Адаптация персонала типичные ошибки

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Первое впечатление — самое важное. Какое впечатление о компании ваша программа адаптации оставляет у новичков? Как избежать типичных ошибок? Узнайте об этом из перевода статьи 5 Common Missteps In Onboarding Programs Ханны Фон Банк из Allen Interactions.

Согласно исследованиям, эффективные программы адаптации новых сотрудников повышают показатели удержания и производительности. А вот неэффективные – напротив, ведут к финансовым потерям, выгоранию сотрудников и увеличению текучки.

Ежегодно в США 25% трудящихся меняют работу, поэтому для работодателей создание привлекательной и прозрачной кадровой политики должно стать ключевой задачей.

Что означает «эффективная адаптация» на самом деле?

Конкретные цели адаптации новых сотрудников в разных компаниях могут отличаться. Однако судя по результатам опросов самих новичков и их руководителей, главные цели комплексной программы включают:

• Принятие сотрудником культуры, ценностей и приоритетов компании.
• Лояльность по отношению к работодателю.
• Поощрение социализации и создание чувства принадлежности.
• Снижение тревожности новых сотрудников.
• Формулирование четких критериев оценки результатов.
• Уменьшение кривой обучения.
• Решение административных вопросов (предоставление льгот и т.п.).

Согласуется ли ваша программа адаптации с этими целями? Если ваш ответ — нечто иное, нежели «На все сто!», не бойтесь — вы не одиноки. Allen Interactions уже более 20 лет работает в сфере обучения. За это время мы видели сотни программ адаптации сотрудников для самых разных отраслей. В этой статье мы расскажем о самых распространенных ошибках, с которыми мы сталкивались в своей практике.

1. Информационный шквал, или программа «узнай все за один день»

Первый день на новом месте всегда изнурителен. И едва ли вы облегчите жизнь новичку, попросив его в течение одного дня заполнить все документы и пройти вводный электронный курс. Усвоить такое количество информации, пожалуй, способен лишь мифический идеальный сотрудник, который все записывает и никогда, слышите, никогда не жмет «далее», не прочитав весь текст до конца, так как понимает, насколько он важен.

Волшебного рецепта успеха здесь нет. Программа адаптации — один из самых комплексных типов обучения, поэтому ее невозможно пройти и хорошо усвоить за один день или даже за неделю. В идеале она должна занимать не более двух часов рабочего времени в день, и длиться 2-6 месяцев. Такой формат снимает давление с новичков («ты должен знать все и сразу») и дает им достаточно времени, чтобы усвоить информацию, задать интересующие вопросы и начать применять полученные знания в работе.

2. Исключение опытных сотрудников из процесса обучения новичков

Часто в программах адаптации отсутствуют встречи и общение с коллегами. А это очень важно для снижения тревожности новых сотрудников и создания чувства причастности. В конце концов, разве не для этого создаются такие программы?

Опытный менеджер или коллега может стать бесценным источником информации, когда у новичка возникают вопросы или ему необходимо привить правильную модель поведения. А что самое важное, он может помочь новому сотруднику не ощущать себя новеньким в классе. Программы наставничества, социальных мероприятий и командных обсуждений в процессе адаптации — недорогой способ достичь всего этого.

Ваши опытные сотрудники могут также помочь ценными советами по созданию учебных материалов (в конце концов, они уже через него проходили) и даже взять на себя разработку полезных ресурсов. К примеру, создать FAQ или группу для новичков в соцсети.

3. Чрезмерный фокус на компании

Вероятно, вы наняли новых сотрудников, потому что заметили в них уникальные черты характера, идеи или набор навыков, которые добавят ценности вашей компании. Отличный способ пренебречь этим — полностью сосредоточиться на себе («Вот что, что МЫ здесь делаем, а вот ваше место») в формате одинакового для всех монолога. Избегайте этой ловушки. Дайте новичкам возможность делиться идеями, задавать вопросы, ставить цели личного развития и размышлять о ценности, которую они приносят компании. (Прим. пер.: автор также советует прочитать статью Эллен Бернс-Джонсон на тему фокуса на ученике).

4. Негативное или неточное представление корпоративного бренда и культуры

Речь идет не о визуальном оформлении курсов. Какое мнение должно сложиться у новых сотрудников о вашей компании и ее культуре после прохождения программы адаптации? Вряд ли вы бы хотели услышать эпитеты «скучный», «монотонный», «неинтересный», «нудный» и «незапоминающийся». Однако именно эти слова мы чаще всего слышим от сотрудников компаний, когда просим описать их вводное обучение.

Одна из главных целей обучения новых сотрудников в большинстве компаний — знакомство с корпоративными ценностями и культурой. Так что у менеджеров и специалистов по обучению есть уникальная возможность (и ответственность) продемонстрировать характер компании так, чтобы это осталось в памяти.

Если ваша компания позиционирует себя как классное, гибкое и инновационное место работы — продемонстрируйте это забавными интерактивностями, оживленными обсуждениями и персонализированными уроками. У вашей компании богатая история? Создайте наглядную интерактивную шкалу времени. Как вы расскажете свою историю — зависит от вас, главное, расскажите ее!

Надеемся, на этом этапе ваши новые сотрудники уже имеют некоторое представление о том, чем они будут заниматься. Но действительно ли они понимают, что значит справляться со своими обязанностями и как их руководители будут это оценивать? Речь идет не о должностной инструкции или буклете «50 причин, по которым вас могут уволить» — для этого есть справочник сотрудника. Речь о ежедневных вопросах «зачем» и «как» для каждой конкретной должности.

Допустим, менеджеры вашего колл-центра знают, что они должны совершать X звонков в день. Но знают ли они, почему? Ведь есть же какие-то причины, почему норма — именно столько. Понимание того, что эти цифры взяты не с потолка, поможет сотрудникам осознать, как их работа влияет на общую картину.

Будут ли результаты сотрудника, работающего два месяца, отличаться от результатов его коллеги с 10-летним опытом? Естественно. Сообщите новичкам, какого результата вы ждете от их первых нескольких месяцев работы, и поясните, что на этом этапе их главная задача — учиться, а не начать делать все и сразу. Четко сформулированные реалистичные ожидания снизят тревогу, поспособствуют открытому диалогу и позволят новичкам не опасаться осуждения, если они вдруг попросят о помощи.

Адаптация — это нечто большее, чем требования HR-отдела или список основных ценностей компании. Адаптация — это возможность рассказать историю своей компании. Возможность оказать теплый прием, учить и учиться самим. Ваша программа адаптации сформирует отношение ко всему дальнейшему обучению, так почему бы не произвести хорошее впечатление?

А что об этом думаете вы? Поделитесь с нами в комментариях ниже! 

Типичные ошибки адаптации

Если
же вы определили, что новый работник не
адаптируется к работе в вашем отделе
или адаптационный период идет медленно,
то ситуацию необходимо исправить. Чтобы
понять – где именно вносить корректировки,
выявите, какие ошибки допущены. Давайте
рассмотрим типичные ошибки в адаптации,
которые совершали ваши коллеги.

Не
учитывается индивидуальность новичка. Как
мы уже опередили в предыдущем уроке,
для того, чтобы адаптация прошла успешно,
важно понимать, с какой категорией
сотрудников взаимодействуете. Если не
учитывать опыт и личные особенности
новенького, то приоритеты по различным
направлениям адаптации расставите
неправильно. В этом случае время нового
сотрудника будет распределяться
нерационально. Действительно важные
моменты могут быть упущены: например,
для профессионального сотрудника важнее
моменты социальной адаптации, а на
профессиональную адаптацию потребуется
меньше времени, чем указали в типовой
программе.

Излишне
формализованный подход. Основной
путь адаптации – это знания и опыт,
которые передаются от человека к
человеку. Если делать акцент только на
нормативные документы, то сложно
расставить акценты, которые имеют
значение именно для вашего коллектива.
Лучших результатов добьетесь, если
сочетать теоретические знания и практику,
чтение документов и работу с наставником.

Отсутствие
формализации. Когда
формализации нет – тоже плохо. Без
четкой программы адаптации будет
путаница в распределении ролей, не
понятно, кто за что отвечает и на каком
этапе. Всё это ведет к потере времени.
Формализация процедур также позволяет
анализировать и исправлять ошибки,
которые допустили ранее. Кроме этого,
если не будет прописанных критериев
результатов адаптации, то это будет
демотивировать как нового сотрудника,
так и его наставника.

Уверенность,
что все понятно и взрослый человек сам
во всем разберется. Это
одна из самых частых ошибок, которая
приводит к тому, что во многих организациях
система адаптации просто не разрабатывается.
Но то, что для вас очевидно после
нескольких лет работы, новому сотруднику
может быть непонятно совсем, учтите
это.

Акцент
лишь на одной из сторон адаптации. Например,
когда значительное количество сил и
инструментов направлены только на
адаптацию к корпоративной культуре
компании, но не уделяется внимание
адаптации в коллективе и профессиональной
стороне вопроса. Адаптация – это
комплексный процесс, и от того, получится
ли подготовиться ко всем сторонам
работы, зависит эффективность сотрудника
в дальнейшем.

Неправильно
организованные информационные
потоки. Информация
– базовый элемент адаптации сотрудника.
Если ее слишком много или слишком мало,
или она запутанная, то даже самый опытный
наставник не сможет компенсировать
пробелы. Для того, чтобы понять, насколько
качественно организовали работу с
информацией в своем отделе, собирайте
обратную связь от новых сотрудников по
этому вопросу. Кстати, новый сотрудник
не только получает информацию, но и
может делиться ей с коллегами, рассказывать
в том числе и о достоинствах и недостатках
системы адаптации.

Не
ведется работа с наставниками. Работа
наставников требует дополнительного
обучения и подготовки, а также особой
программы мотивации. Каждая компания
решает данный вопрос самостоятельно,
но чаще всего используют моральные
поощрения за подготовку новых сотрудников,
такие как особый статус, дополнительное
обучение и льготы.

Нет
адаптации коллектива к новому
сотруднику. Важно
понимать, что изменения происходят не
только в опыте новичка, но и в отделе. В
частности, с учетом нового сотрудника
распределяют задачи иначе, выстраивают
новую систему коммуникаций внутри
отдела. Так что, когда к вам приходит
новый сотрудник, то уделяйте внимание
и старожилам: обсуждайте с ними, как они
относятся к изменениям и что, на их
взгляд, можно поменять, когда возникают
сложности.

Мы
уверены, что в вашем отделе адаптация
происходит быстро и качественно. Однако
если возникают трудности, не забывайте
про материал этого урока, где мы с вами
определили, как проверить эффективность
адаптационного периода и какие ошибки
необходимо исправлять.

Соседние файлы в предмете Трудовое право

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

  18.06.20222.52 Mб0Литвак М.Е., Чердакова В.В. — Кто отвечает¿ Практическое пособие по подбору кадров (Психологический практикум) — 2020.epub

• #

  18.06.20223.44 Mб0Литвак М.Е., Чердакова В.В. — Кто отвечает¿ Практическое пособие по подбору кадров (Психологический практикум) — 2020.fb2

• #

Адаптация – это процесс приспособления сотрудника к работе в новой организации. Каждый человек, студент или опытный работник, испытывает стресс при смене работы. Людям свойственно переживать, справятся ли они, смогут ли наладить отношения с коллегами, как будет складываться взаимодействие с руководством. Мало кто может сразу включиться в работу, на привыкание к новому месту, согласно исследованию Superjob, требуется от одного до четырех месяцев.

Для работодателя важно, чтобы адаптация новых сотрудников была быстрой и безболезненной. Согласно исследованию, только 27% компаний организовывают пребординг новым сотрудникам (процесс адаптации сотрудника к новым условиям ещё до его выхода на работу).

Большинство людей, уволившихся в первые 6 месяцев с начала работы, принимали решение об этом в первые 2-3 недели. Успешная адаптация персонала позволила бы избежать затрат на поиск и обучение сотрудников, взамен уволившихся.

Цели адаптации:

1. Снижение издержек – чем быстрее сотрудник интегрируется в рабочую среду, тем быстрее станет работать эффективно.
2. Сокращение текучки кадров: если новый сотрудник чувствует себя некомфортно на рабочем месте, он может начать искать новую работу. Если адаптация проходит успешно, новый сотрудник быстро вливается в коллектив и шанс того, что он задержится в компании минимум на три года увеличивается на 69%.
3. Экономия времени непосредственного руководителя: адаптация по определенному алгоритму помогает разным отделам организации лучше взаимодействовать для погружения новичка в рабочую среду.
4. Уменьшение уровня стресса у нового работника.
5. Повышение уровня удовлетворенности работой у сотрудника.

Что влияет на адаптацию?

• Открытость компании к приходу новичков в коллектив.
• Размер организации: в маленькой организации адаптация новых сотрудников менее формализована.
• Корпоративная культура – насколько она открыта, логично выстроена, есть ли готовые алгоритмы интеграции.
• Психологический климат в коллективе, в доброжелательной обстановке адаптация проходит быстрее.
• Навыки управления, как у непосредственного начальника, так и у высшего руководства.
• Мотивация нового сотрудника – настроен ли он на краткосрочное сотрудничество или планирует работать как можно дольше.
• Должность – большая ответственность и внушительный объем работы предполагают длительный период приспособления.
• Личностные особенности новичка – эмоциональный интеллект, коммуникативные навыки, образование, квалификация.
• Соответствие навыков и профессиональных компетенций занимаемой должности.

Виды адаптации:

Адаптация может быть первичной, если сотрудник впервые в жизни приступает к работе, и вторичной, когда у него уже есть трудовой опыт. Однако, это деление не охватывает все направления, по которым проходит приспособление сотрудников к новой среде. Если рассмотреть этот процесс более детально, можно выделить следующие виды адаптации:

1. Социальная адаптация – знакомство с «атмосферой компании», интеграция в социальную среду, принятие норм поведения, активное взаимодействие с этой средой.
2. Производственная адаптация – включение сотрудника в процесс производства, изучение трудовых норм и производственных условий, сюда можно отнести привыкание к новой технике и программному обеспечению, изучение CRM-системы.
3. Профессиональная адаптация – приобретение новых знаний и умений, необходимых на новом месте работы, оценка перспектив роста, возможность обучения и повышения квалификации.
4. Физиологическая адаптация – приспособление к новым условиям работы, графику, нагрузкам.
5. Психологическая адаптация – построение отношений с коллективом и руководством.
6. Организационная адаптация – изучение механизмов взаимодействия в организации: к кому можно обратиться с тем или иным вопросом, кто кому подчиняется. Ее итог – четкое понимание своего места в структуре компании.
7. Экономическая адаптация – процесс привыкания к системе материального стимулирования, уровню оплаты.

Три подхода к адаптации

1. «Оптический» – «вы работайте, а мы на вас посмотрим»

Этот подход нельзя назвать удачным. Работодатели, выбирающие его, предпочитают обсуждать заработную плату и обязанности сотрудника после того, как посмотрят на него в деле. Обучения практически нет, новичок сразу приступает к работе. Если он не подойдет, нанимают другого. Для нового сотрудника это может обернуться разочарованием и ощущением ненужности.

2. «Армейский» – «тяжело в учении, легко в бою»

Испытательный срок становится настоящим экзаменом на выживание – новичку дают сложные и ответственные задачи, но не объясняют, как их выполнять. В этих условиях остаются только самые целеустремленные. С сотрудником, который не подошел, расстаются и нанимают нового. Этот способ имеет негативные последствия: после зачисления в штат, новый сотрудник расслабляется или начинает «мстить». К новичкам в таких организациях относятся враждебно или стараются не замечать – неизвестно долго ли он продержится. Так попытка нанять самые лучшие кадры оборачивается в долгосрочной перспективе плохим отношением к работе и конфликтами в коллективе.

3. «Партнерский» – «мы поможем»

Этот подход – результат эффективной кадровой политики. Работодатель осознает, что идеальных кандидатов не бывает, не затягивает поиск, а выбирает на должность самого подходящего человека. Вход в работу максимально плавный – сотрудника обучают, знакомят с организацией, прикрепляют наставника, чтобы он мог задать ему свои вопросы.

Владимир Трофименко, генеральный директор представительства компании Mankiewicz в России и странах СНГ, Член Стратегического совета по инвестициям в новые индустрии при Минпромторге России:

«Наша система проектного менеджмента внедрялась естественным органическим путем и базировалась на желании достигнуть целей компании. У нас нет отдела, который мог бы заниматься адаптацией персонала. Вместо этого внедрена система «стартапов». Они формируются исходя из психофизиологических особенностей каждого участника и основаны на непрерывном обучении руководителей групп, которые следят за балансом, четким планированием и иерархией внутри команды. При таком подходе эффективность целого подразделения всегда больше, чем сумма способностей составляющих его сотрудников.
Каждый стартап набирается под определенный проект, и его длительность зависит от срока выполнения задачи. Как только один стартап закрывается, сразу же формируется новый, уже с другим составом сотрудников. Таким образом, новый сотрудник не проходит долгий процесс адаптации, а сразу приступает к своему делу и знакомится с коллегами по стартапу. Когда задача меняется, новичок начинает вникать в особенности работы другого стартапа и работает с другими коллегами.
Довольно сложно принять структуру, где нет инструкций для персонала, процента от продаж и штрафов. Но результаты говорят сами за себя: у нас в Mankiewicz средний срок работы сотрудников – 12 лет, нет той текучки кадров, которой страдают российские компании. Многие остаются с нами, придя впервые студентами на стажировку. А значит, система подтверждает свою эффективность»

Этапы адаптации нового сотрудника

1. Ознакомление

Обычно оно проходит в течение испытательного срока. Работник знакомится с целями и задачами компании, корпоративной культурой, коллективом. Он анализирует, совпадают ли его ожидания и карьерные цели с тем, что предлагает работодатель, и делает вывод – оставаться ли работать в организации.

Работодатель же оценивает потенциальные возможности и профессиональные компетенции, чтобы понять, подходит ли работник для этой должности. В зависимости от принятого решения, кадровая служба готовит документы о приеме нового сотрудника в штат или об увольнении.

2. Приспособление

Эта стадия длится от месяца до года. Ее продолжительность зависит от сложности работы, предполагаемого уровня ответственности, той помощи, которую оказывают сотруднику коллеги, подчиненные, руководство и кадровая служба. Быстрее всего адаптируются кладовщики (27 дней), у офис-менеджеров и секретарей этот процесс занимает 46-47 дней. Менеджеры по продажам, бухгалтеры и руководители привыкают к новому месту работы за 80-82 дня. Дольше всех адаптируются программисты (102 дня) и сотрудники кадровой службы (100 дней).

3. Ассимиляция

Работник принят коллективом и хорошо осознает свое место в команде. Его эффективность повышается. На этом этапе сотрудник может сам определять, какие задачи важные и приоритетные, а какие – рутинные.

Ранее сайт Job.ru (ныне hh.ru) проводил опрос «Кто чаще помогает новичку быстрее вписаться в новый коллектив, освоить новые задачи» и вот его результат:

Адаптация новых сотрудников: как ускорить

Найм сотрудника – длительная и сложная процедура. Работник еще не приступил к своим обязанностям, а в него уже вложены финансовые и временные ресурсы. Любой работодатель заинтересован в том, чтобы адаптация новых сотрудников проходила как можно быстрее. Что для этого можно предпринять:

1. Разработать план адаптации

Это пособие для кадровой службы и руководителя новичка, где поэтапно отражены мероприятия по введению сотрудника в курс дела. Сюда можно включить:

• Ознакомительную экскурсию. Не стоит пренебрегать этим, часто сотрудник стесняется спросить, где находится столовая или комната отдыха.
• Внутренние правила и нормы: режим труда и отдыха, правила пользования мобильным телефоном в рабочее время, график совещаний и мероприятий по тимбилдингу, принятый в компании дресс-код.
• Прием сотрудника на работу: подписание трудового договора, выпуск приказа о приеме на работу, запись в трудовой книжке.
• Знакомство сотрудника с тем, как происходит обмен информацией в компании: через мессенджеры, почту или с помощью CRM-системы, а также выдача логина и пароля от корпоративной почты.

Любая компания развивается, вместе с ней меняются и регламенты, поэтому план нужно периодически актуализировать: убирать лишнее и дополнять новой информацией.

2. Провести обучение или тренинг

Это могут быть мероприятия, разработанные для обучения новых сотрудников или общие занятия для всех работников. Они могут быть индивидуальными или групповыми, например, готовый вводный видео-курс в корпоративной системе обучения.

3. Прикрепить наставника

Именно наставнику новый сотрудник может задать любые вопросы по организации работы, коммуникации с другими отделами и прочим важным нюансам.

4. Наладить общение с непосредственным руководителем

Новичок должен получать обратную связь от своего начальника. Возможно, на это стоит выделить специальное время, когда можно будет задать все вопросы и получить отзыв о своей работе. Руководителю важно обратить внимание на признаки дезадаптации в поведении сотрудника:

• снижение работоспособности в течение последнего времени;
• плохие отношения с коллективом;
• пренебрежение нормами корпоративной культуры;
• нарушения дисциплины;
• зависимость от наставника или руководителя;
• снижение мотивации.

5. Включить новичка в жизнь коллектива

Нужно обязательно представить сотрудника коллективу, рассказать, что будет входить в его обязанности, по каким вопросам к нему можно будет обращаться. Если организация большая, лучше продублировать эту информацию в рассылке по электронной почте.

Также для этого подходят мероприятия по тимбилдингу. Новичок может проявить себя в спортивных состязаниях или творческих проектах. Не все готовы сразу активно включаться в корпоративную жизнь, но если человек проявляет инициативу – нужно дать ему эту возможность.

Анна Леонова, сотрудник отдела мотивации и адаптации персонала ICL Services:

«Новая работа – это всегда стресс, будь ты senior-специалистом или стажером. Новый коллектив, офис, обязанности или процессы – все это потенциальный риск, что новичку не понравится, и он уйдет в другую компанию. Именно поэтому организации делают все возможное, чтобы свести эти риски к минимуму.
В ICL Services адаптация новых сотрудников отработана до мелочей. Мы понимаем, что, чем меньше времени новичок потратит на вход в должность, тем быстрее и эффективнее начнет работать и приносить пользу бизнесу.
Первое, что видит новый сотрудник после HR в компании – это его наставник. Программа наставничества длится 3 месяца и помогает социализироваться в коллективе. Рядом всегда есть тот, кто подскажет: как пользоваться внутренним порталом, как подать заявку на тренинг, к кому обратиться по рабочему вопросу или где находится столовая. ICL Services получила за эту программу престижную премию IT HR Awards.
Портал изучен, набор новичка на столе, оборудование получено, и вот первое письмо приходит на почту. В нем сотрудник видит, что его ждали на новом месте. Кстати, всем коллегам тоже приходит рассылка с фотографией новичка, чтобы понимать, в какой команде он работает.
Вводный тренинг рассказывает о работе всех отделов компании, о социальной ответственности, процессах и проектах. Сюда приходят руководители отделов и топы, чтобы вживую рассказать о миссии компании, что тут и зачем. Проводят такой тренинг по мере набора группы.
Чтобы легче понять неофициальные правила поведения в open space, компания разработала комикс, где объясняет, что хорошо, а что не очень.
Также у нас есть электронный курс адаптации. В нем сотрудник видит какие тренинги он должен пройти и какую информацию изучить, чтобы работа стала понятнее и проще.
После испытательного срока сотрудник проходит оценку «360», которая призвана оценить его успехи за этот период. Оценивает сотрудника его руководитель, коллеги, с которыми довелось поработать, и, конечно, он сам.
Всегда нужно помнить, что в найме и адаптации участвуют две стороны. И новичок тоже оценивает компанию, когда сюда приходит. И если он не смог адаптироваться, это вопрос к компании»

Резюмируем

Адаптацию нельзя рассматривать как процесс обучения новой работе. Она предполагает погружение сотрудника в новую среду, понимание им правил поведения, взаимодействие в коллективе, принятие корпоративных норм, установку отношений с коллегами и партнерами.

Процесс адаптации обоюдный: организация оценивает сотрудника, а сотрудник – организацию. На поиски подходящего специалиста, особенно высококвалифицированного, тратится много времени, поэтому каждый работодатель заинтересован в том, чтобы сотрудник как можно быстрее начал работать с максимальной эффективностью и приносить пользу.

Адаптация новых сотрудников может идти по-разному: где-то новичка бросают в гущу событий, надеясь, что он разберется сам; где-то относятся бережно, чтобы стресс, который испытывает сотрудник, был минимальным.

Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока, она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план адаптации, прикрепление наставника, система тренингов и корпоративного обучения.

Когда менеджер по персоналу предлагает внедрить в компанию такой HR-процесс, как адаптация новых сотрудников, или же актуализировать существующий, многие работодатели скептически относятся к такой инициативе.

Как аргументировать необходимость адаптации сотрудников в компании, грамотного подхода к этому процессу? Один из аргументов – просчет стоимости некорректной адаптации или ее отсутствия на примере одного сотрудника.

Допустим, мы приняли на работу менеджера по продажам. Он пытается самостоятельно вникнуть в работу, изучить продукт, разобраться с CRM. Спустя месяц новый сотрудник «внезапно» принимает решение об увольнении. Возможные ошибки, допущенные в работе с новым сотрудником, мы рассмотрим чуть позже. Сначала давайте проанализируем те затраты, которые несет компания в данной ситуации:

1. Прямые затраты. В эту статью входит стоимость объявлений о вакансии на job-сайтах, в печатных изданиях, работа рекрутинговых агентств и т. д. Например, 1960 грн – стоимость размещения на одну неделю «горячей» вакансии на job-сайте.

2. Затраты отдела персонала. В данном случае умножаем стоимость одного часа работы сотрудника отдела персонала на суммарное время, потраченное им на написание, размещение объявления о вакансии, работу с резюме кандидатов, проведение телефонных интервью, первичных собеседований, сбор рекомендаций, написание отчета о кандидате.

3. Стоимость рабочего времени заказчика (например, руководителя отдела) на подготовку и проведение вторичного собеседования с кандидатом:

Например, 3 часа X (25000 : 160) = 468 грн (это только на одного кандидата)

4. Потерянные возможности. Просчитываем приблизительную стоимость потерь, например, в продажах. Экономисты говорят о том, что новый сотрудник не приносит прибыли компании как минимум первые три месяца работы. Также просчитываем потери, которые несет компания в период, когда «пустует» рабочее место уволившегося сотрудника.

5. Заработная плата нового сотрудника за данный период плюс расходы на его обучение (рабочее время наставника, welcome-тренинг, тренинг по продукту и т.д.).

Просуммируйте полученные суммы, внушительная цифра получилась в результате, не правда ли?

Рассмотрим ошибки, которые часто допускают в процессе адаптации сотрудников.

Ошибка 1. За процесс адаптации отвечает только служба персонала или руководитель нового сотрудника

Решение: в процессе адаптации принимают участие служба персонала, линейный руководитель, наставник. Распределите зоны ответственности в следующем порядке:

• HR-специалист выступает как эксперт и методист. Его задача – презентовать процесс, порекомендовать форму и описать процесс.
• Линейный руководитель определяет должностные обязанности нового сотрудника, определяет его наставника, составляет перечень заданий и знакомит с адаптационным листом, отслеживает промежуточные результаты, выполнение заданий, принимает решение о прохождении испытательного срока.
• Наставник отвечает за подготовку рабочего места, поздравляет с началом работы в компании, знакомит с коллективном, функциями подразделений, обучает в процессе работы, предоставляет обратную связь.

В компаниях, которые работают в основном с молодыми специалистами, используют особую форму наставничества – баддинг. Например, в компании Ikea за каждым новым сотрудником закрепляется бадди, который помогает решать все неформальные вопросы, знакомит новичка с корпоративной культурой, рассказывает, где можно пообедать, как заказать пропуск и др.

Часто все эти функции передают линейному руководителю, у которого и без этого много обязанностей. Как результат, получаем формальную адаптацию, «для галочки».

Ошибка 2. Неправильная постановка задач на время испытательного срока

Многие знают технику постановки задач по SMART. Но немногие используют ее на практике. Часто можно увидеть, как новым сотрудникам ставят задачи, исходя из опыта работы сотрудников с большим стажем работы на данной должности. «Если наши продажники выполняют план, значит и новенький должен его выполнять в первый месяц работы. Иначе зачем он нам в команде?» – отвечает руководитель отдела продаж на вопрос о том, как будем оценивать работу нового сотрудника.

Решение: при постановке задач новым сотрудникам (и не только новым) добивайтесь, чтобы каждая задача была конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной по времени.

Ошибка 3. Неправильно осуществляется контроль

Не соблюдается правило: чем ниже уровень развития компетенций, тем больше контрольных точек необходимо делать в выполнении задач этим сотрудником. И наоборот, чем выше квалификация, тем меньше внешнего вмешательства в свою работу требует сотрудник.

Решение: составьте тайминг стажировки новому сотруднику, которому нужен частый контроль. Так вы сможете быстро поменять вектор, если увидите, что сотрудник в решении задачи идет не в том направлении. Покажите ему контрольные точки как возможность обратной связи от руководителя и как возможность быстрого развития его компетенций. Сотруднику высокой квалификации дайте больше возможности проявить свою самостоятельность и показать профессионализм.

Ошибка 4. Испытательный срок отождествляют с адаптационным периодом

По трудовому законодательству Украины испытательный срок не может превышать 3 месяца, для отдельных случаев – 6 месяцев. Период адаптации, как правило, более длительный процесс. Для младшего звена – это 8 недель, для среднего – 20 и для топ-менеджмента более 26 недель.

Решение: если сотрудника берут на работу с испытательным сроком, включите этот период в программу адаптации, но не формируйте ее под дату окончания испытательного срока.

Ошибка 5. Излишний официоз

Новый сотрудник чувствует себя очередным «винтиком» в структуре вашей компании, от этого ему психологически некомфортно. Большой объем новой информации, новый функционал, новые коллеги. Человек не чувствует своей ценности.

Решение: дозируйте объем информации, покажите новому сотруднику ценность его должности в вашей компании. Обратите внимание на его сильные качества, покажите, как они важны в работе именно на этой должности. Убедитесь, что ему комфортно, что у него есть все необходимое для работы. Создавайте дружескую, поддерживающую атмосферу в команде.

Процесс адаптации начинается еще при составлении объявлении о вакансии. Уже на этом этапе вы показываете потенциальному кандидату ценности компании, ее корпоративную культуру. На собеседовании HR-менеджер сопоставляет ценности компании и кандидата, насколько они совпадают. Ведь по сути адаптация – это принятие сотрудником норм, правил, ценностей компании. Процесс адаптации заканчивается тогда, когда сотрудник ощущает себя частью компании, приносит пользу, выполняя поставленные задачи.

Смена работы – это всегда стресс для человека. Задача службы персонала, линейного руководителя, наставника – сделать этот процесс более комфортным, понятным и эффективным.

Источник

Данная статья это текстовая версия материала с блога Officevibe. Вы узнаете зачем нужна адаптация сотрудников в организации, какие основные ошибки допускаются в этом процессе и как правильно настроить программу адаптации в своей компании. 

Чтобы детальнее изучить эту и другие технологии управления персоналом, регистрируйтесь на курсы hr менеджеров и рекрутеров.

Далее прямая речь автора статьи Элисон Робинс. Только для начала небольшой опрос.

Содержание

1. Статистика адаптации сотрудников
2. Ошибки при адаптации сотрудников
3. Рекомендаций по адаптации
4. Примеры хорошего процесса адаптации
5. Сбор отзывов во время адаптации

Если ты сможешь успешно принять нового сотрудника со структурированным планом, то он будет более продуктивным и с большей вероятностью останется в твоей компании. Но по какой-то причине ты часто ошибаешься. Хоть ты хотел бы посвятить три месяца тому, чтобы убедиться, что новый сотрудник принят на работу должным образом — у тебя просто нет на это времени. Тебе нужен кто-то, кто был бы готов к работе заранее.

Таким образом, процесс адаптации длится около недели, если повезет. Ты обещаешь себе, что в следующий раз у тебя все получится, но никогда не делаешь эту задачу приоритетной. Это огромная ошибка. Программа адаптации — единственный шанс правильно интегрировать сотрудника в свою культуру.

Это гарантия того, что сотрудники будут успешны в долгосрочной перспективе и у них будут все ресурсы, необходимые для того, чтобы быть эффективными, самостоятельными и продуктивными.

Статистика адаптации сотрудников

В нашем исследовательском отчете «Состояние вовлеченности сотрудников», мы обнаружили, что адаптация сотрудников — серьезная проблема во многих компаниях по всему миру.

Отчет обновляется в режиме реального времени, но по состоянию на декабрь 2016 года, когда мы спрашивали сотрудников: «У вашей организации отличный процесс найма и приема на работу?», мы выяснили, что 51% людей считают, что этот процесс в их компании можно улучшить.

Для организаций это огромная возможность повысить вовлеченность сотрудников. Вот несколько более мощных статистических фактов, которые действительно объясняют, насколько это важно.

1. 69% сотрудников с большей вероятностью будут работать в компании около 3 лет, если они прошли отличную адаптацию.
2. 20% утечки кадров случается на первые 45 дней.
3. Сотрудники, которые прошли через структурированную программу адаптации, на 58% вероятнее будут работать в компании больше 3 лет.
4. Компании с стандартизированным процессом адаптации имеют на 50% лучший показатель удержания персонала.
5. 22% компаний не имеют формализованого плана адаптации сотрудников.
6. Только 37% компаний расширяют свои программы адаптации дальше первого месяца работы.
7. 60% компаний не устанавливают цели для новых сотрудников.
8. 20% сотрудников более удовлетворены своими менеджерами, если у них есть тренинг по адаптации.

Самые серьезные ошибки при адаптации сотрудников 

Прием на работу — это самая важная часть жизненного цикла сотрудников. У тебя есть только один шанс произвести первое впечатление, поэтому тебе нужно убедиться, что прием на работу нового сотрудника прошел успешно.

Чем больше путаницы в этом процессе, тем больше вероятность того, что сотруднику потребуется больше времени для адаптации. Он будет иметь неправильное представлении о компании или, что еще хуже, уволится. Вот несколько самых серьезных ошибок, которые обычно совершаются в процессе адаптации и которых лучше избегать.

1. Не устанавливать четких ожиданий

Ключевым моментом, которого лучше избегать в отношении любого сотрудника, особенно в самом начале, является путаница. Если сотрудник в замешательстве, он потратит лишнее время и энергию, размышляя и беспокоясь о том, что он делает.

Кроме того, в начале, всё, что хочет сделать сотрудник, это произвести впечатление на своего нового начальника. Трудно понять, впечатлил ли ты своего менеджера, если не знаешь точно, что от тебя ожидают.

Как это исправить: исправить это просто. Убедись, что сотрудники с самого начала на 100% понимают, каковы их цели и чего от них ждут. Использование чего-то вроде OKR для постановки целей — отличный способ прояснить ситуацию.

2. Не давать достаточно времени для адаптации

Это, пожалуй, самая распространенная ошибка, допускаемая при наборе персонала. Я понимаю, почему это происходит, но ты оказываешь медвежью услугу своим сотрудникам, не давая им достаточно времени.

Проблема в том, что менеджеры хотят, чтобы их новые сотрудники работали как можно быстрее, поэтому они не тратят необходимое количество времени на их развитие. Но помни — кратковременная боль, долговременная выгода.

Как это исправить: это легче сказать, чем сделать, но тебе нужно набраться терпения по отношению к своим сотрудникам. Пойми, что их развитие займет некоторое время. Будь готов вкладывать в них время и деньги, чтобы они были более продуктивными в будущем.

3. Отсутствие процесса приема на работу

Введение в должность — это то, что создает предпосылки для долгосрочного успеха в компании, а значит важно, чтобы ты воспринимал это всерьез. Частью серьезного отношения к этому вопросу является обеспечение наличия у тебя официального процесса приема на работу. Убедись, что у тебя есть такие вещи, как:

• Чеклист.
• План.
• Цели.
• Контрольные точки.

Наличие данного процесса облегчит тебе масштабирование и улучшение, и ты сможешь быстрее находить в нем проблемы.

Как это исправить: создай формальный процесс с несколькими членами своей команды, с которым каждый будет согласен. Ты можешь сделать так, чтобы отдельные люди, занимались отдельными этапами этого процесса.

4. Слишком долгий процесс приема на работу

Хотя наличие процесса очень важно, важно также убедиться в том, что каждый сотрудник прошел инструктаж и обучение так, как он хочет.

Каждый сотрудник уникален, поэтому ты можешь настроить этот процесс в зависимости от их предпочтений. Некоторым сотрудникам потребуется дополнительная обратная связь, а другие захотят узнать об их роли иначе, так что тебе стоит приспособиться. Постарайся максимально персонализировать процесс адаптации.

Как это исправить: не стоит думать, что надо действовать точь-в-точь как написано. Это можно использовать в качестве руководства, но затем настроить соответствующим образом. Помни, что твои новые сотрудники хотели бы, чтобы ты сделал их наиболее успешными.

5. Не собирать отзывы

Если ты не собираешь отзывы об адаптации сотрудников, как ты будешь контролировать процесс? Многие менеджеры делают ошибку, полагая, что их работа состоит в том, чтобы быстро ввести сотрудника в курс дела, обучить его самому необходимому, и двигаться дальше. Но если ты это сделаешь, то какой смысл нанимать кого-то в первую очередь?

Лучше убедиться, что сотрудники действительно получают выгоду от программы. Так что когда к ней присоединятся новые сотрудники, их опыт станет еще лучше.

Как это исправить: Регулярно собирать отзывы от новых сотрудников о том, как продвигается их адаптация. В начале, не стесняйся проверять их каждый день. Затем проверяй в конце первой недели, второй недели, первого месяца, второго месяца и третьего месяца как минимум.

6. Ничего не делать до того, как сотрудник начнет работу

До своего первого дня работы, новый сотрудник уже должен был иметь какое-то взаимодействие с твоей компанией.

Хотя ты не хочешь, чтобы сотрудники чувствовали себя перегруженными или думали, что им нужно работать еще до того, как они начнут: отправить им полезные руководства, информацию об истории компании или ссылки, которые могут им помочь, — это отличная идея.

Ты можешь отправить им дружеское электронное письмо, сообщающее им, что ты рад их присоединению. Ты можешь отправить им «приветственный пакет» или просто сказать им, что стоит взять с собой в первый день, чтобы было легче работать.

Как это исправить: ключевым моментом здесь является устранение любого страха или нервозности, которые, вероятно, есть у нового сотрудника. Прояви творческий подход, но не забудь показать как ты рад их вступлению в компанию. Отправь им полезные ссылки и убедись, что они знают, чего ожидать по прибытии.

6 важнейших рекомендаций по адаптации сотрудников

Найти и нанять кого-то — невероятно трудная задача. Как только ты найдешь кого-то, кто, по-твоему мнению, подходит для работы, ты должен убедиться, что его первые несколько месяцев в компании будут потрясающими.

Ты же не хочешь, чтобы сотрудники уволились после всего, через что ты прошел, чтобы получить их в команду. Так что следуй этим советам, чтобы обеспечить успешную адаптацию сотрудников.

1. Не торопись

Это, безусловно, самый важный совет для адаптации сотрудников. Этот процесс занимает минимум три месяца, но большинство компаний не дают своим сотрудникам больше недели.

Они хотят, чтобы их новые сотрудники были готовы к работе как можно быстрее. Но, ты же не хочешь, чтобы в твоей команде работал наполовину опытный сотрудник.

Существует так много всего, что новый сотрудник должен понять. Все тонкости твоей компании, её культура, продукты / услуги, как работает команда, инструменты которыми стоит пользоваться и т. д.

Больше всего на свете нужно понимать, что на это нужно время — нужно быть терпеливым. Чем дольше человеку приходится вставать на ноги, тем быстрее он достигает полной производительности.

2. Установи четкие цели

Хотя тебе нужно не спешить и проявлять терпение к новыми сотрудниками, один из способов ускорить их — это установить четкие цели на первые три месяца и регулярно проверять их. Это помогает им сосредоточиться на правильных вещах и дает им цель, к которой нужно стремиться.

Худшее, что ты можешь сделать, — это оставить нового сотрудника без дела. Поэтому, постановка целей на раннем этапе — это хороший способ заставить их работать над важными задачами.

Также это отличный способ убедиться, что вы оба находитесь на одной волне и не путаетесь. Одной из самых больших проблем для любого нового сотрудника является то, что он делает, что ты хочешь, поэтому постановка целей помогает обеспечить это.

Не забудь регулярно проверять, как выполняются поставленные задачи. По крайней мере, каждые две недели.

3. Введи наставничество

Программы наставничества хороши для любого сотрудника на любой стадии его жизненного цикла, но в процессе адаптации они становятся еще более эффективными.

На старте сотрудники могут быть нервными, растерянными и перегруженными. Предоставление им наставника — это идеальный способ обеспечить для них человека, который поможет им пройти через этот пугающий процесс.

Задавать вопросы непросто, но для нервного нового сотрудника приятно знать, что у него есть кто-то, к кому он может обратиться напрямую.

Кроме того, это позволяет наставнику сосредоточиться исключительно на адаптации этого нового сотрудника, что делает процесс еще более плавным. При наличии большого числа сотрудников нелегко точно определить, в чем заключаются проблемы, связанные с процессом адаптации.

4. Сделай так, чтобы первая неделя сотрудника была удивительной

У тебя есть только один шанс оставить приятное первое впечатление. Лучше сделать так, чтобы новый сотрудник получил удивительный опыт работы в твоей компании и команде.

В идеале нужно, чтобы у тебя был контакт с ними еще до того, как они начали работать. Необходимо убедиться, что, когда они впервые прибудут, они встанут с правильной ноги. Ты должен понимать, насколько они нервничают и как стесняются.

Убедись, что всё, что им нужно для работы, готово в первый день их работы (ты будешь удивлен, как часто об этом забывают).

Секрет того, чтобы сделать это правильно — быть внимательным. Подумай о новом сотруднике и позаботься о нем.

Затем убедись, что ты сделал такие вещи, как:

• Украсил свой стол лакомствами;
• Пообедал с ним;
• Познакомил его с каждым членом команды (пусть они проведут некоторое время с каждой командой, чтобы понять, что они делают);
• Пригласил и включил их на собрания.

5. Регулярно контролируй ситуацию

Помни, что слишком много общения не бывает. В начале процесса адаптации очень важно регулярно проверять, как идут дела. Это именно тот процесс, который стоит регулярно контролировать.

• В первую неделю стоит проверять каждый день (10-15 минут каждый день).
• Подведи итоги в конце первой недели. Вспомни всю неделю, а затем запланируй следующую.
• Повторяй этот процесс каждую неделю в течение первого месяца.
• Подведи итоги в конце третьего месяца, но все равно проверяй время от времени.

Примеры хорошего процесса адаптации сотрудников

Такие компании, как Facebook, Google и Twitter, известны своей культурой и успешно привлекли тысячи сотрудников. В качестве источника вдохновения мы приведем примеры процесса адаптации в некоторых наиболее известных компаниях в мире.

1. Twitter

Адаптация в Twitter начинается еще до того, как ты зашел в дверь. Это важный урок для компаний: не начинай адаптацию в первый день работы сотрудника, начни её, как только они примут предложение.

У них есть программа под названием «Да, к столу», в которой описывается всё, что необходимо сделать с момента, когда сотрудник говорит «да», до того момента, когда он приходит к рабочему столу.

Компания обеспечивает настройку их компьютера, электронной почты и всех необходимых инструментов. Их стол наполнен всякими полезными вещами, и что-то отмечает их прибытие, — например бутылка вина.

Одна из самых умных вещей, которые они делают, это то, как они планируют первый день. Ответ с Quora об адаптации в Twitter:

«Мы резервируем столы в нашем обеденном зале, и каждый новый сотрудник обедает со своей новой командой (тревоги «с кем я сижу в кафетерии» нет). После обеда я провожу сеанс «расширения компании», где мы тратим часы на ознакомление новых сотрудников с: командами, проектами, историей компании, внутренними шутками, фильтрами Gmail, внутренними инструментами и т.д.»

Они постоянно совершенствуются, разговаривают с людьми каждые один или три месяца, чтобы узнать, если что-то, что нужно изменить.

2. Facebook

Один из лучших и наиболее примечательных примеров — учебный лагерь от Facebook, шестинедельный интенсивный курс для инженеров по изучению азов Facebook. Вот цитата из поста Facebook, в которой рассказывается о том, как это работает:

«Централизовав функции наставничества и адаптации, мы значительно снизили затраты на наем персонала по сравнению с остальной частью организации, с точки зрения времени, затрачиваемого на то, чтобы показать людям азы и поддерживать наши стандарты на должном уровне».

3. IBM

Программа IBM по адаптации, Succeeding@IBM, известна как один из лучших процессов адаптации любой компании. Что делает его настолько образцовым, так это то, что он длится два года.

В большинстве компаний тебе повезет, если адаптация будет продолжаться больше двух недель. Двухлетнее внедрение в IBM гарантирует, что у сотрудников будет достаточно времени, чтобы медленно и комфортно изучить всё, что им нужно знать.

Процесс адаптации включает в себя массу технологий, упрощающих работу сотрудника, таких как внутренние социальные сети для встречи с коллегами, планы карьерного роста, наставничество и обучение.

4. Warby Parker

В статье New York Times подробно описывается их программа адаптации:

«Warby Parker посылает электронное приветственное письмо с историей компании, основными ценностями, вырезками из прессы и информацией о том, чего следует ожидать новому сотруднику в первый день, неделю и месяц. В ночь перед началом работы новым сотрудникам звонят их непосредственные начальники, чтобы убедиться, что они знают, куда и когда приехать».

Одна из самых крутых вещей, которые они делают в своей программе адаптации, — это так называемая «рулетка обеда», где программное приложение случайным образом выбирает две группы из четырех человек (не более одного человека на отдел), чтобы пойти на обед за счет компании.

5. Zappos

Все сотрудники Zappos проходят четырехнедельную программу обучения, похожую на учебный лагерь Facebook.

Из регистрационного документа Zappos:

«Программа Zappos Family New Hire — это четырехнедельное обучение, предназначенное для развития нашей культуры, создания более сильной команды и создания долгосрочных отношений во всей компании. Каждый, кто присоединяется к компании, независимо от отдела или должности, проходит одну и ту же четырехнедельную программу. Это помогает нам поддерживать нашу культуру обслуживания клиентов, несмотря на рост компании».

И, конечно же, они, как известно, предлагают новым сотрудникам уволиться за 4000 долларов, чтобы убедиться, что сотрудники присоединяются к команде не за деньги, а потому, что хотят там работать.

Сбор отзывов во время адаптации

Получение отзывов о процессе адаптации — единственный способ узнать, действительно ли сотрудники получают от этого пользу.

У тебя может быть самый изощренный процесс и самая надежная программа обучения, но если сотрудники не считают их полезными, — ты просто теряешь время и деньги.

Ты всегда хочешь стать лучше, и ты должен дать возможность каждому новому сотруднику помогать тебе улучшаться, когда на работу приходят новые работники. Регулярно контролируй ситуацию. В идеале, делать это очень часто в начале (каждый день в течение первой недели), затем проверяй процесс адаптации в конце первой, второй недели и т. д.

Использование анкетирования новых сотрудников — это отличный способ получить последовательную обратную связь о процессе адаптации и организовать его в простой форме.

В своем анкетировании при приеме на работу поинтересуйся, как, по мнению сотрудников, можно улучшить весь процесс, задав следующие вопросы:

1. Если бы вы могли что-то изменить в том, как проходит ваша адаптация, что бы это было?
2. Вам не кажется, что процесс адаптации слишком сложен для вас?
3. Что я могу сделать, чтобы ваша адаптация прошла более успешно?
4. Вы познакомились со своими коллегами? Если да, то были ли они любезны к вам?
5. Заставили ли мы вас почувствовать себя желанным гостем в ваш первый день?
6. Пока что, это та работа, на которую вы рассчитывали?
7. Какая часть процесса адаптации была наиболее эффективной / полезной?

Многие организации упускают невероятную возможность, не собирая отзывы в такой важный, для новых сотрудников, период.

Возможно, что в течение этих первых дней они ставят под сомнение свое решение вступить в твою организацию. Именно в этот нелегкий момент они нуждаются в поддержке как никогда. Когда сотрудник впервые вступает в организацию, он нервничает, поэтому ты должен унять эти страхи.

Необходимо сделать так, чтобы сотрудникам было как можно более удобно и комфортно и они могли схватывать все на лету. У них также есть свежий взгляд, поэтому они идеально подходят для того, чтобы рассказать тебе, что не так с процессом адаптации в твоей компании.

Умная идея, которую я однажды услышал от HubSpot, компании, известной своей удивительной культурой, заключается в том, что они возлагают на каждого нового сотрудника ответственность за улучшение процесса приема и адаптации на работу следующего сотрудника.

Связанные материалы >> soft skills, деловой этикет, как нанимать сотрудников, как проводить собеседования, как мотивировать сотрудников, как наказывать сотрудников, как увольнять сотрудников.