типа – РК проекта документа (РКПД). К ней и прикрепляется файл проекта документа. При согласовании документа у пользователя есть возможность выбрать последовательное или параллельное согласование и откорректировать маршрут движения между согласующими. В процессе согласования файл проекта документа может редактироваться, в него могут быть внесены корректировки, замечания. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта документа. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.
Контроль исполнения заданий и поручений
Работа с разными видами поручений и контроль сроков их исполнения.
Система обеспечивает работу с разными видами поручений и позволяет контролировать сроки их исполнения. СЭД поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). В системе предусмотрена автоматическая рассылка уведомлений и оповещений в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».
Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
Формирование поручений с указанием срока, инициатора и исполнителей;
Использование шаблонов поручений;
Групповой ввод поручений к однотипным документам;
Направление поручений исполнителям;
Утверждение (подписание) поручений, в том числе с использованием электронной подписи;
Создание отчета об исполнении поручений.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.
В системе предусмотрен контроль движения и исполнения документов, печать сводок, справок, списков и журналов исполнения поручений и движения документов.
Интеграция с IT системами
Практически в любой организации параллельно функционирует несколько информационных систем, в зависимости от их специфики обеспечивающих выполнение разных задач и групп бизнес-процессов. Многие документы, образующиеся в процессе деятельности компании либо поступающие от контрагентов, циркулируют сразу в нескольких IT-системах. В таких случаях возникает необходимость в организации оперативного обмена информацией и документами между различными информационными системами. Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами заказчика.
Пример: Интеграция системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С, позволяет упорядочить работу с финансовыми документами, автоматизировать процесс работы с договорами и сопроводительными документами, осуществлять контроль сумм и сроков действия ответственных лиц по договорам.
Оповещение пользователей
В СЭД «ДЕЛО» предусмотрено автоматическое визуальное и звуковое оповещение пользователя о наступлении событий, связанных с определенными объектами системы (поручениями, регистрационными карточками документов, проектов документов, в которых данный пользователь является фигурантом). В зависимости от настроек рассылка оповещений может осуществляться при поступлении новых или непрочитанных записей, а также по документам и поручениям, находящимся у пользователя на исполнении (если срок их исполнения истек или истечет через заданное время) и при других событиях.
По истечении планового срока, выделенного для исполнения операции, уведомления пользователю направляются ежедневно, вплоть до фактического исполнения операции. Периодичность рассылки уведомлений по каждому из событий может быть задана отдельно. Обеспечена возможность задавать периодичность рассылки с указанием, в какие именно дни следует направлять первое, второе и т.д. уведомления.
Стандартные отчеты
Встроенные инструменты для получения формализованных отчетов.
В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).
Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.
Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:
Сведения о документообороте;
Сводка об исполнении;
Справка-напоминание об исполнении документов и поручений;
Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам;
Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами;
Сведения о работе пользователей;
Сведения о результатах отправки документов.
Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.
Наличие открытого API в системе позволяет пользователям создавать дополнительные отчетные и печатные формы произвольной сложности.
Удаленная работа
Использование системы электронного документооборота позволяет создать единую информационную среду компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. СЭД «ДЕЛО» позволяет работать с документами оперативно, несмотря на то, что центр принятия решений и исполнителей могут разделять тысячи километров. Для России с ее расстояниями это особенно актуально.
Подсистема «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым функциональным возможностям системы, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия. Руководителям и исполнителям, лишь периодически работающим в системе документооборота, гораздо легче освоить и использовать наглядный интерфейс «ДЕЛО-WEB», лишенный избыточности, которая требуется лишь для специфических делопроизводственных операций. «ДЕЛО-WEB» позволяет оперативно принимать решения по документам, предоставляет эффективные средства контроля их исполнения и позволяет в случае необходимости быстро найти нужный документ.
Web-интерфейс
«ДЕЛО-WEB» предоставляет пользователям возможность работать в системе удаленно (по каналам сети Интернет через веб-интерфейс) и оставаться полноценным участником электронного документооборота, независимо от местонахождения, с возможностью:
регистрации документов (включая автопоиск и автоматическое заполнение некоторых полей РК);
регистрации связанных документов;
прикрепление файлов к РК;
заверение и проверка электронных подписей прикрепленных к РК файлов;
вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
ввод отчетов об исполнении поручений;
работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов, настройка представления, применение фильтров, совершение ряда групповых операций над документами);
согласование (визирование) и подписание проектов документов;
поиск документов и поручений по значениям их реквизитов (включая возможности сохранения запросов и создания общих запросов);
полнотекстовый поиск документов;
использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
разграничение прав доступа к данным и функциям.
«ДЕЛО-WEB» позволяет разграничить функционал и права доступа в зависимости от роли пользователя. Специально для этого подготовлены индивидуальные рабочие столы: АРМ Руководителя, АРМ Помощника руководителя, АРМ Специалиста.
Источник