Даже одна неверная буква в трудовой книжке может стать проблемой для работодателя и сотрудника. В большинстве случаев исправить ошибку можно, но иногда это запрещено, поэтому нужно выдавать дубликат. Подробнее об этом рассказывают эксперты Контура.
Оформление трудовых книжек и исправления в них регламентируют ст. 66 и 66.1 ТК РФ. В дополнение к этому в прошлом году Минтруд выпустил Приказ № 320н от 19.05.2021, где подробно рассказал, как нужно и нельзя делать исправления в документе.
Чтобы исправить ошибку в трудовой нужно определить:
- в какой части трудовой книжки произошла ошибка;
- кто ее совершил: ваша организация или бывший работодатель сотрудника;
- какую именно ошибку допустили.
Теперь подробнее разберем виды ошибок и правила их исправления.
Ошибки на титульном листе
Титульный лист содержит личные данные, информацию об образовании, квалификации и специальности работника. Ошибки в этой части трудовой могут доставить много хлопот сотруднику. Например, если ФИО или дата рождения не совпадают с паспортными данными, ПФР сделает вывод, что трудовая книжка не принадлежит этому человеку, и ему не смогут начислить пенсию.
Если кадровый специалист заполняет титульный лист новой трудовой книжки сотрудника и ошибся в записи, то может ничего не исправлять, а уничтожить бланк с помощью измельчительной машины и выдать другой. Если в трудовой уже есть другие записи, то ошибку нужно исправить.
Как исправить ошибку в личных данных
Исправить личные данные сотрудника бывает нужно по разным причинам. Например, сотрудник сменил фамилию или имя, кадровый работник по ошибке пропустил букву в ФИО или вместо «ё» написал «е».
Неправильные личные данные на титульном листе зачеркивают одной чертой, верные записывают в той же строке. Если в ней не осталось места, то исправленный вариант вписывают сверху (п.8, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
На внутренней стороне обложки трудовой книжки указывают название и реквизиты документа, на основании которого вносили изменения. Например, это может быть паспорт, свидетельство о рождении, регистрации или расторжении брака и др. Помимо этого нужно указать ведомство, которое его выдало. Запись должен заверить работодатель или уполномоченное лицо подписью и печатью, если она есть у организации (п.7, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
Ошибка в личных данных сотрудника
До 2021 года отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки также считалось ошибкой. В Приказе № 320н Минтруд пояснил, что ее нужно ставить, только если у работодателя она есть. Поэтому, если печати нет, лучше отметить это на титульном листе записью «б/п».
Как исправить ошибку в сведениях об образовании и специальности
Зачеркивать неправильные данные в сведениях об образовании и специальности нельзя. Чтобы их исправить, достаточно вписать верную информацию в свободной строке. А если все графы заполнены, то правильные данные нужно указать через запятую (п.8, гл.2, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
Ошибку в сведениях об образовании зачеркивать нельзя
Ошибки в сведениях о работе или награждении
Зачеркивать данные в этом разделе тоже нельзя. В противном случае, трудовую признают недействительной и придется оформлять дубликат. Поэтому исправления в этой части нужно делать с помощью записей (п.12, гл. 3, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
Если указали не ту организацию
Наименование организации в трудовой книжке вписывают без нумерации. Поэтому исправить ошибку можно в таком порядке:
- В графе 1 поставить порядковый номер.
- В графе 2 вписать дату внесения записи.
- В графе 3 написать, что в наименовании организации допустили ошибку. Ниже строке написать верное наименование организации.
Ошибка в названии организации
Если поставили штамп не с тем наименованием организации
При исправлении этой ошибки нужно руководствоваться общими правилами: признать запись-штамп недействительной и внести верную. А именно:
- В графе 1 поставить порядковый номер.
- В графе 2 вписать дату внесения записи.
- В графе 3 написать «оттиск штампа с (название организации) считать недействительным».
- Ниже поставить правильный штамп с наименованием предприятия.
Образец записи о недействительности штампа в трудовой книжке 
Если ошибка в записи об увольнении
Самые распространенные ошибки при внесении записи об увольнении — неверная дата или реквизиты приказа. Чтобы их исправить, нужно выполнить несколько действий:
- В графе 1 поставить порядковый номер.
- В графе 2 вписать дату внесения записи.
- В графе 3 указать: «Запись за номером Х недействительна. Трудовой договор расторгнут (указывается пункт и статья в соответствии с Трудовым Кодексом)» или «Запись за номером Х недействительна, восстановлен на прежней работе».
- В графе 4 внести номер приказа, на основании которого делают исправляющую запись в трудовую книжку.
В этом же порядке признают недействительными некорректные записи о приеме или переводе.
Ошибка в записи об увольнении
Несколько ошибок в трудовой книжке
Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то нужно исправить каждую из них. Если они идут подряд, исправить их можно одной записью. Например, «Записи за номером 1, 2, 3 недействительны. Принят 10.03.2022 на должность столяра».
Образец исправления нескольких ошибок в трудовой книжке
Кто может исправить ошибку в трудовой
Исправить записи может уполномоченное лицо, например, кадровый работник. А также руководитель или сам индивидуальный предприниматель.
Если ошибся другой работодатель
Исправления в трудовую книжку должна внести организация, которая допустила ошибку. Но исправить неточность может и другая компания. Это допустимо в трех случаях (п.30, гл.5, Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н):
- Если организация реорганизована. Но тогда запись исправляет правопреемник.
- Если организация ликвидирована.
- Если ИП прекратил деятельность.
Чтобы исправить ошибку другого работодателя, нужно получить от него документ об ошибке. Например, справку с данными, когда принят сотрудник. В ней должны быть указаны номер приказа, должность и структурное подразделение. Или можно использовать заверенную копию приказа о приеме, переводе и увольнении. Перечень документов, на основании которых нужно вносить изменения за старого работодателя, не определен.
Если организация ликвидирована, то документ об ошибке не потребуется.
Если ошибка в записи о работе по совместительству
Ошибки исправляет работодатель, который внес запись о работе по совместительству. Сделать это может и основной работодатель, а значит и исправлять ошибки будет он (п.11 Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н).
Когда нужно заводить дубликат трудовой книжки
Есть случаи, когда исправить ошибку в трудовой невозможно. Кроме утери трудовой книжки работодателем или работником, завести дубликат придется, если (п. 27, 30, 31 Приложение № 2, Приказа Минтруда РФ № 320н):
- запись об увольнении или переводе на другую работу признали недействительной;
- трудовая пришла в негодность: порваны страницы, испачкана, обгорела и т.п.
Дубликат трудовой книжки оформляют по письменному заявлению сотрудника. В верхней части титульного листа документа вписывают фразу «Дубликат».
Ошибка в электронной трудовой книжке
Исправление ошибок в СЗВ-ТД регламентирует Постановление Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.
Если работодатель хочет полностью отменить данные, которые подавал о трудовой деятельности сотрудника, то в новом отчете должен указать ту же самую информацию, а в 10 графе указать знак отмены «Х»(п. 2.6. Постановления Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).
Если данные нужно исправить и уточнить, то нужно сначала отменить ошибку, а затем вписать верную информацию. Сделать это нужно так (п. 2.7. Постановления Правительства ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п):
- В первую строку полностью перенести ошибочные данные..
- В графе № 10 поставить знак «Х».
- Следующую строку заполнить верными данными.
Ошибка в электронной трудовой книжке
Какое наказание ждет за ошибку в трудовой книжке
За ошибки в трудовой книжке должностные лица могут получить предупреждение или штраф от одной до пяти тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). А юрлица — от 30 до 50 тысяч рублей.
Евгения Смирнова, менеджер по кадровому учету Контура
Татьяна Неволина, руководитель группы по работе с филиалами отдела кадрового учета Контура
Как исправить ошибку в трудовой книжке:
- указать порядковый номер;
- поставить текущую дату (число, месяц, год);
- в следующей графе написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить;
- в последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается корректировка.
Правовые основы
Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Важно исправить запись в трудовой книжке так, чтобы не допустить новых ошибок.
Форма книжки и Порядок их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Это нормативный акт, который является основополагающим, и его текст необходимо держать под рукой каждому кадровику. В нем дана вся необходимая информация, как корректно заполнить и каким образом вносить изменения.
Типичные ошибки
Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего случаются следующие неточности:
- неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
- неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
- неточное название должности;
- пропуск букв, грамматические ошибки.
Поскольку даже один неверный символ иногда становится причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровикам следует относиться к неточностям предельно внимательно. Всегда следует сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, то ее необходимо корректно исправить.
Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать
В соответствии с разделами II и III Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель вправе внести исправления в:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- сведения об образовании;
- наименование профессии или специальности сотрудника;
- информацию о награждениях.
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» — никаких зачеркиваний (п. 12 Порядка, утв. приказом № 320н). Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (п. 7 Порядка, утв. приказом № 320н).
В остальных случаях исправления вносятся путем признания определенной информации неточной и внесения правильной. Для этого в следующей после неточности графе необходимо указать порядковый номер, текущую дату и написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить. В соседней колонке указать, на основании какого приказа или документа вносится исправление. Новые данные необходимо заверить подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
Обратите внимание: такие правила актуальны для исправления информации не только в трудовых, но и во вкладышах к ним (п. 32 Порядка, утв. приказом № 320н).
Образец исправления в трудовой книжке 2022 г.
Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией
Вариант 1. Исправляем за другую организацию
На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, вправе внести исправление в любой раздел книжки. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.
Какими документами следует подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации: справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в этом случае не имеют никакой юридической силы.
Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю
Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, то он вправе обратиться и к прежнему работодателю. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему обязаны исправить неточности.
Если у человека нет нового места работы, то после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.
Другая ситуация: экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи. В этом случае прежний работодатель следует такому алгоритму, как исправить, если запись в трудовой сделана неверно:
- Пишет собственное наименование компании после сведений на новом рабочем месте работника.
- Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
- В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
- В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.
Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Это означает, что для исправления в трудовой книжке ошибочной записи в дате не предусмотрен специальный способ. Запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.
Исправление реквизитов
Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.
Несколько ошибок сразу
Если допущено несколько неточностей, то исправить необходимо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительной. Затем указывает верные данные. Допускается и одной формулировкой исправлять несколько некорректных сведений.
Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки:
Ошибка при первичном заполнении
Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, то работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.
Исправления на титульном листе
Все неверные сведения на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные или когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, заполнявшего документ.
Рекомендуется, чтобы корректировка ФИО работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Поскольку только он точно знает, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, то работник вправе пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.
Если на титульном листе требуется указать новую специальность или дополнительное образование, то ничего зачеркивать нельзя. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные (п. 8 Порядка, утв. приказом № 320н).
Ошибки в сведениях о награждении
У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. И часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. Такие лишние сведения необходимо убрать. Здесь действуют общие правила, как аннулировать запись в трудовой книжке:
- ответственное лицо признает записи недействительными;
- расписывается;
- затем ставит печать (при ее наличии).
Аналогичным образом следует действовать, если есть неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.
Исправления в дубликате
По инициативе работника трудовую книжку, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, есть возможность заменить дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной (п. 30 Порядка, утв. приказом № 320н).
В самом дубликате неточности исправляются по аналогичным правилам, что и в основной трудовой книжке.
Нужно ли исправлять орфографические ошибки
Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, то, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, то это иногда дорого обходится работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», то работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.
Когда трудовую книжку признают недействительной
Существует несколько ситуаций, когда ТК признают недействительной:
- при первичном заполнении были допущены ошибки;
- из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
- замазан или нечетко виден номер документа;
- внесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
- уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.
В этих случаях работнику есть возможность оформить дубликат. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Бумажная трудовая книжка — по-прежнему важный документ, который подтверждает рабочий стаж и трудовой опыт гражданина. Если в книжке обнаруживаются неточности, их надо исправлять, но действовать аккуратно, руководствуясь положениями закона. Расскажем об этом в статье.
На какие правила опираться при исправлении
Корректировать сведения в трудовой нужно таким образом, чтобы они отражали действительность. Например, вносить новую фамилию сотрудника, исправлять ошибки или неточности.
Правила заполнения трудовых книжек закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В двух этих документах есть все руководства по корректному заполнению книжек, внесению изменений, исправлению ошибок.
Какие ошибки чаще всего исправляют в трудовых книжках
Исправления в книжке требуются из-за оплошности специалиста, который заполнял документ, из-за изменений в персональных данных (имя, фамилия сотрудника), изменений ситуации — например, когда сотрудника восстановили на работе по решению суда.
Чаще всего встречаются такие ошибки:
- некорректное написание имени, фамилии или отчества сотрудника;
- неверные даты кадровых событий: приема на работу, перехода на другую должность или в другое подразделение, увольнение;
- неверное название должности;
- описки, грамматические ошибки.
Корректно оформленная трудовая книжка поможет сотруднику при оформлении пенсии избежать споров с Пенсионным фондом. В противном случае придется исправлять давние неточности в документе. Поэтому при заполнении книжки нужно быть очень внимательными: сверяться с документами сотрудника, а при обнаружении неточностей грамотно их исправлять.
Как правильно вносить исправления и изменения в трудовую книжку
Согласно установленным законом правилам, работодатель может изменять такие данные в книжке:
- имя, отчество, фамилию;
- день, месяц, год рождения;
- данные о полученном образовании;
- квалификацию, профессию или специальность владельца книжки;
- данные о наградах.
При этом зачеркивания допускаются только на титульном листе для исправления некорректных сведений. В остальной части книжки зачеркивания запрещены, а чтобы внести исправление, нужно признать запись неточной и внести нужные данные, заверить их подписью ответственного лица и заверить печатью организации или отдела кадров.
Вот общий алгоритм для внесения поправок в трудовые книжки и вкладыши к ним, он установлен в п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69:
- Внести порядковый номер записи.
- Указать текущие число, месяц и год.
- В следующей графе указать, какая информация прописана некорректно и на какой текст ее нужно заменить.
- В следующей графе прописать реквизиты документа или приказа, на основании которого вносится изменение.
Образец исправления в трудовой книжке 2021:
Исправление записей, сделанных другим работодателем
Если ошибка в старых записях обнаружилась во время работы на новом месте, есть два способа ее исправить:
- Исправление вносит новый работодатель, полагаясь на необходимые документы. Он может вносить изменения в любой раздел книжки по заявлению сотрудника — это делает ответственное лицо: кадровик, бухгалтер или предприниматель. Работник не обязан обращаться к прежнему работодателю за правками, тем более что порой это невозможно. Подтвердить исправления нужно документом, соответствующим ситуации: решением суда, справкой из архива и др.
- Исправление вносит прежний работодатель. В этом случае работник пишет заявление на новом месте работы с просьбой выдать ему для исправлений трудовую книжку, затем обращается к прежнему работодателю, который исправляет ошибки. Для этого вносит в книжку строки с признанием определенной записи недействительной и прописывает корректный текст.
Исправление неверных дат
Для дат нет отдельного метода исправления, так что придется точно так же делать новую запись с номером, числом, месяцем годом на момент исправления, указанием неверной записи, корректным текстом с нужными датами.
Исправление реквизитов
Иногда в книжке обнаруживаются ошибки в названии компании или в реквизитах документов. Корректируют неточность аналогично — через новую запись и внесение нужных реквизитов без ошибок.
Исправление нескольких ошибок одновременно
Если ошибки допущены в одной записи, то исправить их одной записью допустимо. Но если это ошибки в разных записях, датах, названиях и реквизитах, придется вносить в книжку отдельные записи для исправления каждой неточности.
Исправления в новой трудовой
Если работодатель или ответственное лицо допустили ошибку при заполнении свежей трудовой книжки сотрудника, придется завести новую книжку и заполнить ее. Старую испорченную книжку списывают и составляют акт о списании.
Исправление на титульнике
Это единственное место в трудовой книжке, где допускаются зачеркивания — одной ровной чертой, чтобы текст за ней остался читаемым. Рядом с зачеркнутым текстом или над ним пишут верный вариант, заверяют подписью ответственного лица и печатью.
Обычно это происходит при смене фамилии — тогда слева на внутренней стороне обложки описывают сделанное изменение, указывают реквизиты документа-основания (название, номер и дата), заверяют подписью и печатью. Документом-основанием может быть свидетельство из ЗАГСа или другие официальные бумаги.
Другой случай, когда вносятся исправления на титульнике — обнаружение ошибок в ФИО или датах, которые по невнимательности допустил специалист, заполнявший титульный лист. Если ошибки обнаружил тот же работодатель, который завел книжку — он может завести новую книжку, а испорченный бланк списать. Если ошибки увидели последующие работодатели, возможно оформление дубликата трудовой. В этом случае сведения о предыдущих рабочих местах вносят в документ не по «старой» книжке, а по официальным справкам с прежних мест работы.
Оптимально, если титульник корректирует работодатель, который заводил трудовую книжку — ведь только он точно знает, на чье имя заполнялся документ. Это поможет избежать казуса с присвоением чужой трудовой книжки. Если работодателя уже нет, работник может через суд подтвердить принадлежность книжки себе.
Если владелец книжки получил новую специальность или новое образование, в соответствующей строке ставят запятую и добавляют нужные сведения. Ссылка на документ-основание в этом случае не нужна.
Исправление данных о наградах
Обычно раздел о награждениях пуст, хотя в него полагается вносить данные о врученных грамотах, дипломах, званиях и пр. В пустой раздел иногда попадает другая информация — и тогда приходится признать ее недействительной, заверить подписью и печатью.
Исправления в дубликате трудовой
Если последняя запись в книжке об увольнении или переводе признана недействительной, то работник вправе просить о замене книжки дубликатом. В дубликат переносят все данные кроме последней некорректной записи.
Исправление орфографических ошибок и описок
Чаще всего ошибки не влияют на корректность информации — например, если перепутаны или пропущены буквы в записи об увольнении. Но если ошибка есть в названии компании, записи о приеме на работу, специальности сотрудника, у него могут быть проблемы при оформлении пенсии. Пенсионный фонд может не принять текст с опечаткой, тогда работнику придется искать работодателя для исправлений или отстаивать свои права в суде.
Когда трудовую книжку признают недействительной
Есть ситуации, когда трудовая книжка признается недействительной:
- работодатель, который завел книжку, заполнил ее с ошибками — тогда он заводит новую книжку, а испорченную списывает;
- страницы в книжке склеены или вырваны;
- номер документа смазан или плохо виден;
- в книжку попали записи, которые не имеют отношения к работе гражданина;
- есть зачеркивания или замазывания с помощью «штриха» на страницах помимо титульного листа.
В этом случае придется завести дубликат книжки и перенести в него все верные сведения. Неправильные записи в дубликат не попадают.
С введением электронных трудовых книжек работодателю нужно следить за совпадением сведений в отчетах СЗВ-ТД и бумажной трудовой, если бумажная книжка сотрудника по-прежнему ведется.
Работайте с электронной книжкой, зарплатой, кадровыми документами в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам рассчитает зарплату, больничные, отпускные, напомнит о сроках начисления и выплаты, подготовит платежки и реестр по зарплатному проекту. А еще сформирует отчетность по сотрудникам для отправки через интернет. В системе также есть учет, налоги, отчетность и другие инструменты. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.
Несмотря на то, что сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в электронном виде, традиционная бумажная трудовая книжка по-прежнему имеет статус основного документа работника. А за правильное оформление этого документа по-прежнему работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2022 году поможет наша статья.
Основные требования при оформлении трудовой книжки
Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в приказе Минтруда от 19.05.21 № 320н (см. «С 1 сентября трудовые книжки нужно заполнять по новым правилам: обзор основных изменений»). Этим документом утверждены форма трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения (далее — Порядок № 320н).
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.
Во-первых, все записи рекомендовано вносить ручкой. Она может быть шариковая, гелевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом они должны быть светостойкие (т.е. не выцветающие со временем), поскольку трудовая книжка может служить работнику до самой пенсии. В качестве альтернативного варианта предусмотрено внесение записей при помощи принтеров и прочих технических средств, либо путем проставления штампов. Также возможно совмещение вариантов. К примеру, одна часть записи может быть внесена в виде штампа, а другая часть этой же записи — заполнена вручную (п. 3 Порядка № 320н).
Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).
В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2022). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.
В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 26 и 32 Порядка № 320н).
Внимание
Заполнение трудовой при первом трудоустройстве
До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства. Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.
Составить и распечатать трудовой договор
Изменение титульного листа
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже, в главе «Как исправить ошибку в трудовой книжке».
Сведения о приеме на работу
Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».
Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.
Под заголовком располагается непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата приема на работу. Таковой является дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).
Отметим, что по действующим правилам издание приказа (распоряжения) о приеме на работу — это право, а не обязанность работодателя (см. «Работодателям разрешили не оформлять приказ о приеме на работу»). Если приказ не оформлялся, то в графе 2 следует указать дату заключения трудового договора (см. письма Минтруда от 13.12.21 № 14-6/ООГ-11862 и № 14-2/ООГ-11865, см. «Приказы о приеме на работу не оформляются: Минтруд разъяснил, как заполнять трудовую»).
В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе или трудовом договоре) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о приказе или трудовом договоре: наименование документа, а также его дата и номер (при наличии).
Внимание
С 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».
Заполнение трудовой книжки при увольнении
Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.
В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул.
В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
Важно
В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.
В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).
После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. Заверять записи подписью увольняемого работника не надо (Порядок № 320н не содержит такого требования).
Примеры записей об увольнении
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.
При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 12 Порядка № 320н). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.
В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».
В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.
Важно
Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может лишь указать ему на ошибку, но исправлять ее без письменного заявления сотрудника и соответствующих документов не вправе (п. 30 Порядка № 320н).
Как заверить копию
Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).
Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
Составить штатное расписание по готовому шаблону
Попробовать бесплатно
Дубликат трудовой книжки
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется, в частности, в случае утраты трудовой книжки.
При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.
Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.
Внимание
Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.
Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.
Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.
В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.
Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.
После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.
Важно
Также дубликат можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.). В этом случае в ней делается отметка о выдаче дубликата. Ее следует проставить непосредственно на титульном листе. Отметка имеет вид «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера новой книжки.
Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2022 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.
Исправление в трудовой книжке — образец 2022 года, как это сделать правильно, должен быть настольным документом кадровика в любой организации. Знать, как внести исправление в трудовую книжку, важно не только в случае, когда ляп допущен самой фирмой, но и если кто-то из сотрудников обратился с просьбой исправить ошибку своего предыдущего работодателя.
Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила
Как установлено ТК РФ, фирма-работодатель должна не только внести в трудовую книжку специалиста информацию о его приеме в штат, но и поддерживать книжку в актуальном состоянии (ст. 66 ТК РФ). Это подразумевает также исправление ошибок в трудовых книжках — образец такого исправления представлен ниже.
Важно! С 01.09.2021 правила ведения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее Правила). А трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
В трудовой книжке содержатся как личные сведения о ее владельце, которые приводятся на титульном листе, так и информация, касающаяся его профессионального пути и полученных награждений, которая вносится в 2 соответствующих раздела.
Подробнее о том, как корректно внести в книжку указанную информацию, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке:
- зачеркнуть неправильные и указать сведения, соответствующие действительности;
- признать какую-то из ранее сделанных записей недействительной;
- просто добавить актуальную информацию, не изменяя и не удаляя того, что было внесено в книжку ранее.
В 2022 году указанный порядок изменений не претерпел, поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, по-прежнему зависит от того, в каком именно разделе книжки была допущена неточность/ошибка.
Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки
На титульном листе кадровик компании может ошибиться при указании Ф. И. О. специалиста, его даты рождения, а также уровня образования.
П. 7 Правил предписывает в случае ошибки в личных данных специалиста:
- зачеркнуть недостоверные сведения одной чертой, после чего рядом (в той же графе титульного листа) указать актуальную информацию;
- при этом слева, на внутренней стороне обложки книжки прописать, на основании какого подтверждающего документа было внесено исправление;
- ответственному кадровику поставить свою подпись под указанной на обложке книжки ссылкой, а также подтвердить достоверность информации печатью фирмы.
Указанный выше порядок применяется как в случае, если изначально информация о специалисте была внесена неверно, а ошибку нашли только спустя годы, так и если, например, сотрудница сменила фамилию в связи с замужеством.
Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно:
.jpg)
Если на титульном листе необходимо отразить актуальную информацию об уровне образования работника (к примеру, он был бакалавром, а стал магистром), зачеркивания также не нужны. Достаточно просто прописать сведения, соответствующие действительности на текущий момент (п. 8 Правил).
Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе:
%20%D1%81%201%20%D1%81%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8F%D0%B1%D1%80%D1%8F%202021%20%D0%B3.%20%D0%B2%20%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%BE.jpg)
А как исправить запись в трудовой книжке, сделанную не на титульном листе, а в других разделах? Расскажем далее.
Как исправить ошибку или неверную запись в трудовой книжке
Если ошибка допущена в разделах, в которых фиксируется информация о местах работы специалиста и его наградах, зачеркивать ничего нельзя (п. 12 Правил).
Исправление в данном случае будет производиться посредством признания ранее сделанной записи недействительной (путем внесения в книжку новой отдельной записи соответствующего содержания) с последующим указанием актуальной информации.
Важно! Исправление может внести кадровик не только компании, где была допущена ошибка, но и фирмы, выявившей ее, если сотрудник теперь работает в ее штате. При этом обязательно наличие официального подтверждающего документа из организации, которая допустила такую ошибку.
Данный порядок исправления ошибок применяется в большинстве случаев: если было неправильно указано наименование компании, должность специалиста, департамент/отдел, в котором он трудился, и т. д. А также в случаях, если в книжку была внесена запись о переводе/увольнении, впоследствии признанном незаконным.
Подробнее о том, как признать запись недействительной, см. в статье «Запись в трудовой книжке считать недействительной — образец».
Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец 2022
Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.
Если вам нужен образец исправления ошибочных записей в трудовой книжке, воспользуйтесь подборкой документов от КонсультантПлюс. Посмотреть их можно, нажав на изображение ниже. Пробный доступ к К+ вы можете получить бесплатно.
Итоги
В 2022 году исправления в трудовой книжке по образцу необходимо производить, руководствуясь несколькими базовыми правилами:
- Во-первых, если неточность была допущена на титульном листе (при этом ошибка выявлена не сразу при оформлении книжки), неверные сведения надо зачеркнуть, а рядом написать правильные.
- Если же ошибка кроется в записи о месте работы специалиста либо его наградах, такую запись нужно сначала признать недействительной (посредством новой записи в книжке), после чего внести актуальную информацию.