Командировочному вовремя выдали документы ошибка

Ошибка № 1: отсутствуют документы на выдачу подотчетных сумм

Выдавать деньги подоточетникам приходится практически каждому хозяйствующему субъекту — предпринимателю или компании. Многие бухгалтера еще помнят времена, когда работодатель мог устанавливать список с одинаковыми для всех сотрудников сроками подотчета и максимальными к выдаче суммами и на основании этого списка выдавать средства под отчет.

Сегодня действует другой порядок, определенный п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому каждая подотчетная сумма в наличной форме может быть выдана только на основании соответствующего заявления работника или распорядительного документа работодателя. Отсутствие таких документов налоговые органы часто считают административным правонарушением (правда, далеко не всегда их претензии правомочны, поскольку ответственности именно за отсутствие заявлений подотчетных лиц в законодательстве не существует).

ВАЖНО! Нормы указания № 3210-У распространяют свое действие только на расчеты наличными. Безналичный подотчет должен регулироваться локальными актами хозсубъекта.

Исправляем ситуацию

Естественно, необходимо как можно быстрее оформить недостающие документы, завизировав их у подотчетников и руководителя, и тогда неприятностей можно избежать. Однако может быть и такая ситуация, когда контролеры с проверкой уже пришли, а документыу вас отсутствуют. Но и здесь есть возможность оперативно исправить положение. Дело в том, что проверяющие не имеют права требовать документы немедленно — на их представление у вас имеется 1 рабочий день (п. 31 приказа Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н). За этот срок нужно постараться подготовить отсутствующие документы.

ВАЖНО! Согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ давность привлечения к административным правонарушениям — 2 месяца. Поэтому заявления у вас могут потребовать проверяющие только за 2 месяца, предшествующие началу проверки.

Обратите внимание — заявления следует оформлять не только рядовым сотрудникам, но и руководителю.

Подробности — в статье «Как правильно выдать деньги в подотчет директору».

Дополнительно к заявлениям мы вам советуем утвердить перечень лиц, которым разрешено брать деньги под отчет. Несмотря на то что перечень не является обязательным, его оформление крайне полезно для оптимизации работы персонала вашей фирмы. Во-первых, каждый сотрудник будет четко знать, может ли он получить деньги для совершения покупок на нужды своего работодателя. Во-вторых, работникам бухгалтерии будет легче контролировать тех сотрудников, которые обязаны оформлять заявления на подотчет и представлять отчетные документы. В-третьих, таким способом вы усиливаете внутрикорпоративный контроль над расходованием денежных средств.

Образец такого списка вы можете скачать здесь:

Скачать список лиц

ВАЖНО! Утверждать список подотчетников следует отдельным приказом, а не учетной политикой: перечень подотчетных лиц может неоднократно меняться, при этом издать новый приказ не составит труда, а вот изменить учетную политику может быть проблематично (ч. 6 ст. 8 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Ошибка № 2: несвоевременные отчеты

Согласно п. 6.3 Указания № 3210 отчитаться по полученным суммам работник обязан в срок, утвержденный работодателем (за исключением командировок), отсчитываемый со дня окончания периода, на который они выдавались. Немного другое правило установлено для командировочных расходов — по ним подотчетник обязан отчитаться в 3 рабочих дня, исчисляемых со дня возвращения из командировки (п. 26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отчетная документация лица, взявшего деньги на совершение покупок для работодателя, включает авансовый отчет, а также комплект первичных документов, подтверждающих произведенные расходы. Если полученные сотрудником средства не были потрачены полностью, их остаток он обязан внести в кассу.

Правильно оформить авансовый отчет вам поможет материал «Образец заполнения авансового отчета».

ВАЖНО! Принимать авансовый отчет без документального подтверждения осуществленных трат недопустимо. Существует риск переквалификации налоговиками выданных подотчетных сумм в доход сотрудника (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

О том, как должен быть заполнен авансовый отчет и какие документы должны быть к нему приложены, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ бесплатно и переходите к разъяснениям и образцам.

Данные правила хорошо известны практикующим бухгалтерам, которые стараются соблюдать их. Однако на практике бывает, что сами подотчетники не торопятся отчитаться, а удержать суммы из их зарплаты возможно только с их согласия (ст. 137 ТК РФ).

Исправляем ситуацию

Необходимо четко контролировать сроки подотчетов. Чтобы работники знали, когда им следует отчитаться, составьте для них памятку. При систематической задержке представления авансовых отчетов проинформируйте своих сотрудников о том, что по закону возможно удержание НДФЛ по невозвращенным вовремя суммам. В случае если перечисленные мероприятия неэффективны, следует провести процедуру изъятия неподтвержденных первичкой сумм из зарплаты.

О возможных удержаниях из зарплаты расскажет наш материал «Ст. 138 ТК РФ: вопросы и ответы».

ВАЖНО! Сотрудники Соцстраха считают, что с не возвращенных подотчетниками и не удержанных из их зарплаты сумм по истечении месяца, исчисляемого с окончания срока представления авансового отчета, следует начислить страховые взносы (письмо ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда РФ от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Ошибка № 3: отсутствие корпоративного регламента по безналичному подотчету

Как мы уже выяснили, выдавать под отчет возможно не только наличность, но и безналичные суммы (на корпоративные, личные карты сотрудников). При этом законодательного регламентирования безналичного подотчета не имеется. В то же время существует позиция чиновников, согласно которой порядок выдачи безналичных подотчетных средств должен быть зафиксирован в учетной политике (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Во избежание споров с проверяющими органами мы советуем прислушаться к мнению финансового ведомства.

Исправляем ситуацию

Пропишите в учетной политике для целей бухучета оба способа выдачи подотчетных сумм: в наличной и безналичной форме, а также акцентируйте внимание на том, что безналичный подотчет может перечисляться как на личную карту работника, так и на корпоративную карту. Данная информация может быть сформулирована следующим образом:

«Денежные средства под отчет работникам на целевые расходы организации выдаются в наличной или безналичной (путем перечисления на корпоративную карту организации или личную карту работника) форме. Способ выдачи подотчетных средств указывается в заявлении работника».

ВАЖНО! Перечисляя подотчетнику деньги, не забудьте в платежке указать соответствующее назначение платежа — «под отчет», тогда контролеры не смогут предъявить претензий по поводу того, что средства были перечислены по иным основаниям — например в качестве зарплаты (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Как списать задолженность работника по возврату подотчетных сумм, которые не удержали (не взыскали), подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Исчерпывающую информации о безналичном подотчете вы найдете в публикации «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Ошибка № 4: в первичных документах не расшифровано содержание покупки

Представим ситуацию. Ваш сотрудник принес авансовый отчет, к которому приложил кассовый и товарный чек. При этом ни в том, ни в другом документе не расшифрованы наименования и количество приобретенных ТМЦ, а указаны их стоимость и обобщенное название (например, запчасти). Можно ли принять такой авансовый отчет?

Мы бы не советовали. Согласно п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы должны быть документально подтверждены. Правила документального подтверждения хозопераций первичными документами установлены ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Согласно данной норме к обязательным реквизитам первичного документа относятся наименование и количество приобретенных активов, работ, услуг. В нашем примере это условие не выполняется, а значит, нет основания принять такие документы к учету.

ВАЖНО! Не все арбитры согласны с налоговиками и иногда встают на сторону налогоплательщика, принявшего к учету расходы, в которых указано обобщенное название покупок (постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Однако гарантии того, что именно вас поддержит суд в подобном случае, никто не может дать.

Исправляем ситуацию

Судиться из-за проблемы, которую можно решить быстро и без существенных усилий, совершенно непродуктивно. Здесь можно поступить следующими способами:

• Попросить продавца выдать товарный чек, в котором будут верно указаны наименование и количество купленных товаров.
• В случае нежелания продавца пойти навстречу, сделать расшифровку покупки самостоятельно и приложить ее к авансовому отчету вместе с имеющимися первичными документами.

Пример такой расшифровки может выглядеть так:

Скачать расшифровку

Ошибка № 6: расходы подотчетника оплачены не его банковской картой

Как ни странно, но такая ситуация на практике тоже имеет место. Предположим, сотрудник решил совместить поход за личными и «корпоративными» покупками в компании родственника и случайно расплатился и за те, и за другие его картой.

Казалось бы, все в порядке: правильно оформленные документы на приобретение и покупку имеются, они в полном комплекте. Однако в чеке ККТ указаны данные не вашего сотрудника, а совсем другого лица.

Принимать такой авансовый отчет рискованно, поскольку контролеры, заметив, что оплата была произведена лицом, не имеющим отношения к вашей фирме, сочтут такие расходы неправомерными.

Исправляем ситуацию

Если и вы столкнулись с подобной проблемой, необходимо получить от подотчетника объяснительную записку, в которой следует указать, что лицо, чьей картой была произведена оплата, делало покупку по поручению вашего сотрудника:

Скачать объяснительную

Кроме того, нужно получить расписку от этого лица о том, что деньги ему подотчетник вернул и претензий к нему не имеется:

Таким способом вы получите полное подтверждение того, что расходы произведены именно вашим сотрудником. Аналогичные рекомендации дают и сами чиновники (письмо Минфина РФ от 11.10.2012 № 03-03-07/46, письмо ФНС РФ от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Итоги

Учет расчетов с подотчетниками сопряжен с соблюдением множества процедур — как организационных, так и документального характера. В связи с этим возможно возникновение различных ошибок, которые, однако, можно своевременно исправить. Если ошибки останутся неисправленными, неизбежны претензии со стороны проверяющих ведомств.

Общие положения

Командировки сотрудников регламентируют гл. 24 ТК РФ и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К ним и нужно обращаться при возникновении вопросов по командировкам.

• Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).  

Из этого определения следует:

1. В командировку можно отправить только работника, с которым заключен трудовой договор. Учредителя, который не является работником организации, или подрядчика отправить в командировку нельзя.
2. Срок служебной командировки должен быть определен работодателем — это период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее. Командировка может быть как однодневной, так и длительной, но не может быть бессрочной.

Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен, организация определяет его самостоятельно.

1. Отправлять в командировку нужно из места постоянной работы, то есть из места расположения организации или ее обособленного структурного подразделения.

Пример. Если головная организация расположена в Москве, а ее обособленное подразделение — в Московской области, то поездки работников головной организации в представительство и наоборот признаются служебными командировками.Дистанционного работника тоже можно направить в командировку, но выполнять служебное поручение он должен в местности, отличной от той, где выполняет основную работу. Поездка дистанционного работника в пределах административно-территориальных границ населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не будет (Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Положение о направлении в командировки работников организации

Порядок оформления служебных поездок нормативными правовыми актами не регламентируется, поэтому в каждой организации должен быть свой ЛНА, в котором будут прописаны необходимые правила. Это может быть Положение о направлении в командировки работников организации.

Составьте документ в произвольной форме и утвердите приказом руководителя. В Положении пропишите общий порядок направления в командировку, правила оформления документов, а также последовательность действий в ситуациях, которые закон не регулирует. 

Совет: включите в Положение нормы расходов согласно ст. 168 ТК РФ, то есть порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых с согласия работодателя.Грамотно составленное Положение о командировках позволяет избежать спорных ситуаций. Вариант документа смотрите в шпаргалке.

Запреты и ограничения

Обязательно проверьте, можно ли отправить конкретного сотрудника в командировку, например прямой запрет установлен для беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, существуют ограничения для некоторых категорий. В частности, работодатель не вправе направить в служебную командировку:

1. Женщин с детьми до трех лет, если соблюдается хотя бы одно из условий (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):

• нет письменного согласия на командировку;
• командировки запрещены в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке;
• сотрудница не ознакомлена в письменной форме с правом отказаться от командировки.

1. Матерей, отцов, воспитывающих без супруга детей в возрасте до 14 лет, опекунов детей указанного возраста, других лиц, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет без матери.
2. Работников, имеющих детей-инвалидов.
3. Работников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.

У них необходимо запросить согласие на направление в командировку в письменной форме. Унифицированной формы нет, каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно

В текст запроса рекомендуем включить информацию о праве работника отказаться от командировки, иначе потребуется уведомить его отдельным документом или включить такую информацию непосредственно в приказ о направлении в командировку. Эта обязанность работодателя установлена ч. 2 ст. 259 и ч. 2 ст. 167 ТК РФ.

Образец уведомления вы найдете в конце статьи.

Приказ о направлении работника в командировку

Чтобы сотрудник мог поехать в служебную командировку, необходимо письменное распоряжение, например приказ о направлении работника в командировку. 

Это обязательный документ даже для случаев, когда командировка однодневная или организация, куда командируется работник, находится в той же местности. Организация может применять унифицированные формы № Т-9 или Т-9а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать собственную форму приказа (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В приказе следует указать наименование работодателя, Ф.И.О. и должность работника, место, срок и цель командировки. Если в рамках командировки сотрудник посещает несколько мест, то перечислить необходимо все.

Если к месту командирования или обратно к месту работы сотрудник поедет на служебном или личном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности третьих лиц (по доверенности), этот факт следует зафиксировать письменно, например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку (Письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Также если сотрудник будет работать в командировке в выходной день, это лучше указать в документе. Обязательно ознакомьте работника с приказом под подпись.

Образец заполнения приказа смотрите в шпаргалке.

Раньше при оформлении командировок оформляли служебное задание и командировочное удостоверение. С 2015 года ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о служебных командировках нет обязанности составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчет о выполненном поручении. Однако работодатель вправе в положении о командировках предусмотреть требование оформлять эти документы, а также определить их формы и порядок составления.

Также работодатель не обязан вести журналы учета работников, выбывших в командировки, а также прибывших к нему в связи с командировкой, эта обязанность отменена с 2015 года. Но по желанию организация может вести этот журнал.

Хотите знать больше и оформлять любые вопросы по командировкам без ошибок и споров с сотрудниками? Смотрите авторский семинар Надежды Самковой «Командировки и иные служебные поездки работников».

Изменение срока командировки

На практике могут возникать ситуации, когда командировку приходится продлить или, наоборот, сократить. Законодательно процедура изменения срока командировки не регламентирована. На практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации:

1. Издать приказ об изменении (продлении или сокращении) срока служебной командировки, он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причины и новый срок завершения выполнения служебного поручения. Новую дату завершения командировки работодатель устанавливает самостоятельно (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).
2. Уведомить сотрудника об изменении срока командировки, например, направить ему приказ при помощи факсимильной связи или с помощью электронного документооборота при наличии у сотрудника электронной подписи.
3. Ознакомить сотрудника с оригиналом приказа после его возвращения из служебной командировки.

Формы приказов смотрите в шпаргалке.

Отчетность по командировке

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках). Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента выхода на работу после командировки.  

Авансовый отчет составляется по унифицированной форме № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) или по форме, разработанной организацией самостоятельно.

К авансовому отчету работник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой, и сдать авансовый отчет в бухгалтерию.