Меню

Найдите ошибки допущенные при оформлении бланков открытое акционерное общество пром

Внимание! ошибка

«Кадровик.ру», 2014, N 2

В рубрике «На ошибках учатся» «Кадровик.ру» показывает и подробно разъясняет наиболее распространенные ошибки в оформлении документов.

Образцы правильно оформленных кадровых документов и разъяснения допущенных ошибок — на с. 82 — 88. Проверьте себя!

Задание 1. Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Найдите ошибки, допущенные при оформлении приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

                  Закрытое акционерное общество "Рататуй"
    20.02.2014                                                         N 21
                                   Приказ
                  О назначении ответственного за ведение,
                  хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
    В   соответствии  с  Правилами  ведения  и  хранения  трудовых  книжек,
изготовления  бланков  трудовой  книжки  и  обеспечения  ими работодателей,
утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, а
также должностной инструкцией инспектора по кадрам
    ПРИКАЗЫВАЮ:
    1.  Инспектора  по  кадрам  Очумелову  В.В.  назначить ответственной за
ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
    2.  В  отсутствие  Очумеловой В.В. ответственной за ведение, хранение и
выдачу  трудовых  книжек назначается руководитель отдела кадров Живоглотова
Е.Б.
    3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
    Генеральный директор ЗАО "Рататуй"        Зябликов        Г.А. Зябликов
    В дело N 02-05
    Харламова 20.02.2014

Задание 2. Оформление акта об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки

Найдите ошибки, допущенные при оформлении акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек.

     Общество с ограниченной
    ответственностью "Кадр-М"
          (ООО "Кадр-М")
               Акт
    27.01.14              N 5
    Рязань
    Мной,  инспектором  отдела  кадров  Неразберихиной  М.П., в присутствии
главного  бухгалтера  Занудиной  Н.З.,  а  также  секретаря Кобенкиной Э.Ю.
составлен  настоящий  акт о том, что 27.01.2014 в 15 ч 30 мин.  в помещении
отдела   кадров   (кабинет   N   210)   были  уничтожены  с  использованием
бумагорезательной  машины  испорченные  при  заполнении два бланка трудовых
книжек (ТК N 1234567, ТК N 7654321).
    Инспектор отдела кадров         Неразберихина        М.П. Неразберихина
    Главный бухгалтер                  Занудина          Н.З. Занудина
    Секретарь                         Кобенкина          Э.Ю. Кобенкина

Задание 3. Внесение в трудовую книжку работника записи о переименовании организации

В 2001 г. Капустин С.Т. был принят грузчиком в ООО «Фрукт и овощ». В 2008 г. организация была переименована в ООО «Морковь и манго». Найдите ошибки, допущенные при внесении записи о переименовании организации в трудовую книжку работника.

                        Сведения о работе
AT-VII N 1234567
-------T----------------T-----------------------T-----------------¬
¦  N   ¦      Дата      ¦ Сведения о приеме на  ¦  Наименование,  ¦
¦записи+-----T-----T----+ работу, переводе на   ¦  дата и номер   ¦
¦      ¦число¦месяц¦ год¦   другую постоянную   ¦  документа, на  ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦ работу, квалификации, ¦    основании    ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦увольнении (с указанием¦    которого     ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦   причин и ссылкой на ¦     внесена     ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦ статью, пункт закона) ¦     запись      ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦  1   ¦       2        ¦            3          ¦        4        ¦
+------+-----T-----T----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦   ООО "Фрукт и овощ"  ¦                 ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦  11  ¦  23 ¦  10 ¦2001¦Принят на склад        ¦Пр. N 45-к от    ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦грузчиком              ¦23.10.2001       ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦  12  ¦  25 ¦  03 ¦2008¦ООО "Фрукт и овощ"     ¦Пр. N 21         ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦25.03.2008             ¦от 25.03.2008    ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦переименовано в        ¦                 ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦ООО "Морковь и манго"  ¦                 ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦                       ¦                 ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦Генеральный директор   ¦                 ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦Свеклов    Г.А. Свеклов¦                 ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦        -------¬       ¦                 ¦
+------+-----+-----+----+--------+Печать+-------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦        L-------       ¦                 ¦
L------+-----+-----+----+-----------------------+------------------
8                                                                 9

Задание 4. Докладная записка о переводе сотрудника на вышестоящую должность

10.02.2014 руководителем отдела снабжения ЗАО «Кабельмолл» Хренушкиным Ю.В. была подготовлена докладная записка о переводе Доставалова Э.В. на вышестоящую должность. Найдите ошибки, допущенные при составлении докладной записки.

                                                     Генеральному директору
                                                     ЗАО "Кабельмолл"
                                                     Сизову В.Д.
    10.02.2014  N 123
    Докладная записка
    В  связи  с  реорганизацией  структуры отдела и укрупнением должностных
обязанностей  работников прошу перевести менеджера по снабжению Доставалова
Э.В. на  должность ведущего менеджера по снабжению и внести соответствующее
изменение в штатное расписание.
    Начальник отдела                Хренушкин                Хренушкин Ю.В.

Проверьте себя

Задание 1. Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

При оформлении приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек допущены следующие ошибки:

  1. Реквизит «Наименование организации» должен соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если в них указано сокращенное наименование организации, то оно в обязательном порядке также указывается в документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003).
  2. Наименование вида документа следует после наименования организации — автора документа (рис. А.2, рис. Б.5 ГОСТ Р 6.30-2003).
  3. Отсутствует реквизит «Наименование места составления или издания документа» (п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003).
  4. Точка в конце заголовка не ставится (из делопроизводственной практики).
  5. Отсутствует указание на пункт нормативного акта.
  6. При оформлении приказа на бланке в реквизите «Подпись» указание наименования организации излишне (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).
  7. Поскольку в данном приказе содержится указание на конкретных лиц, ответственных за ведение, хранение и учет трудовых книжек, они должны быть ознакомлены с данным приказом, о чем должны свидетельствовать личные подписи и даты ознакомления.
                1----------------------------------------¬
                 ¦Закрытое акционерное общество "Рататуй"¦
                 L----------------------------------------
    20.02.2014                                                         N 21
                                  -------¬2
                                  ¦Приказ¦
                                  L-------
                                  -------¬3
                                  ¦      ¦
                                  L-------
                  О назначении ответственного за ведение,
                                                   --------¬4
                  хранение, учет и выдачу трудовых ¦книжек.¦
                                                   L--------
                        ----------¬5
    В   соответствии  с ¦Правилами¦ ведения  и  хранения  трудовых  книжек,
                        L----------
изготовления  бланков  трудовой  книжки  и  обеспечения  ими работодателей,
утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, а
также должностной инструкцией инспектора по кадрам
    ПРИКАЗЫВАЮ:
    1.  Инспектора  по  кадрам  Очумелову  В.В.  назначить ответственной за
ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
    2.  В  отсутствие  Очумеловой В.В. ответственной за ведение, хранение и
выдачу  трудовых  книжек назначается руководитель отдела кадров Живоглотова
Е.Б.
    3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
                         --------------¬6
    Генеральный директор ¦ЗАО "Рататуй"¦      Зябликов        Г.А. Зябликов
                         L--------------
    ---------------¬7
    ¦              ¦
    L---------------
    В дело N 02-05
    Харламова 20.02.2014

Правильный вариант приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

                  Закрытое акционерное общество "Рататуй"
                              (ЗАО "Рататуй")
    20.02.2014                                                         N 21
                                   Приказ
                                   Москва
                  О назначении ответственного за ведение,
                  хранение, учет и выдачу трудовых книжек
    В  соответствии с п. 45 Правил  ведения  и  хранения  трудовых  книжек,
изготовления  бланков  трудовой  книжки  и  обеспечения  ими работодателей,
утвержденных Постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, а
также должностной инструкцией инспектора по кадрам
    ПРИКАЗЫВАЮ:
    1.  Инспектора  по  кадрам  Очумелову  В.В.  назначить ответственной за
ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
    2.  В  отсутствие  Очумеловой В.В. ответственной за ведение, хранение и
выдачу  трудовых  книжек назначается руководитель отдела кадров Живоглотова
Е.Б.
    3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
    Генеральный директор              Зябликов             Г.А. Зябликов
    С приказом ознакомлены:
    Инспектор по кадрам                 Очумелова          В.В. Очумелова
                                        20.02.2014
    Руководитель отдела кадров         Живоглотова         Е.Б. Живоглотова
                                        20.02.2014
    В дело N 02-05
    Харламова 20.02.2014

Задание 2. Оформление акта об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки

При оформлении акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек были допущены следующие ошибки:

  1. Год в организационно-распорядительных документах пишется полностью, т.е. четырьмя арабскими цифрами (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003).
  2. Буква «г.» в реквизите «Место составления или издания документа» не ставится только перед городами федерального значения Москвой и Санкт-Петербургом (п. 2.3.2.12 ГСДОУ).
  3. Не указан заголовок к тексту (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).
  4. Акт относится к утверждаемым документам, т.е. обретает юридическую силу после проставления на нем грифа утверждения (Приложение 4 «Примерный перечень документов, подлежащих утверждению» ГСДОУ).
  5. После текста акта указывают количество составленных экземпляров и местонахождение каждого экземпляра (из делопроизводственной практики).
  6. Отсутствует отметка с подписью ответственного лица о дате направления документа в дело (п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003).
     Общество с ограниченной                                  -----------¬4
    ответственностью "Кадр-М"                                 ¦          ¦
          (ООО "Кадр-М")                                      L-----------
               Акт
  1---------¬
   ¦27.01.14¦             N 5
   L---------
   -------¬
   ¦Рязань¦
  2L-------
  3-------¬
   ¦      ¦
   L-------
    Мной,  инспектором  отдела  кадров  Неразберихиной  М.П., в присутствии
главного  бухгалтера  Занудиной  Н.З.,  а  также  секретаря Кобенкиной Э.Ю.
составлен  настоящий  акт о том, что 27.01.2014 в 15 ч 30 мин. в  помещении
отдела   кадров   (кабинет   N   210)   были  уничтожены  с  использованием
бумагорезательной  машины  испорченные  при  заполнении два бланка трудовых
книжек (ТК N 1234567, ТК N 7654321).
  5---------¬
   ¦        ¦
   L---------
    Инспектор отдела кадров         Неразберихина        М.П. Неразберихина
    Главный бухгалтер                  Занудина          Н.З. Занудина
    Секретарь                         Кобенкина          Э.Ю. Кобенкина
  6---------¬
   ¦        ¦
   L---------

Правильный вариант акта об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки

     Общество с ограниченной                          Утверждаю
    ответственностью "Кадр-М"                         Директор ООО "Кадр-М"
          (ООО "Кадр-М")
                                                      Зенцов    Д.В. Зенцов
                                                      27.01.2014
               Акт
    27.01.2014              N 5
    г. Рязань
    Об уничтожении испорченных
    бланков трудовой книжки
    Мной,  инспектором  отдела  кадров  Неразберихиной  М.П., в присутствии
главного  бухгалтера  Занудиной  Н.З.,  а  также  секретаря Кобенкиной Э.Ю.
составлен  настоящий  акт о том, что 27.01.2014 в 15 ч 30 мин. в  помещении
отдела   кадров   (кабинет   N   210)   были  уничтожены  с  использованием
бумагорезательной  машины  испорченные  при  заполнении два бланка трудовых
книжек (ТК N 1234567, ТК N 7654321).
    Составлен в 2 экз.:
    1-й экз. - в дело N 02-12;
    2-й экз. - в бухгалтерию.
    Инспектор отдела кадров         Неразберихина        М.П. Неразберихина
    Главный бухгалтер                  Занудина          Н.З. Занудина
    Секретарь                         Кобенкина          Э.Ю. Кобенкина
    В дело N 02-12
    Иванова 27.01.2014

Задание 3. Внесение в трудовую книжку работника записи о переименовании организации

При внесении записей в трудовую книжку были допущены следующие ошибки:

  1. До 30.11.2003 порядок ведения трудовых книжек регламентировался Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162. В связи с изданием Постановления Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» старый порядок и правила ведения и заполнения трудовых книжек утратили силу. По правилам тех лет разрешались различного рода сокращения при внесении записей в трудовую книжку. Также п. 2.14 действующей ранее Инструкции было предусмотрено, что при приеме сотрудника на работу в графе 4 указывается основание приема на работу — приказ, его дата и номер.
  2. С 30.11.2003 при заполнении трудовых книжек необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция). Согласно п. 3.2 Инструкции если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация «A» с такого-то числа переименована в «B». Проставлять порядковый номер записи в графе 1 и указывать дату внесения записи в графе 2 трудовой книжки не нужно.
  3. Согласно п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), а также п. 1.1 действующей Инструкции все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. Кроме того, в соответствии с п. 3.1 Инструкции при внесении сведений об организации указывается как ее полное наименование, так и краткое (при наличии).
  4. На основании п. 3.2 Инструкции в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (а не наоборот).
  5. Согласно п. 35 Правил все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются печатью работодателя только при увольнении работника. Следовательно, при внесении записи в трудовую книжку о переименовании организации печать не ставится.
                        Сведения о работе
AT-VII N 1234567
-------T-----------------T-----------------------T-----------------¬
¦  N   ¦      Дата       ¦ Сведения о приеме на  ¦  Наименование,  ¦
¦записи+-----T-----T-----+ работу, переводе на   ¦  дата и номер   ¦
¦      ¦число¦месяц¦ год ¦   другую постоянную   ¦  документа, на  ¦
¦      ¦     ¦     ¦     ¦ работу, квалификации, ¦    основании    ¦
¦      ¦     ¦     ¦     ¦увольнении (с указанием¦    которого     ¦
¦      ¦     ¦     ¦     ¦   причин и ссылкой на ¦     внесена     ¦
¦      ¦     ¦     ¦     ¦ статью, пункт закона) ¦     запись      ¦
+------+-----+-----+-----+-----------------------+-----------------+
¦  1   ¦       2         ¦            3          ¦        4        ¦
+------+-----T-----T-----+-----------------------+-----------------+
¦ -----+-----+-----+----¬¦  ООО "Фрукт и овощ" 1-+--------------¬  ¦
+-+----+-----+-----+----++----------------------++--------------+--+
¦ ¦11  ¦  23 ¦  10 ¦2001¦¦Принят на склад       ¦¦Пр. N 45-к от ¦  ¦
+-+----+-----+-----+----++----------------------++--------------+--+
¦ ¦    ¦     ¦     ¦    ¦¦грузчиком             ¦¦23.10.2001    ¦  ¦
¦ ¦    ¦     ¦     ¦    ¦¦                      L+---------------  ¦
¦ ¦    ¦     ¦     ¦    ¦¦                      -+--------------¬  ¦
+-+----+-----+-----+----++----------------------++--------------+--+
¦ ¦12  ¦  25 ¦  03 ¦2008¦¦ООО "Фрукт и овощ"    ¦¦ ----¬        ¦  ¦
¦ ¦    ¦     ¦     ¦    ¦¦                      ¦¦3¦Пр.¦ N 21   ¦  ¦
¦2¦    ¦     ¦     ¦    ¦¦                      ¦¦ L----        ¦  ¦
+-+----+-----+-----+----++----------------------++--------------+--+
¦ L----+-----+-----+-----¦25.03.2008            ¦¦от 25.03.2008 ¦  ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------++--------------+--+
¦      ¦     ¦     ¦     ¦переименовано в       L+---------------4 ¦
+------+-----+-----+-----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦     ¦ООО "Морковь и манго"  ¦                 ¦
+------+-----+-----+-----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦   5-+----------------------¬¦                 ¦
+------+-----+-----+----++----------------------++-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦¦Генеральный директор  ¦¦                 ¦
+------+-----+-----+----++----------------------++-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦¦Свеклов   Г.А. Свекло⦦                 ¦
+------+-----+-----+----++----------------------++-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    L+-----------------------¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦     ¦        -------¬       ¦                 ¦
+------+-----+-----+-----+--------+Печать+-------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦     ¦        L-------       ¦                 ¦
L------+-----+-----+-----+-----------------------+------------------
8                                                                 9

Правильный вариант внесения в трудовую книжку работника записи о переименовании организации

                        Сведения о работе
AT-VII N 1234567

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

ООО «Фрукт и овощ»

11

23

10

2001

Принят на склад грузчиком

Пр. от 23.102001

N 45-к

Общество с ограниченной

Приказ от

ответственностью

25.03.2008 N 21

«Фрукт и овощ» (ООО

«Фрукт и овощ»)

25.03.2008 переименовано

в Общество с

ограниченной

ответственностью

«Морковь и манго» (ООО

«Морковь и манго»)

 
8                                                                        9

Задание 4. Докладная записка о переводе сотрудника на вышестоящую должность

При оформлении докладной записки были допущены следующие ошибки:

  1. В докладных записках указывается наименование структурного подразделения, в котором работает автор докладной записки. Из делопроизводственной практики.
  2. Инициалы в реквизите «Адресат» указываются перед фамилией (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003).
  3. Наименование вида документа проставляется после наименования структурного подразделения (рис. А.1, А.2 ГОСТ Р 6.30-2003).
  4. Отсутствует заголовок к тексту докладной записки (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).
  5. Инициалы в реквизите «Подпись» проставляют перед фамилией (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).
  6. Отсутствует отметка с подписью ответственного лица о дате направления документа в дело (п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003).
  7. Не проставлена резолюция генерального директора (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).
   1-----------¬                                     Генеральному директору
    ¦          ¦                                     ЗАО "Кабельмолл"
    L-----------                                    ------------¬
                                                    ¦Сизову В.Д.¦
                                                   2L------------
                                                   7------------¬
    10.02.2014  N 123                               ¦           ¦
                                                    L------------
  3------------------¬
   ¦Докладная записка¦
   L------------------
  4--------------¬
   ¦             ¦
   L--------------
    В  связи  с  реорганизацией  структуры отдела и укрупнением должностных
обязанностей  работников прошу перевести менеджера по снабжению Доставалова
Э.В. на  должность ведущего менеджера по снабжению и внести соответствующее
изменение в штатное расписание.
                                                           ---------------¬
    Начальник отдела                Хренушкин              ¦Хренушкин Ю.В.¦
                                                          5L---------------
  6-------------¬
   ¦            ¦
   L-------------

Правильный вариант докладной записки о переводе сотрудника на вышестоящую должность

    Отдел снабжения                                  Генеральному директору
                                                     ЗАО "Кабельмолл"
                                                     В.Д. Сизову
          10.02.2014  N 123
                                                  Людоедовой М.С.
         Докладная записка                 Подготовить проект приказа о
                                       переводе 17.02.2014 Доставалова Э.В.
    О переводе Доставалова Э.В.
                                       Сизов                     11.02.2014
    В  связи  с  реорганизацией  структуры отдела и укрупнением должностных
обязанностей  работников прошу перевести менеджера по снабжению Доставалова
Э.В.  на должность ведущего менеджера по снабжению и внести соответствующее
изменение в штатное расписание.
    Начальник отдела                Хренушкин                Ю.В. Хренушкин
    В дело N 02-03
    Зудина 11.02.2014
Источник

  1. Бланк документа
    — это набор реквизитов, идентифицирующих
    вид официального письменного документа.

  2. В
    бланк документа входят только постоянные
    реквизиты.

  3. Для
    изготовления бланков служебных
    документов используется только
    стандартный формат бумаги А4.

  4. Левое
    и правое поля листов документа должны
    быть не менее
    20 мм.

  5. Реквизит «Код
    организации» входит в состав общего
    бланка.

2. Определите, какое расположение реквизитов бланка (угловое или продольное) целесообразно при оформлении следующих документов:

  1. Положение
    о канцелярии, утвержденное генеральным
    директором.

  2. Протокол
    заседания аттестационной комиссии.

  3. Письмо-приглашение
    на вы ставку-яр марку.

  4. Приказ
    об объявлении субботы рабочим днем.

  5. Инструкция
    по ведению конфиденциального
    делопроизводства,
    утвержденная приказом руководителя
    организации.

3. Укажите, в каких видах бланков используются следующие реквизиты:

  1. ОГРН.

  2. Герб.

  3. Наименование
    вида документа.

  4. Дата
    документа.

  5. Место
    составления документа.

  6. Наименование
    организации.

  7. Наименование
    структурного подразделения организации.

№ 4
Бланк
служебного документа

Основные
термины

  • Государственный
    герб Российской Федерации.

  • Герб
    субъекта Российской Федерации.

  • Эмблема организации
    или товарный знак (знак обслужи­

    вания).

  • Наименование
    организации.

  • Дата
    документа.

  • Регистрационный
    номер документа.

  • Место
    составления или издания документа.

  • Наименование
    вида документа.

Каждый вид бланка
служебного документа содержит присущий
ему
набор реквизитов. Некоторые реквизиты
входят в состав блан­ков
всех видов (например, наименование
организации, дата доку­мента),
другие характерны только для отдельных
видов бланков (например,
справочные данные об организации,
наименование вида документа).

В
большинстве организаций, независимо
от их организационно-правовой
формы, бланки включают графические
реквизиты — герб или эмблему. Использование
в документах изображений Государственного
герба Российской Федерации или
гербов
субъектов Российской
Федерации регламентируется
соответственно Федеральным конституционным
законом 25.12.00 № 2-ФКЗ «О Государственном
гербе
Российской Федерации» от и правовыми
актами субъектов Российской
Федерации. Допускается изображение
герба в многоцвет­ном
и одноцветном вариантах, а также без
геральдического щита в виде
главной фигуры — двуглавого орла со
скипетром и державой.

Изображение
герба располагается на верхнем поле
документа, центровано относительно
наименования организации.

Бланки
с
воспроизведением
Государственного
герба
Российской
Федерации
изготавливаются
полиграфическими
предприятиями,
имеющими
лицензии
на
соответствующий
вид
деятельности,
по
заказам
федеральных
органов
исполнительной
власти.
На
гербо­вых
бланках
типографским
способом
или
нумератором
простав­ляются
порядковые
номера,
т.
к.
эти
бланки
подлежат
учету.

В
документах, создаваемых в негосударственных
организациях, герб не воспроизводится.
Такие бланки, как правило, содержат
изо­бражение
эмблемы,
т.
е. зарегистрированного в установленном
порядке
товарного знака (знака обслуживания)
организации.

Товарный знак
или знак обслуживания —
это обозначения, способные
отличать соответственно товары и услуги
одних юриди­ческих
или физических лиц от однородных товаров
и услуг других юридических
или физических лиц. Право на товарный
знак охра­няется
законом. На зарегистрированный товарный
знак выдается свидетельство. Владелец
товарного знака имеет исключительное
право
пользоваться и распоряжаться товарным
знаком, а также за­прещать его
использование другими лицами. В качестве
товарных знаков могут быть зарегистрированы
словесные, изобразительные, объемные
и другие обозначения или их комбинации.

Эмблема
располагается
на
верхнем
поле
документа,
центровано
относительно
наименования
организации.

После
герба или эмблемы в бланке любого вида
указывается наименование
организации. Именно
организация — юридическое лицо — является
автором документа (а не подписавший
документ руководитель
организации).

Наименование
организации должно полностью
соответствовать тому наименованию,
которое закреплено в учредительных
докумен­тах,
включая сокращенное наименование и
наименование на ино­странном
языке.

При
наличии
сокращенного
наименования
организации
сначала
указывается
полное
наименование,
а
затем
— сокращенное
(в
скобках),
ниже
полного
или
за
ним.

При
наличии
у
данной
организации
вышестоящего
органа
его
наименование
полное
или
сокращенное
(или
оба),
указывают
выше
наименования
самой
организации.

Наименование
организации в бланке служебного документа
может
быть дано на двух языках в следующих
случаях:

  • в
    организациях субъектов Российской
    Федерации, имеющих наряду
    с государственным языком Российской
    Федерации (русским)
    государственный язык субъекта РФ
    (национальный), наименование
    организации печатается на двух языках
    (слева – на русском, справа — на
    национальном) на одном уровне;

  • при
    ведении переписки с иностранными
    корреспондентами наименование
    организации печатают на русском и
    иностранном языках, располагая их
    аналогичным способом.

Дата
документа оформляется преимущественно
цифровым способом.
Элементы даты приводят арабскими цифрами
в одной строке
в следующей последовательности:

День,
месяц, год.

День
и месяц оформляются двумя парами арабских
цифр, раз­деленными точками, а год
обозначается четырьмя цифрами.

Для
обозначения дней и месяцев всегда
используются именно пары
цифр, а не одна цифра, т. е. для чисел
месяца с 1 по 9 и для месяцев
с января по сентябрь в датах добавляется
ноль. Например: 06.05.2006

После
написания даты цифровым способом не
ставится буква

«г»
с точкой или просто точка, за исключением
случаев, когда датой заканчивается
предложение, т. к. в конце предложения
всегда ста­вится
точка.

Допускается
словесно-цифровой способ оформления
даты, при котором
месяц указывается словом, а после цифр,
обозначающих год,
обязательно ставится буква «г» с
точкой или полностью пишет­ся слово
«год».

10 мая
2006 г.

В
бланке документа для даты отводится
специальное место, обозначаемое
соответствующим прочерком (т. е. сама
дата вноситс
я
в бланк только после того, как документ
подготовлен и подписан руководителем).

Для
регистрационного
номера документа в
бланках также отводится
специальное место, обозначаемое прочерком
после значка «номер».

Документы
регистрируются
по
специальным
правилам,
закреп­ляемым
в
инструкциях
по
ведению
делопроизводства
(что
будет
рассмотрено
более
подробно
в
следующих
занятиях).

В каждом документе
должно быть указано, где он составлен
или издан,
т. е. названа
местность (территория), на которой
создавался

документ.
При этом обязательно учитывается
официальное адми­нистративно-территориальное
деление страны — наименование областей,
краев, районов, где находятся населенные
пункты в раз­личных
регионах. Например:

г.
Рязань

г.
Химки
Московской
обл.

пос.
Строитель
Мытищинского
р-на
Московской
обл.

Следует
учитывать, что названия городов и
поселков, располо­женных в различных
регионах, могут совпадать, поэтому
данный реквизит особенно важен для
служебных документов. Например:

г.
Красногорск
Московской
обл.
г.
Красногорск
Челябинской
обл.
г.
Красногорск
Сахалинской
обл.
г.
Красногорск
Алтайского
кр.

Если
местонахождение организации и место
составления документа
не совпадают, то указывается место
составления документа.

Рассмотренные
выше реквизиты достаточны для создания
общего
бланка организации. Примеры:

Оформление
общего
бланка
федерального
органа
исполнительной
власти
(министерства)
с
продольным
расположением
реквизитов

О
формление
общего бланка негосударственной
организации с угловым расположением
реквизитов

Наименование
вида документа (приказ,
должностная инструк­ция,
акт и т. п.) указывается на всех служебных
документах, кроме писем. В бланках
документов этот реквизит пишется после
наиме­нования
организации прописными буквами в
соответствии с наименованиями,
предусмотренными «Общероссийским
классификатором
управленческой
документации».

Наименование
вида документа употребляется только в
бланках конкретных
видов документов. Таким образом, на
основании об­щего
бланка проектируется бланк конкретного
вида документа путем
дополнения общего бланка реквизитом
«Наименование вида документа».
Примеры:

Оформление
бланка конкретного вида документа
(распоряжения) федерального органа
исполнительной власти (министерства)
с продольным расположением реквизитов

Оформление
бланка конкретного вида документа
(должностной инструкции) негосударственной
организации

Обратите
внимание: в последнем примере реквизиты
бланка конкретного
документа имеют угловое расположение
в связи с тем, что
в дальнейшем при оформлении этого вида
документа в правом верхнем
углу будет располагаться реквизит «Гриф
утверждения» (более подробно документы
данного вида будут рассмотрены на
последующих
занятиях).

Нормативная
база

  1. Федеральный
    конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ

    «О
    Государственном гербе Российской
    Федерации».

  2. Закон Российской
    Федерации от 23.09.92 № 3520-1 «О товарных
    знаках,
    знаках обслуживания и наименовании
    мест происхождения товаров».

  3. Правила
    оказания услуг почтовой связи. Утв.
    Постановлением Правительства
    Российской Федерации от 15.04.05 № 221.

  4. ГОСТ Р 6.30 — 2003
    «Унифицированные системы документации.
    Унифицированная система
    организационно-распорядительной
    документации.
    Требования к оформлению документов».

  5. Типовая
    инструкция по делопроизводству в
    федеральных органах
    исполнительной власти. Утв. приказом
    Минкультуры России
    от 08.11.05 № 536.

Контрольные
вопросы

  1. Имеют
    ли право акционерные общества
    воспроизводить на бланках
    служебных документов Государственный
    герб Российской Федерации?

  2. Каким
    способом принято изготавливать гербовые
    бланки?

  3. Можно
    ли изображать в бланке документа
    «произвольный» товарный
    знак (не зарегистрированный в установленном
    порядке)?

  4. Может
    ли частный предприниматель (без
    образования юридического
    лица) зарегистрировать свой знак
    обслуживания?

  5. Каким
    нормативным актам должно соответствовать
    наименование
    организации (как полное, так и сокращенное),
    указанное в бланке
    служебного документа?

  6. Допустимо
    ли обозначать дату документов римскими
    цифрами?

  7. Почему
    для даты и регистрационного номера в
    бланке необходимо
    обозначить специальные места (поставить
    прочерки)?

  8. Какой
    признак положен в основу при указании
    в бланках документов
    места составления или издания служебных
    документов?

  9. Почему
    для отдельных городов и поселков
    необходимо указывать
    не только их наименования, но и районы,
    области, края, где они
    расположены?

  10. в
    каком классификаторе технико-экономической
    информации
    содержатся наименования видов документов?

№ 4
Практические задания

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
Источник

С бланками документов, составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно часто, будь то оформление писем, приказов, распоряжений или множества других документов, составлять которые – наша обязанность. В этой статье мы поясним, что такое бланк, какие бывают бланки, а затем рассмотрим, как их утверждают, учитывают и хранят.

Что является бланком

Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными обозначениями и без таковых, бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые…

Между тем в современном делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов.
Определение бланка документа содержится в известном нам ГОСТ Р 51141-98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Извлечение
из ГОСТ Р 51141-98

2.2. делопроизводство

2.2.1. Документирование

[…]

44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа […]

Такое же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-20031, но далее имеется дополнение:

Извлечение
из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-20035.

5. Разработка стандартных бланков

5.1. […]

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

[…]

В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что в бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов.

Обратите внимание! В соответствии с п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Требования к бланкам

Законодательство не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности составления документов исключительно на бланках. Например, для таких распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием2. Надо сказать, что есть среди таких организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит, мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов. Важно позаботиться о том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):

  •  формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм);

  •  поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее;

  •  цвет бумаги: белый или светлых тонов;

  •  нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах – посередине верхнего поля листа.

К сведению. Для организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

К сведению. Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.

Разновидности бланков

В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус.

Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.

Согласно п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании, находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке. Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом, международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с зарубежными партнерами.

Эмблему организации (включая фирменное наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального написания наименования организации – все это отличает организацию от других.

Важно помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации, включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания), исключительное право использования которых принадлежит непосредственно данной организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование, тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания): нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим знаком, или однородных товаров, без ее разрешения. Приведем выдержки из Гражданского кодекса Российской Федерации:

Извлечение
из Гражданского кодекса Российской Федерации

Статья 1474. Исключительное право на фирменное наименование

1. Юридическому лицу принадлежит исключительное право использования своего фирменного наименования3 в качестве средства индивидуализации любым не противоречащим закону способом (исключительное право на фирменное наименование), в том числе путем его указания на вывесках, бланках, в счетах и иной документации, в объявлениях и рекламе, на товарах или их упаковках.

Сокращенные фирменные наименования, а также фирменные наименования на языках народов Российской Федерации и иностранных языках защищаются исключительным правом на фирменное наименование при условии их включения в единый государственный реестр юридических лиц.

2. Распоряжение исключительным правом на фирменное наименование (в том числе путем его отчуждения или предоставления другому лицу права использования фирменного наименования) не допускается.

3. Не допускается использование юридическим лицом фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию другого юридического лица или сходного с ним до степени смешения, если указанные юридические лица осуществляют аналогичную деятельность и фирменное наименование второго юридического лица было включено в единый государственный реестр юридических лиц ранее, чем фирменное наименование первого юридического лица.

4. Юридическое лицо, нарушившее правила пункта 3 настоящей статьи, обязано по требованию правообладателя прекратить использование фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию правообладателя или сходного с ним до степени смешения, в отношении видов деятельности, аналогичных видам деятельности, осуществляемым правообладателем, и возместить правообладателю причиненные убытки.

[…]

Статья 1484. Исключительное право на товарный знак

1. Лицу, на имя которого зарегистрирован товарный знак (правообладателю), принадлежит исключительное право использования товарного знака в соответствии со статьей 1229 настоящего Кодекса любым не противоречащим закону способом (исключительное право на товарный знак), в том числе способами, указанными в пункте 2 настоящей статьи. Правообладатель может распоряжаться исключительным правом на товарный знак.

2. Исключительное право на товарный знак может быть осуществлено для индивидуализации товаров, работ или услуг, в отношении которых товарный знак зарегистрирован, в частности путем размещения товарного знака:

1) на товарах, в том числе на этикетках, упаковках товаров, которые производятся, предлагаются к продаже, продаются, демонстрируются на выставках и ярмарках или иным образом вводятся в гражданский оборот на территории Российской Федерации, либо хранятся или перевозятся с этой целью, либо ввозятся на территорию Российской Федерации;

2) при выполнении работ, оказании услуг;

3) на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот;

4) в предложениях о продаже товаров, о выполнении работ, об оказании услуг, а также в объявлениях, на вывесках и в рекламе;

5) в сети «Интернет», в том числе в доменном имени и при других способах адресации.

3. Никто не вправе использовать без разрешения правообладателя сходные с его товарным знаком обозначения в отношении товаров, для индивидуализации которых товарный знак зарегистрирован, или однородных товаров, если в результате такого использования возникнет вероятность смешения.

Пункт 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов, кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк организации (Пример 1) может включать следующие основные реквизиты4:

  •  эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);

  •  наименование организации – в соответствии с ее учредительными документами; сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации, на бланке помещают в скобках ниже полного или за ним; если в учредительных документах закреплено наименование на иностранном языке, то его располагают ниже наименования на русском языке или справа;

  •  место составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов);

а также ограничительные отметки для следующих реквизитов:

  •  регистрационного номера документа;

  •  даты документа;

  •  заголовка к тексту.

Пример 1

Фрагмент общего бланка организации

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
ООО («Василек»)

«____»_______ 20___ г.                                                                                                          № ______

Бланк письма может включать следующие основные реквизиты5:

  •  эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);

  •  код организации (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО6));

  •  основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица7;

  •  идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП8😉

  •  код формы документа (по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД9 при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД);

  • • наименование организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка);

  •  справочные данные об организации (сведения об адресе местонахождения и/или почтовом адресе (или абонентском ящике) – в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221, номера справочных телефонов, факсов, расчетные счета в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации).

Кроме того, бланк письма при необходимости может включать ограничительные отметки для следующих реквизитов:

  •  даты документа;

  •  регистрационного номера документа;

  •  ссылки на регистрационный номер и дату документа;

  •  места составления или издания документа;

  •  адресата;

  •  резолюции;

  •  заголовка к тексту;

  •  отметки о контроле;

  •  текста документа.

Приведем примеры углового (Пример 2) и продольного (Пример 3) бланков письма организации с центрированным расположением реквизитов.

Пример 2

Фрагмент углового бланка письма организации с центрированным расположением реквизитов

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
ООО («Василек»)

Ленинский проспект, д. 45, Москва, 113456
Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный) Факс: (495) 216-45-38
http://www.vasilek.ru, e-mail:
vasilek@info.ru
ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851
ИНН/КПП 7728067541/772801001
«____»_______ 20___ г. № _______
на №_______ от «____»________ 20___ г.

Пример 3

Фрагмент продольного бланка письма организации с центрированным расположением реквизитов

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
ООО («Василек»)

Ленинский проспект, д. 45, Москва, 113456
Телефон: (495) 216-45-36 (многоканальный) Факс: (495) 216-45-38
http://www.vasilek.ru, e-mail:
vasilek@info.ru
ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851
ИНН/КПП 7728067541/772801001

«____»_______ 20___ г. № _______                                                             __________________________

на №_______ от «____»________ 20___ г

Бланк конкретного вида документа может включать следующие основные реквизиты10:

  •  эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);

  •  наименование организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка и бланка письма);

  •  наименование вида документа;

  •  место составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов).

При необходимости бланк может включать ограничительные отметки для следующих реквизитов:

  •  дата документа;

  •  регистрационный номер документа;

  •  ссылка на регистрационный номер и дату документа;

  •  заголовок к тексту;

  •  отметка о контроле.

Приведем пример продольного бланка приказа организации (продольный вариант) (Пример 4).

Пример 4

Фрагмент продольного бланка приказа организации

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
ООО («Василек»)

Приказ
«___»__________20___ г.                                                               № ____________
Москва

Согласно п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации, структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между таким бланками состоит лишь в том, кого указывать как автора документа – организацию, ее структурное подразделение или должностное лицо. Если автором документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение организации, должностное лицо и др., то их обозначение входит в состав наименования организации – автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. В бланках должностного лица дополнительный реквизит «Наименование должности» размещается ниже реквизита «Наименование организации» (п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Приведем пример бланка письма должностного лица (угловой вариант) (Пример 5).

Пример 5

Фрагмент углового бланка письма должностного лица

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
ООО («Василек»)

Директор по маркетингу
Ленинский проспект, д. 45, Москва, 113456
Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный) Факс: (495) 216-45-38
http://www.vasilek.ru, e-mail:
vasilek@info.ru
ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851
ИНН/КПП 7728067541/772801001
«____»_______ 20___ г. № _______
на №_______ от «____»________ 20___ г.

Разработка, утверждение и введение в действие бланков

Образцы бланков документов организации разрабатываются обычно службой ДОУ, отделом делопроизводства, секретариатом или канцелярией – т. е. структурным подразделением организации, в функции которого входит документационное обеспечение деятельности организации. В свою очередь, инициаторами изготовления тех или иных бланков документов могут быть структурные подразделения организации или непосредственно должностные лица (если в их обязанности входит представление интересов организации перед ее контрагентами, в частности ведение переписки по вопросам текущей деятельности организации с правом подписи бланка). В таком случае они могут в установленном порядке (а порядок разработки, утверждения и введения в действие бланков документов может быть установлен в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации) направить служебную записку в подразделение организации, ответственное за разработку и изготовление бланков, для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации (Пример 6).

Пример 6

Приказ об утверждении и введении в действие бланка

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
(ООО «Василек»)

ПРИКАЗ

15 июня 2012 г.                                                                                                                                                                                                           № 13-Б
Москва

Об утверждении образцов и порядка
использования фирменных бланков
ООО «Василек»

В связи с необходимостью использования бланков документов в рамках осуществления текущей деятельности ООО «Василек» (далее – Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действие с 02 июля 2012 года фирменные бланки Общества: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного документа (далее – Бланки).

2. Утвердить образцы Бланков (Приложение 1).

3. Использовать Бланки для составления следующих документов:

  •  писем;

  •  инструкций;

  •  положений;

  •  правил;

  •  регламентов;

  •  приказов;

  •  распоряжений;

  •  актов;

  •  справок;

  •  доверенностей;

  •  служебных записок.

4. Заведующему канцелярией Попову Е.В.:

4.1 Организовать изготовление Бланков (в бумажной и электронной формах) согласно образцам, указанным в Приложении 1, в срок до 02 июля 2012 года.

4.2. Осуществлять оперативное хранение бумажных Бланков в специальном шкафу, запирающемся на ключ.

4.3. Выдавать бумажные Бланки по запросам работников для составления документов, указанных в п. 3 настоящего приказа, под личную подпись в журнале учета выданных бланков (Приложение 2).

4.4. Организовать использование в Обществе электронных Бланков в порядке, предусмотренном системой электронного документооборота Общества.

5. Секретарю Леоновой В.Е. в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания настоящего приказа довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений Общества под личную подпись.

6. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Щелков О.В. Щелков

По поводу изготовления бланков в пп. 5.5–5.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 сказано следующее:

  •  бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов;

  •  бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра;

  •  бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.
    Безусловно, каждая организация будет самостоятельно решать, какую бумагу использовать при изготовлении бланков и каким способом их изготавливать. Обычно в организациях бланки изготавливаются на цветных принтерах в соответствии с утвержденными образцами, хотя если необходимо большое количество бланков, то их можно изготовить типографским способом, заключив договор на изготовление бланков со специализированной организацией.

Учет и хранение бланков

Порядок учета и хранения бланков, как правило, определяется в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации. Прежде всего, в целях учета бланков, как это обозначено в п. 5.10 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, на бланках можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты.

Учет бланков в организации может осуществляться в специальном журнале (Пример 7).

Пример 7

Журнал учета выданных бланков

№ п/п Дата выдачи бланка Вид бланка Количество выданных бланков Номера выданных бланков Должность и Ф.И.О. лица, получившего бланк Отметка о возврате неиспользованных или испорченных бланков Подпись лица, получившего бланк Подпись лица, выдавшего бланк

1

02.07.2012)

Бланк письма (цветной)

1

1-П

Менеджер по продажам Волошин А.П.

—

Волошин

Попова

Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

В заключение подчеркнем, что бесконтрольное использование бланков документов недобросовестными работниками может привести к серьезным для организации последствиям, поэтому важно, чтобы оборот бланков в рамках организации был налажен с учетом рекомендаций ГОСТов специалистами, ответственными за документационное обеспечение управления.

 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2005. 90 с.
 Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.11.2011), п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011), п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 30.11.2011).
 Здесь и ниже выделено автором.
 С учетом положений п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
 С учетом положений п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
 См. Положение о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений, утвержденное Приказом Росстата от 29.07.2008 № 174.
 Пункт 8 Постановления Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 (в ред. от 22.12.2011).
 В соответствии со свидетельством о постановке на учет в налогов ом органе и на основании п. 7 ст. 84 Налогового кодекса Российской Федерации у казывается в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также иных документах, предусмотренных законодательством (например, в расчетных и иных документах, на основании которых производится оплата).
 ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ред. от 14.12.2011).
 С учетом положений п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
Автор: И.И. Куролес, ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»
Источник:
http://www.profiz.ru/sr/6_2012/glavnoe_o_blankah/ 

Источник

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.

Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

36. реквизит документа: Элемент оформления документа…

48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов

Бланк письма

Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:

  • бланком письма организации;
  • бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
  • бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.

Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07…

Расшифруем, что это за реквизиты:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 – эмблема;

03 – товарный знак (знак обслуживания);

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 – адресат;

17 – заголовок к тексту.

Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.

В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:

  • угловым (Примеры 1 и 2) или
  • продольным (Пример 3).

Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).

Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.

Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).

А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).

Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов

Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов

Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):

  • реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
  • 07 «наименование должности лица – автора документа».

Пример 4. Бланк письма структурного подразделения

Пример 5. Бланк письма должностного лица

При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).

Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).

Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования

В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:

  • на русском языке и государственном языке (государственных языках1) республики в составе Российской Федерации, а также
  • на русском языке и одном из иностранных языков.

Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:

  • угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
    • на русском языке – слева,
    • на другом – справа (см. Примеры 7 и 8) или
  • продольными, тогда все реквизиты бланка:
    • сначала идут на русском языке – сверху,
    • ниже – на другом языке.

На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).

Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации

Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами

Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:

  • в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
  • каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).

Остальные реквизиты служебного письма

При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

15 – адресат;

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа2;

19 – отметка о приложении;

21 – виза;

22 – подпись;

24 – печать;

25 – отметка об исполнителе.

Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

  • арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
  • словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.

При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

  • в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
  • как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.

В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

  • 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
  • 98 – порядковый номер.

Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

  • ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
  • которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.

Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

  • фраза «Коммерческая тайна»
  • с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.

Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка

Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)

Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:

  • организация;
  • ее структурное подразделение;
  • должностное лицо или иной работник организации;
  • группа организаций / должностных лиц;
  • физическое (частное) лицо.

При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.

Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием

Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием

Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение

При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:

  • начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
    • она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
    • ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
  • начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:
    • сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
    • а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.

Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.

Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)

Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)

Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).

Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме

При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).

Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций

Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

Мнение эксперта

Константин Соловьев, ИТ-специалист

Константин Соловьев, ИТ-специалист

Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.

Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.

Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.

Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):

  • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • название района;
  • название республики, края, области, автономного округа (области);
  • название страны (для международных почтовых отправлений);
  • почтовый индекс.

В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).

Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу

Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом

Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).

Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).

Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения

Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации

Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации

Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».

Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:

  • предлог «О» («Об») и
  • отглагольное существительное.

Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.

Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)

Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).

Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).

Отметка о приложении оформляется следующим образом:

1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).

При упоминании документа-приложения в тексте письма:

  • следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
  • его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);

2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении

Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения

Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте

Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте

Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением

Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении

Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван

Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме

Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.

Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.

Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).

Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).

На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:

  • либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
  • либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.

Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:

  • его должность,
  • подпись,
  • расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
  • дату визирования.

В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:

  • на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
  • на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.

Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.

В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:

Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа

Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа

Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.

Подпись (реквизит 22) включает:

  • наименование должности лица, подписывающего документ,
  • его собственноручную подпись,
  • расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).

Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:

  • при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
  • обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
  • по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».

Пример 38. Письмо на бланке должностного лица

Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.

Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):

Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)

Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)

При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).

В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.

Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)

Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)

Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.

Пример 43. Заверение печатью подписи на документе

Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:

  • обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
  • и номер его телефона;
  • может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Пример 44. Отметка об исполнителе

Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:

  • для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
  • организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
  • определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).

Источник

0 0 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest

0 комментариев
Старые
Новые Популярные
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

А вот еще интересные материалы:

  • Яшка сломя голову остановился исправьте ошибки
  • Ясность цели позволяет целеустремленно добиваться намеченного исправьте ошибки
  • Ясность цели позволяет целеустремленно добиваться намеченного где ошибка
  • Найдите ошибки допущенные при оформлении бланков открытое акционерное общество астрон
  • Найдите ошибки допущенные вычисления относительных молекулярных масс веществ

    • ➤